Inbox

Inbox förvandlar varje ärende som kräver en människa till ett ärende: e-postmeddelanden som når din inkorg, inskickade kontaktformulär, insamlade leads, livechattar som ingen tog emot, livechattar som pågår just nu och konversationer som ditt team väljer att följa upp. Varje ärende har en kod, en status, en tilldelad person och fullständig historik, så att en förfrågan inte i tysthet försvinner i någons personliga inkorg.

Inbox, AI-utkast och AI-textverktygen är tillgängliga i alla planer, inklusive gratisplanen. Den enda delen som beror på din plan är antalet e-postlådor du kan ansluta.

Här hittar du Inbox

Välj din chattbot och öppna fliken Inbox (Inkorg), bredvid Chatlogs (Chattloggar). Siffran på fliken räknar ärenden som kräver din uppmärksamhet: nya ärenden plus ärenden som väntar på svar och är tilldelade dig.

Skärmen har tre kolumner:

• Vänster - pågående livechattar, vyer, filter och ärendelistan
• Mitten - det valda ärendet: dess rubrik, dess historik och svarsrutan
• Höger - vem kunden är, ärendeinformation (inklusive Customer language [Kundens språk]), e-postmeddelanden i ärendet, kundens tidigare ärenden och dina interna anteckningar; för ärenden som kom från chattwidgeten visar fliken Conversation (Konversation) chattutskriften

Varje ärende har en kod som exempelvis TES-12: ett prefix plus ett nummer. Prefixet skapas av de första bokstäverna i din chattbots namn och kan ändras i Inbox settings. Koden visas i listan, i aviseringar och i ämnesraden på e-postmeddelanden du skickar, så att en kund som svarar på ett ärendemeddelande hamnar i samma ärende.

Varifrån ärenden kommer

Du skapar nästan aldrig ärenden manuellt. Ett ärende öppnas automatiskt när:

1. Ett e-postmeddelande anländer till din anslutna e-postlåda. Se Connect your mailbox.
2. En besökare skickar kontaktformuläret i chattwidgeten. Se Kontaktformulär för mänsklig support. Du kan stänga av detta i Settings > Human Contact Form med Create a ticket in the Inbox for every contact form.
3. Ett lead samlas in, om reglaget som beskrivs i Open a ticket for every lead är aktiverat.
4. En livechatt missas - besökaren bad om en människa och ingen operatör anslöt i tid.
5. En livechatt pågår - den visas i sektionen Live now (Direktsänds nu) och blir ett eget ärende. Se Live chats in the Inbox.
6. Ditt team startar det från Chat Logs - med Create ticket (Skapa ärende), Join conversation (Gå med i konversation) eller Write to the visitor (Skriv till besökaren). Se Start a ticket from Chat Logs.

En konversation har ett ärende. När något nytt händer i en konversation som redan har ett ärende läggs det till i det ärendet, och ett stängt ärende återöppnas. För e-post hamnar ett svar i samma e-posttråd, eller ett e-postmeddelande med ärendekoden i ämnesraden, alltid i sitt ärende. Ett nytt e-postmeddelande från en avsändare som redan har ett öppet ärende läggs till i det ärendet; annars öppnas ett nytt. Automatiska svar som frånvaromeddelanden öppnar inte ärenden.

Ärenderubriker. För ärenden från chattwidgeten skriver ChatLab en sammanfattande rubrik på en mening, märkt med en liten AI-etikett, och uppdaterar den allteftersom konversationen fortsätter. Rubriker skrivs på ditt teams språk. En rubrik du skriver själv och ämnesraden i ett e-postmeddelande skrivs aldrig över. AI-rubriker förbrukar inte meddelandekrediter.

Kundens språk. ChatLab känner också igen språket som kunden skriver på - det de mest använder, eller det nya om de tydligt bytte språk. Det visas i ärendeinformationen med en flagga, på engelska och på språkets eget namn (till exempel Polish · Polski), och svarsrutan använder det för att föreslå en översättning av ditt svar. Identifieringen förbrukar inte meddelandekrediter.

