Aangepaste formulieren

Met aangepaste formulieren kun je je eigen formulieren met meerdere stappen bouwen en deze gebruiken in plaats van de ingebouwde Lead Collection of het Human Contact Form. Je kiest zelf de velden, het bedankbericht en de verzendknop, en koppelt het formulier vervolgens aan het onderdeel waar je het wilt tonen.

Waar vind je formulieren?

Selecteer je chatbot en ga naar Settings > Forms (Instellingen > Formulieren). Op deze pagina staan je opgeslagen aangepaste formulieren. Als je er nog geen hebt gemaakt, zie je "No custom forms yet" met de knop Create your first form (Maak je eerste formulier). Aangepaste formulieren zijn beschikbaar als premiumfunctie - er verschijnt een upgrademelding als je abonnement hier niet in voorziet.

Een formulier maken

Klik op New form (Nieuw formulier) of op Create your first form als de lijst nog leeg is om de formulierbouwer te openen.

Het formulier bouwen

De builder bevat alles wat je nodig hebt om het formulier op één scherm te ontwerpen, met aan de rechterkant een live voorvertoning. Voor een pizzeria kun je bijvoorbeeld in de eerste stap contactgegevens verzamelen en in de tweede stap bestelvoorkeuren.

• Form name (Formuliernaam) - een interne naam zodat je het formulier later herkent in keuzemenu's.
• Thank-you message (Bedankbericht) - de bevestigingstekst die wordt getoond nadat een bezoeker het formulier heeft verzonden.
• Submit button (Verzendknop) - stel de knoptekst in, kies een optioneel pictogram en bepaal de kleur.
• Tabbladen Build (Bouwen) en Custom CSS - bouw de velden visueel op of schakel over naar Custom CSS om je eigen stijlen toe te passen.

Velden toevoegen

Geef de stap op het tabblad Build desgewenst een titel en klik vervolgens op een knop voor een veldtype om dat veld toe te voegen. Een formulier ondersteunt maximaal 10 stappen, in totaal 50 velden en 3 File upload-velden. Keuzevelden ondersteunen elk maximaal 100 opties.

• Name - een veld van één regel voor de naam van de bezoeker.
• Email - vraagt om een e-mailadres, gevalideerd als geldig e-mailadres.
• Phone number - vraagt om een telefoonnummer.
• Date - een datumkiezer.
• Time - een tijdkiezer.
• File upload - laat de bezoeker een bestand bijvoegen en uploaden (zie hieronder).
• Short answer - een tekstveld van één regel voor een kort antwoord.
• Long answer - een groter veld met meerdere regels voor langere antwoorden.
• Checkbox - één enkel selectievakje, bijvoorbeeld om akkoord te gaan met de voorwaarden.
• Dropdown - een keuzemenu waarin de bezoeker één optie uit een lijst selecteert.
• Single choice - een reeks opties waarbij de bezoeker er precies één kiest.
• Multiple choice - een reeks opties waarbij de bezoeker er meerdere tegelijk kan aanvinken.

Elk veld heeft een Label (wat de bezoeker ziet) en een Name (de interne sleutel die wordt gebruikt in exports en meldingen). Je kunt een veld instellen als Required (Verplicht), de Width (Breedte) aanpassen zodat velden naast elkaar staan, en velden verslepen om de volgorde te wijzigen. Bij de velden Dropdown, Single choice en Multiple choice voer je ook een lijst met opties in, één per regel.

Stappen toevoegen

Bij langere formulieren kun je de velden beter over stappen verdelen in plaats van alles op één lang scherm te plaatsen. Klik op Add step (Stap toevoegen) en voeg vervolgens velden toe aan die stap. Door te slepen pas je de volgorde van de velden binnen een stap aan. Elke stap is een aparte kaart met een optionele titel.

Bezoekers zien elke stap als een apart scherm in de chat en navigeren hiertussen met de knoppen Next (Volgende) en Previous (Vorige), die automatisch verschijnen zodra een formulier uit meer dan één stap bestaat. Bij een formulier met meerdere stappen kun je in de builder ook de tekst, het pictogram en de kleur van de knoppen Next en Previous aanpassen.

Geef elke stap een korte, actiegerichte titel (bijvoorbeeld "Jouw gegevens" en daarna "Jouw aanvraag"), zodat bezoekers altijd weten waar ze zich in het formulier bevinden.

Velden voor bestandsuploads

Met een File upload-veld kan een bezoeker een bestand meesturen met de inzending. Voor elk bestandsveld kun je het volgende instellen:

• Accepted extensions - een door komma's gescheiden lijst, bijvoorbeeld pdf, png, jpg. Alleen bestanden met deze extensies zijn toegestaan.
• Max size - de maximale bestandsgrootte in MB, tot maximaal 10 MB.

