Inbox

Innboksen gjør enhver henvendelse som krever et menneske om til en sak: e-poster som når postkassen din, innsendinger fra kontaktskjema, innsamlede leads, live chatter som ingen tok, live chatter som pågår akkurat nå, og samtaler teamet ditt bestemmer seg for å følge opp. Hver sak har en kode, en status, en tildelt person og full historikk, slik at en henvendelse ikke stille blir borte i noens personlige innboks.

Innboksen, AI-utkast og AI-tekstverktøyene er tilgjengelige på alle abonnementer, inkludert gratisabonnementet. Den eneste delen som avhenger av abonnementet ditt, er antallet postkasser du kan koble til.

Hvor du finner Innboksen

Velg chatboten din og åpne fanen Inbox (innboks), ved siden av Chatlogs (samtalelogger). Tallet på fanen teller sakene som trenger deg: nye saker pluss saker som venter på svar og er tildelt deg.

Skjermen har tre kolonner:

• Venstre - pågående live chatter, visninger, filtre og sakslisten
• Midten - den valgte saken: toppteksten, historikken og svarfeltet
• Høyre - hvem kunden er, saksdetaljer (inkludert Customer language (kundens språk)), e-postene i saken, kundens tidligere saker og dine interne notater; for saker som kom fra chat-widgeten, viser en Conversation-fane (samtale) utskriften av samtalen

Hver sak har en kode som TES-12: et prefiks pluss et tall. Prefikset lages av de første bokstavene i chatbotens navn og kan endres i Inbox settings. Koden vises i listen, i varsler og i emnefeltet på e-poster du sender, slik at en kunde som svarer på en saks-e-post havner i samme sak.

Hvor saker kommer fra

De fleste saker oppretter du aldri manuelt. En sak åpnes automatisk når:

1. En e-post ankommer den tilkoblede postkassen din. Se Koble til postkassen din.
2. En besøkende sender inn kontaktskjemaet i chat-widgeten. Se Kontaktskjema for menneskelig kundestøtte. Du kan slå dette av i Settings > Human Contact Form med Create a ticket in the Inbox for every contact form.
3. Et lead samles inn, hvis bryteren beskrevet i Åpne en sak for hvert lead er slått på.
4. En live chat blir ubesvart - den besøkende ba om et menneske, og ingen operatør ble med i tide.
5. En live chat pågår - den vises i delen Live now (direkte nå) og blir en egen sak. Se Live chatter i Innboksen.
6. Teamet ditt starter den fra Chat Logs - med Create ticket (opprett sak), Join conversation (bli med i samtale) eller Write to the visitor (skriv til den besøkende). Se Start en sak fra Chat Logs.

Én samtale har én sak. Når noe nytt skjer i en samtale som allerede har en sak, legges det til i den saken, og en lukket sak gjenåpnes. For e-post vil et svar i samme e-posttråd, eller en e-post med sakskoden i emnet, alltid havne i sin respektive sak. En ny e-post fra en avsender som allerede har en åpen sak, legges til i den saken; ellers åpnes en ny. Automatiske svar, som fraværsmeldinger, åpner ikke saker.

Sakstitler. For saker fra chat-widgeten skriver ChatLab en tittel på én setning som oppsummerer samtalen, merket med en liten AI-etikett, og oppdaterer den etter hvert som samtalen skrider frem. Titler skrives på teamets språk. En tittel du skriver selv, og emnefeltet i en e-post overskrives aldri. AI-titler bruker ikke meldingskreditter.

Kundens språk. ChatLab gjenkjenner også språket kunden skriver på - det språket de bruker mest, eller det nye språket hvis de tydelig har byttet. Det vises i saksdetaljene med et flagg, på engelsk og på språkets eget navn (for eksempel Polish · Polski), og svarfeltet bruker det til å foreslå oversettelse av svaret ditt. Å oppdage språket bruker ikke meldingskreditter.