Prioritet och etiketter för ny e-post. Varje nytt e-postmeddelande får en AI-prioritet (Urgent [Brådskande], High [Hög], Normal eller Low [Låg], med en motivering på en rad i tråden) och de etiketter vars beskrivning passar, se Labels. Uppenbar skräppost kan stängas automatiskt, se Inbox settings. Detta förbrukar inte heller några meddelandekrediter.

Livechattar i Inbox

När en besökare ber om en människa visas livechatten i sektionen Live now längst upp i den vänstra kolumnen. Varje kort visar besökarens fråga, hur länge chatten har pågått och, så länge ingen har svarat ännu, en stapel som fylls på fram till tidpunkten då chatten räknas som missad. Pick up (Ta emot) ansluter till chatten, och så fort någon svarar visar kortet With (Med) och operatörens namn. När ingen chatt pågår krymper sektionen till en rad med antalet besökare på din webbplats just nu.

Att svara på en livechatt sker i ärendetråden: det du skriver går direkt in i besökarens chattfönster, och End live chat (Avsluta livechatt) i ärenderubriken avslutar den. Steg-för-steg-guiden för operatörer finns i Hantera inkommande Live Chat - konversationer, och hur du aktiverar och konfigurerar livechatt finns i Live Chat.

Hitta ärendet du behöver

Den vänstra kolumnen inleds med fem vyer, var och en med sin egen räknare:

• All (Alla) - alla öppna ärenden för denna chattbot
• Unassigned (Otilldelade) - öppna ärenden som ingen har tagit ännu
• Mine (Mina) - öppna ärenden tilldelade dig
• Snoozed (Pausade) - ärenden som lagts åt sidan till en tidpunkt du valt, se Snooze a ticket
• Closed (Stängda) - ärenden som är klara

Under vyerna finns sökrutan, som matchar ärenderubriken och det senaste meddelandet, samt tre runda knappar: tratten visar fler filter, pilarna uppdaterar listan och kugghjulet öppnar Inbox settings. Uppdateringen kontrollerar även din anslutna e-postlåda efter nya meddelanden, så att du inte behöver vänta på nästa automatiska kontroll.

Varje rad visar ärendekoden, beställaren, en ikon för kanalen ärendet kom från (kuvert för kontaktformuläret, @ för e-post, headset för livechatt, kort för ett lead, penna för ett ärende som öppnats av ditt team), rubriken, det senaste meddelandet, hur länge sedan något hände, tilldelad person och status. En liten penna bredvid kanalikonen betyder att någon har ett oskickat svarsutkast i det ärendet.

Klicka på tratten för att filtrera efter datum för senaste aktivitet, status, kanal, tilldelad person, prioritet och etikett. Genom att klicka på en etikett på vilket ärende som helst filtreras listan också till den etiketten.

Arbeta med flera ärenden samtidigt. Peka på en rad och markera dess kryssruta; så fort en rad är markerad visar varje rad en kryssruta. Fältet Selected: N (Valda: N) ovanför listan låter dig välja Close (Stäng) för de markerade ärendena, Assign to... (Tilldela till...) en kollega, markera dem som Spam (Skräppost) eller välja Clear (Rensa) markeringen.

Tangentbord. Tryck på j eller nedåtpilen för nästa ärende och k eller uppåtpilen för föregående, så länge du inte skriver i ett textfält. Escape rensar markeringen.

Arbeta med ett ärende

Klicka på ett ärende för att öppna det. Den översta raden i huvudet visar ärendekoden, statusen, kanalen, etiketterna och + Add label (+ Lägg till etikett) (+ Label [+ Etikett] när ärendet redan har en); därunder finns rubriken och kontrollraden.

