Kun sinulla on useita tukihenkilöitä, joiden tulisi käsitellä Live Chat -pyyntöjä, sinun on jaettava chatbot jokaiselle asiakaspalvelijalle ja määritettävä ilmoitusasetukset niin, että oikeat henkilöt saavat ilmoitukset. Tässä artikkelissa käydään läpi koko käyttöönottoprosessi.
Yleiskatsaus
Usean asiakaspalvelijan työnkulku koostuu kolmesta vaiheesta:
- Jaa chatbot jokaiselle asiakaspalvelijalle Team-välilehden kautta
- Kukin asiakaspalvelija määrittää henkilöllisyytensä (nimen ja avatar-kuvan) Account Settings -osiossa
- Määritä ilmoitusasetukset, jotta kukin asiakaspalvelija saa ilmoituksia vain niistä chatboteista, joita hän käsittelee
Vaihe 1: Jaa chatbot asiakaspalvelijoille
Valitse chatbotisi ja napsauta Team (Tiimi) -välilehteä. Avaa kutsumodaali napsauttamalla Invite Team Member (Kutsu tiimin jäsen).
Syötä asiakaspalvelijan sähköpostiosoite, valitse käyttöoikeustaso ja napsauta Invite (Kutsu).
- Limited (Rajoitettu) -käyttöoikeus riittää asiakaspalvelijoille, joiden tarvitsee vain vastata reaaliaikaisiin chatteihin ja tarkastella keskusteluhistoriaa
- Full (Täysi) -käyttöoikeus mahdollistaa myös chatbotin asetusten ja koulutusdatan muokkaamisen
Kutsutulla käyttäjällä on oltava ChatLab-tili. Jos hänellä ei vielä ole sellaista, hän voi rekisteröityä ilmaiseksi. Kun hän hyväksyy kutsun, hän alkaa automaattisesti saada Live Chat -ilmoituksia jaetusta chatbotista.
Toista tämä vaihe jokaisen lisättävän asiakaspalvelijan kohdalla.
Vaihe 2: Määritä asiakaspalvelijan henkilöllisyys
Jokaisen asiakaspalvelijan tulisi määrittää näyttönimensä ja avatar-kuvansa, jotta vierailijat tietävät, kenen kanssa he keskustelevat. Kukin asiakaspalvelija tekee tämän henkilökohtaisesti omalla tilillään.
Siirry kohtaan Account Settings > Live Chat User Settings (Tilin asetukset > Live Chat -käyttäjäasetukset). Kirjoita nimi tai nimimerkki ja lataa halutessasi oma avatar-kuva.
Tallenna napsauttamalla Update Live Chat User Settings (Päivitä Live Chat -käyttäjäasetukset). Nimi ja avatar-kuva näkyvät chat-widgetissä, kun asiakaspalvelija vastaa Live Chat -istunnon aikana, ja ne näkyvät myös keskusteluhistoriassa.
Jos asiakaspalvelija ei aseta omaa nimeä ja avatar-kuvaa, niiden sijaan näytetään "Admin" ja kuulokkeiden oletuskuvake.
Vaihe 3: Määritä ilmoitusasetukset
Oletusarvoisesti jokainen käyttäjä, jolla on pääsy chatbotiin (joko omistajana tai jaettuna tiimin jäsenenä), saa kyseisen chatbotin Live Chat -ilmoitukset. Voit muuttaa tätä chatbot-kohtaisesti.
Siirry kohtaan Account Settings > Live Chat Notifications (Tilin asetukset > Live Chat -ilmoitukset). Ota ilmoitukset käyttöön tai poista ne käytöstä kunkin chatbotin kohdalla kohdassa Individual Chatbot Notifications (Yksittäisten chatbotien ilmoitukset). Napsauta muutosten jälkeen Save Live Chat notification preferences (Tallenna Live Chat -ilmoitusasetukset).
Tämän avulla voit:
- Delegoida tiettyjä chatboteja tietyille asiakaspalvelijoille poistamalla omat ilmoituksesi käytöstä ja pitämällä ne päällä kyseisille asiakaspalvelijoille
- Jakaa vastuita tiimisi kesken siten, että kukin asiakaspalvelija seuraa vain niitä chatboteja, joista hän vastaa
- Pitää ilmoitukset käytössä kaikille chatboteille, jos jokaisen asiakaspalvelijan tulisi voida vastata mihin tahansa saapuvaan Live Chat -keskusteluun
Kukin asiakaspalvelija hallinnoi omia ilmoitusasetuksiaan itsenäisesti, joten yhden tiimin jäsenen tekemät muutokset eivät vaikuta muihin.
Selainilmoitukset
Reaaliaikaisia äänellisiä työpöytäilmoituksia varten jokaisen asiakaspalvelijan tulisi myös napsauttaa Enable browser notifications (Ota selainilmoitukset käyttöön) samalla sivulla. Myönnä selaimelle käyttöoikeus ja tarkista laitteen ilmoitusasetukset. Jos haluat ilmoituksia sovelluksen ollessa suljettuna, määritä laitteelle myös push-ilmoitukset.
Tarkista saatavuus ja testaa
Ota ensin Live Chat käyttöön botissa ja määritä sen aikataulu. Jos Hide live chat when no operator is available (Piilota live chat, kun asiakaspalvelijoita ei ole saatavilla) on käytössä, asiakaspalvelijoiden on pidettävä kyseisen botin ilmoitukset päällä ja oltava tavoitettavissa valitun läsnäolotilan mukaisesti: avoimessa sovelluksen välilehdessä, tai avoimessa välilehdessä tai rekisteröidyssä push-laitteessa. Botin ilmoitusten poistaminen käytöstä poistaa sinut myös sen saatavuustarkistuksesta.
Testaa toimintaa vierailijan selaimella ja asiakaspalvelijan tilillä: pyydä Live Chat -keskustelua, avaa ilmoitus, lähetä vastaus ja varmista, että se saavuttaa vierailijan. Lopeta istunto ja tarkista, että botti voi jälleen vastata. Ilmoitusasetukset eivät määritä keskustelulle yksinoikeudellista omistajuutta.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
- Live Chat - kuinka ottaa Live Chat käyttöön, määrittää aikataulu ja mukauttaa viestejä
- Saapuvien Live Chat -keskustelujen hallinta - kuinka vastata reaaliaikaisiin chatteihin Chatlogs-paneelista
- Ylläpitäjien kutsuminen - yksityiskohtainen opas chatbotin käyttöoikeuksien jakamiseen tiimin jäsenille