Partagez l'administration de votre chatbot avec les membres de votre équipe pour collaborer à la gestion de votre assistant IA. Les membres de l'équipe peuvent vous aider à suivre les conversations, à ajouter des données d'entraînement et à améliorer les réponses.
Avant de commencer
Les membres de votre équipe doivent posséder un compte ChatLab pour accéder aux chatbots partagés. Ils peuvent créer un compte gratuitement sur app.chatlab.com.
Envoyer une invitation
Étape 1 : Ouvrir l'onglet Team
Sélectionnez votre chatbot depuis le tableau de bord principal, puis cliquez sur l'onglet Team (Équipe) dans la navigation.
Étape 2 : Cliquer sur Invite Team Member
Cliquez sur le bouton Invite Team Member (Inviter un membre de l'équipe) pour ouvrir la fenêtre modale d'invitation.
Étape 3 : Saisir les informations et envoyer
- Saisissez l'adresse e-mail du membre de l'équipe
- Sélectionnez le niveau d'accès (Limited, limité, ou Full, complet)
- Cliquez sur Invite (Inviter)
Étape 4 : Suivre les invitations en attente
Après l'envoi, l'invitation apparaît dans votre onglet Team avec le statut PENDING (En attente). L'invitation reste en attente jusqu'à ce que le membre de l'équipe l'accepte.
Accepter une invitation
Lorsque quelqu'un vous invite sur son chatbot, un bandeau d'invitation s'affiche en haut de votre tableau de bord après votre connexion.
Cliquez sur Accept (Accepter) pour accéder au chatbot partagé, ou sur Reject (Refuser) pour décliner l'invitation.
Afficher les chatbots partagés
Après avoir accepté une invitation, le chatbot partagé apparaît dans une nouvelle section Chatbots shared with me (Chatbots partagés avec moi) sur votre tableau de bord. Les chatbots partagés portent le badge SHARED (Partagé) pour les distinguer de vos propres chatbots.
Explication des niveaux d'accès
Accès limité (Limited access)
Avec l'accès limité (Limited access), les membres de l'équipe peuvent :
- Consulter les informations et les paramètres du chatbot (lecture seule)
- Accéder aux historiques de conversation (chatlogs) et les examiner
- Ajouter des données d'entraînement et lancer l'entraînement
- Ajouter des corrections pour améliorer les réponses
- Consulter les analyses et les leads
Ils ne peuvent pas modifier les paramètres du chatbot ni supprimer le chatbot.
Accès complet (Full access)
L'accès complet (Full access) ajoute des autorisations de configuration à l'accès limité :
- Tout ce qui est inclus dans l'accès limité
- Modifier tous les paramètres du chatbot
- Personnaliser l'apparence et le comportement
L'accès complet ne transfère pas la propriété ni la responsabilité de la facturation. Seul le propriétaire gère l'équipe du bot et supprime le chatbot.
Gérer les membres de l'équipe
Depuis l'onglet Team (Équipe), vous pouvez :
- Consulter tous les membres de l'équipe et leurs niveaux d'accès
- Modifier les niveaux d'accès des membres existants
- Supprimer des membres de l'équipe pour révoquer leurs accès
Gestion des utilisateurs du portail d'agence
Si vous gérez un portail d'agence (White Label), vous pouvez créer et gérer les comptes utilisateurs de votre portail directement depuis la section Admin. Vous disposez ainsi d'un contrôle total sur les personnes autorisées à accéder à votre plateforme personnalisée.
Créer un utilisateur du portail
- Rendez-vous dans Admin > Users Administration (Administration des utilisateurs) depuis le menu principal
- Cliquez sur le bouton Create User (Créer un utilisateur) dans le coin supérieur droit
- Renseignez l'adresse e-mail du nouvel utilisateur
- Vous pouvez également définir un mot de passe - laissez le champ vide pour générer automatiquement un mot de passe sécurisé
- Cliquez sur Create (Créer)
Une fois l'utilisateur créé, un écran de confirmation affiche l'adresse e-mail et le mot de passe, accompagnés de boutons permettant de copier chaque élément dans le presse-papiers. Vous pouvez cliquer sur l'icône de presse-papiers pour copier rapidement chaque valeur.
Envoyer un e-mail d'invitation
Depuis l'écran de confirmation de création de l'utilisateur, cliquez sur Edit & Send Invitation (Modifier et envoyer l'invitation) pour ouvrir l'éditeur d'e-mail d'invitation. Le message est prérempli avec un modèle comprenant les identifiants de connexion de l'utilisateur et l'URL de connexion à votre portail.
Vous pouvez personnaliser l'invitation avant de l'envoyer :
- Subject - Modifiez l'objet de l'e-mail
- Message - Adaptez l'ensemble du corps de l'e-mail, y compris le message de bienvenue, les identifiants et le lien de connexion
Cliquez sur Send (Envoyer) pour faire parvenir l'e-mail d'invitation au nouvel utilisateur. L'e-mail est envoyé à l'aide des paramètres SMTP de votre portail et arrive donc depuis votre propre domaine.
Désactiver l'inscription libre
Par défaut, tout le monde peut créer un compte sur votre portail d'agence. Si vous souhaitez contrôler qui s'inscrit, vous pouvez désactiver l'inscription libre afin que seuls les utilisateurs créés manuellement par vos soins puissent accéder au portail.
- Rendez-vous dans Account Settings > Custom User Portal (Paramètres du compte > Portail utilisateur personnalisé)
- Repérez l'interrupteur Allow Self-Registration (Autoriser l'inscription libre)
- Désactivez l'interrupteur pour empêcher de nouveaux utilisateurs de s'inscrire d'eux-mêmes
Lorsque l'inscription libre est désactivée, le lien d'inscription est masqué sur la page de connexion, et la page d'inscription redirige vers la connexion. Les nouveaux utilisateurs ne peuvent être créés que par vous via la section Admin > Users.
Pourquoi partager l'administration d'un chatbot ?
Une collaboration renforcée - Plusieurs membres de l'équipe peuvent apporter leur expertise, garantissant des réponses complètes et précises.
Une amélioration continue - Lorsque plusieurs administrateurs suivent les conversations, votre chatbot évolue en même temps que les besoins de votre entreprise.
Une répartition de la charge de travail - Partagez les tâches d'administration pour éviter la surcharge et veiller à ce que le chatbot reste toujours parfaitement géré, notamment durant les périodes de forte activité.