Prioritet og etiketter for nye e-poster. Hver nye e-post får en AI-prioritet (Urgent (haster), High (høy), Normal (normal) eller Low (lav), med en begrunnelse på én linje i tråden) og etikettene med beskrivelser som passer, se Etiketter. Tydelig søppelpost kan lukkes automatisk, se Inbox settings. Dette bruker heller ikke meldingskreditter.

Live chatter i Innboksen

Når en besøkende ber om et menneske, dukker live chatten opp i Live now-delen øverst i venstre kolonne. Hvert kort viser den besøkendes spørsmål, hvor lenge chatten har pågått, og så lenge ingen har svart ennå, en stolpe som fylles opp mot tidspunktet chatten regnes som tapt. Pick up (besvar) gjør at du blir med i chatten, og når noen svarer, viser kortet With (med) og operatørens navn. Når ingen chat pågår, krymper delen til én linje med antall besøkende på nettstedet ditt akkurat nå.

Å svare på en live chat skjer i sakstråden: det du skriver går rett inn i den besøkendes chat-vindu, og End live chat (avslutt live chat) i sakstoppen avslutter den. Trinn-for-trinn-veiledningen for operatører finnes i Håndtere innkommende live chat-samtaler, og hvordan du aktiverer og konfigurerer live chat finnes i Live Chat.

Finn saken du trenger

Venstre kolonne starter med fem visninger, hver med sin egen teller:

• All (alle) - hver åpne sak for denne chatboten
• Unassigned (ikke tildelt) - åpne saker ingen har tatt ennå
• Mine (mine) - åpne saker tildelt deg
• Snoozed (utsatt) - saker lagt til side frem til et tidspunkt du har valgt, se Utsett en sak
• Closed (lukket) - saker som er fullført

Under visningene finnes søkefeltet, som søker i sakstittelen og den siste meldingen, og tre runde knapper: trakten viser flere filtre, pilene oppdaterer listen og tannhjulet åpner Inbox settings. Oppdatering sjekker også den tilkoblede postkassen din for nye e-poster, slik at du slipper å vente på neste automatiske sjekk.

Hver rad viser sakskoden, innsenderen, et ikon for kanalen saken kom fra (konvolutt for kontaktskjema, @ for e-post, hodesett for live chat, kort for lead, blyant for en sak åpnet av teamet ditt), tittelen, den siste meldingen, hvor lenge siden noe skjedde, den tildelte personen og statusen. En liten blyant ved siden av kanalikonet betyr at noen har et usendt svarutkast i den saken.

Klikk på trakten for å filtrere etter dato for siste aktivitet, etter status, etter kanal, etter tildelt person, etter prioritet og etter etikett. Hvis du klikker på en etikett i en hvilken som helst sak, filtreres listen også til denne etiketten.

Arbeid med flere saker samtidig. Pek på en rad og merk av i avmerkingsboksen; så snart én rad er merket av, viser hver rad en avmerkingsboks. Linjen Selected: N (valgt: N) over listen lar deg velge Close (lukk) for de valgte sakene, Assign to... (tildel til...) et teammedlem, merke dem som Spam (søppelpost) eller Clear (tøm) for å fjerne utvalget.

Tastatur. Trykk j eller pil ned for neste sak og k eller pil opp for forrige sak, så lenge du ikke skriver i et tekstfelt. Escape tømmer utvalget.

Arbeid med en sak

Klikk på en sak for å åpne den. Den øverste linjen i toppteksten viser sakskoden, statusen, kanalen, etikettene og + Add label (legg til etikett) (+ Label så snart saken har en); under den ligger tittelen og kontrollraden.

