Om Email Copilot te gebruiken, moet je eerst je e-mailaccount koppelen. Gebruik een speciale mailbox met compatibele IMAP- of POP3-toegang voor inkomende e-mail en SMTP voor uitgaande e-mail. Maak eerst een chatbot. Je abonnement of add-ons moeten voldoende beschikbare e-mailaccounts bevatten en je hebt volledige toegang tot de bot nodig om de verbinding te configureren.
Koppel je e-mailaccount
Het koppelen van een account doe je via het tabblad Connect (Verbinden). Het tabblad Email Copilot toont je inbox zodra een account is gekoppeld - daarvoor zie je een knop Set up in Connect tab (Instellen via tabblad Verbinden) die je naar dezelfde plek leidt.
- Selecteer je chatbot en open het tabblad Connect
- Zoek de integratie Email en klik op Connect - er verschijnt een dialoogvenster met gebruiksvoorwaarden
- Lees en accepteer de Email Copilot terms of use (gebruiksvoorwaarden voor Email Copilot; deze gaan over AI-verwerking, gegevensbewaring, de vereiste van een speciale mailbox en jouw verantwoordelijkheden als verwerkingsverantwoordelijke)
- Voer je e-mailadres in - het systeem herkent automatisch je provider en vult de serverinstellingen alvast in
- Als je provider niet automatisch wordt herkend, selecteer deze dan in de providerkiezer of klik op Other / Custom (Overig / Aangepast) om de instellingen handmatig in te voeren
- Voer je gebruikersnaam en wachtwoord in (gebruik voor Gmail een App-wachtwoord)
- Klik op Test Connection (Verbinding testen) om te controleren of de instellingen werken
- Schakel Enable email fetching (E-mails ophalen inschakelen) in als je wilt dat nieuwe berichten automatisch worden gedownload, en klik vervolgens op Save (Opslaan). Bij het opslaan worden zowel de inkomende als de uitgaande verbinding gecontroleerd; los eventuele foutmeldingen op voordat je verdergaat.
- Open Email Copilot. Gebruik Refresh (Vernieuwen) om berichten op te halen, open vervolgens een bericht en controleer of de afzender en de inhoud correct worden weergegeven. Zie E-mails lezen en beheren en Antwoorden opstellen en verzenden om je eerste antwoord af te ronden.
Het accountdialoogvenster groepeert de velden over de tabbladen IMAP (Incoming) (IMAP (Inkomend)), SMTP (Outgoing) (SMTP (Uitgaand)) en Other (Overig). De onderstaande schermafbeelding toont het dialoogvenster met deze ingevulde velden.
Compatibiliteit van providers
De kiezer bevat voorinstellingen voor verschillende providers, maar een voorinstelling is geen garantie dat de provider deze verbindingsmethode accepteert.
- Gmail: app-wachtwoorden vereisen authenticatie in twee stappen en zijn mogelijk niet beschikbaar binnen het beveiligings- of organisatiebeleid van je account. Volg Google's instructies voor app-wachtwoorden.
- Outlook.com: Microsoft vereist moderne verificatie (Modern Authentication). Dit ChatLab-formulier gebruikt een gebruikersnaam en wachtwoord en biedt geen OAuth-aanmelding via Microsoft, waardoor de Outlook-voorinstelling alleen geen ondersteunde verbinding tot stand brengt. Zie de authenticatievereisten van Microsoft.
- Proton Mail: desktop IMAP-toegang maakt gebruik van Proton Mail Bridge. Een Bridge die op je eigen computer draait, is niet bereikbaar als lokale server vanaf het gehoste ChatLab-platform. Gebruik de voorinstelling met het loopback-adres dan ook niet als een werkende gehoste configuratie. Zie Proton's handleiding voor IMAP en SMTP.
- Overige providers: controleer zowel de inkomende toegang als de SMTP-authenticatie bij je provider en gebruik vervolgens Test Connection. Je provider kan aanvullende limieten hanteren naast die van ChatLab.
Instellingen voor inkomende e-mail
Op het tabblad IMAP (Incoming):
- IMAP / POP3 - kies het protocol. IMAP wordt aanbevolen voor de meeste providers
- Host and Port (Host en poort) - wordt automatisch ingevuld wanneer je een provider selecteert
- Use SSL (SSL gebruiken) - een schakelaar om een versleutelde verbinding met de server voor inkomende e-mail in te schakelen. Gebruik de instellingen voor versleuteling en poorten die door je provider zijn verstrekt
- Enable email fetching - schakel dit in om ChatLab elke 30 minuten automatisch te laten controleren op nieuwe e-mails
- Delete from server after fetch (Na ophalen van server verwijderen) - schakel dit alleen in als het om een speciale ChatLab-mailbox gaat. Hiermee worden e-mails na het ophalen van de mailserver verwijderd
Instellingen voor uitgaande e-mail
Configureer op het tabblad SMTP (Outgoing) de SMTP-server, poort en inloggegevens voor het verzenden van antwoorden. Voorinstellingen kunnen deze velden invullen, en het formulier toont een schakelaar voor Use SSL/TLS (SSL/TLS gebruiken). De huidige verzendservice vereist STARTTLS; gebruik een SMTP-eindpunt dat dit ondersteunt en controleer beide verbindingstests voordat je opslaat.
Dagelijkse verzendlimiet
Stel op het tabblad Other het maximale aantal e-mails in dat je per dag kunt verzenden (1 - 300, standaard is 100). Dit voorkomt dat je per ongeluk massaal berichten verstuurt.