• Priority (Prioritet) - Urgent, High, Normal eller Low. Nya e-postmeddelanden får detta från AI, märkt AI; välj en annan för att åsidosätta den.
• Status - växla ärendet manuellt mellan New (Nytt), Waiting for us (Väntar på oss), Waiting for customer (Väntar på kund) och Closed (Stängt). Det behöver du sällan göra: att svara ställer in Waiting for customer och ett meddelande från kunden ställer in Waiting for us.
• Assignee (Tilldelad person) - välj en kollega med åtkomst till denna chattbot, eller klicka på Assign to me (Tilldela mig) för att ta ärendet själv. Den nya mottagaren meddelas.
• Snooze (Pausa) - lägg ärendet åt sidan till en förinställd tid eller ett datum du väljer. Det flyttas till vyn Snoozed och återvänder automatiskt till Inbox vid den tidpunkten, eller tidigare om kunden skriver. Back to the Inbox now (Tillbaka till Inbox nu) väcker det manuellt.
• Close (Stäng) - markera ärendet som klart och öppna nästa ärende i listan, så att du kan arbeta dig igenom kön utan att gå tillbaka till den. Det stängda ärendet får knappen Reopen (Återöppna), och det öppnas även automatiskt om kunden skriver igen eller om du skickar ytterligare ett svar.

Till höger i ärendehuvudet ser du om kunden är på din webbplats just nu (Online in the chat widget [Online i chattwidgeten]) eller när de senast sågs. Detta visar om ett svar når dem i chattfönstret eller via e-post.

Knappen ... öppnar ärendemenyn:

• Add customer message (Lägg till kundmeddelande) - klistra in något som kunden skickade till dig utanför Inbox, till exempel ett svar som kom till en personlig inkorg. Det sparas som kundens meddelande och markeras som manuellt tillagt.
• Merge into... (Slå samman med...) - när samma kund öppnade två ärenden om samma sak. Dialogrutan föreslår andra ärenden från samma beställare, eller så anger du ett ärendenummer (siffrorna efter bindestrecket) och klickar på Find (Hitta). Efter Merge (Slå samman) flyttas meddelandena och e-posten från detta ärende till det andra ärendet, som du fortsätter att arbeta i och som får posten Merged from (Sammanslaget från). Detta ärende stängs med posten Merged into (Sammanslaget med).
• Spam - stänger ärendet och blockerar avsändarens e-postadress, så att deras framtida e-postmeddelanden inte skapar eller återöppnar ärenden.
• Blocked senders (Blockerade avsändare) - listan över blockerade adresser, var och en med Unblock (Avblockera).
• Delete ticket (Ta bort ärende) - tar bort ärendet med alla dess meddelanden, anteckningar och bilagor efter en bekräftelse. Endast chattbotens ägare kan ta bort ärenden. Själva e-postmeddelandena finns kvar i din e-postlåda.

Läs ärendehistoriken

Mittenkolumnen visar allt som hänt i ärendet, med det äldsta först:

• Kundmeddelanden till vänster, dina svar till höger med namnet på personen som skickade dem och en markering som visar hur de levererades (till exempel Sent by e-mail [Skickat via e-post]).
• E-postmeddelanden visas som kunden skickade dem, med sin formatering och sina bilder. Show as text (Visa som text) växlar ett meddelande till ren text, och Cc (Kopia) under avsändaren visar vem mer som fick det. Bilagor visas som brickor under meddelandet; klicka på en för att ladda ner den. E-postmeddelandena i ett ärende listas också i den högra panelen tillsammans med sina bilagor.
• Translate (Översätt) under ett kundmeddelande översätter det till ditt teams språk, se Read messages in your language.
• Interna anteckningar på bärnstensgul bakgrund. Kunden ser dem aldrig.
• Händelser som grå rader: statusändringar, tilldelningar, påbörjade och avslutade livechattar, sammanslagningar och vidarebefordringar.
• Konversation med chattboten före detta ärende - för ärenden från chattwidgeten, ett minimerat block längst upp med vad besökaren diskuterade med chattboten innan de bad om hjälp. Klicka på det för att expandera.
• Chattboten svarade under tiden - när kunden fortsätter att fråga chattboten medan ärendet väntar på dig läggs chattbotens svar till i tråden, så att du inte svarar på samma fråga två gånger.

