Het AI Copilot-paneel verschijnt aan de rechterkant wanneer je een e-mail bekijkt. Het gebruikt de getrainde kennisbank van je chatbot om professionele antwoordsuggesties op te stellen.
Toegang krijgen
Verbind eerst je e-mailaccount en train je chatbot. Selecteer je chatbot en ga naar Email Copilot. Open een willekeurige e-mail in de inbox, en het copilot-paneel verschijnt aan de rechterkant van het scherm.
Een antwoord voorstellen
- Open een e-mail die je wilt beantwoorden
- Selecteer de taal voor het AI-concept in het keuzemenu (staat standaard op de taal van je chatbot)
- Klik op Suggest Response (Antwoord voorstellen)
De copilot zal:
- De inhoud van de binnenkomende e-mail lezen
- Geciteerde geschiedenis in het binnenkomende bericht gebruiken wanneer deze kan worden geëxtraheerd; dit is geen garantie dat elke afzonderlijke e-mail in de thread wordt gelezen
- In de getrainde kennisbank van je chatbot zoeken naar relevante informatie
- Een professioneel antwoord opstellen met de geconfigureerde aanhef, afsluiting en systeemprompt
De voorgestelde tekst verschijnt in een bewerkbaar tekstveld in het copilot-paneel. Je kunt deze aanpassen voordat je hem gebruikt.
Het antwoord vertalen
Als je moet antwoorden in een andere taal dan waarin de copilot het concept heeft opgesteld, selecteer dan de doeltaal in het keuzemenu onder de suggestie en klik op Translate (Vertalen). Hiermee vertaal je jouw concept naar de geselecteerde taal. Elke vertaling kost 1 berichttegoed.
Invoegen in de antwoordeditor
Zodra je tevreden bent met de voorgestelde (of vertaalde) tekst, klik je op Insert into Reply (Invoegen in antwoord). Hiermee open je de antwoordeditor waarin de tekst alvast is ingevuld. Controleer ook de ontvanger en het onderwerp, omdat de suggestie deze velden kan voorstellen. Het verstuurt het bericht niet; controleer het voltooide antwoord vóór Send (Verzenden) en controleer Sent (Verzonden) achteraf. Als de antwoordeditor al tekst bevat, vraagt een bevestigingsvenster of je deze wilt overschrijven.
Welke kennis gebruikt de copilot
De copilot doorzoekt dezelfde kennisbank die je chatbot gebruikt voor gesprekken met websitebezoekers. Dit omvat:
- Websitepagina's waarop je de bot hebt getraind
- Geüploade bestanden (pdf's, documenten, spreadsheets)
- Handmatige tekstinvoer en vraag-antwoordparen
- Andere inhoud die al in die kennisbank is geïndexeerd
Suggesties voeren geen live winkel- of bestelstatusacties van de chatbot uit, en bijlagen worden niet gelezen als onderdeel van de suggestie. Zorg voor relevante feiten in de getrainde bronnen of controleer ze zelf.
Hoe grondiger je chatbot is getraind, hoe beter de e-mailsuggesties van de copilot zullen zijn. Als er relevante informatie ontbreekt, controleer het concept dan zorgvuldig en vul het antwoord zelf aan of verbeter de kennisbank. Promptinstructies sturen de AI, maar kunnen niet garanderen dat deze nooit een feit verzint.