Inbox

Postkast muudab iga inimese sekkumist vajava päringu piletiks: teie postkasti saabuvad e-kirjad, kontaktivormi kaudu saadetud pöördumised, kogutud müügivihjed (leads), vastuseta jäänud reaalajas vestlused, parajasti käimasolevad reaalajas vestlused ning vestlused, millega teie meeskond otsustab edasi tegeleda. Igal piletil on kood, olek, vastutaja ja täielik ajalugu, seega ei saa ükski päring kellegi isiklikus postkastis märkamatult kaotsi minna.

Postkast, tehisintellekti koostatud mustandid ja tehisintellekti tekstitööriistad on saadaval igas paketis, sealhulgas paketis FREE. Teie paketist sõltub vaid ühendatavate postkastide arv.

Kust postkasti leida

Valige oma chatbot ja avage vahekaart Inbox (postkast), mis asub valiku Chatlogs kõrval. Vahekaardil olev number näitab pileteid, mis vajavad teie tähelepanu: uued piletid ning teile määratud piletid, mis ootavad vastust.

Ekraan koosneb kolmest veerust:

• Vasak - käimasolevad reaalajas vestlused, vaated, filtrid ja piletite loend
• Keskne - valitud pilet: selle päis, ajalugu ja vastuseväli
• Parem - kliendi andmed, pileti üksikasjad (sealhulgas Customer language (kliendi keel)), piletiga seotud e-kirjad, kliendi varasemad piletid ja teie sisesed märkmed; vestlusvidinast saabunud piletite puhul kuvab vahekaart Conversation (vestlus) vestluse transkriptsiooni

Igal piletil on kood, näiteks TES-12: eesliide ja number. Eesliide moodustatakse teie chatboti nime esimestest tähtedest ning seda saab muuta jaotises Inbox settings. Kood kuvatakse loendis, teavitustes ja teie saadetavate e-kirjade teemas, et pileti e-kirjale vastav klient jõuaks samale piletile.

Kust piletid pärinevad

Enamikku pileteid ei tule kunagi käsitsi luua. Pilet avaneb automaatselt, kui:

1. Teie ühendatud postkasti saabub e-kiri. Vaadake jaotist Connect your mailbox.
2. Külastaja saadab kontaktivormi vestlusvidinas. Vaadake juhendit Inimtoe kontaktivorm. Saate selle välja lülitada jaotises Settings > Human Contact Form valikuga Create a ticket in the Inbox for every contact form.
3. Müügivihje on kogutud, kui lüliti, mida kirjeldatakse jaotises Open a ticket for every lead, on sisse lülitatud.
4. Reaalajas vestlus jääb vastuseta - külastaja soovis rääkida inimesega ning ükski operaator ei liitunud õigel ajal.
5. Reaalajas vestlus on käimas - see ilmub jaotisse Live now ja muutub eraldi piletiks. Vaadake jaotist Live chats in the Inbox.
6. Teie meeskond alustab seda logidest Chat Logs - valikutega Create ticket, Join conversation või Write to the visitor. Vaadake jaotist Start a ticket from Chat Logs.

Ühel vestlusel on üks pilet. Kui vestluses, millel on juba pilet olemas, toimub midagi uut, lisatakse see samale piletile ning suletud pilet avatakse uuesti. E-posti puhul jõuab vastus samas e-kirjavahetuses või e-kiri, mille teemas on pileti kood, alati oma piletile. Uus e-kiri saatjalt, kellel on juba avatud pilet, lisatakse sellele piletile; vastasel juhul avatakse uus pilet. Automaatsed vastused, näiteks puhkuseautomaatvastused, uusi pileteid ei ava.

Piletite pealkirjad. Vestlusvidinast pärinevate piletite puhul koostab ChatLab ühelauselise kokkuvõtva pealkirja, mis on tähistatud väikese sildiga AI, ning uuendab seda vestluse edenedes. Pealkirjad koostatakse teie meeskonna keeles. Teie enda sisestatud pealkirja ja e-kirja teemat ei kirjutata kunagi üle. Tehisintellekti loodud pealkirjad ei kuluta sõnumikrediite.

Kliendi keel. ChatLab tuvastab ka keele, milles klient kirjutab - keele, mida ta enamasti kasutab, või uue keele, kui ta keelt selgelt vahetas. Seda kuvatakse pileti üksikasjades koos lipuga, inglise keeles ja vastava keele omas nimes (näiteks Polish · Polski), ning vastuseväli pakub selle põhjal teie vastuse tõlkimist. Tuvastamine ei kuluta sõnumikrediite.