Vidarebefordra ett meddelande. Klicka på Forward (Vidarebefordra) under vilket meddelande som helst, fyll i To (Till), valfritt Cc och en anteckning till mottagaren, och klicka på Forward. Meddelandet skickas från din anslutna e-postlåda tillsammans med originaltexten och dess bilagor, och händelsen Forwarded to (Vidarebefordrat till) visas i tråden. Vidarebefordran kräver en ansluten e-postlåda.

Läs meddelanden på ditt språk

Klicka på Translate under ett kundmeddelande (en liten laddningsindikator visas medan det arbetar). Översättningen ersätter meddelandet på plats: ett e-postmeddelande behåller sin layout, sina bilder och sina länkar, endast texten ändras, och ett vanligt meddelande behåller klickbara länkar och e-postadresser med långa adresser förkortade. Ett fält ovanför meddelandet anger Translated into (Översatt till) ditt teams språk, med Show original (Visa original) för att växla tillbaka och Show translation (Visa översättning) för att återgå.

Ett meddelande som du har översatt en gång förblir översatt för hela teamet, och nästa gång någon öppnar ärendet visas det på ditt språk direkt. Språket är Language of your team (Ditt teams språk) från Inbox settings. Varje översättning förbrukar meddelandekrediter en gång, på samma sätt som ett chattbotsvar på översättningsmodellen; ett långt e-postmeddelande översätts i delar, där varje del förbrukar en användning.

Svara kunden

Svarsrutan längst ner i ärendet har två flikar, Reply (Svara) och Note (Anteckning).

1. Stanna på fliken Reply och skriv ditt svar. Klicka på Aa för att visa formateringsknapparna: fetstil, kursiv stil, punktlistor och numrerade listor, länk och rensa formatering (Ctrl/Cmd + B, I och K fungerar i vilket fall). Knapparna förblir synliga eller dolda precis som du lämnade dem. Inklistrad text levereras alltid som ren text.
2. Kontrollera vart svaret skickas. Brickorna längst ner visar kanalen: E-mail (E-post) skickar det till beställarens adress, Chat message (Chattmeddelande) skickar det till deras chattfönster. Ärenden från chattwidgeten med en känd e-postadress erbjuder båda. Raden under texten förklarar situationen med ord, till exempel att kunden har chattfönstret öppet eller att de lämnade webbplatsen för en timme sedan.
3. Klicka eventuellt på Cc för att kopiera andra adresser (upp till 10, separerade med kommatecken). Den fylls i automatiskt från kundens senaste e-postmeddelande och fungerar endast med en ansluten e-postlåda.
4. Klicka eventuellt på gemet för att bifoga filer. Ett ärende kan innehålla upp till 10 MB bilagor, och att skicka filer via e-post kräver en ansluten e-postlåda.
5. Klicka på Send to customer (Skicka till kund), eller tryck på Ctrl/Cmd + Enter.

Hur svaret levereras:

• Via e-post - från din anslutna e-postlåda, i samma e-posttråd. Utan en ansluten e-postlåda skickar ChatLab det från en no-reply-adress, och kundens svar går till adressen som ställts in som Customer replies go to (Kundsvar skickas till) i Inbox-inställningarna istället för tillbaka till Inbox.
• Till chattfönstret, kunden på din webbplats - svaret visas omedelbart och öppnar en livechatt: chattboten tystnar och ni samtalar direkt. Detta fungerar även om livechatt är avstängd för besökare i Settings > Live Chat - den inställningen styr endast om besökare kan be om en människa. Dina meddelanden i chattfönstret bär ditt namn, så att kunden alltid vet att en människa skriver. Medan livechatten pågår håller varje svar du skickar den öppen; den avslutas efter 10 minuter utan meddelanden från någondera parten.
• Till chattfönstret, kunden har lämnat webbplatsen - när kunden har lämnat sidan utan en e-postadress eller telefonnummer blir skicka-knappen Leave message (Lämna meddelande). Meddelandet väntar i deras chattfönster, märkt med ditt namn, och visas om de kommer tillbaka innan konversationen upphör att gälla. Tråden talar sedan om dess status: Waiting in the chat window, not shown yet (Väntar i chattfönstret, inte visat ännu), Shown in the chat window (Visat i chattfönstret) med tidsangivelse, eller The conversation expired before the customer came back, not shown (Konversationen löpte ut innan kunden kom tillbaka, inte visat).