• Priority (prioritet) - Urgent, High, Normal eller Low. Nye e-poster får dette tildelt fra AI, merket AI; velg en annen for å overstyre den.
• Status - bytt sakens status manuelt mellom New (ny), Waiting for us (venter på oss), Waiting for customer (venter på kunde) og Closed. Du trenger sjelden å gjøre dette: å svare setter den til Waiting for customer, og en melding fra kunden setter den til Waiting for us.
• Assignee (tildelt person) - velg et hvilket som helst teammedlem med tilgang til denne chatboten, eller klikk på Assign to me (tildel til meg) for å ta saken selv. Den nye tildelte personen blir varslet.
• Snooze (utsett) - legg saken til side frem til et forhåndsinnstilt tidspunkt eller en dato du velger. Den flyttes til Snoozed-visningen og kommer automatisk tilbake til innboksen på det tidspunktet, eller tidligere hvis kunden skriver. Back to the Inbox now (tilbake til innboksen nå) vekker den manuelt.
• Close - merk saken som fullført og åpne neste sak i listen, slik at du kan jobbe deg gjennom køen uten å gå tilbake til den. Den lukkede saken får alternativet Reopen (gjenåpne), og den gjenåpnes også automatisk når kunden skriver igjen eller du sender et nytt svar.

Til høyre i sakstoppen ser du om kunden er på nettstedet ditt akkurat nå (Online in the chat widget (pålogget i chat-widgeten)) eller når de sist ble sett. Dette forteller deg om et svar vil nå dem i chat-vinduet eller via e-post.

...-knappen åpner saksmenyen:

• Add customer message (legg til kundemelding) - lim inn noe kunden sendte deg utenfor Innboksen, for eksempel et svar som kom inn i en personlig e-postkasse. Det lagres som en kundemelding og merkes som lagt til manuelt.
• Merge into... (slå sammen med...) - når samme kunde har åpnet to saker om samme emne. Dialogen foreslår andre saker fra samme innsender, eller du kan skrive inn et saksnummer (sifrene etter bindestreken) og klikke på Find (finn). Etter Merge (slå sammen) flyttes meldingene og e-postene fra denne saken over til den andre saken, som du fortsetter å jobbe med, og som får oppføringen Merged from (slått sammen fra). Denne saken lukkes med oppføringen Merged into (slått sammen med).
• Spam - lukker saken og blokkerer avsenderens e-postadresse, slik at fremtidige e-poster fra vedkommende ikke oppretter eller gjenåpner saker.
• Blocked senders (blokkerte avsendere) - listen over blokkerte adresser, hver med Unblock (opphev blokkering).
• Delete ticket (slett sak) - fjerner saken med alle meldinger, notater og vedlegg etter en bekreftelse. Bare chatboteieren kan slette saker. Selve e-postene forblir i postkassen din.

Les sakshistorikken

Midtkolonnen viser alt som har skjedd i saken, med det eldste først:

• Kundemeldinger til venstre, dine svar til høyre med navnet på personen som sendte dem og en merknad som viser hvordan de ble levert (for eksempel Sent by e-mail (sendt med e-post)).
• E-poster vises slik kunden sendte dem, med formatering og bilder. Show as text (vis som tekst) bytter en melding til ren tekst, og Cc (kopi) under avsenderen viser hvem andre som mottok den. Vedlegg vises som brikker under meldingen; klikk på en for å laste den ned. E-postene i en sak er også oppført i panelet til høyre sammen med vedleggene sine.
• Translate (oversett) under en kundemelding oversetter den til teamets språk, se Les meldinger på ditt språk.
• Interne notater på guloransje bakgrunn. Kunden ser aldri disse.
• Hendelser som grå linjer: statusendringer, tildelinger, live chatter startet og avsluttet, sammenslåinger og videresendinger.
• Samtale med chatboten før denne saken - for saker fra chat-widgeten, en sammenklappet blokk øverst med det den besøkende diskuterte med chatboten før de ba om hjelp. Klikk på den for å utvide.
• Chatbot besvarte i mellomtiden - når kunden fortsetter å spørre chatboten mens saken venter på deg, legges chatbotens svar til i tråden, slik at du ikke svarer på samme spørsmål to ganger.