Uute e-kirjade prioriteet ja sildid. Iga uus e-kiri saab tehisintellektilt määratud prioriteedi (Urgent (kiireloomuline), High (kõrge), Normal (tavaline) või Low (madal) koos üherealise põhjendusega kirjavahetuses) ja sildid, mille kirjeldus sellega sobib, vaadake jaotist Labels. Ilmne rämpspost võidakse sulgeda automaatselt, vaadake jaotist Inbox settings. Ka see ei kuluta sõnumikrediite.

Reaalajas vestlused postkastis

Kui külastaja soovib suhelda inimesega, ilmub vestlus vasaku veeru ülaosas jaotisse Live now (otseülekanded reaalajas). Igal kaardil kuvatakse külastaja küsimus, vestluse kestus ja seni, kuni keegi pole veel vastanud, riba, mis täitub hetkeni, mil vestlus loetakse vastamata jäänuks. Nupp Pick up (vasta) liitub vestlusega ja niipea kui keegi vastab, kuvatakse kaardil With ja operaatori nimi. Kui ühtegi vestlust pole käimas, aheneb jaotis üheks reaks, mis näitab parajasti teie veebisaidil viibivate külastajate arvu.

Reaalajas vestlusele vastamine toimub pileti kirjavahetuses: see, mida te sisestate, läheb otse külastaja vestlusaknasse, ja nupp End live chat pileti päises lõpetab vestluse. Üksikasjaliku juhendi operaatoritele leiate artiklist Sissetulevate Live Chat vestluste haldamine ning juhised Live Chat lubamise ja seadistamise kohta artiklist Live Chat.

Vajaliku pileti leidmine

Vasak veerg algab viie vaatega, millest igal on oma loendur:

• All - selle chatboti kõik avatud piletid
• Unassigned - avatud piletid, mida pole veel keegi võtnud
• Mine - teile määratud avatud piletid
• Snoozed - edasilükatud piletid kuni teie valitud ajani, vaadake jaotist Snooze a ticket
• Closed - lahendatud piletid

Vaadete all on otsinguväli, mis otsib vastavusi pileti pealkirjast ja viimasest sõnumist, ning kolm ümmargust nuppu: lehtriikoon kuvab täiendavad filtrid, nooled värskendavad loendit ja hammasratas avab jaotise Inbox settings. Värskendamine kontrollib ühtlasi uute e-kirjade olemasolu teie ühendatud postkastis, nii et te ei pea ootama järgmist automaatset kontrolli.

Igal real kuvatakse pileti kood, esitaja, kanali ikoon (ümbrik kontaktivormi jaoks, @ e-posti jaoks, peakomplekt reaalajas vestluse jaoks, visiitkaart müügivihje jaoks, pliiats teie meeskonna avatud pileti jaoks), pealkiri, viimane sõnum, viimasest tegevusest möödunud aeg, vastutaja ja olek. Väike pliiatsiikoon kanaliikooni kõrval tähendab, et kellelgi on sellel piletil saatmata vastuse mustand.

Klõpsake lehtril, et filtreerida viimase tegevuse kuupäeva, oleku, kanali, vastutaja, prioriteedi ja sildi järgi. Sildil klõpsamine mis tahes piletil filtreerib loendi samuti selle sildi järgi.

Töötamine mitme piletiga korraga. Viige kursor reale ja märkige selle märkeruut; kui üks rida on märgitud, kuvatakse märkeruut igal real. Riba Selected: N loendi kohal võimaldab valitud piletid sulgeda (Close), määrata meeskonnakaaslasele (Assign to...), märkida rämpspostiks (Spam) või tühistada valiku (Clear).

Klaviatuur. Vajutage j või allanoolt järgmise pileti valimiseks ja k või ülesnoolt eelmise pileti valimiseks, kui te ei kirjuta parajasti tekstiväljal. Klahv Escape tühistab valiku.

Piletiga töötamine

Klõpsake piletil selle avamiseks. Päise ülemisel real kuvatakse pileti kood, olek, kanal, sildid ja + Add label (+ Label, kui piletil on juba silt olemas); selle all asuvad pealkiri ja juhtimisriba.

• Priority - Urgent, High, Normal või Low. Uutele e-kirjadele määrab selle tehisintellekt (märgistatud tähisega AI); selle muutmiseks valige teine prioriteet.
• Status - vahetage pileti olekut käsitsi olekute New, Waiting for us, Waiting for customer ja Closed vahel. Seda on harva vaja teha: vastamine määrab olekuks Waiting for customer ja kliendi sõnum määrab olekuks Waiting for us.
• Assignee - valige meeskonnakaaslane, kellel on juurdepääs sellele chatbotile, või klõpsake nuppu Assign to me, et võtta pilet enda kanda. Uut vastutajat teavitatakse sellest.
• Snooze - lükake pilet edasi kindlaksmääratud ajani või teie valitud kuupäevani. Pilet liigub vaatesse Snoozed ja naaseb postkasti määratud ajal automaatselt või varem, kui klient kirjutab. Nupp Back to the Inbox now toob selle kohe käsitsi tagasi.
• Close - märkige pilet lahendatuks ja avage loendist järgmine pilet, et saaksite järjekorraga töötada vahepeal loendisse naasmata. Suletud pilet saab nupu Reopen ning avaneb automaatselt uuesti ka siis, kui klient kirjutab uuesti või kui te saadate uue vastuse.

Pileti päise paremas servas näete, kas klient viibib parajasti teie veebisaidil (Online in the chat widget) või millal teda viimati nähti. See annab teada, kas vastus jõuab temani vestlusaknas või e-posti teel.

Nupp ... avab pileti menüü:

• Add customer message - kleepige siia tekst, mille klient saatis teile väljaspool postkasti, näiteks vastus, mis saabus isiklikku postkasti. See salvestatakse kliendi sõnumina ja märgitakse käsitsi lisatuks.
• Merge into... - kasutage seda siis, kui sama klient on avanud ühe ja sama teema kohta kaks piletit. Dialoogiaken soovitab teisi sama esitaja pileteid või saate sisestada pileti numbri (numbrid pärast sidekriipsu) ja klõpsata Find. Pärast toimingut Merge viiakse selle pileti sõnumid ja e-kirjad üle teisele piletile, millega te tööd jätkate ja mis saab märke Merged from. Käesolev pilet suletakse märkega Merged into.
• Spam - suleb pileti ja blokeerib saatja e-posti aadressi, nii et tema tulevased e-kirjad ei loo ega ava uuesti pileteid.
• Blocked senders - blokeeritud aadresside loend, kus iga kirje juures on Unblock.
• Delete ticket - kustutab pileti koos kõigi selle sõnumite, märkmete ja manustega pärast kinnitamist. Ainult chatboti omanik saab pileteid kustutada. E-kirjad ise jäävad teie postkasti alles.

Pileti ajaloo lugemine

Keskne veerg kuvab kõike, mis piletiga on toimunud, alustades vanimast:

• Kliendi sõnumid vasakul, teie vastused paremal koos saatja nime ja kättetoimetamise viisi märkega (näiteks Sent by e-mail).
• E-kirjad kuvatakse sellisena, nagu klient need saatis, koos vormingu ja piltidega. Valik Show as text lülitab sõnumi lihttekstiks ning saatja all olev Cc loetleb, kes selle veel said. Manused kuvatakse sõnumi all siltidena; faili allalaadimiseks klõpsake sellel. Piletiga seotud e-kirjad on koos manustega loetletud ka parempoolsel paneelil.
• Kliendi sõnumi all olev nupp Translate (tõlgi) tõlgib selle teie meeskonna keelde, vaadake jaotist Read messages in your language.
• Sisesed märkmed merevaigukollasel taustal. Klient ei näe neid kunagi.
• Sündmused hallide joontena: olekumuudatused, määramised, alustatud ja lõpetatud reaalajas vestlused, liitmised ja edasisaatmised.
• Vestlus chatbotiga enne seda piletit - vestlusvidinast pärinevate piletite puhul ülaosas asuv kokkupandud plokk sellest, mida külastaja arutas chatbotiga enne abi küsimist. Klõpsake sellel laiendamiseks.
• Chatbot vastas vahepeal - kui klient jätkab chatbotile küsimuste esitamist sel ajal, kui pilet ootab teie vastust, lisatakse chatboti vastused kirjavahetusse, et te ei vastaks samale küsimusele kaks korda.

Sõnumi edasisaatmine. Klõpsake mis tahes sõnumi all nuppu Forward, täitke väli To, soovi korral väli Cc ja lisage märge saajale ning klõpsake Forward. Sõnum saadetakse välja teie ühendatud postkastist koos algse teksti ja manustega ning kirjavahetusse ilmub sündmus Forwarded to. Edasisaatmiseks on vaja ühendatud postkasti.

Sõnumite lugemine oma keeles

Klõpsake kliendi sõnumi all nuppu Translate (töötamise ajal kuvatakse väike laadimisikoon). Tõlge asendab sõnumi sealsamas: e-kiri säilitab oma paigutuse, pildid ja lingid, muutub vaid tekst, ning tavaline sõnum säilitab klõpsatavad lingid ja e-posti aadressid, kusjuures pikad aadressid lühendatakse. Sõnumi kohal oleval ribal kuvatakse tekst Translated into teie meeskonna keeles koos nupuga Show original algse teksti kuvamiseks ja nupuga Show translation tõlke juurde naasmiseks.

Kord tõlgitud sõnum jääb tõlgituks kogu meeskonnale ning järgmisel korral, kui keegi pileti avab, kuvatakse see kohe teie keeles. Kasutatav keel on Language of your team jaotisest Inbox settings. Iga tõlge kasutab sõnumikrediiti ühe korra, sarnaselt chatboti vastusega tõlkemudelis; pikka e-kirja tõlgitakse osade kaupa, millest igaüks arvestatakse ühe kasutuskorrana.

Kliendile vastamine

Pileti allosas asuval vastuseväljal on kaks vahekaarti: Reply (vasta) ja Note (märge).

1. Jääge vahekaardile Reply ja sisestage oma vastus. Klõpsake nuppu Aa, et kuvada vormindusnupud: paks kiri, kaldkiri, täpp- ja numberloendid, link ja vormingu eemaldamine (kiirklahvid Ctrl/Cmd + B, I ja K töötavad samuti). Nupud jäävad kuvatuks või peidetuks vastavalt sellele, kuidas te need jätsite. Kleebitud tekst lisatakse alati lihttekstina.
2. Kontrollige, kuhu vastus saadetakse. Allosas olevad sildid näitavad kanalit: E-mail saadab selle esitaja aadressile, Chat message saadab selle tema vestlusaknasse. Teadaoleva e-posti aadressiga piletid vestlusvidinast pakuvad mõlemat võimalust. Teksti all olev rida selgitab olukorda sõnadega, näiteks et kliendil on vestlusaken avatud või et ta lahkus tund aega tagasi.
3. Soovi korral klõpsake valikut Cc, et lisada koopia saajate aadresse (kuni 10 tükki, eraldatuna komadega). See eeltäidetakse kliendi viimase e-kirja põhjal ja toimib ainult ühendatud postkasti korral.
4. Failide manustamiseks klõpsake soovi korral kirjaklambriikooni. Pilet võib sisaldada kuni 10 MB ulatuses manuseid ja failide saatmiseks e-posti teel on vaja ühendatud postkasti.
5. Klõpsake nuppu Send to customer või vajutage klahve Ctrl/Cmd + Enter.

Kuidas vastus kohale toimetatakse:

• E-posti teel - teie ühendatud postkastist, samas kirjavahetuses. Ilma ühendatud postkastita saadab ChatLab selle vastuvõtuta aadressilt (no-reply) ning kliendi vastus läheb aadressile, mis on määratud postkasti sätetes väljal Customer replies go to, mitte tagasi postkasti.
• Vestlusaknasse, kui klient on teie veebisaidil - vastus ilmub kohe ja avab reaalajas vestluse: chatbot jääb vait ja teie suhtlete otse. See toimib ka siis, kui reaalajas vestlus on külastajate jaoks jaotises Settings > Live Chat välja lülitatud - see säte määrab vaid selle, kas külastajad saavad ise inimest küsida. Kuni reaalajas vestlus käib, hoiab iga teie saadetud vastus selle avatuna; vestlus lõpeb, kui kummaltki poolelt pole 10 minuti jooksul sõnumit saadetud.
• Vestlusaknasse, kui klient on lahkunud - kui klient lahkus ilma e-posti aadressi või telefoninumbrit jätmata, muutub saatmisnupp nupuks Leave message. Sõnum jääb tema vestlusaknasse ootele, tähistatuna teie nimega, ja seda kuvatakse juhul, kui ta naaseb enne vestluse aegumist. Kirjavahetus annab seejärel teada selle oleku: Waiting in the chat window, not shown yet, Shown in the chat window koos kellaajaga või The conversation expired before the customer came back, not shown.

Kui klient ei jätnud e-posti aadressi ja tema vestlus on aegunud, teatab vastuseväli teile, et temaga pole võimalik ühendust saada, selle asemel et lubada teil sõnumit tühjusesse saata.

Saatmata mustandid säilitatakse. Kõik, mida te sisestate, salvestatakse automaatselt iga paari sekundi järel, seega saate pileti sulgeda, lehte uuesti laadida või seadet vahetada ning hiljem jätkata. Piletite loendis tähistatakse saatmata mustandiga piletid pliiatsiikooniga ning pileti avavad meeskonnakaaslased näevad kirjet Draft by koos teie nimega. Valik Discard kustutab mustandi koos selle lisatud manustega.

Igapäevane saatmislimiit. Ühendatud postkasti puhul kuvatakse tööriistariba lõpus tekst Sent today N of M: mitu e-kirja on sellest postkastist täna saadetud võrreldes päevase limiidiga. Kui limiit on täis, peatatakse e-posti teel saatmine järgmise päevani.

Koostage vastuse mustand tehisintellektiga

1. Soovi korral sisestage lühike juhis vastuse kohal olevale väljale, näiteks "kinnita kuupäeva muutmine ja teata tasu suurus". Tavapärase vastuse saamiseks jätke see tühjaks.
2. Valige mustandi keel valiku in (keeles) kõrval. Vaikimisi on valitud keel, milles klient kirjutab.
3. Klõpsake Draft reply (Koosta vastuse mustand). Mustand ilmub vastusekasti märgisega AI draft, edit before sending (Tehisintellekti mustand, muuda enne saatmist). See koostatakse pöördumise, vestluse ja teie vestlusroboti teadmusbaasi põhjal.
4. Muutke seda ja saatke see ise ära. Nupp Draft again (Koosta uuesti) kirjutab uue versiooni.

Mitte midagi, mida tehisintellekt kirjutab, ei saadeta kunagi automaatselt ära. Iga mustand kasutab sõnumikrediite samamoodi nagu üks vestlusroboti vastus Inboxi seadetes valitud mudeliga, vt Mis on sõnumikrediit.

Tööriist Improve (Täiusta) kirjutab olemasoleva teksti ümber: Rephrase (Sõnasta ümber), More formal (Ametlikum), More friendly (Sõbralikum) või Fix spelling (Paranda õigekiri). Undo (Võta tagasi) taastab pärast muudatust teie enda sõnastuse.

Tõlkige oma vastus. Klõpsake tööriistaribal nupul Translate (Tõlgi), et avada tõlkeriba, seejärel valige keel valiku Translate into (Tõlgi keelde) kõrval ja klõpsake Translate. Kui ChatLab tuvastab, et klient kirjutab muus keeles kui teie, avaneb riba automaatselt koos teatega The customer writes in (Klient kirjutab keeles) ja kliendi keel on juba valitud. Teie kirjutate oma emakeeles, kontrollite tõlget ja saadate selle kliendi keeles.

Automaatsed mustandid. Jaotises Inbox settings > General (Inboxi seaded > Üldine) saate sisse lülitada valiku Draft a reply automatically when I open a ticket that waits for us (Koosta vastuse mustand automaatselt, kui avan meie vastust ootava pöördumise). See seadistus kehtib ainult seadmes, mida parajasti kasutate, ja iga automaatne mustand kulutab krediite.

Sildid

Sildid võimaldavad pöördumisi teie enda soovi järgi sortida: rühmitada päringuid, arveid, kaebusi. Sama loendit kasutatakse vestluste siltidena jaotises Chat Logs, vt Vestluste sildid.

• Sildi lisamine - klõpsake pöördumise päises nupul + Add label (+ Lisa silt), tippige otsimiseks ja valige silt või tippige uus nimi ja klõpsake Create (Loo). Loendis on kaks rühma: Your labels (Teie sildid) ja Ready-made tags (Valmissildid), näiteks The chatbot did not know (Vestlusrobot ei teadnud vastust).
• Sildi eemaldamine - klõpsake sildil olevat väikest x-i.
• Tehisintellekti määratud sildid - kirjeldusega silti saab uutele e-kirjadele lisada tehisintellekt; selle juures on märge AI. Silt, mis avab vestlusest pöördumise, lisatakse ka sellele pöördumisele sildina.

Silte saate luua, kirjeldada ja kustutada jaotises Inbox settings > Labels (Inboxi seaded > Sildid).

Sisemärkme kirjutamine

Klõpsake vahekaardil Note (Märge). Vastusekast muutub merevaigukollaseks, et märget ei saaks kunagi vastusega segamini ajada. Tippige @, et mainida tiimikaaslast, ja valige ta loendist: talle saadetakse teavitus. Klõpsake Save note (Salvesta märge). Märkmed on nähtavad ainult teie meeskonnale ning need kogutakse kokku ka parempoolse paneeli jaotisesse Notes (Märkmed).

Pöördumise loomine vestluslogist

Vahel märkate lehel Chatlogs vestlust, millega keegi peaks edasi tegelema, kuigi külastaja ise abi ei palunud. Valige oma vestlusrobot, avage Chatlogs ja valige vestlus. Olenevalt olukorrast on teil kolm võimalust.

Pöördumise loomine. Klõpsake vestluse kohal oleval ribal nupul Create ticket (Loo pöördumine).

Teema ja sõnum eeltäidetakse vestluse põhjal ning e-posti aadress kliendi andmetest, kui see salvestati. Vajadusel parandage need ja klõpsake Create ticket - te jõuate Inboxis uue pöördumise juurde.

Kui vestlusega on seotud pöördumine, asendatakse nupp pöördumise koodiga märgiga, mis viib teid otse selle juurde.

Vestlusega liitumine. Kui külastaja viibib parajasti teie veebisaidil, kuvatakse vestluse all rida The visitor is on the site now (Külastaja on praegu saidil; küsimärk selgitab, mida liitumine kaasa toob). Klõpsake Join conversation (Liitu vestlusega). See avab selles vestluses reaalajas vestluse ja Inboxis teile määratud pöördumise; vestlusrobot vaikib seni, kuni vestluse lõpetate. Saate liituda isegi siis, kui reaalajas vestlus on vestlusroboti seadetes välja lülitatud. Nupu kõrval olev hammasratas viib teie lehele Operator profile (Operaatori profiil), kus määrate nime, mida kliendid näevad, ja jaotisesse Notifications (Teavitused), et kuuleksite, kui klient vastab.

Sõnumi jätmine. Kui külastaja on lahkunud, kuvatakse real lahkumise aeg. Klõpsake Leave a message (Jäta sõnum), sisestage see ja klõpsake Leave message (Jäta sõnum). Sõnum jääb tema vestlusaknasse ootele ja ilmub nähtavale, kui ta naaseb enne vestluse aegumist. Selle jaoks avatakse pöördumine, nii et näete Inboxis, millal sõnum on kuvatud. Kui vestlusaken on aegunud, teatatakse sellest vastaval real: külastajale, kes jättis e-posti aadressi, vastatakse Inboxist e-kirja teel.

Postkasti ühendamine

Ühendatud postkasti korral muutuvad e-kirjad, mida kliendid sellele aadressile saadavad, pöördumisteks ja teie vastused saadetakse välja samalt aadressilt samas e-kirjavahetuses. Ilma postkastita töötab Inbox endiselt vestluste, vormide ja liidide jaoks ning e-posti vastused saadetakse välja vastamist mittetöötlevalt (no-reply) aadressilt. Ühendatavate postkastide arv sõltub teie paketist; ühel vestlusrobotil on üks postkast.

Kasutage selleks eraldi klienditoe aadressi, näiteks tugi@teieettevote.ee, mitte isiklikku postkasti: iga sinna saabuv e-kiri muutub pöördumiseks.

1. Valige oma vestlusrobot ja avage vahekaart Connect (Ühenda). Klõpsake paanil E-mail inbox (E-posti postkast). Samasse kohta jõuate Inboxi hammasrattaikooni kaudu vahekaardilt E-mail account (E-posti konto).

2. Klõpsake Connect (Ühenda), lugege läbi ja aktsepteerige esimesel korral postkasti tingimused ning valige oma e-posti teenusepakkuja. Levinumate teenusepakkujate puhul täidab ChatLab serveri seaded automaatselt; mis tahes muu postkasti puhul valige Other / Custom (Muu / kohandatud) ning sisestage IMAP-i (või POP3) ja SMTP andmed. Paljud teenusepakkujad nõuavad tavalise parooli asemel rakenduse parooli.
3. Klõpsake Test Connection (Testi ühendust) ja seejärel salvestage. Postkasti kontrollitakse uute e-kirjade suhtes regulaarselt ning nupp Check now (Kontrolli kohe) või Inboxi värskendamisnupp kontrollib seda kohe.

Vahekaardilt E-mail account leiate lisaks järgmised valikud:

• Enable email fetching (Luba e-kirjade toomine) - lülitage välja, et uued e-kirjad ei muutuks pöördumisteks ilma postkasti lahti ühendamata.
• Delete from server after fetch (Kustuta pärast toomist serverist) - eemaldab e-kirjad teie meiliserverist kohe, kui ChatLab on need kätte saanud. Seda soovitatakse ainult postkastide puhul, mida kasutab eranditult ChatLab, sest teised meilirakendused neid e-kirju enam ei näe.
• Daily Send Limit (Päevane saatmislimiit) - kui palju e-kirju võib postkast päevas saata (kuni 300) ja kui palju on täna saadetud. Muutke seda nupuga Edit (Muuda).
• Edit - aadressi, serveriseadete või parooli muutmine.
• Disconnect (Katkesta ühendus) - eemaldab pärast kinnitust postkasti. Selle e-kirjade ja nende manuste salvestatud koopiad kustutatakse; pöördumise sõnumite tekst jääb alles.

Kui teie pakett ei kata enam postkasti, peatatakse selle töö ning sellel vahekaardil olev märge selgitab, kuidas seda jätkata.

Andmete säilitamine. Pöördumise osaks saanud e-kirjad jäävad pöördumise juurde. E-kirjad, millest kunagi pöördumist ei saanud, kustutatakse automaatselt pärast säilitusperioodi, mille määrasite jaotises Danger Zone (Ohutsoon), vt Andmete kustutamine.

Inboxi seaded

Klõpsake Inboxis otsinguvälja kõrval oleval hammasrattanupul (või valikul Inbox settings parempoolse paneeli allosas). Seadetel on viis vahekaarti.

General (Üldine)

• Ticket code (Pöördumise kood) - pöördumise koodide eesliide ehk Prefix, 2-8 tähte või numbrit. Jätke tühjaks, et kasutada vestlusroboti nime esimesi tähti. Muudatus kehtib ainult uutele pöördumistele.
• Language of your team (Teie meeskonna keel) - keel, milles teie meeskond loeb pöördumiste pealkirju, tehisintellekti määratud prioriteete, vestluslogide ja kliendisõnumite tõlkeid, aruandeid ning AI Insightsi analüüse. See on üks seadistus kogu vestlusroboti kohta, sama mis Team language (Meeskonna keel) jaotises Settings > Languages (Seaded > Keeled); vestlusrobot vastab klientidele endiselt nende omas keeles.
• E-mail - ühendatud postkasti korral aadress, millelt vastused saadetakse. Ilma selleta määrab Customer replies go to (Kliendi vastused saadetakse aadressile) koha, kuhu jõuavad klientide vastused teie vastamist mittetöötlevatele e-kirjadele; jätke tühjaks, et kasutada välja all kuvatud aadressi.
• Sender and signature (Saatja ja allkiri) - Sender name (Saatja nimi), mida kliendid näevad väljal Saatja (From), ja Signature (Allkiri), mis lisatakse iga e-kirja vastuse alla; {operator} asendatakse vastaja nimega. Kui allkiri on määratud, lõpevad tehisintellekti mustandid ilma eraldi lõputervituseta.
• AI in replies (Tehisintellekt vastustes) - Model for drafts and text tools (Mudel mustandite ja tekstitööriistade jaoks) ning Model for translation (Mudel tõlkimiseks), mis valitakse vestlusroboti mudelist eraldi. Neid mudeleid kasutavad ainult tehisintellekti tööriistad, mille käivitate ise, ja iga loend näitab krediidikulu ühe kasutuskorra kohta: võimekam mudel kirjutab paremaid mustandeid ja maksab rohkem krediite, tõlkimiseks piisab tavaliselt soodsamast mudelist. Taustal tehtav töö (pealkirjad, automaatsed sildid, tehisintellekti prioriteet, kliendi keel) krediite ei kuluta.
• Draft a reply automatically when I open a ticket that waits for us (Koosta vastuse mustand automaatselt, kui avan meie vastust ootava pöördumise) - salvestatakse kohe ja ainult selle seadme jaoks.

Pärast muutmist klõpsake Save changes (Salvesta muudatused).

E-mail account (E-posti konto) - ühendatud postkast, mida on kirjeldatud jaotises Postkasti ühendamine.

AI drafts (Tehisintellekti mustandid) - assistendi juhised ehk Assistant instructions, mis lisatakse vestlusroboti juhistele alati, kui tehisintellekt vastuse mustandi koostab (Reset to Default (Lähtesta vaikeväärtusele) taastab algse teksti), lisaks pöördumiste e-kirjade tehisintellekti mustandite algusesse ja lõppu lisatav tervitus (Greeting) ja lõputervitus (Sign-off). Kasutage tervituses saaja nime jaoks muutujat [name]. Need salvestatakse koos ühendatud postkastiga, seega ühendage esmalt postkast.

Labels (Sildid) - Close spam automatically (Sule rämpspost automaatselt): tehisintellekt kontrollib iga uut e-kirja ja määrab rämpspostile sildi Spam or abuse (Rämpspost või väärkasutus); kui lüliti on sisse lülitatud, suletakse selline pöördumine kohe. See jääb vaatesse Closed (Suletud) ja avaneb uuesti, kui saatja tagasi kirjutab, ning saatjat ei blokeerita kunagi automaatselt. Selle all saate luua nime, värvi ja valikulise kirjeldusega silte (millal peaks tehisintellekt sildi lisama) ning olemasolevaid muuta või kustutada.

Tickets from conversations (Pöördumised vestlustest) - lülitage valik Open a ticket (Ava pöördumine) sisse mis tahes vestlussildi puhul. Vestlusest, mis selle sildi saab, luuakse pöördumine, mis on tähistatud vastava sildiga; kui sellel on juba avatud pöördumine, lisatakse silt selle asemel olemasolevale pöördumisele. Vt Vestluste sildid.

See, kas kliendid saavad reaalajas vestluses faile saata, määratakse eraldi jaotises Settings > Live Chat (Seaded > Live Chat).

Pöördumise avamine iga müügivihje korral

Müügivihjeid on lihtne koguda ja lihtne unustada. Valige oma vestlusrobot, minge jaotisesse Settings > Lead Collection (Seaded > Müügivihjete kogumine) ja kerige jaotiseni Notification (Teavitused). Lüliti Create a ticket in the Inbox for every lead (Loo Inboxis pöördumine iga müügivihje jaoks) on vaikimisi sisse lülitatud, seega avab iga külastaja jäetud kontaktandmete komplekt pöördumise, millele keegi peab vastama ja selle sulgema.

Lülitage see välja, kui eelistate müügivihjetega töötada ainult vahekaardilt Leads (Müügivihjed). Vt Müügivihjete kogumine.

Teavitused

Teid teavitatakse, kui luuakse pöördumine, kui klient vastab teie pöördumisele, kui pöördumine määratakse teile ja kui keegi mainib teid märkuses. Teavitused saabuvad helina ja brauseriteavitusena, lugemata kirjete loendurina brauseri vahekaardi pealkirjas ja vahekaardil Inbox, kellukeseikoonil ülaribal ning tõuketeatena, kui olete tõuketeated lubanud.

Teavitusi hallatakse iga vestlusroboti kohta eraldi jaotises Account Settings > Live Chat Notifications (Konto seaded > Live Chati teavitused) alaosas Individual Chatbot Notifications (Üksikute vestlusrobotite teavitused). Lüliti Live chat and inbox notifications (Live Chati ja Inboxi teavitused) hõlmab selle vestlusroboti puhul nii reaalajas vestluse teateid kui ka Inboxi pöördumisi. Pärast muudatust klõpsake Save notification preferences (Salvesta teavituste eelistused).

Brauseriteavitused ja tõuketeated lülitatakse sisse samal lehel nuppudega Enable browser notifications (Luba brauseriteavitused) ja Enable push on this device (Luba tõuketeated selles seadmes); mõlemat selgitab juhend Live Chat.

Kes saavad Inboxis töötada

Tiimikaaslased, kelle kutsute vestlusroboti jaotises Team (Meeskond) või kogu konto ulatuses jaotises Account Settings > Team (Konto seaded > Meeskond), saavad ühe kolmest juurdepääsutasemest:

• Full (Täielik) - kõik peale arvelduse
• Limited (Piiratud) - kõik peale seadete, integratsioonide ja ohutsooni
• Operator (Operaator) - ainult vestlused, Inbox, müügivihjed ja reaalajas vestlus, ilma juurdepääsuta seadetele, treenimisele, integratsioonidele või postkastile

Tase Operator on mõeldud inimestele, kes vastavad ainult klientidele. Kutse võib hõlmata kõiki teie vestlusroboteid või ainult neid, mille ise valite. Vt Administraatorite kutsumine.

Üleminek funktsioonilt Email Copilot

Email Copilot, mis oli eraldi tehisintellekti vastusesoovitustega postkasti vahekaart, on asendatud funktsiooniga Inbox. Midagi ei ole vaja uuesti seadistada. Siin on ülevaade, kuhu iga osa liikus:

• Ühendatud postkast on nüüd Inboxi postkast sama aadressi ja samade seadetega. Hallake seda jaotises Inbox settings > E-mail account või paanilt E-mail inbox vahekaardil Connect.
• Sissetulevatest e-kirjadest saavad sõnumite loendi asemel pöördumised Inboxis koos oleku, vastutaja, sisemärkmete ja otsinguga.
• Vastused saadetakse ühendatud postkastist välja samamoodi nagu varem ehk pöördumise vastusekastist samas e-kirjavahetuses.
• Tehisintellekti soovitused on nüüd tehisintellekti mustandid: funktsioon Draft reply vastusekastis, lisaks Improve ja tõlkimine. Teie Copiloti juhised, tervitus ja lõputervitus asuvad Inboxi seadete vahekaardil AI drafts.
• Vanad Copiloti lingid avavad funktsiooni Inbox.
• Salvestatud e-kirjad: pöördumise osaks olevad e-kirjad jäävad pöördumise juurde. E-kirjad, millest ei saanud kunagi pöördumist, kustutatakse endiselt pärast jaotises Danger Zone määratud säilitusperioodi lõppu.
• Saatmata Copiloti mustandeid üle ei toodud. Kui teil oli vastuse koostamine pooleli, kirjutage see pöördumise juures uuesti.

Seotud artiklid

• Sissetulevate reaalajas vestluste haldamine - reaalajas vestlustele vastamine Inboxist
• Live Chat - reaalajas vestluse lubamine ja see, mis juhtub, kui keegi ei liitu
• Chatlogs - vestluste ajalugu, millele pöördumised tagasi viitavad
• Vestluste sildid - vestluste sildid ja nende avatavad pöördumised
• Klienditoe kontaktivorm - vorm, mille esitamisel avatakse pöördumised
• Müügivihjete kogumine - kontaktandmete kogumine vestluses
• Administraatorite kutsumine - tiimikaaslastele Inboxile juurdepääsu andmine
• Andmete kustutamine - e-kirjade säilitamine ja muud andmeseaded
• Mis on sõnumikrediit - tehisintellekti mustandite ja tekstitööriistade maksumus