Om kunden inte lämnade någon e-postadress och deras konversation har löpt ut talar svarsrutan om för dig att det inte finns något sätt att nå dem, istället för att låta dig skicka ut i tomma intet.

Oskickade utkast sparas. Allt du skriver sparas automatiskt med några sekunders mellanrum, så att du kan stänga ärendet, ladda om sidan eller byta enhet och fortsätta senare. Ärendelistan markerar ärenden med ett oskickat utkast med en penna, och kollegor som öppnar ärendet ser Draft by (Utkast av) med ditt namn. Discard (Kasta) tar bort utkastet tillsammans med dess väntande bilagor.

Daglig sändningsgräns. Med en ansluten e-postlåda visar slutet av verktygsfältet Sent today N of M (Skickat idag N av M): hur många e-postmeddelanden e-postlådan har skickat idag av sin dagliga gräns. När gränsen har nåtts pausas sändning via e-post fram till nästa dag.

Skapa ett utkast till svar med AI

1. Om du vill kan du skriva en kort instruktion i fältet ovanför svaret, till exempel "bekräfta datumändringen och ange avgiften". Lämna fältet tomt om du vill ha ett vanligt svar.
2. Välj språk för utkastet bredvid in (på). Det är förvalt till språket kunden skriver på.
3. Klicka på Draft reply (Skapa utkast till svar). Utkastet visas i svarsrutan, markerat med AI draft, edit before sending (AI-utkast, redigera före sändning). Det skapas utifrån ärendet, konversationen och din chattbots kunskapsbas.
4. Redigera det och skicka det själv. Draft again (Skapa nytt utkast) skriver en ny version.

Inget som skrivs av AI skickas någonsin automatiskt. Varje utkast förbrukar meddelandekrediter, på samma sätt som ett chattbotsvar med modellen som valts i Inbox settings (Inkorgsinställningar), se Vad är en meddelandekredit.

Improve (Förbättra) skriver om texten du redan har: Rephrase (Omformulera), More formal (Mer formell), More friendly (Mer vänlig) eller Fix spelling (Rätta stavning). Undo (Ångra) återställer din egen formulering efter en ändring.

Översätt ditt svar. Klicka på Translate (Översätt) i verktygsfältet för att öppna översättningsraden, välj sedan språk bredvid Translate into (Översätt till) och klicka på Translate (Översätt). När ChatLab känner av att kunden skriver på ett annat språk än du öppnas raden automatiskt med The customer writes in (Kunden skriver på) och kundens språk redan valt. Du skriver på ditt eget språk, kontrollerar översättningen och skickar den på deras.

Automatiska utkast. I Inbox settings > General (Inkorgsinställningar > Allmänt) kan du aktivera Draft a reply automatically when I open a ticket that waits for us (Skapa ett utkast automatiskt när jag öppnar ett ärende som väntar på oss). Inställningen gäller endast den enhet du använder, och varje automatiskt utkast förbrukar krediter.

Etiketter

Etiketter sorterar ärenden på ditt eget sätt: gruppera förfrågningar, fakturor, reklamationer. Samma lista används för taggar på konversationer i Chat Logs (Chattloggar), se Konversationstaggar.

• Lägg till en etikett - klicka på + Add label (+ Lägg till etikett) i ärenderubriken, skriv för att söka och välj en, eller skriv ett nytt namn och klicka på Create (Skapa). Listan har två grupper: Your labels (Dina etiketter) och Ready-made tags (Färdiga taggar) såsom The chatbot did not know (Chattbotten visste inte).
• Ta bort en etikett - klicka på det lilla krysset på etiketten.
• Etiketter satta av AI - en etikett med en beskrivning kan läggas till på nya e-postmeddelanden av AI; den markeras med AI. En tagg som öppnar ett ärende från en konversation läggs också till på det ärendet som en etikett.

Skapa, beskriv och ta bort etiketter i Inbox settings > Labels (Inkorgsinställningar > Etiketter).

