Indbakke

Indbakken (Inbox) omdanner enhver henvendelse, der kræver et menneske, til en sag: e-mails, der lander i din postkasse, indsendelser fra kontaktformularer, indsamlede leads, live chats, som ingen tog, live chats, der kører lige nu, og samtaler, dit team beslutter sig for at følge op på. Hver sag har en kode, en status, en ansvarlig og sin fulde historik, så en henvendelse ikke ubemærket går tabt i en medarbejders personlige indbakke.

Indbakken, AI-kladder og AI-tekstværktøjerne er tilgængelige på alle abonnementer, inklusive FREE-abonnementet. Den eneste del, der afhænger af dit abonnement, er antallet af postkasser, du kan tilknytte.

Hvor du finder indbakken

Vælg din chatbot, og åbn fanen Inbox (indbakke) ved siden af Chatlogs (chathistorik). Tallet på fanen tæller de sager, der kræver din opmærksomhed: nye sager plus sager, der venter på svar, og som er tildelt dig.

Skærmbilledet har tre kolonner:

• Venstre - igangværende live chats, visninger, filtre og sagslisten
• Midten - den valgte sag: dens overskrift, historik og svarfeltet
• Højre - hvem kunden er, sagsdetaljerne (inklusive Customer language (kundens sprog)), e-mails tilknyttet sagen, kundens tidligere sager og dine interne noter; på sager fra chat-widgetten viser fanen Conversation (samtale) hele chatforløbet

Hver sag har en kode som f.eks. TES-12: et præfiks plus et nummer. Præfikset dannes af de første bogstaver i din chatbots navn og kan ændres i Inbox settings. Koden vises på listen, i notifikationer og i emnefeltet på de e-mails, du sender, så en kunde, der svarer på en sags-e-mail, lander på den samme sag.

Hvor sager kommer fra

Du opretter stort set aldrig sager manuelt. En sag oprettes automatisk, når:

1. Der ankommer en e-mail i din tilknyttede postkasse. Se Connect your mailbox.
2. En besøgende indsender kontaktformularen i chat-widgetten. Se Kontaktformular til menneskelig support. Du kan slå dette fra under Settings > Human Contact Form med Create a ticket in the Inbox for every contact form (opret en sag i indbakken for hver kontaktformular).
3. Et lead indsamles, hvis funktionen beskrevet i Open a ticket for every lead er aktiveret.
4. En live chat mistes - den besøgende bad om et menneske, og ingen medarbejder nåede at deltage i tide.
5. En live chat er i gang - den vises i sektionen Live now (live nu) og bliver til sin egen sag. Se Live chats in the Inbox.
6. Dit team starter den fra Chat Logs - med Create ticket (opret sag), Join conversation (deltag i samtale) eller Write to the visitor (skriv til den besøgende). Se Start a ticket from Chat Logs.

Én samtale svarer til én sag. Når der sker noget nyt i en samtale, der allerede har en sag, føjes det til denne sag, og en lukket sag genåbnes. For e-mail gælder det, at et svar i den samme e-mailtråd eller en e-mail med sagskoden i emnefeltet altid lander på sin sag. En ny e-mail fra en afsender, der allerede har en åben sag, føjes til denne sag; ellers oprettes en ny. Automatiske svar som f.eks. autosvar ved fravær opretter ikke sager.

Sagstitler. For sager fra chat-widgetten opretter ChatLab en titel på én sætning, der opsummerer samtalen, markeret med et lille AI-mærke, og opdaterer den i takt med, at samtalen skrider frem. Titler skrives på dit teams sprog. En titel, du selv indtaster, og emnefeltet fra en e-mail overskrives aldrig. AI-titler forbruger ikke besked-credits.

Kundens sprog. ChatLab registrerer også det sprog, kunden skriver på - det sprog, de primært bruger, eller det nye, hvis de tydeligt har skiftet sprog. Det vises i sagsdetaljerne med et flag, på engelsk og på sprogets eget navn (f.eks. Polish · Polski), og svarfeltet bruger det til at foreslå oversættelse af dit svar. Registreringen forbruger ikke besked-credits.

