AI Helpdesk: alle kundehenvendelser på ett sted, fra chatbotens første svar til den siste oppfølgingen

De fleste supportteam jobber på tre eller fire steder samtidig: den felles innboksen, live chat-vinduet, en liste over leads og noens hukommelse om hvem som lovet å ringe tilbake. Henvendelser glipper mellom disse systemene, og ingen legger merke til det før kunden skriver igjen, lettere irritert.

ChatLab tetter nå disse hullene. Chatboten som allerede svarer de besøkende døgnet rundt, får nå selskap av en AI Helpdesk: én innboks der hver henvendelse som krever et menneske blir til en sak (ticket), med AI som sorterer, tagger, oversetter og lager utkast til svar - alt bygget på den samme kunnskapsbasen som chatboten din allerede bruker.

Én kunnskapsbase, ett sted for hver henvendelse

Chatboten din svarer på rutinespørsmål på egen hånd. Når noe krever et menneske, forsvinner det ikke inn i et separat verktøy. Det havner automatisk i Inbox som en sak:

• E-poster fra din tilkoblede support-epost. Hver innkommende e-post blir en sak, og svaret ditt sendes ut fra samme adresse, i samme tråd.
• Kontaktskjemaer som en besøkende sender fra chat-widgeten.
• Leads - all kontaktinformasjon en besøkende legger igjen.
• Ubesvarte live chats, når en besøkende ba om å få snakke med et menneske og ingen ble med i tide.
• Pågående live chats, vist i en "Live nå"-seksjon øverst i Inbox.
• Samtaler som AI har tagget fordi de trenger oppfølging, for eksempel en klage eller en besøkende som ønsket å snakke med en person (mer om tagger nedenfor).

Samtaler fra nettsidens widget, WhatsApp, Messenger og Instagram havner alle i Chat Logs, der AI tagger dem på samme måte, slik at en valgt tagg gjør hvem som helst av dem om til en sak.

Hver sak har en kode, en status, en tildelt person, interne notater med @omtaler og full historikk, inkludert hva den besøkende diskuterte med chatboten før de ba om hjelp. Teamet ditt slipper å be kunden gjenta seg selv.

AI gjør sorteringen før noen åpner saken

Når en henvendelse kommer inn, har AI allerede gjort den første runden med arbeid, uten å bruke av dine meldingskreditter:

• En tittel som oppsummerer hva kunden ønsker i én setning, skrevet på teamets eget språk.
• En prioritet - Haster, Høy, Normal eller Lav - med en kort begrunnelse på én linje, slik at den hastende klagen ikke drukner under nyhetsbrev.
• Etiketter som passer henvendelsen, fra de ferdige alternativene og dem du definerer selv.
• Kundens språk, gjenkjent ut fra hva kunden skrev.
• Spam, som lukkes automatisk hvis du slår på denne funksjonen.

Resultatet er en kø som allerede er ryddet og ordnet. Teamet ditt starter med det som betyr mest i stedet for å måtte lese gjennom alt for å finne frem.

Samtaletiketter: oppdag problemer før kundene klager

Ikke alle samtaler som krever oppmerksomhet ender med at den besøkende ber om hjelp. Noen avsluttes bare i stillhet med et feil inntrykk. Samtaletiketter fanger opp disse.

Når en samtale stilner, leser AI gjennom den og legger til taggene som passer:

• Chatboten visste ikke svaret - svaret manglet i kunnskapsbasen. Dette blir din gjøremålsliste for videre trening.
• Ønsket et menneske - den besøkende ba om en person, men ingen overtok samtalen.
• Misfornøyd kunde - frustrasjon, gjentatte spørsmål, krasse ord.
• Klage eller ordreproblem - en bestilling, levering, booking eller betaling som gikk galt, eller en forespørsel om refusjon.

Du kan legge til dine egne tagger med en enkel regel ("kunden ber om MVA-faktura"), filtrere Chat Logs etter hvilken som helst tagg, og slå på Åpne en sak for taggene som krever et menneske. Fra da av blir hver samtale som får en slik tagg automatisk til en sak, merket med den aktuelle taggen, slik at du umiddelbart ser hvorfor den ble åpnet.

Det er her arbeidet med chatboten og kundebehandlingen møtes. De samme taggene som sender en sint kunde til din Inbox, viser deg hvilke spørsmål chatboten ennå ikke kan svare på.

Gå inn i enhver samtale og snakk direkte

Når en besøkende er på nettstedet ditt akkurat nå, kan du bli med i samtalen fra Chat Logs med ett klikk, eller ganske enkelt svare direkte fra Inbox. En live chat åpnes, chatboten trer til side, og du snakker direkte med kunden. Navnet ditt vises over meldingene dine, slik at den besøkende vet at et ekte menneske skriver. Dette fungerer selv om du ikke lar de besøkende be om en person selv.

Hvis den besøkende allerede har forlatt siden, kan du legge igjen en melding som venter i chat-vinduet til de kommer tilbake, og Inbox gir deg beskjed når meldingen er lest.

Les og svar på alle språk

Kundene dine skriver på sitt språk. Teamet ditt leser på sitt. ChatLab bygger bro mellom dem:

• Oversett en samtale i Chat Logs til teamets språk med ett klikk.
• Oversett en e-post direkte i visningen - oppsettet, bildene og lenkene forblir uendret, bare teksten oversettes. Du kan vise originalen når du måtte trenge det.
• Oversett svaret ditt før du sender det. Når kunden skriver på et annet språk, foreslår svarfeltet automatisk kundens språk.

En oversettelse lagres for hele teamet, slik at man aldri betaler to ganger for den samme meldingen.

Svarutkast basert på din egen kunnskapsbase

Draft reply formulerer et svar basert på saken, samtalen og chatbotens kunnskapsbase, på kundens eget språk. Du leser gjennom det, justerer det og sender det selv. Improve omformulerer det du har skrevet, gjør det mer formelt eller mer vennlig, eller retter skrivefeil. Ingenting skrevet av AI sendes noensinne uten godkjenning fra et menneske.

AI-utkast, Improve og oversettelser bruker meldingskreditter på lik linje med et chatbotsvar med modellen du velger for Inbox. Alt AI gjør i bakgrunnen - titler, tagger, prioritering og språkgjenkjenning - er gratis.

Kommer du fra Email Copilot?

Email Copilot er nå en del av Inbox. E-postkassen din, innstillingene og instruksjonene dine er flyttet over, innkommende e-poster blir til saker, og AI-utkast erstatter Copilot-forslag. Ingenting må settes opp på nytt.

Hva dette betyr for teamet ditt

AI Helpdesk erstatter ikke teamet ditt. Den gir teamet fokus:

• Ett felles sted for e-poster, skjemaer, leads, live chats og merkede samtaler.
• Problemer oppdages automatisk - klager, manglende svar, besøkende som ønsket å snakke med et menneske - i stedet for at dere må vente på at en kunde tar kontakt på nytt.
• Språkbarrieren fjernes for både lesing og skriving.
• Chatboten og kundene følges opp fra samme skjerm, med den samme kunnskapsbasen bak begge.

Inbox og samtaletiketter er tilgjengelige på alle ChatLab-planer. Åpne chatboten din og klikk på Inbox for å komme i gang, eller les veiledningen for Inbox og veiledningen for samtaletiketter for flere detaljer.