Deel het beheer van chatbots met je teamleden om samen te werken aan het beheren van je AI-assistent. Teamleden kunnen helpen bij het monitoren van gesprekken, het toevoegen van trainingsgegevens en het verbeteren van antwoorden.
Voordat je begint
Je teamleden moeten een ChatLab-account hebben om toegang te krijgen tot gedeelde chatbots. Ze kunnen zich registreren voor een gratis account op app.chatlab.com.
Een uitnodiging versturen
Stap 1: Open het tabblad Team
Selecteer je chatbot in het hoofddashboard en klik vervolgens op het tabblad Team in de navigatie.
Stap 2: Klik op Invite Team Member
Klik op de knop Invite Team Member (Teamlid uitnodigen) om het uitnodigingsvenster te openen.
Stap 3: Voer gegevens in en verzend
- Voer het e-mailadres van het teamlid in
- Selecteer het toegangsniveau (Limited (Beperkt) of Full (Volledig))
- Klik op Invite (Uitnodigen)
Stap 4: Uitstaande uitnodigingen volgen
Na het verzenden verschijnt de uitnodiging in je tabblad Team met de status PENDING (In behandeling). De uitnodiging blijft in behandeling totdat het teamlid deze accepteert.
Een uitnodiging accepteren
Wanneer iemand je uitnodigt voor diens chatbot, zie je na het inloggen een uitnodigingsbanner bovenaan je dashboard.
Klik op Accept (Accepteren) om toegang te krijgen tot de gedeelde chatbot, of op Reject (Weigeren) om af te wijzen.
Gedeelde chatbots bekijken
Na het accepteren van een uitnodiging verschijnt de gedeelde chatbot in een nieuw gedeelte Chatbots shared with me (Met mij gedeelde chatbots) op je dashboard. Gedeelde chatbots hebben een SHARED-badge om ze te onderscheiden van je eigen chatbots.
Toegangsniveaus uitgelegd
Limited access (Beperkte toegang)
Met beperkte toegang kunnen teamleden:
- Chatbot-informatie en -instellingen bekijken (alleen-lezen)
- Chatlogs openen en bekijken
- Trainingsgegevens toevoegen en het model trainen
- Correcties toevoegen om antwoorden te verbeteren
- Analyses en leads bekijken
Ze kunnen geen chatbot-instellingen bewerken of de chatbot verwijderen.
Full access (Volledige toegang)
Volledige toegang voegt configuratierechten toe aan de beperkte toegang:
- Alles wat is inbegrepen bij beperkte toegang
- Alle instellingen van de chatbot wijzigen
- Uiterlijk en gedrag aanpassen
Volledige toegang draagt het eigendom of de factureringsverantwoordelijkheid niet over. Alleen de eigenaar beheert het team van de bot en verwijdert de chatbot.
Teamleden beheren
Vanuit het tabblad Team kun je:
- Alle teamleden bekijken en hun toegangsniveaus inzien
- Toegangsniveaus wijzigen voor bestaande leden
- Teamleden verwijderen om hun toegang in te trekken
Gebruikersbeheer voor agency portals
Als je een agency portal (White Label) beheert, kun je gebruikersaccounts voor je portal rechtstreeks aanmaken en beheren vanuit het gedeelte Admin. Dit geeft je volledige controle over wie toegang heeft tot jouw merkplatform.
Een portalgebruiker aanmaken
- Navigeer in het hoofdmenu naar Admin > Users Administration (Gebruikersbeheer)
- Klik op de knop Create User (Gebruiker aanmaken) in de rechterbovenhoek
- Voer het e-mailadres van de nieuwe gebruiker in
- Stel eventueel een wachtwoord in - laat het wachtwoordveld leeg om automatisch een veilig wachtwoord te genereren
- Klik op Create (Aanmaken)
Nadat de gebruiker is aangemaakt, toont een bevestigingsscherm het e-mailadres en wachtwoord met knoppen om naar het klembord te kopiëren naast elk veld. Je kunt op het klembordicoon klikken om een waarde snel te kopiëren.
Een uitnodigingsmail verzenden
Klik in het bevestigingsscherm van de aangemaakte gebruiker op Edit & Send Invitation (Uitnodiging bewerken & verzenden) om de editor voor de uitnodigingsmail te openen. De e-mail is vooraf ingevuld met een sjabloon dat de inloggegevens van de gebruiker en de inlog-URL van je portal bevat.
Je kunt de uitnodiging aanpassen voordat je deze verzendt:
- Subject (Onderwerp) - Bewerk de onderwerpregel van de e-mail
- Message (Bericht) - Pas de volledige hoofdtekst van de e-mail aan, inclusief de welkomsttekst, inloggegevens en inloglink
Klik op Send (Verzenden) om de uitnodigingsmail naar de nieuwe gebruiker te sturen. De e-mail wordt verzonden via de SMTP-instellingen van je portal, dus deze is afkomstig van je eigen domein.
Zelfregistratie uitschakelen
Standaard kan iedereen zich registreren voor een account op je agency portal. Als je wilt bepalen wie er lid wordt, kun je zelfregistratie uitschakelen, zodat alleen gebruikers die je handmatig aanmaakt toegang hebben tot de portal.
- Navigeer naar Account Settings > Custom User Portal (Aangepaste gebruikersportal)
- Zoek de schakelaar Allow Self-Registration (Zelfregistratie toestaan)
- Schakel deze optie uit om te voorkomen dat nieuwe gebruikers zich zelfstandig registreren
Wanneer zelfregistratie is uitgeschakeld, is de link "Sign up" verborgen op de inlogpagina en leidt de registratiepagina om naar het inlogscherm. Nieuwe gebruikers kunnen alleen door jou worden aangemaakt via het gedeelte Admin > Users.
Waarom chatbotbeheer delen?
Betere samenwerking - Meerdere teamleden kunnen hun expertise inbrengen, wat zorgt voor uitgebreide en accurate antwoorden.
Continue verbetering - Doordat meerdere beheerders de gesprekken monitoren, groeit je chatbot mee met de behoeften van je bedrijf.
Werklastverdeling - Verdeel beheertaken om overbelasting te voorkomen en ervoor te zorgen dat de chatbot altijd goed onderhouden blijft, vooral tijdens piekuren.