Videresend en melding. Klikk på Forward (videresend) under en melding, fyll ut To (til), eventuelt Cc og et notat til mottakeren, og klikk på Forward. Meldingen sendes ut fra den tilkoblede postkassen din sammen med den opprinnelige teksten og vedleggene, og hendelsen Forwarded to (videresendt til) vises i tråden. Videresending krever en tilkoblet postkasse.

Les meldinger på ditt språk

Klikk på Translate under en kundemelding (et lite lasteikon vises mens den arbeider). Oversettelsen erstatter meldingen på stedet: en e-post beholder oppsettet, bildene og lenkene, bare teksten endres, og en vanlig melding beholder klikkbare lenker og e-postadresser, der lange adresser forkortes. En linje over meldingen sier Translated into (oversatt til) teamets språk, med Show original (vis original) for å bytte tilbake og Show translation (vis oversettelse) for å returnere.

En melding du har oversatt én gang, forblir oversatt for hele teamet, og neste gang noen åpner saken, vises den på språket ditt med en gang. Språket er Language of your team (teamets språk) fra Inbox settings. Hver oversettelse bruker meldingskreditter én gang, det samme som ett chatbotsvar på oversettelsesmodellen; en lang e-post oversettes i deler, der hver del koster én gangs bruk.

Svar kunden

Svarfeltet nederst i saken har to faner, Reply (svar) og Note (notat).

1. Bli stående på fanen Reply og skriv svaret ditt. Klikk på Aa for å vise formateringsknappene: fet skrift, kursiv, punktlister og nummererte lister, lenke og fjern formatering (Ctrl/Cmd + B, I og K fungerer uansett). Knappene forblir synlige eller skjulte slik du forlot dem. Innlimt tekst ankommer alltid som ren tekst.
2. Sjekk hvor svaret sendes. Brikkene nederst viser kanalen: E-mail sender det til innsenderens adresse, Chat message (chat-melding) sender det til chat-vinduet deres. Saker fra chat-widgeten med en kjent e-postadresse tilbyr begge deler. Linjen under teksten forklarer situasjonen med ord, for eksempel at kunden har chat-vinduet åpent, eller at de dro for en time siden.
3. Klikk eventuelt på Cc for å sette andre adresser på kopi (opptil 10, atskilt med komma). Den er forhåndsutfylt fra kundens siste e-post og fungerer kun med en tilkoblet postkasse.
4. Klikk eventuelt på bindersikonet for å legge ved filer. En sak kan inneholde opptil 10 MB med vedlegg, og sending av filer via e-post krever en tilkoblet postkasse.
5. Klikk på Send to customer (send til kunde), eller trykk Ctrl/Cmd + Enter.

Hvordan svaret formidles:

• Med e-post - fra den tilkoblede postkassen din, i samme e-posttråd. Uten en tilkoblet postkasse sender ChatLab det fra en no-reply-adresse, og kundens svar går til adressen som er angitt som Customer replies go to (kundesvar går til) i Inbox-innstillingene i stedet for tilbake til Innboksen.
• Til chat-vinduet, kunden er på nettstedet ditt - svaret vises umiddelbart og åpner en live chat: chatboten blir stille og dere snakker sammen direkte. Dette fungerer selv om live chat er slått av for besøkende i Settings > Live Chat - den innstillingen styrer bare om besøkende kan be om et menneske. Meldingene dine i chat-vinduet bærer navnet ditt, slik at kunden alltid vet at et menneske skriver. Mens live chatten pågår, holder hvert svar du sender den åpen; den avsluttes etter 10 minutter uten meldinger fra noen av sidene.
• Til chat-vinduet, kunden har forlatt nettstedet - når kunden dro uten e-postadresse eller telefonnummer, blir send-knappen til Leave message (legg igjen melding). Meldingen venter i chat-vinduet deres, merket med navnet ditt, og vises hvis de kommer tilbake før samtalen utløper. Tråden forteller deg deretter statusen: Waiting in the chat window, not shown yet (venter i chat-vinduet, ikke vist ennå), Shown in the chat window (vist i chat-vinduet) med tidspunktet, eller The conversation expired before the customer came back, not shown (samtalen utløp før kunden kom tilbake, ikke vist).

Hvis kunden ikke la igjen noen e-postadresse og samtalen deres er utløpt, forteller svarfeltet deg at det ikke er mulig å nå dem, i stedet for å la deg sende ut i intet.

Usendte utkast beholdes. Det du skriver lagres automatisk annethvert sekund, slik at du kan lukke saken, laste inn siden på nytt eller bytte enhet og fortsette senere. Sakslisten merker saker med usendte utkast med en blyant, og teammedlemmer som åpner saken ser Draft by (utkast av) med navnet ditt. Discard (forkast) sletter utkastet sammen med de ventende vedleggene.

Daglig sendegrense. Med en tilkoblet postkasse viser slutten av verktøylinjen Sent today N of M (sendt i dag N av M): hvor mange e-poster postkassen har sendt i dag av den daglige grensen. Når grensen er nådd, stopper sending via e-post frem til neste dag.

Utarbeid et svar med AI

1. Du kan eventuelt skrive en kort instruksjon i feltet over svaret, for eksempel "bekreft datoendringen og oppgi gebyret". La det stå tomt for et vanlig svar.
2. Velg språket for utkastet ved siden av in. Det starter med språket kunden skriver på.
3. Klikk på Draft reply (Utarbeid svar). Utkastet vises i svarsfeltet, merket AI draft, edit before sending (AI-utkast, rediger før sending). Det bygges fra saken, samtalen og kunnskapen til chatboten din.
4. Rediger det og send det selv. Draft again (Utarbeid på nytt) skriver en ny versjon.

Ingenting skrevet av AI sendes noen gang automatisk. Hvert utkast bruker meldingskreditter, det samme som ett chatbotsvar på modellen valgt i Inbox settings (Innboksinnstillinger), se Hva er en meldingskreditt.

Improve (Forbedre) omskriver teksten du allerede har: Rephrase (Omformuler), More formal (Mer formell), More friendly (Mer vennlig) eller Fix spelling (Rett rettskriving). Undo (Angre) henter tilbake din egen formulering etter en endring.

Oversett svaret ditt. Klikk på Translate (Oversett) i verktøylinjen for å åpne oversettelseslinjen, velg deretter språket ved siden av Translate into (Oversett til) og klikk på Translate. Når ChatLab vet at kunden skriver på et annet språk enn deg, åpnes linjen automatisk med The customer writes in (Kunden skriver på) og språket deres allerede valgt. Du skriver på ditt eget språk, sjekker oversettelsen og sender den på deres.

Automatiske utkast. I Inbox settings > General kan du slå på Draft a reply automatically when I open a ticket that waits for us (Utarbeid et svar automatisk når jeg åpner en sak som venter på oss). Innstillingen gjelder bare for enheten du bruker, og hvert automatiske utkast bruker kreditter.

Etiketter

Etiketter sorterer saker på din egen måte: grupper henvendelser, fakturaer, klager. Den samme listen brukes for tagger på samtaler i Chat Logs, se Samtaletagger.

• Legg til en etikett - klikk på + Add label (+ Legg til etikett) i sakshodet, skriv for å søke og velg en, eller skriv et nytt navn og klikk på Create (Opprett). Listen har to grupper: Your labels (Dine etiketter) og Ready-made tags (Ferdige tagger) som for eksempel The chatbot did not know (Chatboten visste ikke).
• Fjern en etikett - klikk på den lille x-en på etiketten.
• Etiketter satt av AI - en etikett med en beskrivelse kan legges til nye e-poster av AI; den er merket AI. En tagg som åpner en sak fra en samtale, legges også til på saken som en etikett.

Opprett, beskriv og slett etiketter i Inbox settings > Labels.

Skriv et internt notat

Klikk på Note-fanen (Notat). Svarsfeltet blir gult slik at et notat aldri forveksles med et svar. Skriv @ for å nevne en kollega og velg vedkommende fra listen: de får et varsel. Klikk på Save note (Lagre notat). Notater er bare synlige for teamet ditt og samles også i Notes-delen (Notater) i høyre panel.

Start en sak fra Chat Logs

Noen ganger legger du merke til en samtale i Chatlogs som noen bør følge opp, selv om den besøkende aldri ba om hjelp. Velg chatboten din, åpne Chatlogs og velg samtalen. Avhengig av situasjonen har du tre alternativer.

Opprett sak. Klikk på Create ticket (Opprett sak) i linjen over samtalen.

Emnet og meldingen er forhåndsutfylt fra samtalen, og e-postadressen fra kundeopplysningene hvis en ble samlet inn. Korriger dem om nødvendig og klikk på Create ticket - du lander på den nye saken i Inbox.

Når en samtale har en sak, erstattes knappen av en brikke med sakskoden som tar deg direkte til den.

Bli med i samtalen. Når den besøkende er på nettstedet ditt akkurat nå, sier en linje under samtalen The visitor is on the site now (Den besøkende er på nettstedet nå) (spørsmålstegnet forklarer hva det innebærer å bli med). Klikk på Join conversation (Bli med i samtale). Dette åpner en live chat i den samtalen og en sak i Inbox tildelt deg; chatboten blir stille frem til du avslutter chatten. Du kan bli med selv om live chat er slått av i innstillingene til chatboten din. Tannhjulet ved siden av knappen fører til din Operator profile (Operatørprofil), der du angir navnet kundene ser, og til Notifications (Varsler), slik at du hører når kunden svarer.

Legg igjen en beskjed. Når den besøkende har forlatt nettstedet, sier linjen når det skjedde. Klikk på Leave a message (Legg igjen en beskjed), skriv den og klikk på Leave message (Legg igjen beskjed). Den venter i chatvinduet deres og vises hvis de kommer tilbake før samtalen utløper. En sak åpnes for den, slik at du ser i Inbox når meldingen er vist. Når chatvinduet er utløpt, sier linjen i stedet det: en besøkende som la igjen en e-postadresse, blir besvart fra Inbox via e-post.

Koble til postkassen din

Med en tilkoblet postkasse blir e-poster som kunder sender til den adressen, til saker, og svarene dine sendes ut fra den adressen i samme e-posttråd. Uten en tilkoblet postkasse fungerer Inbox fortsatt for chat, skjemaer og leads, og e-postsvar sendes ut fra en no-reply-adresse. Hvor mange postkasser du kan koble til, avhenger av planen din; en chatbot har én postkasse.

Bruk en dedikert supportadresse til dette, for eksempel support@dittfirma.no, ikke en personlig postkasse: hver e-post som ankommer der, blir til en sak.

1. Velg chatboten din og åpne Connect-fanen (Tilkoble). Klikk på E-mail inbox-flisen (E-postinnboks). Du kommer til samme sted fra tannhjulikonet i Inbox, fanen E-mail account (E-postkonto).

2. Klikk på Connect (Koble til), les og godkjenn postkassevilkårene første gang, og velg e-postleverandøren din. ChatLab fyller ut serverinnstillingene for vanlige leverandører; for alle andre postkasser velger du Other / Custom (Annet / Tilpasset) og oppgir IMAP- (eller POP3-) og SMTP-detaljene. Mange leverandører krever et app-passord i stedet for det vanlige passordet ditt.
3. Klikk på Test Connection (Test tilkobling), og lagre deretter. Postkassen sjekkes for nye e-poster regelmessig, og Check now (Sjekk nå) eller oppdateringsknappen i Inbox sjekker den umiddelbart.

Under E-mail account-fanen finner du også:

• Enable email fetching - slå av for å stoppe nye e-poster fra å bli til saker uten å koble fra postkassen.
• Delete from server after fetch - fjerner e-poster fra e-postserveren din så snart ChatLab har hentet dem. Anbefales bare for postkasser som brukes utelukkende av ChatLab, fordi andre e-postapper ikke lenger vil se disse e-postene.
• Daily Send Limit - hvor mange e-poster postkassen kan sende per dag (opptil 300) og hvor mange den har sendt i dag. Endre den med Edit (Rediger).
• Edit - endre adresse, serverinnstillinger eller passord.
• Disconnect - fjerner postkassen etter en bekreftelse. De lagrede kopiene av e-postene og vedleggene deres slettes; saksmeldingene beholder teksten sin.

Hvis planen din ikke lenger dekker postkassen, settes den på pause, og et notat under denne fanen forklarer hvordan du gjenopptar den.

Oppbevaring. E-poster som ble en del av en sak, forblir tilknyttet saken. E-poster som aldri ble til en sak, slettes automatisk etter oppbevaringsperioden du angir i Danger Zone (Faresone), se Slette dataene dine.

Innstillinger for Inbox

Klikk på tannhjulknappen ved siden av søkefeltet i Inbox (eller Inbox settings nederst i høyre panel). Innstillingene har fem faner.

General (Generelt)

• Ticket code - Prefix for sakskoder, 2 til 8 bokstaver eller sifre. La feltet stå tomt for å bruke de første bokstavene i chatbotens navn. En endring gjelder kun for nye saker.
• Language of your team - språket teamet ditt leser på: sakstitler, AI-prioriteringer, oversettelser av samtalelogger og kundemeldinger, rapporter og AI Insights. Dette er én innstilling for hele chatboten, den samme som Team language under Settings > Languages; chatboten svarer fortsatt kundene på deres eget språk.
• E-mail - med en tilkoblet e-postkasse er dette adressen svarene sendes fra. Uten en tilkoblet e-postkasse angir Customer replies go to hvor kundenes svar på no-reply-e-postene dine havner; la feltet stå tomt for å bruke adressen som vises under feltet.
• Sender and signature - Sender name som kundene ser i Fra-feltet, og en Signature som legges til under hvert e-postsvar; {operator} erstattes med navnet på personen som svarer. Når en signatur er angitt, avsluttes AI-utkast uten en egen avslutningshilsen.
• AI in replies - Model for drafts and text tools og Model for translation, valgt uavhengig av chatbot-modellen. Disse modellene brukes kun av AI-verktøyene du starter selv, og hver liste viser credits per bruk: en sterkere modell skriver bedre utkast og koster flere credits, mens en rimeligere modell vanligvis er nok til oversettelse. Arbeid som utføres i bakgrunnen (titler, automatiske tagger, AI-prioritet, kundens språk), koster ingen credits.
• Draft a reply automatically when I open a ticket that waits for us - lagres umiddelbart kun for denne enheten.

Klikk på Save changes etter redigering.

E-mail account - den tilkoblede e-postkassen, beskrevet i Koble til e-postkassen din.

AI drafts - Assistant instructions som legges til chatbotens instruksjoner hver gang AI lager et svarutkast (Reset to Default gjenoppretter den opprinnelige teksten), samt Greeting og Sign-off som plasseres i starten og slutten av AI-utkast for e-postsaker. Bruk [name] i åpningshilsenen for mottakerens navn. Disse lagres sammen med den tilkoblede e-postkassen, så koble til en først.

Labels - Close spam automatically: AI sjekker hver nye e-post og gir søppelpost taggen Spam or abuse; når bryteren er på, lukkes en slik sak umiddelbart. Den blir liggende i Closed-visningen og åpnes igjen hvis avsenderen svarer, og avsenderen blir aldri blokkert automatisk. Nedenfor oppretter du etiketter med navn, farge og en valgfri beskrivelse av når AI skal legge til etiketten, samt redigerer eller sletter eksisterende etiketter.

Tickets from conversations - slå på Open a ticket for enhver samtaletag. En samtale som får den taggen, blir til en sak merket med taggen; hvis den allerede har en åpen sak, legges taggen til i denne i stedet. Se Samtaletagger.

Hvorvidt kunder kan sende filer i Live Chat angis separat under Settings > Live Chat.

