Når du har flere supportagenter som skal håndtere henvendelser via Live Chat (direktechat), må du dele chatboten med hver agent og konfigurere varslingsinnstillinger slik at de rette personene blir varslet. Denne artikkelen dekker hele oppsettsprosessen.
Oversikt
Arbeidsflyten for flere operatører består av tre deler:
- Del chatboten med hver operatør via Team-fanen
- Hver operatør setter opp sin identitet (navn og profilbilde) i Account Settings
- Konfigurer varslingsinnstillinger slik at hver operatør bare mottar varsler for chatbotene de håndterer
Trinn 1: Del chatboten med operatører
Velg chatboten din og klikk på Team-fanen (Team). Klikk på Invite Team Member (Inviter teammedlem) for å åpne invitasjonsvinduet.
Skriv inn operatørens e-postadresse, velg et tilgangsnivå og klikk på Invite (Inviter).
- Limited (Begrenset) tilgang er tilstrekkelig for operatører som bare skal svare på direktechatsamtaler og se gjennom samtalehistorikken
- Full (Full) tilgang gir også mulighet til å redigere chatbot-innstillinger og treningsdata
Den inviterte brukeren må ha en ChatLab-konto. Hvis de ikke har en ennå, kan de registrere seg gratis. Så snart de godtar invitasjonen, begynner de automatisk å motta Live Chat-varsler for den delte chatboten.
Gjenta dette trinnet for hver operatør du vil legge til.
Trinn 2: Sett opp operatørens identitet
Hver operatør bør konfigurere sitt visningsnavn og profilbilde slik at de besøkende vet hvem de snakker med. Dette gjøres individuelt av hver operatør på deres egen konto.
Gå til Account Settings > Live Chat User Settings (Kontoinnstillinger > Brukerinnstillinger for Live Chat). Skriv inn et navn eller kallenavn, og last eventuelt opp et eget profilbilde.
Klikk på Update Live Chat User Settings (Oppdater brukerinnstillinger for Live Chat) for å lagre. Navnet og profilbildet vises i chat-widgeten når operatøren svarer under en direktechatsamling, og er også synlige i chatlogghistorikken.
Hvis en operatør ikke angir et eget navn og profilbilde, vises "Admin" og et standard hodetelefonikon i stedet.
Trinn 3: Konfigurer varslingsinnstillinger
Som standard mottar alle brukere som har tilgang til en chatbot (enten som eier eller som et delt teammedlem) Live Chat-varsler for den chatboten. Du kan justere dette per chatbot.
Gå til Account Settings > Live Chat Notifications (Kontoinnstillinger > Live Chat-varsler). Under Individual Chatbot Notifications (Individuelle chatbot-varsler) kan du slå varsler av eller på for hver enkelt chatbot. Klikk på Save Live Chat notification preferences (Lagre varslingsinnstillinger for Live Chat) etter at du har gjort endringer.
Dette lar deg:
- Delegere bestemte chatboter til bestemte operatører ved å deaktivere dine egne varsler og beholde dem aktivert for de tildelte agentene
- Dele ansvaret på tvers av teamet ditt slik at hver operatør bare overvåker chatbotene de er ansvarlige for
- Beholde varsler aktivert for alle chatboter hvis hver operatør skal kunne svare på enhver innkommende direktechat
Hver operatør administrerer sine egne varslingsinnstillinger uavhengig, så endringer gjort av ett teammedlem påvirker ingen andre.
Nettleservarsler
For sanntidsvarsler på skrivebordet med lyd bør hver operatør også klikke på Enable browser notifications (Aktiver nettleservarsler) på samme side. Gi tillatelse i nettleseren og kontroller enhetens varslingsinnstillinger. For varsler når appen er lukket, må du også konfigurere push-varsler på enheten.
Sjekk tilgjengelighet og test
Først aktiverer du Live Chat på boten og konfigurerer timeplanen. Hvis Hide live chat when no operator is available (Skjul direktechat når ingen operatør er tilgjengelig) er aktivert, må operatørene ha varsler aktivert for denne boten og være tilgjengelige via den valgte tilstedeværelsesmodusen: en åpen app-fane, eller en åpen fane eller registrert push-enhet. Hvis du deaktiverer varslene dine for boten, fjernes du også fra tilgjengelighetssjekken.
Test med en nettleser som besøkende og en operatørkonto: be om direktechat, åpne varselet, send et svar og kontroller at det når den besøkende. Avslutt økten og sjekk at boten kan svare igjen. Varslingsinnstillinger tildeler ikke eksklusivt eierskap til en samtale.
Relaterte artikler
- Live Chat - hvordan du aktiverer direktechat, konfigurerer tidsplanen og tilpasser meldinger
- Managing incoming Live Chat conversations - hvordan du svarer på direktechatsamtaler fra Chatlogs-panelet
- Inviting administrators - detaljert veiledning om hvordan du deler tilgang til chatboten med teammedlemmer