Skriv en intern anteckning

Klicka på fliken Note (Anteckning). Svarsrutan blir bärnstensfärgad så att en anteckning aldrig förväxlas med ett svar. Skriv @ för att nämna en kollega och välj personen i listan: de får en avisering. Klicka på Save note (Spara anteckning). Anteckningar syns bara för ditt team och samlas även i avsnittet Notes (Anteckningar) i den högra panelen.

Starta ett ärende från Chat Logs

Ibland upptäcker du en konversation i Chatlogs som någon borde följa upp, även om besökaren aldrig bad om hjälp. Välj din chattbot, öppna Chatlogs (Chattloggar) och välj konversationen. Beroende på situationen har du tre alternativ.

Skapa ärende. Klicka på Create ticket (Skapa ärende) i fältet ovanför konversationen.

Ämne och meddelande fylls i automatiskt från konversationen, och e-postadressen från kunduppgifterna om en sådan har samlats in. Korrigera dem vid behov och klicka på Create ticket (Skapa ärende) - du kommer direkt till det nya ärendet i Inbox (Inkorg).

När en konversation har ett ärende ersätts knappen av en bricka med ärendekoden som tar dig direkt till det.

Anslut till konversation. När besökaren är kvar på din webbplats just nu visas en rad under konversationen med texten The visitor is on the site now (Besökaren är på webbplatsen nu; frågetecknet förklarar vad en anslutning innebär). Klicka på Join conversation (Anslut till konversation). Detta startar en livechatt i den konversationen och skapar ett ärende i Inbox som tilldelas dig; chattbotten tystnar tills du avslutar chatten. Du kan ansluta även om livechatt är avstängt i din chattbots inställningar. Kugghjulet bredvid knappen leder till din Operator profile (Operatörsprofil), där du ställer in namnet kunderna ser, samt till Notifications (Aviseringar), så att du hör när kunden svarar.

Lämna ett meddelande. När besökaren har lämnat sidan visar raden när. Klicka på Leave a message (Lämna ett meddelande), skriv det och klicka på Leave message (Lämna meddelande). Meddelandet väntar i deras chattfönster och visas om de återvänder innan konversationen löper ut. Ett ärende öppnas för det, så att du ser i Inbox när meddelandet har visats. När chattfönstret väl har löpt ut visar raden detta i stället: en besökare som lämnat en e-postadress besvaras från Inbox via e-post.

Anslut din e-postbrevlåda

Med en ansluten brevlåda blir e-postmeddelanden som kunder skickar till den adressen till ärenden, och dina svar skickas från samma adress i samma e-posttråd. Utan en sådan fungerar Inbox fortfarande för chatt, formulär och leads, och svar via e-post skickas från en no-reply-adress. Antalet brevlådor du kan ansluta beror på din plan; en chattbot har en brevlåda.

Använd en särskild supportadress för detta, till exempel support@dittforetag.se, inte en personlig brevlåda: alla e-postmeddelanden som kommer dit blir ärenden.

1. Välj din chattbot och öppna fliken Connect (Anslut). Klicka på rutan E-mail inbox (E-postinkorg). Du når samma plats från kugghjulsikonen i Inbox, under fliken E-mail account (E-postkonto).

2. Klicka på Connect (Anslut), läs och godkänn villkoren för brevlådan första gången och välj din e-postleverantör. ChatLab fyller i serverinställningarna för vanliga leverantörer; för alla andra brevlådor väljer du Other / Custom (Annat / Anpassat) och anger uppgifterna för IMAP (eller POP3) samt SMTP. Många leverantörer kräver ett applösenord i stället för ditt vanliga lösenord.
3. Klicka på Test Connection (Testa anslutning) och spara sedan. Brevlådan kontrolleras regelbundet efter nya e-postmeddelanden, och Check now (Kontrollera nu) eller uppdateringsknappen i Inbox kontrollerar den omedelbart.

