Polityka Prywatności - ChatLab AI Obsługa Klienta

28 lutego 2026

W CHATLAB Sp. z o.o. ochrona prywatności osób odwiedzających nasz serwis stanowi jeden z najwyższych priorytetów. Niniejsza Polityka Prywatności określa rodzaje informacji, które zbieramy, sposób ich rejestrowania oraz cele, w jakich je wykorzystujemy. Jeżeli mają Państwo jakiekolwiek pytania lub potrzebują dodatkowych informacji dotyczących naszej Polityki Prywatności, prosimy o kontakt.

Zgoda

Korzystając z naszego serwisu lub naszych produktów, potwierdzają Państwo, że zapoznali się z naszą Polityką Prywatności, zrozumieli ją i wyrażają zgodę na jej warunki.

Informacje, które zbieramy

  1. Dane osobowe, które Państwo przekazują:
    • Konkretne dane osobowe, o których podanie prosimy, oraz powody, dla których o nie prosimy, zostaną wyjaśnione w momencie ich zbierania.
  2. Informacje przekazywane podczas kontaktu z nami:
    • Jeżeli kontaktują się Państwo z nami bezpośrednio, możemy zbierać dodatkowe dane, takie jak:
      • Imię i nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu.
      • Treść wiadomości oraz wszelkie załączniki, które Państwo przesyłają.
      • Wszelkie inne informacje, którymi zdecydują się Państwo z nami podzielić.
  3. Dane o korzystaniu z usług:
    • Informacje dotyczące Państwa interakcji z naszym serwisem i usługami, takie jak:
      • Zapytania (prompty), wybrany kontekst oraz Państwa wzorce użytkowania.
      • Uwaga: Nie zbieramy informacji z innych stron internetowych, które Państwo otworzyli.
  4. Informacje techniczne:
    • Dane takie jak adres IP, typ przeglądarki oraz informacje o urządzeniu.
  5. Informacje rejestracyjne:
    • Podczas rejestracji konta możemy poprosić o dane kontaktowe, w tym:
      • Imię i nazwisko, nazwę firmy, adres, adres e-mail oraz numer telefonu.
  6. Dane funkcji Email Copilot:
    • Korzystając z funkcji Email Copilot, przetwarzamy:
      • Treść wiadomości e-mail, metadane (nadawca, odbiorca, temat, znaczniki czasowe) oraz załączniki z podłączonego konta pocztowego.
      • Dane uwierzytelniające do serwera pocztowego (IMAP/POP3/SMTP), przechowywane w postaci zaszyfrowanej.
      • Wygenerowane przez AI sugestie odpowiedzi oraz tłumaczenia powstałe w trakcie korzystania z copilota.

W jaki sposób wykorzystujemy Państwa informacje

Zebrane informacje wykorzystujemy do różnych celów, w tym:

  1. Działanie i utrzymanie serwisu:
    • Aby udostępniać, obsługiwać i utrzymywać nasz serwis.
  2. Ulepszanie i personalizacja:
    • Aby ulepszać, personalizować i rozwijać nasz serwis.
  3. Analiza użytkowania:
    • Aby rozumieć i analizować, w jaki sposób Państwo korzystają z naszego serwisu.
  4. Rozwój produktów i usług:
    • Aby tworzyć nowe produkty, usługi, funkcje i funkcjonalności.
  5. Komunikacja:
    • Aby kontaktować się z Państwem bezpośrednio lub za pośrednictwem naszych partnerów w celach takich jak:
      • Obsługa klienta.
      • Aktualizacje i informacje dotyczące serwisu.
      • Działania marketingowe i promocyjne.
  6. Obowiązki prawne i kwestie bezpieczeństwa:
    • Aby ujawnić dane osobowe, jeżeli wymaga tego prawo, lub aby chronić prawa i bezpieczeństwo CHATLAB Sp. z o.o. oraz jej użytkowników.
  7. Powiadomienia e-mail:
    • Aby wysyłać Państwu wiadomości e-mail.
  8. Zapobieganie oszustwom:
    • Aby identyfikować i zapobiegać działaniom o charakterze oszukańczym.

Ważne: Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy Państwa danych osobowych w rozumieniu California Consumer Privacy Act (CCPA) i California Privacy Rights Act (CPRA).

Pliki dziennika (Log files)

CHATLAB Sp. z o.o. stosuje standardowe praktyki dotyczące używania plików dziennika. Pliki te rejestrują aktywność osób odwiedzających serwis, co jest powszechną praktyką wśród firm hostingowych w ramach świadczonych przez nie usług analitycznych.

