Contactformulier voor menselijke ondersteuning

Het Human Support Contact Form biedt je websitebezoekers een manier om direct vanuit de chatwidget contact op te nemen met je supportteam. Wanneer een bezoeker het formulier verstuurt, wordt er een e-mail met hun bericht en (optioneel) het gesprekstranscript naar je support-e-mailadres gestuurd.

Waar vind je de instellingen

Selecteer je chatbot en ga vervolgens naar Settings > Human Contact Form (Instellingen > Contactformulier voor menselijke ondersteuning).

Het contactformulier inschakelen

Schakel Allow users to contact human support via contact form in chatbot (Gebruikers toestaan contact op te nemen met menselijke ondersteuning via contactformulier in chatbot) in bovenaan de pagina. Zodra dit is ingeschakeld, verschijnen er twee subtabbladen hieronder: Behavior and form settings (Gedrag en formulierinstellingen) en Notification template (Meldingssjabloon).

Gedrag en formulierinstellingen

Dit is het eerste subtabblad. Hiermee bepaal je welk formulier bezoekers te zien krijgen en de begeleidende tekst eromheen.

Kies het formulier dat aan de bezoeker wordt getoond

Gebruik bovenaan het tabblad het dropdownmenu Form shown to the visitor (Formulier getoond aan de bezoeker) om te bepalen wat bezoekers invullen:

• Built-in form (email, message) (Ingebouwd formulier (e-mail, bericht)) - het standaardformulier met een e-mailveld en een berichtveld. Gebruik de onderstaande instellingen om de placeholders en berichten aan te passen.
• Custom form (Aangepast formulier) - een formulier dat je hebt ontworpen onder Settings > Forms (Instellingen > Formulieren). Alleen formulieren met een Email-veld (E-mail) worden weergegeven. Het eerste Email-veld identificeert de afzender en het eerste Long answer-veld (Lang antwoord) levert het bericht. Zie Aangepaste formulieren voor informatie over het maken hiervan.

Instellingen voor het ingebouwde formulier

Wanneer het ingebouwde formulier is geselecteerd, configureer je het volgende:

• Message encouraging user to contact with human customer support (Bericht dat de gebruiker aanmoedigt contact op te nemen met menselijke klantenservice) - de tekst die bovenaan het contactformulier wordt weergegeven. Ondersteunt markdown voor links.
• Email field placeholder (Placeholder voor e-mailveld) - placeholdertekst die wordt weergegeven in het e-mailinvoerveld (bijv. "Je e-mailadres").
• Message field placeholder (Placeholder voor berichtveld) - placeholdertekst die wordt weergegeven in het tekstvak voor berichten (bijv. "Omschrijf je probleem of vraag...").
• Human support email (E-mailadres voor menselijke ondersteuning) - het adres waar formulierinzendingen naartoe worden gestuurd. Je kunt meerdere e-mailadressen invoeren, gescheiden door komma's.
• "Thank you" message after submitting the form ("Bedankt"-bericht na het verzenden van het formulier) - het bevestigingsbericht dat wordt weergegeven nadat de bezoeker het formulier heeft verstuurd. Ondersteunt markdown.
• Include conversation in email notification (Gesprek toevoegen aan e-mailmelding) - wanneer ingeschakeld, wordt het volledige gesprekstranscript opgenomen in de e-mail die naar je supportadres wordt gestuurd.

Meldingssjabloon

Klik op het subtabblad Notification template om de e-mail aan te passen die je supportteam ontvangt wanneer een bezoeker het formulier verstuurt.

• Email Subject Template (Sjabloon voor e-mailonderwerp) - de onderwerpregel van de meldingsmail.
• Email message content format (Indeling van inhoud e-mailbericht) - de hoofdtekst van de meldingsmail.