På fliken E-mail account hittar du även:

• Enable email fetching (Aktivera hämtning av e-post) - stäng av för att stoppa nya e-postmeddelanden från att bli ärenden utan att koppla från brevlådan.
• Delete from server after fetch (Ta bort från servern efter hämtning) - tar bort e-postmeddelanden från din e-postserver när ChatLab har tagit emot dem. Rekommenderas endast för brevlådor som uteslutande används av ChatLab, eftersom andra e-postprogram inte längre kommer att kunna se dessa meddelanden.
• Daily Send Limit (Daglig sändningsgräns) - hur många e-postmeddelanden brevlådan får skicka per dag (upp till 300) och hur många den har skickat i dag. Ändra detta med Edit (Redigera).
• Edit (Redigera) - ändra adress, serverinställningar eller lösenord.
• Disconnect (Koppla från) - tar bort brevlådan efter en bekräftelse. De sparade kopiorna av dess e-postmeddelanden och bilagor raderas; ärendemeddelandena behåller sin text.

Om din plan slutar täcka brevlådan pausas den och ett meddelande på denna flik förklarar hur du återupptar den.

Datalagring. E-postmeddelanden som blev en del av ett ärende stannar kvar i ärendet. E-postmeddelanden som aldrig blev ett ärende raderas automatiskt efter den lagringsperiod du har angett i Danger Zone (Riskzonen), se Ta bort dina uppgifter.

Inbox settings (Inkorgsinställningar)

Klicka på kugghjulsknappen bredvid sökrutan i Inbox (eller Inbox settings längst ner i den högra panelen). Inställningarna har fem flikar.

General (Allmänt)

• Ticket code (Ärendekod) - Prefix för ärendekoder, 2-8 bokstäver eller siffror. Lämna tomt för att använda de första bokstäverna i chattbottens namn. En ändring gäller endast nya ärenden.
• Language of your team (Ditt teams språk) - språket ditt team läser på: ärenderubriker, AI-prioriteringar, översättningar av chattloggar och kundmeddelanden, rapporter och AI Insights. Det är en gemensam inställning för hela chattbotten, samma som Team language (Teamspråk) i Settings > Languages (Inställningar > Språk); chattbotten svarar fortfarande kunderna på deras eget språk.
• E-mail (E-post) - med en ansluten brevlåda är detta adressen svar skickas från. Utan en sådan bestämmer Customer replies go to (Kundsvar skickas till) var kundernas svar på dina no-reply-meddelanden hamnar; lämna fältet tomt för att använda adressen som visas under fältet.
• Sender and signature (Avsändare och signatur) - det Sender name (Avsändarnamn) kunderna ser i Från-fältet och en Signature (Signatur) som läggs till under varje e-postsvar; {operator} ersätts med namnet på personen som svarar. Om en signatur har angetts avslutas AI-utkast utan en egen avslutningsfras.
• AI in replies (AI i svar) - Model for drafts and text tools (Modell för utkast och textverktyg) och Model for translation (Modell för översättning), som väljs separat från chattbotmodellen. Dessa modeller används endast av de AI-verktyg du startar själv, och varje lista visar krediter per användning: en starkare modell skriver bättre utkast och kostar fler krediter, och en billig modell räcker vanligtvis för översättning. Arbete som utförs i bakgrunden (titlar, automatiska taggar, AI-prioritering, kundens språk) kostar inga krediter.
• Draft a reply automatically when I open a ticket that waits for us (Skapa ett utkast automatiskt när jag öppnar ett ärende som väntar på oss) - sparas omedelbart och endast för den här enheten.

Klicka på Save changes (Spara ändringar) efter redigering.

E-mail account (E-postkonto) - den anslutna brevlådan, beskriven i Anslut din e-postbrevlåda.

AI drafts (AI-utkast) - Assistant instructions (Assistentinstruktioner) som läggs till i din chattbots instruktioner varje gång AI skapar ett utkast till svar (Reset to Default (Återställ till standardvärde) återställer originaltexten), samt Greeting (Hälsning) och Sign-off (Avslutning) som placeras i början och slutet av AI-utkast för e-postärenden. Använd [name] i hälsningen för mottagarens namn. Dessa lagras tillsammans med den anslutna brevlådan, så anslut en först.