Informacje gromadzone przez pliki dziennika mogą obejmować:

  • Adresy protokołu internetowego (IP).
  • Typ przeglądarki.
  • Dostawcę usług internetowych (ISP).
  • Znaczniki daty i czasu.
  • Strony odsyłające/wyjściowe.
  • Liczbę kliknięć.

Dane te nie są powiązane z żadnymi informacjami umożliwiającymi identyfikację osoby. Cele zbierania tych informacji obejmują:

  • Analizę trendów.
  • Administrowanie serwisem.
  • Śledzenie ruchu użytkowników w serwisie.
  • Pozyskiwanie informacji demograficznych.

Okres przechowywania danych

Państwa dane osobowe przechowujemy wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celów określonych w niniejszej Polityce Prywatności, zazwyczaj:

  • Dane konta: do momentu usunięcia konta
  • Logi rozmów chatu: 90 dni od utworzenia (konfigurowalne przez klienta)
  • Logi systemowe i techniczne: 180 dni
  • Dane kopii zapasowych: 90 dni po usunięciu z systemów produkcyjnych
  • Dane funkcji Email Copilot: 1-10 dni od otrzymania (konfigurowalne przez klienta, domyślnie 1 dzień; maksymalnie 500 wiadomości na konto)
  • Dokumentacja prawna: zgodnie z wymaganiami obowiązującego prawa

Przetwarzanie danych przez AI i ich wykorzystanie

Podczas korzystania z naszych usług czatbota wspieranego przez sztuczną inteligencję:

  • Brak trenowania modeli AI: Zrezygnowaliśmy z udostępniania danych klientów do trenowania modeli AI u wszystkich dostawców usług AI (OpenAI, Google Gemini). Państwa dane osobowe, rozmowy oraz zapytania (prompty) nigdy nie są wykorzystywane do trenowania, dostrajania (fine-tuning) ani ulepszania modeli AI.
  • Przetwarzanie przez API: Dane przesyłane do dostawców AI są przetwarzane wyłącznie poprzez wywołania API w celu generowania odpowiedzi i są zazwyczaj przechowywane przez dostawców AI przez okres do 30 dni (w zależności od dostawcy) wyłącznie w celu monitorowania nadużyć i bezpieczeństwa, a następnie automatycznie usuwane.
  • Przetwarzanie treści e-mail: Przy korzystaniu z funkcji Email Copilot treść wiadomości e-mail może być przesyłana do OpenAI i Google Gemini w celu uzyskania sugestii odpowiedzi, tłumaczeń i podsumowań. Te same gwarancje dotyczące braku trenowania i wyłącznie API-owego przetwarzania, opisane powyżej, mają zastosowanie do treści e-mail.
  • Logi przetwarzania: Logi techniczne mogą być przechowywane przez dostawców AI w celach bezpieczeństwa, odzyskiwania systemu oraz zgodności przez ograniczone okresy. Takie logi mogą zawierać ograniczony zakres danych osobowych (np. znaczniki czasu, identyfikatory żądań) niezbędnych do funkcjonowania systemu.

Dane zabronione

Prosimy nie przesyłać poprzez nasze Usługi następujących rodzajów danych:

  • Numery dokumentów tożsamości wydanych przez organy państwowe
  • Dane kart płatniczych
  • Dokumentacja medyczna
  • Hasła lub dane uwierzytelniające
  • Dane biometryczne lub genetyczne
  • Precyzyjne dane geolokalizacyjne
  • Informacje o przynależności związkowej
  • Szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO
  • Dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa (art. 10 RODO)

Możemy usuwać, blokować lub anonimizować takie dane w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

Prawa wynikające z CCPA (Nie sprzedawaj moich danych osobowych)

Na mocy California Consumer Privacy Act (CCPA) oraz California Privacy Rights Act (CPRA) konsumentom z Kalifornii przysługują następujące prawa:

  1. Ujawnienie zebranych danych:
    • Konsumenci mogą żądać od przedsiębiorstwa ujawnienia kategorii oraz konkretnych elementów danych osobowych, które zostały na ich temat zebrane.
  2. Usunięcie danych osobowych:
    • Konsumenci mogą żądać od przedsiębiorstwa usunięcia wszelkich danych osobowych, które zostały na ich temat zebrane.
  3. Prawo do informacji o udostępnianiu:
    • Konsumenci mają prawo wiedzieć, czy ich dane osobowe są sprzedawane lub udostępniane.

Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy Państwa danych osobowych w rozumieniu CCPA/CPRA. Nie ujawniamy danych osobowych podmiotom trzecim w celach ich bezpośredniego marketingu.

W celu skorzystania z któregokolwiek z powyższych praw prosimy o kontakt. Zobowiązujemy się do udzielenia odpowiedzi w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania.