Åpne en sak for hvert lead

Leads er enkle å samle inn og enkle å glemme. Velg chatboten din, naviger til Settings > Lead Collection og rull ned til Notification-delen. Bryteren Create a ticket in the Inbox for every lead (Opprett en sak i Inbox for hvert lead) er på som standard, slik at hvert sett med kontaktopplysninger en besøkende legger igjen, åpner en sak som noen må svare på og lukke.

Slå den av hvis du foretrekker å behandle leads kun fra Leads-fanen. Se Lead-innsamling.

Varsler

Du varsles når en sak opprettes, når en kunde svarer på din sak, når en sak tildeles deg og når noen nevner deg i et notat. Varsler leveres som en lyd og et nettleservarsel, som en ulessteller i nettleserfanens tittel og på Inbox-fanen, i bjellen i topplinjen, og som en push-melding hvis du har aktivert push.

Varsler styres per chatbot i Account Settings > Live Chat Notifications, under Individual Chatbot Notifications. Bryteren Live chat and inbox notifications dekker både live chat-varsler og Inbox-saker for den chatboten. Klikk på Save notification preferences (Lagre varslingsinnstillinger) etter en endring.

Nettleservarsler og push aktiveres på samme side med Enable browser notifications (Aktiver nettleservarsler) og Enable push on this device (Aktiver push på denne enheten); Live Chat forklarer begge deler.

Hvem kan jobbe i Inbox

Kolleger du inviterer under Team på chatboten, eller under Account Settings > Team for hele kontoen, får ett av tre tilgangsnivåer:

• Full - alt unntatt fakturering
• Limited - alt unntatt innstillinger, integrasjoner og faresonen
• Operator - kun samtaler, Inbox, leads og live chat, uten tilgang til innstillinger, trening, integrasjoner eller postkassen

Operator er nivået for personer som bare svarer kunder. En invitasjon kan dekke alle chatbotene dine eller bare de du velger ut. Se Invitere administratorer.

Kommer du fra Email Copilot

Email Copilot, den separate postkassefanen med forslag til AI-svar, er erstattet av Inbox. Ingenting må settes opp på nytt. Her ser du hvor hver del ble av:

• Den tilkoblede postkassen er nå innboksens postkasse, med samme adresse og innstillinger. Administrer den i Inbox settings > E-mail account, eller fra E-mail inbox-flisen under Connect-fanen.
• Innkommende e-poster blir til saker i Inbox, med status, tildelt person, interne notater og søk, i stedet for en meldingsliste.
• Svar sendes ut fra den tilkoblede postkassen som før, fra sakens svarsfelt, i samme e-posttråd.
• AI-forslag er nå AI-utkast: Draft reply i svarsfeltet, pluss Improve og oversettelse. Dine Copilot-instruksjoner, hilsen og avslutningshilsen finnes under AI drafts-fanen i Inbox settings.
• Gamle Copilot-lenker åpner Inbox.
• Lagrede e-poster: e-poster som er en del av en sak, forblir tilknyttet saken. E-poster som aldri ble til en sak, slettes fortsatt etter oppbevaringsperioden som er angitt i Danger Zone.
• Usendte Copilot-utkast ble ikke overført. Hvis du hadde et påbegynt svar, skriv det på nytt i saken.

Relaterte artikler

• Håndtere innkommende live chat-samtaler - svare på live chatter fra Inbox
• Live Chat - aktivere live chat, og hva som skjer når ingen blir med
• Chatlogs - samtalehistorikken sakene lenker tilbake til
• Samtaletagger - tagger på samtaler og sakene de åpner
• Kontaktskjema for menneskelig kundestøtte - skjemaet der innsendinger åpner saker
• Lead-innsamling - samle inn kontaktopplysninger i chatten
• Invitere administratorer - gi kolleger tilgang til Inbox
• Slette dataene dine - oppbevaring av e-post og andre datainnstillinger
• Hva er en meldingskreditt - hva AI-utkast og tekstverktøy koster