Uploads worden bij het verzenden gecontroleerd: de extensie moet in je lijst met toegestane extensies staan, het bestand mag de maximale grootte niet overschrijden en de daadwerkelijke inhoud moet overeenkomen met het opgegeven bestandstype.

Live voorvertoning

Het paneel Live preview (Live voorvertoning) aan de rechterkant toont het formulier precies zoals bezoekers het te zien krijgen. Dit wordt direct bijgewerkt wanneer je velden toevoegt, stappen toevoegt of de vormgeving aanpast.

Klik op Save (Opslaan) wanneer het formulier klaar is. Het formulier verschijnt nu in je overzicht onder Settings > Forms.

Een aangepast formulier gebruiken

Een opgeslagen aangepast formulier wordt niet automatisch aan bezoekers getoond. Koppel het aan een onderdeel:

• Settings > Lead Collection - open het keuzemenu Form shown to the visitor (Formulier dat aan de bezoeker wordt getoond) en selecteer je aangepaste formulier in plaats van het ingebouwde formulier.
• Settings > Human Contact Form - open het keuzemenu Form shown to the visitor en selecteer je aangepaste formulier in plaats van het ingebouwde formulier.

De bezoeker ziet vervolgens jouw aangepaste formulier zodra dat onderdeel wordt geactiveerd.

Schakel het gekozen onderdeel eerst in. Lead Collection toont formulieren die een Name-veld en een veld voor Email of Phone number bevatten. Human Contact Form toont formulieren die een Email-veld bevatten; het eerste Long answer-veld levert het supportbericht aan. Zie Leadverzameling en Contactformulier voor menselijke ondersteuning voor triggers en meldingsinstellingen.

Je kunt een formulier ook zelfstandig aanbieden via Settings > Actions > Add action for custom form. Configureer wanneer de AI dit formulier moet tonen; alleen het opslaan van een formulier activeert nog geen actie.

Hoe het eruitziet voor de bezoeker

Het formulier verschijnt in het chatvenster. De animatie toont een tafelaanvraag met contactgegevens gevolgd door aanvraagvoorkeuren. De statische screenshots hieronder tonen een aparte pizzabestelling: de bezoeker vult eerst Your details (Je gegevens) in en gaat vervolgens naar de volgende stap.

Bekijk de statische schermafbeelding

Stap 2, Order preferences (Bestelvoorkeuren), toont een vervolgkeuzemenu Preferred pizza (Voorkeurspizza) en Additional notes (Aanvullende opmerkingen). De bezoeker kan teruggaan met Back (Terug) of verzenden met Send request (Aanvraag versturen). Dit zijn de knoplabels die voor dit voorbeeld zijn geconfigureerd; jouw formulier gebruikt de labels die je kiest in de builder. Na het verzenden verschijnt het geconfigureerde bedankbericht in de chat. Dit voorbeeld bevat geen veld voor bestandsuploads.

Bekijk de statische schermafbeelding

Inzendingen bekijken op het tabblad Leads

Wanneer een bezoeker een aangepast formulier verzendt dat is gekoppeld aan Lead Collection of het Human Contact Form, wordt de inzending opgeslagen als een lead. Open het tabblad Leads van de bot om deze te bekijken.

Naast de standaardgegevens Name, Email, Phone, Collected date en Entry point toont de kolom Form data de volledige inzending: het label van elk veld gevolgd door de waarde die de bezoeker heeft ingevoerd, met één regel per veld. Bij een File upload-veld wordt de naam van het geüploade bestand getoond; zowel de e-mailnotificatie van de lead als de CSV-export (via de knop Export op het tabblad Leads) bevat een downloadlink naar het bestand zelf.

Vanuit elke lead kun je ook doorklikken naar de volledige Conversation (Gesprek) om de chat rondom de inzending te bekijken.

Test de geselecteerde trigger in Overview (Overzicht), doorloop alle stappen en verzend het formulier. Controleer het bedankbericht en ga na of de inzending goed is opgeslagen. Test de ontvangst van notificaties met een e-mailadres waar je zelf toegang toe hebt als meldingen zijn ingeschakeld. Formulieren die als losse actie zijn ingesteld, worden geregistreerd in het gesprek; ga er niet van uit dat elke losse inzending automatisch een lead aanmaakt.

Gerelateerde artikelen

• Leadverzameling
• Contactformulier voor menselijke ondersteuning
• AI Actions