Boven de velden staat een rij met Available placeholders (Beschikbare placeholders). Dit zijn aanklikbare chips - klik op een chip om de bijbehorende placeholder op de cursorpositie in het onderwerp of de berichttekst in te voegen, zodat je het token niet exact hoeft over te typen:

• ##USER_EMAIL## - het e-mailadres van de bezoeker
• ##USER_MESSAGE## - het bericht dat de bezoeker heeft getypt
• ##BOT_NAME## - de naam van de chatbot
• ##BOT_BRAND_NAME## - je merknaam (bijv. "ChatLab")
• ##CONVERSATION_LINK## - een directe link naar het gesprek in je gespreksgeschiedenis

Wanneer het formulier aan bezoekers wordt getoond

Het contactformulier kan op drie manieren in de chatwidget verschijnen:

1. Vanuit de chatheader - wanneer het contactformulier is ingeschakeld, kunnen bezoekers het op elk gewenst moment openen via de header van de widget. Bij de lay-out Separate icons (Aparte iconen) is dit een envelopicoon; bij de lay-out Menu (dropdown) is het een optie in het headermenu. De lay-out stel je in via Settings > Appearance > Header Actions (Instellingen > Vormgeving > Headeracties). Als het Special Welcome Screen (Speciaal welkomstscherm) is ingeschakeld, bepaalt de optie Hide Human Contact Form (Contactformulier voor menselijke ondersteuning verbergen) of het formulier bereikbaar is vóór het eerste bericht van de bezoeker.

2. AI-gestuurde trigger - de chatbot detecteert automatisch wanneer een bezoeker menselijke hulp nodig heeft (bijvoorbeeld wanneer deze een vraag niet kan beantwoorden of wanneer de bezoeker er expliciet om vraagt) en toont het formulier. Dit configureer je in Settings > Actions (Instellingen > Acties).

3. Na X berichten - het formulier verschijnt automatisch na een ingesteld aantal berichten in het gesprek. Dit configureer je eveneens in Settings > Actions.

AI-gestuurde acties voor menselijke ondersteuning

Om automatische triggers te configureren, ga je naar Settings > Actions en filter je op Human Support (Menselijke ondersteuning).

• AI Driven human contact form (AI-gestuurd contactformulier voor menselijke ondersteuning) - gebruikt AI om te detecteren wanneer de bezoeker menselijke assistentie nodig heeft en stelt automatisch het contactformulier voor. Het formulier verschijnt ook wanneer de bezoeker expliciet vraagt om met een persoon te spreken.
• Human contact form after X messages (Contactformulier voor menselijke ondersteuning na X berichten) - toont automatisch het contactformulier na een opgegeven aantal berichten in het gesprek.

Hoe het formulier eruitziet voor bezoekers

Wanneer het contactformulier wordt geactiveerd, zien bezoekers een formulier in de chatwidget met een e-mailveld, een berichtveld en een OK-knop. Als toestemming voor het privacybeleid vereist is, verschijnt er een selectievakje boven het e-mailveld.

Bekijk de statische schermafbeelding

Toestemming voor privacybeleid

Je kunt bezoekers verplichten akkoord te gaan met een privacybeleid voordat ze het contactformulier versturen. Dit configureer je afzonderlijk in Settings > Consent & Privacy (Instellingen > Toestemming en privacy) - schakel Require Privacy Policy consent for human support (Toestemming voor privacybeleid vereisen voor menselijke ondersteuning) in en pas het toestemmingslabel aan met een link naar je beleid.

Gerelateerde artikelen

Wacht op Saved (Opgeslagen) en test het formulier vervolgens in Overview (Overzicht) met een e-mailadres waar je zelf toegang toe hebt. Verzend een proefaanvraag, controleer het bedankbericht en verifieer dat de geconfigureerde supportmailbox deze ontvangt. Een aangepast formulier gebruikt zijn eigen velden en labels; houd de supportontvanger en meldingsinstellingen hier geconfigureerd.

• Aangepaste formulieren - ontwerp je eigen formuliervelden om te gebruiken voor menselijke ondersteuning
• Live Chat - realtime gesprekken met menselijke operators
• Leadverzameling - automatisch contactgegevens van bezoekers vastleggen