Prioritet og labels for nye e-mails. Hver ny e-mail tildeles en AI-prioritet (Urgent (haster), High (høj), Normal (normal) eller Low (lav), med en begrundelse på én linje i tråden) samt de labels, hvis beskrivelse passer til den, se Labels. Oplagt spam kan lukkes automatisk, se Inbox settings. Dette forbruger heller ikke besked-credits.

Live chats i indbakken

Når en besøgende beder om et menneske, vises den pågældende live chat i sektionen Live now øverst i venstre kolonne. Hvert kort viser den besøgendes spørgsmål, hvor længe chatten har varet, og - så længe ingen har svaret endnu - en linje, der fyldes op mod det tidspunkt, hvor chatten betragtes som ubesvaret. Pick up (besvar) bringer dig ind i chatten, og når nogen svarer, viser kortet With (med) samt medarbejderens navn. Når ingen chat er i gang, skrumper sektionen til én linje med antallet af besøgende på dit websted lige nu.

Besvarelse af en live chat foregår i sagstråden: Det, du skriver, går direkte ind i den besøgendes chatvindue, og End live chat (afslut live chat) i sagens overskrift afslutter den. Den trinvise vejledning til medarbejdere findes i Håndtering af indgående Live Chat-samtaler, og hvordan du aktiverer og konfigurerer live chat findes i Live Chat.

Find den sag, du har brug for

Den venstre kolonne starter med fem visninger, hver med sin egen tæller:

• All (alle) - alle åbne sager for denne chatbot
• Unassigned (ikke tildelt) - åbne sager, som ingen har taget endnu
• Mine (mine) - åbne sager tildelt dig
• Snoozed (udsat) - sager lagt til side indtil et valgt tidspunkt, se Snooze a ticket
• Closed (lukket) - sager, der er afsluttet

Under visningerne findes søgefeltet, som søger i sagstitlen og den seneste besked, samt tre runde knapper: tragten viser flere filtre, pilene opdaterer listen, og tandhjulet åbner Inbox settings. Opdatering tjekker også din tilknyttede postkasse for nye e-mails, så du ikke behøver vente på det næste automatiske tjek.

Hver række viser sagskoden, anmelderen, et ikon for den kanal, sagen stammer fra (kuvert for kontaktformularen, @ for e-mail, headset for live chat, kort for et lead, blyant for en sag oprettet af dit team), titlen, den seneste besked, hvor længe siden der sidst skete noget, den ansvarlige og status. En lille blyant ved siden af kanalikonet betyder, at nogen har en ikke-sendt svarkladde på sagen.

Klik på tragten for at filtrere efter dato for seneste aktivitet, efter status, efter kanal, efter ansvarlig, efter prioritet og efter label. Klikker du på en label på en sag, filtreres listen også ud fra denne label.

Arbejd med mange sager på én gang. Hold markøren over en række, og sæt kryds i afkrydsningsfeltet; så snart én række er markeret, vises der et afkrydsningsfelt på alle rækker. Bjælken Selected: N (valgt: N) over listen lader dig vælge Close (luk) for de valgte sager, Assign to... (tildel til...) en kollega, markere dem som Spam eller vælge Clear (ryd markering).

Tastatur. Tryk på j eller pil ned for næste sag og k eller pil op for den forrige, så længe du ikke skriver i et tekstfelt. Escape rydder markeringen.

Arbejd på en sag

Klik på en sag for at åbne den. Øverste linje i overskriften viser sagskoden, status, kanal, labels og + Add label (tilføj label) (+ Label, når sagen allerede har en); herunder findes titlen og kontrolrækken.

• Priority (prioritet) - Urgent, High, Normal eller Low. Nye e-mails får den tildelt af AI, markeret med AI; vælg en anden for at overskrive den.
• Status - skift sagen manuelt mellem New (ny), Waiting for us (venter på os), Waiting for customer (venter på kunde) og Closed. Det behøver du sjældent: Et svar skifter automatisk til Waiting for customer, og en besked fra kunden skifter til Waiting for us.
• Assignee (ansvarlig) - vælg enhver kollega med adgang til denne chatbot, eller klik på Assign to me (tildel til mig) for at tage sagen selv. Den nye ansvarlige får besked.
• Snooze (udsæt) - læg sagen til side indtil et forudindstillet tidspunkt eller en dato, du selv vælger. Den flyttes til visningen Snoozed og vender automatisk tilbage til indbakken på det tidspunkt, eller tidligere hvis kunden skriver. Back to the Inbox now (tilbage til indbakken nu) genaktiverer den manuelt.
• Close - marker sagen som færdig, og åbn den næste sag på listen, så du kan arbejde dig igennem køen uden at skulle tilbage til oversigten. Den lukkede sag får knappen Reopen (genåbn), og den genåbnes også automatisk, hvis kunden skriver igen, eller hvis du sender et nyt svar.

Til højre for sagens overskrift kan du se, om kunden er på dit websted lige nu (Online in the chat widget (online i chat-widgetten)), eller hvornår vedkommende sidst blev set. Det viser dig, om et svar vil nå dem i chatvinduet eller via e-mail.

Knappen ... åbner sagsmenuen:

• Add customer message (tilføj kundebesked) - indsæt noget, kunden har sendt dig uden for indbakken, f.eks. et svar modtaget i en personlig mailboks. Det gemmes som kundens besked og markeres som tilføjet manuelt.
• Merge into... (flet ind i...) - når den samme kunde har oprettet to sager om det samme emne. Dialogboksen foreslår andre sager fra samme afsender, eller du kan indtaste et sagsnummer (tallene efter bindestregen) og klikke på Find (søg). Efter Merge (flet) flyttes beskeder og e-mails fra denne sag over i den anden sag, som du arbejder videre på, og som får notitsen Merged from (flettet fra). Denne sag lukkes med notitsen Merged into (flettet ind i).
• Spam - lukker sagen og blokerer afsenderens e-mailadresse, så fremtidige e-mails derfra hverken opretter eller genåbner sager.
• Blocked senders (blokerede afsendere) - listen over blokerede adresser, hver med knappen Unblock (fjern blokering).
• Delete ticket (slet sag) - fjerner sagen med alle dens beskeder, noter og vedhæftede filer efter en bekræftelse. Kun chatbot-ejeren kan slette sager. Selve e-mailsene bliver liggende i din postkasse.

Læs sagshistorikken

Den midterste kolonne viser alt, hvad der er sket i sagen, med det ældste først:

• Kundens beskeder til venstre, dine svar til højre med navnet på den person, der sendte dem, samt en markering, der viser, hvordan de blev leveret (f.eks. Sent by e-mail (sendt via e-mail)).
• E-mails vises, præcis som kunden har sendt dem, inklusive formatering og billeder. Show as text (vis som tekst) skifter en besked til ren tekst, og Cc under afsenderen viser, hvem der ellers modtog den. Vedhæftede filer vises som felter under beskeden; klik på en for at downloade den. E-mails på en sag vises også i panelet til højre sammen med deres vedhæftede filer.
• Translate (oversæt) under en kundebesked oversætter den til dit teams sprog, se Read messages in your language.
• Interne noter på en ravgul baggrund. Kunden ser dem aldrig.
• Hændelser som grå linjer: statusændringer, tildelinger, startede og afsluttede live chats, fletninger og videresendelser.
• Samtale med chatbotten forud for denne sag - for sager fra chat-widgetten vises en sammenklappet blok øverst med det, den besøgende drøftede med chatbotten inden henvendelsen om hjælp. Klik på den for at folde den ud.
• Chatbot besvarede i mellemtiden - hvis kunden fortsætter med at stille spørgsmål til chatbotten, mens sagen venter på dig, tilføjes chatbottens svar i tråden, så du ikke besvarer det samme spørgsmål to gange.

Videresend en besked. Klik på Forward (videresend) under en vilkårlig besked, udfyld To (til), eventuelt Cc og en note til modtageren, og klik på Forward. Beskeden sendes ud fra din tilknyttede postkasse sammen med den oprindelige tekst og dens vedhæftede filer, og hændelsen Forwarded to (videresendt til) vises i tråden. Videresendelse kræver en tilknyttet postkasse.

Læs beskeder på dit eget sprog

Klik på Translate under en kundebesked (en lille indikator vises, mens den arbejder). Oversættelsen erstatter beskeden direkte på stedet: En e-mail bevarer sit layout, billeder og links, kun teksten ændres, og en almindelig besked bevarer klikbare links og e-mailadresser, hvor lange adresser forkortes. En bjælke over beskeden angiver Translated into (oversat til) dit teams sprog, med Show original (vis original) for at skifte tilbage og Show translation (vis oversættelse) for at vende tilbage.

En besked, du har oversat én gang, forbliver oversat for hele teamet, og næste gang en person åbner sagen, vises den med det samme på dit sprog. Sproget er Language of your team fra Inbox settings. Hver oversættelse forbruger besked-credits én gang svarende til ét chatbotsvar på oversættelsesmodellen; en lang e-mail oversættes i bidder, der hver koster ét forbrug.

Svar kunden

Svarfeltet nederst på sagen har to faner: Reply (svar) og Note (note).

1. Bliv på fanen Reply, og skriv dit svar. Klik på Aa for at vise formateringsknapperne: fed, kursiv, punktlister og nummererede lister, links og ryd formatering (Ctrl/Cmd + B, I og K virker også). Knapperne forbliver vist eller skjult, som du efterlod dem. Indsat tekst ankommer altid som ren tekst uden formatering.
2. Tjek, hvor svaret sendes hen. Felterne nederst viser kanalen: E-mail sender det til anmelderens adresse, Chat message (chatbesked) sender det til deres chatvindue. Sager fra chat-widgetten med en kendt e-mailadresse giver mulighed for begge. Linjen under teksten forklarer situationen i klar tekst, f.eks. at kunden har chatvinduet åbent, eller at vedkommende forlod siden for en time siden.
3. Klik eventuelt på Cc for at sætte andre adresser på som kopi (op til 10, adskilt af kommaer). Feltet udfyldes automatisk ud fra kundens seneste e-mail og fungerer kun med en tilknyttet postkasse.
4. Klik eventuelt på papirclipsen for at vedhæfte filer. En sag kan indeholde op til 10 MB vedhæftede filer, og afsendelse af filer via e-mail kræver en tilknyttet postkasse.
5. Klik på Send to customer (send til kunde), eller tryk på Ctrl/Cmd + Enter.

Hvordan svaret leveres:

• Via e-mail - fra din tilknyttede postkasse, i den samme e-mailtråd. Uden en tilknyttet postkasse sender ChatLab det fra en no-reply-adresse, og kundens svar ryger til den adresse, der er konfigureret under Customer replies go to (kundesvar sendes til) i Inbox-indstillingerne i stedet for tilbage til indbakken.
• Til chatvinduet, når kunden er på dit websted - svaret vises med det samme og starter en live chat: chatbotten holder pause, og du taler direkte med kunden. Dette virker, selvom live chat er slået fra for besøgende under Settings > Live Chat - den indstilling styrer kun, om besøgende selv kan bede om et menneske. Dine beskeder i chatvinduet bærer dit navn, så kunden altid ved, at et rigtigt menneske skriver. Mens chatten kører, holder hvert nyt svar, du sender, den åben; den afsluttes automatisk efter 10 minutter uden aktivitet fra nogen af parterne.
• Til chatvinduet, når kunden har forladt siden - hvis kunden har forladt siden uden at efterlade e-mailadresse eller telefonnummer, ændres send-knappen til Leave message (efterlad besked). Beskeden afventer i deres chatvindue, forsynet med dit navn, og vises, hvis kunden vender tilbage, før samtalen udløber. Tråden viser derefter status: Waiting in the chat window, not shown yet (venter i chatvinduet, endnu ikke vist), Shown in the chat window (vist i chatvinduet) med tidspunkt eller The conversation expired before the customer came back, not shown (samtalen udløb, før kunden vendte tilbage, ikke vist).

Hvis kunden ikke har oplyst en e-mailadresse, og deres samtale er udløbet, fortæller svarfeltet dig, at der ikke er nogen måde at nå kunden på, i stedet for at lade dig sende ud i det blå.

Ikke-sendte kladder gemmes. Alt, hvad du skriver, gemmes automatisk hvert par sekunder, så du trygt kan lukke sagen, genindlæse siden eller skifte enhed og fortsætte senere. Sagslisten markerer sager med en ikke-sendt kladde med et blyantikon, og kolleger, der åbner sagen, ser Draft by (kladde af) efterfulgt af dit navn. Discard (kassér) sletter kladden sammen med de ventende vedhæftede filer.

Daglig sendebegrænsning. Med en tilknyttet postkasse viser værktøjslinjens afslutning Sent today N of M (sendt i dag N af M): hvor mange e-mails postkassen har sendt i dag ud af sin daglige grænse. Når grænsen er nået, pauses e-mailafsendelse indtil næste dag.

Udarbejd et svar med AI

1. Du kan eventuelt skrive en kort instruktion i feltet over svaret, for eksempel "bekræft datoændringen og oplys prisen". Lad feltet stå tomt for at få et almindeligt svar.
2. Vælg sproget for kladden ud for in (på). Den starter med det sprog, kunden skriver på.
3. Klik på Draft reply (Udarbejd svar). Kladden vises i svarfeltet, markeret med AI draft, edit before sending (AI-kladde, rediger før afsendelse). Den dannes ud fra sagen, samtalen og din chatbots viden.
4. Rediger den, og send den selv. Draft again (Udarbejd igen) skriver en ny version.

Intet, der er skrevet af AI, sendes nogensinde automatisk. Hver kladde bruger beskedkreditter, svarende til ét chatbotsvar på den model, der er valgt i Inbox settings, se Hvad er en beskedkredit.

Improve (Forbedr) omskriver den tekst, du allerede har: Rephrase (Omformuler), More formal (Mere formelt), More friendly (Mere venligt) eller Fix spelling (Ret stavning). Undo (Fortryd) gendanner dine egne ord efter en ændring.

Oversæt dit svar. Klik på Translate (Oversæt) i værktøjslinjen for at åbne oversættelseslinjen, vælg derefter sproget ud for Translate into (Oversæt til), og klik på Translate (Oversæt). Når ChatLab registrerer, at kunden skriver på et andet sprog end dit, åbner linjen automatisk med The customer writes in (Kunden skriver på) og kundens sprog valgt på forhånd. Du skriver på dit eget sprog, kontrollerer oversættelsen og sender på kundens sprog.

Automatiske kladder. I Inbox settings > General (Indbakkeindstillinger > Generelt) kan du slå Draft a reply automatically when I open a ticket that waits for us (Udarbejd automatisk et svar, når jeg åbner en sag, der venter på os) til. Indstillingen gælder kun for den enhed, du bruger i øjeblikket, og hver automatisk kladde bruger kreditter.

Labels

Labels (etiketter) sorterer sager på din egen måde: grupper henvendelser, fakturaer, klager. Den samme liste bruges til tags på samtaler i Chat Logs, se Samtaletags.

• Tilføj en label - klik på + Add label (+ Tilføj label) i sagens sidehoved, skriv for at søge og vælg en, eller skriv et nyt navn og klik på Create (Opret). Listen har to grupper: Your labels (Dine labels) og Ready-made tags (Færdige tags) såsom The chatbot did not know (Chatbotten vidste det ikke).
• Fjern en label - klik på det lille kryds på lablen.
• Labels tilføjet af AI - en label med en beskrivelse kan føjes til nye e-mails af AI; den er markeret med AI. Et tag, der opretter en sag ud fra en samtale, tilføjes også som en label på den sag.

Opret, beskriv og slet labels i Inbox settings > Labels (Indbakkeindstillinger > Labels).

Skriv en intern note

Klik på fanen Note (Note). Svarfeltet bliver gult, så en note aldrig forveksles med et svar. Skriv @ for at nævne en kollega, og vælg vedkommende fra listen: personen modtager en notifikation. Klik på Save note (Gem note). Noter er kun synlige for dit team og samles også i sektionen Notes (Noter) i panelet til højre.

Opret en sag fra Chat Logs

Nogle gange opdager du en samtale i Chatlogs, som nogen bør følge op på, selvom den besøgende aldrig bad om hjælp. Vælg din chatbot, åbn Chatlogs, og vælg samtalen. Alt efter situationen har du tre muligheder.

Opret sag. Klik på Create ticket (Opret sag) i bjælken over samtalen.

Emnet og beskeden udfyldes på forhånd ud fra samtalen, og e-mailadressen hentes fra kundeoplysningerne, hvis der blev indsamlet en. Ret dem til efter behov, og klik på Create ticket - du føres direkte til den nye sag i indbakken.

Når en samtale har fået en sag, erstattes knappen af en brik med sagskoden, som fører dig direkte til den.

Deltag i samtalen. Når den besøgende befinder sig på dit website lige nu, viser en linje under samtalen The visitor is on the site now (Den besøgende er på websitet nu) (spørgsmålstegnet forklarer, hvad det indebærer at deltage). Klik på Join conversation (Deltag i samtale). Dette åbner en live chat i samtalen og en sag i indbakken, som tildeles til dig; chatbotten stopper med at svare, indtil du afslutter chatten. Du kan deltage, selvom live chat er slået fra i din chatbots indstillinger. Tandhjulet ved siden af knappen fører til din Operator profile (Operatørprofil), hvor du angiver det navn, kunderne ser, samt til Notifications (Notifikationer), så du får besked, når kunden svarer.

Læg en besked. Når den besøgende har forladt websitet, viser linjen hvornår. Klik på Leave a message (Læg en besked), skriv den, og klik på Leave message (Efterlad besked). Den afventer i deres chatvindue og vises, hvis de vender tilbage, inden samtalen udløber. Der oprettes en sag til den, så du i indbakken kan se, når beskeden er blevet vist. Når chatvinduet er udløbet, viser linjen dette i stedet: en besøgende, der har efterladt en e-mailadresse, besvares fra indbakken via e-mail.

Forbind din postkasse

Med en forbundet postkasse bliver e-mails, som kunder sender til denne adresse, til sager, og dine svar sendes fra den samme adresse i samme e-mailtråd. Uden en forbundet postkasse fungerer indbakken stadig til chat, formularer og leads, mens e-mailsvar sendes fra en no-reply-adresse. Antallet af postkasser, du kan forbinde, afhænger af dit abonnement; en chatbot har én postkasse.

Brug en dedikeret supportadresse til dette, for eksempel support@yourcompany.com, og ikke en personlig postkasse: enhver e-mail, der modtages der, bliver til en sag.

1. Vælg din chatbot, og åbn fanen Connect (Forbind). Klik på feltet E-mail inbox (E-mailindbakke). Du kan nå samme sted via tandhjulsikonet i indbakken under fanen E-mail account (E-mailkonto).

2. Klik på Connect (Forbind), læs og acceptér vilkårene for postkassen første gang, og vælg din e-mailudbyder. ChatLab udfylder automatisk serverindstillingerne for gængse udbydere; for alle andre postkasser vælges Other / Custom (Anden / Tilpasset), hvorefter du indtaster oplysningerne for IMAP (eller POP3) og SMTP. Mange udbydere kræver en app-adgangskode i stedet for din normale adgangskode.
3. Klik på Test Connection (Test forbindelse), og gem derefter. Postkassen tjekkes regelmæssigt for nye e-mails, og Check now (Tjek nu) eller opdateringsknappen i indbakken tjekker den med det samme.

Under fanen E-mail account finder du også:

• Enable email fetching (Aktivér hentning af e-mails) - slå fra for at forhindre nye e-mails i at blive til sager, uden at du behøver afbryde forbindelsen til postkassen.
• Delete from server after fetch (Slet fra server efter hentning) - fjerner e-mails fra din mailserver, så snart ChatLab har hentet dem. Anbefales kun til postkasser, der udelukkende bruges af ChatLab, da andre e-mailprogrammer ikke længere vil kunne se disse e-mails.
• Daily Send Limit (Daglig afsendelsesgrænse) - hvor mange e-mails postkassen må sende om dagen (op til 300), og hvor mange den har sendt i dag. Rediger den med Edit (Rediger).
• Edit - rediger adressen, serverindstillingerne eller adgangskoden.
• Disconnect (Afbryd forbindelse) - fjerner postkassen efter en bekræftelse. De gemte kopier af dens e-mails og vedhæftede filer slettes; beskederne på selve sagen beholder deres tekst.

Hvis dit abonnement ikke længere dækker postkassen, sættes den på pause, og en meddelelse under denne fane forklarer, hvordan du genoptager forbindelsen.

Opbevaring. E-mails, der er blevet en del af en sag, forbliver på sagen. E-mails, der aldrig blev til en sag, slettes automatisk efter den opbevaringsperiode, du har angivet i Danger Zone (Farezone), se Sletning af dine data.

Inbox settings

Klik på tandhjulsknappen ved siden af søgefeltet i indbakken (eller Inbox settings (Indbakkeindstillinger) nederst i panelet til højre). Indstillingerne indeholder fem faner.

General

• Ticket code (Sagskode) - dit Prefix (præfiks) for sagskoder, 2-8 bogstaver eller tal. Lad feltet stå tomt for at bruge de første bogstaver i chatbot-navnet. En ændring gælder kun for nye sager.
• Language of your team (Dit teams sprog) - det sprog, dit team læser på: sagstitler, AI-prioriteter, oversættelser af samtalelogfiler og kundebeskeder, rapporter og AI Insights. Dette er én fælles indstilling for hele chatbotten, svarende til Team language (Teamsprog) i Settings > Languages (Indstillinger > Sprog); chatbotten svarer fortsat kunderne på deres eget sprog.
• E-mail - med en forbundet postkasse er dette den adresse, som svar sendes fra. Uden en postkasse angiver Customer replies go to (Kundesvar sendes til), hvor kundernes svar på dine no-reply-mails lander; lad feltet stå tomt for at bruge adressen vist under feltet.
• Sender and signature (Afsender og signatur) - det Sender name (afsendernavn), som kunderne ser i Fra-feltet, og en Signature (signatur), der tilføjes under hvert e-mailsvar; {operator} erstattes med navnet på den person, der svarer. Når en signatur er angivet, afsluttes AI-kladder uden deres egen hilsen.
• AI in replies (AI i svar) - Model for drafts and text tools (Model til kladder og tekstværktøjer) og Model for translation (Model til oversættelse), som vælges uafhængigt af chatbot-modellen. Disse modeller bruges kun af de AI-værktøjer, du selv starter, og hver liste viser kreditter pr. brug: en stærkere model skriver bedre kladder og koster flere kreditter, mens en billigere model som regel er tilstrækkelig til oversættelse. Arbejde udført i baggrunden (titler, automatiske tags, AI-prioritet, kundesprog) koster ingen kreditter.
• Draft a reply automatically when I open a ticket that waits for us - gemmes med det samme kun for denne enhed.

Klik på Save changes (Gem ændringer) efter redigering.

E-mail account - den forbundne postkasse, beskrevet i Forbind din postkasse.

AI drafts (AI-kladder) - Assistant instructions (Assistentinstruktioner), der føjes til din chatbots instruktioner, hver gang AI udarbejder et svar (Reset to Default (Nulstil til standard) gendanner den oprindelige tekst), samt Greeting (Hilsen) og Sign-off (Afsluttende hilsen), der placeres i starten og slutningen af AI-kladder til e-mailsager. Brug [name] i hilsenen for modtagerens navn. Disse gemmes sammen med den forbundne postkasse, så forbind en postkasse først.

Labels - Close spam automatically (Luk spam automatisk): AI gennemgår hver ny e-mail og tildeler spam tagget Spam or abuse (Spam eller misbrug); med kontakten slået til lukkes en sådan sag med det samme. Den forbliver i visningen Closed (Lukket) og åbnes igen, hvis afsenderen svarer tilbage, og afsenderen bliver aldrig automatisk blokeret. Nedenfor opretter du labels med et navn, en farve og en valgfri beskrivelse af, hvornår AI skal tilføje lablen, samt redigerer eller sletter eksisterende.

Tickets from conversations (Sager fra samtaler) - slå Open a ticket (Opret en sag) til for et hvilket som helst samtaletag. En samtale, der får dette tag, bliver til en sag mærket med tagget; hvis der allerede findes en åben sag, føjes tagget til denne i stedet. Se Samtaletags.

Hvorvidt kunder kan sende filer i live chat, konfigureres separat under Settings > Live Chat.

Opret en sag for hvert lead

Det er let at indsamle leads, og det er let at glemme dem. Vælg din chatbot, gå til Settings > Lead Collection (Indstillinger > Lead-indsamling), og rul ned til sektionen Notification (Notifikation). Kontakten Create a ticket in the Inbox for every lead (Opret en sag i indbakken for hvert lead) er slået til som standard, så alle kontaktoplysninger, en besøgende efterlader, opretter en sag, som en medarbejder skal besvare og lukke.

Slå den fra, hvis du foretrækker udelukkende at håndtere leads fra fanen Leads. Se Lead-indsamling.

Notifikationer

Du får besked, når en sag oprettes, når en kunde svarer på din sag, når en sag tildeles til dig, og når nogen nævner dig i en note. Notifikationer leveres som en lyd og en browsernotifikation, som en tæller for ulæste beskeder i browserfanens titel og på fanen Inbox, i klokkeikonet i øverste bjælke samt som en push-besked, hvis du har aktiveret push.

Notifikationer styres pr. chatbot under Account Settings > Live Chat Notifications (Kontoindstillinger > Notifikationer om live chat) under Individual Chatbot Notifications (Individuelle chatbot-notifikationer). Kontakten Live chat and inbox notifications (Live chat- og indbakkenotifikationer) dækker både advarsler for live chat og indbakkesager for den pågældende chatbot. Klik på Save notification preferences (Gem notifikationspræferencer) efter en ændring.

Browsernotifikationer og push aktiveres på samme side via Enable browser notifications (Aktivér browsernotifikationer) og Enable push on this device (Aktivér push på denne enhed); Live Chat forklarer begge dele.

Hvem kan arbejde i indbakken

Kolleger, som du inviterer under Team på chatbotten eller under Account Settings > Team for hele kontoen, får et af tre adgangsniveauer:

• Full (Fuld) - alt undtagen fakturering
• Limited (Begrænset) - alt undtagen indstillinger, integrationer og farezonen
• Operator (Operatør) - kun samtaler, indbakke, leads og live chat, uden adgang til indstillinger, træning, integrationer eller postkassen

Operator er niveauet til personer, der udelukkende betjener kunder. En invitation kan gælde for alle dine chatbots eller blot dem, du udvælger. Se Invitation af administratorer.

Kommer du fra Email Copilot?

Email Copilot, den separate postkassefane med forslag til AI-svar, er blevet erstattet af indbakken. Intet skal opsættes igen. Her kan du se, hvor de enkelte dele er flyttet hen:

• Den forbundne postkasse er nu indbakkens postkasse med samme adresse og indstillinger. Administrer den under Inbox settings > E-mail account eller via feltet E-mail inbox på fanen Connect.
• Indgående e-mails bliver til sager i indbakken med status, tildeling, interne noter og søgning i stedet for en liste over beskeder.
• Svar sendes fra den forbundne postkasse som hidtil, direkte fra sagens svarfelt i den samme e-mailtråd.
• AI-forslag er nu AI-kladder: Draft reply i svarfeltet samt Improve og oversættelse. Dine Copilot-instruktioner, hilsen og signatur findes under fanen AI drafts i indbakkeindstillingerne.
• Gamle Copilot-links åbner indbakken.
• Gemte e-mails: E-mails, der er en del af en sag, forbliver på sagen. E-mails, der aldrig blev til en sag, slettes fortsat efter den opbevaringsperiode, der er angivet i Danger Zone.
• Uafsendte Copilot-kladder blev ikke overført. Hvis du havde et igangværende svar, skal det skrives igen på sagen.

Relaterede artikler

• Håndtering af indgående samtaler i live chat - besvarelse af live chats fra indbakken
• Live Chat - aktivering af live chat, og hvad der sker, når ingen deltager
• Chatlogs - samtalehistorikken, som sager linker tilbage til
• Samtaletags - tags på samtaler og de sager, de opretter
• Kontaktformular til menneskelig support - formularen, hvis indsendelser opretter sager
• Lead-indsamling - indsamling af kontaktoplysninger i chatten
• Invitation af administratorer - giv kolleger adgang til indbakken
• Sletning af dine data - opbevaring af e-mails og andre dataindstillinger
• Hvad er en beskedkredit - hvad AI-kladder og tekstværktøjer koster