Prawa do ochrony danych wynikające z RODO

Chcemy zapewnić, że są Państwo w pełni poinformowani o swoich prawach do ochrony danych. Na mocy Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO) każdemu użytkownikowi przysługują następujące prawa:

  1. Prawo dostępu:
    • Mają Państwo prawo żądać kopii swoich danych osobowych. Udostępnimy je nieodpłatnie, chyba że żądanie jest w sposób oczywisty nieuzasadnione lub nadmierne, w którym to przypadku możemy pobrać rozsądną opłatę.
  2. Prawo do sprostowania:
    • Mogą Państwo żądać sprostowania wszelkich informacji, które uważają Państwo za nieprawidłowe.
    • Mogą Państwo również żądać uzupełnienia informacji, które uważają Państwo za niekompletne.
  3. Prawo do usunięcia danych:
    • Mają Państwo prawo żądać usunięcia swoich danych osobowych, z zastrzeżeniem określonych warunków. Dążymy do realizacji żądań usunięcia danych w ciągu 14 dni, przy zachowaniu ustawowego miesięcznego terminu udzielenia odpowiedzi.
  4. Prawo do ograniczenia przetwarzania:
    • Mogą Państwo żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, z zastrzeżeniem określonych warunków.
  5. Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania:
    • Mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych, z zastrzeżeniem określonych warunków.
  6. Prawo do przenoszenia danych:
    • Mogą Państwo żądać przeniesienia zebranych przez nas danych osobowych do innej organizacji lub bezpośrednio do Państwa, z zastrzeżeniem określonych warunków.

W celu skorzystania z któregokolwiek z powyższych praw prosimy o kontakt. Zobowiązujemy się do udzielenia odpowiedzi w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania.

Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (Data Processing Addendum) znajdą Państwo tutaj.

Międzynarodowe transfery danych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane i przetwarzane w państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), Wielką Brytanią oraz Szwajcarią, w tym w Stanach Zjednoczonych, gdzie znajdują się niektórzy dostawcy usług oraz infrastruktura. Część przetwarzania może odbywać się poza EOG, gdy jest to niezbędne do korzystania z zewnętrznych usług AI oraz dostawców infrastruktury.

Zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia poprzez:

  • Ramy ochrony danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework, DPF) - tam, gdzie ma to zastosowanie, dla certyfikowanych podmiotów przetwarzających
  • Standardowe klauzule umowne (SCC) - decyzja Komisji 2021/914/UE
  • Brytyjski załącznik dotyczący międzynarodowych transferów danych (UK International Data Transfer Addendum) - dla transferów danych do Wielkiej Brytanii
  • Umowy powierzenia przetwarzania danych ze wszystkimi dostawcami
  • Techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa

Główne podmioty przetwarzające poza EOG:

  • Amazon Web Services - infrastruktura chmurowa (USA/UE konfigurowalne)
  • OpenAI - przetwarzanie języka przez AI (USA)
  • Google (Gemini / Vertex AI) - usługi AI (USA/UE konfigurowalne)
  • Pinecone - baza danych wektorowych (USA/UE konfigurowalne)
  • Cloudflare - bezpieczeństwo i CDN (USA z siecią globalną)
  • Stripe - obsługa płatności (dostępne podmioty w USA/UE)

Pełna lista naszych Podprzetwarzających, ich lokalizacji oraz mechanizmów transferu znajduje się pod adresem: https://www.chatlab.com/pl/subprocessors/

Mają Państwo prawo otrzymać kopię zabezpieczeń stosowanych dla tych transferów. W celu uzyskania szczegółów prosimy o kontakt na adres contact@chatlab.com.

Informacje dotyczące dzieci

Ochrona dzieci podczas korzystania z internetu jest dla nas najwyższym priorytetem. Zachęcamy rodziców i opiekunów do aktywnego obserwowania, uczestniczenia, monitorowania oraz kierowania aktywnością internetową ich dzieci.

CHATLAB Sp. z o.o. świadomie nie zbiera żadnych danych umożliwiających identyfikację osoby (Personally Identifiable Information, PII) od dzieci poniżej 13 roku życia.

Jeżeli mają Państwo podstawy sądzić, że Państwa dziecko przekazało takie informacje w naszym serwisie lub poprzez nasze produkty, prosimy o niezwłoczny kontakt. Dołożymy wszelkich starań, aby niezwłocznie usunąć takie informacje z naszych zasobów.

Pytania, wątpliwości lub skargi

W razie jakichkolwiek pytań, wątpliwości, skarg lub chęci skorzystania z przysługujących Państwu praw prosimy o kontakt: