Deel het beheer van je chatbot met je teamleden om samen te werken aan het managen van je AI-assistent. Teamleden kunnen helpen bij het monitoren van gesprekken, het toevoegen van trainingsgegevens en het verbeteren van antwoorden.
Voordat je begint
Je teamleden moeten een ChatLab-account hebben om toegang te krijgen tot gedeelde chatbots. Ze kunnen zich registreren voor een gratis account op app.chatlab.com.
Een uitnodiging versturen
Stap 1: Open het tabblad Team
Selecteer je chatbot in het hoofddashboard en klik vervolgens op het tabblad Team in de navigatie.
Stap 2: Klik op Invite Team Member
Klik op de knop Invite Team Member (Teamlid uitnodigen) om het uitnodigingsvenster te openen.
Stap 3: Voer de gegevens in en verzend
- Voer het e-mailadres van het teamlid in
- Selecteer het toegangsniveau (Limited of Full)
- Klik op Send Invitation (Uitnodiging verzenden)
Stap 4: Volg openstaande uitnodigingen
Na verzending verschijnt de uitnodiging in je tabblad Team met de status PENDING. De uitnodiging blijft openstaan totdat het teamlid deze accepteert.
Een uitnodiging accepteren
Wanneer iemand je uitnodigt voor diens chatbot, zie je na het inloggen boven aan je dashboard een banner met de uitnodiging.
Klik op Accept (Accepteren) om toegang te krijgen tot de gedeelde chatbot, of op Reject (Weigeren) om af te wijzen.
Gedeelde chatbots bekijken
Na het accepteren van een uitnodiging verschijnt de gedeelde chatbot in een nieuw gedeelte Chatbots shared with me (Met mij gedeelde chatbots) op je dashboard. Gedeelde chatbots hebben een SHARED-badge om ze te onderscheiden van je eigen chatbots.
Toegangsniveaus uitgelegd
Beperkte toegang (Limited)
Met Limited access kunnen teamleden:
- Chatbotgegevens en instellingen bekijken (alleen-lezen)
- Chatlogs inzien en beoordelen
- De chatbot trainen op basis van bestaande gegevensbronnen
- Correcties toevoegen om antwoorden te verbeteren
- Analytics en leads bekijken
Ze kunnen geen instellingen wijzigen, het uiterlijk niet aanpassen of de chatbot verwijderen.
Volledige toegang (Full)
Full access biedt volledige controle, gelijk aan de eigenaar van de chatbot:
- Alles wat inbegrepen is bij Limited access
- Alle chatbotinstellingen wijzigen
- Uiterlijk en gedrag aanpassen
- Gegevensbronnen voor training toevoegen en verwijderen
- De chatbot verwijderen
Teamleden beheren
Vanuit het tabblad Team kun je:
- Alle teamleden en hun toegangsniveau bekijken
- Toegangsniveaus wijzigen voor bestaande leden
- Teamleden verwijderen om hun toegang in te trekken
- Uitnodigingen opnieuw verzenden voor openstaande uitnodigingen
Gebruikersbeheer in het agency-portaal
Als je een agency-portaal gebruikt (White Label), kun je rechtstreeks vanuit het beheerdersgedeelte gebruikersaccounts voor je portaal aanmaken en beheren. Zo houd je de volledige controle over wie toegang heeft tot je platform in eigen huisstijl.
Een portaalgebruiker aanmaken
- Ga in het hoofdmenu naar Admin > Users Administration (Beheer > Gebruikersbeheer)
- Klik op de knop Create User (Gebruiker aanmaken) in de rechterbovenhoek
- Voer het e-mailadres van de nieuwe gebruiker in
- Stel eventueel een wachtwoord in - laat het wachtwoordveld leeg om automatisch een veilig wachtwoord te genereren
- Klik op Create (Aanmaken)
Nadat de gebruiker is aangemaakt, toont een bevestigingsscherm het e-mailadres en wachtwoord met knoppen om naar het klembord te kopiëren naast elk veld. Je kunt op het klembord-icoon klikken om een waarde snel te kopiëren.
Een uitnodigingsmail verzenden
Klik in het bevestigingsscherm voor het aanmaken van de gebruiker op Edit & Send Invitation (Uitnodiging bewerken en verzenden) om de editor voor uitnodigingsmails te openen. De e-mail is vooraf ingevuld met een sjabloon dat de inloggegevens van de gebruiker en de inlog-URL van je portaal bevat.
Je kunt de uitnodiging aanpassen voordat je deze verzendt:
- Subject - Bewerk de onderwerpregel van de e-mail
- Message - Pas de volledige inhoud van de e-mail aan, inclusief de welkomsttekst, inloggegevens en inloglink
Klik op Send (Verzenden) om de uitnodigingsmail naar de nieuwe gebruiker te sturen. De e-mail wordt verzonden via de SMTP-instellingen van je portaal, zodat deze vanaf je eigen domein afkomstig is.
Zelfregistratie uitschakelen
Standaard kan iedereen een account aanmaken op je agency-portaal. Als je wilt bepalen wie lid wordt, kun je zelfregistratie uitschakelen zodat alleen gebruikers die je handmatig aanmaakt toegang hebben tot het portaal.
- Ga naar Account Settings > Custom User Portal (Accountinstellingen > Aangepast gebruikersportaal)
- Zoek de schakelaar Allow Self-Registration (Zelfregistratie toestaan)
- Schakel de optie uit om te voorkomen dat nieuwe gebruikers zich zelfstandig registreren
Wanneer zelfregistratie is uitgeschakeld, is de link "Sign up" verborgen op de inlogpagina en verwijst de registratiepagina door naar de login. Nieuwe gebruikers kunnen dan alleen door jou worden aangemaakt via het gedeelte Admin > Users (Beheer > Gebruikers).
Waarom het beheer van chatbots delen?
Betere samenwerking - Meerdere teamleden kunnen hun expertise inbrengen, wat zorgt voor uitgebreide en accurate antwoorden.
Voortdurende verbetering - Doordat meerdere beheerders de gesprekken monitoren, groeit je chatbot mee met de behoeften van je bedrijf.
Verdeling van de werklast - Deel beheertaken om overbelasting te voorkomen en ervoor te zorgen dat de chatbot altijd goed onderhouden blijft, vooral tijdens piekuren.