Labels (Etiketter) - Close spam automatically (Stäng skräppost automatiskt): AI kontrollerar varje nytt e-postmeddelande och ger skräppost taggen Spam or abuse (Skräppost eller missbruk); när reglaget är på stängs ett sådant ärende direkt. Det finns kvar i vyn Closed (Stängda) och öppnas igen om avsändaren skriver tillbaka, och avsändaren blockeras aldrig automatiskt. Därunder skapar du etiketter med namn, färg och en valfri beskrivning av när AI ska lägga till etiketten, samt redigerar eller tar bort befintliga.

Tickets from conversations (Ärenden från konversationer) - aktivera Open a ticket (Öppna ett ärende) för valfri konversationstagg. En konversation som får den taggen blir ett ärende, märkt med taggen; om den redan har ett öppet ärende läggs taggen till på det i stället. Se Konversationstaggar.

Huruvida kunder kan skicka filer i livechatt ställs in separat, i Settings > Live Chat (Inställningar > Live Chat).

Öppna ett ärende för varje lead

Leads är lätta att samla in och lätta att glömma. Välj din chattbot, navigera till Settings > Lead Collection (Inställningar > Lead-insamling) och scrolla till avsnittet Notification (Avisering). Reglaget Create a ticket in the Inbox for every lead (Skapa ett ärende i Inbox för varje lead) är aktiverat som standard, så varje uppsättning kontaktuppgifter en besökare lämnar öppnar ett ärende som någon måste besvara och stänga.

Stäng av det om du föredrar att hantera leads enbart från fliken Leads. Se Lead-insamling.

Aviseringar

Du aviseras när ett ärende skapas, när en kund svarar på ditt ärende, när ett ärende tilldelas dig och när någon nämner dig i en anteckning. Aviseringar kommer som ett ljud och en webbläsarnotis, som en räknare för olästa meddelanden i webbläsarflikens titel och på fliken Inbox, via klockikonen i det övre fältet och som ett pushmeddelande om du har aktiverat push.

Aviseringar styrs per chattbot i Account Settings > Live Chat Notifications (Kontoinställningar > Aviseringar för Live Chat), under Individual Chatbot Notifications (Individuella chattbotaviseringar). Reglaget Live chat and inbox notifications (Aviseringar för livechatt och inkorg) omfattar både aviseringar för livechatt och Inbox-ärenden för den chattbotten. Klicka på Save notification preferences (Spara aviseringsinställningar) efter en ändring.

Webbläsarnotiser och push aktiveras på samma sida med Enable browser notifications (Aktivera webbläsarnotiser) och Enable push on this device (Aktivera push på denna enhet); Live Chat förklarar båda.

Vem kan arbeta i Inbox

Kolleger du bjuder in under Team på chattbotten, eller under Account Settings > Team (Kontoinställningar > Team) för hela kontot, får en av tre åtkomstnivåer:

• Full - allt utom fakturering
• Limited - allt utom inställningar, integrationer och riskzonen
• Operator - endast konversationer, Inbox, leads och livechatt, utan åtkomst till inställningar, träning, integrationer eller brevlådan

Operator är nivån för personer som bara svarar kunder. En inbjudan kan omfatta alla dina chattbotar eller bara dem du väljer. Se Bjud in administratörer.

Kommer du från Email Copilot

Email Copilot, den separata brevlådefliken med förslag på AI-svar, har ersatts av Inbox. Inget behöver ställas in igen. Här ser du var varje del har hamnat:

• Den anslutna brevlådan är nu brevlådan för Inbox, med samma adress och inställningar. Hantera den i Inbox settings > E-mail account eller via rutan E-mail inbox på fliken Connect.
• Inkommande e-postmeddelanden blir ärenden i Inbox, med status, tilldelad person, interna anteckningar och sökning, i stället för en lista med meddelanden.
• Svar skickas från den anslutna brevlådan som tidigare, direkt från ärendets svarsruta i samma e-posttråd.
• AI-förslag är nu AI-utkast: Draft reply i svarsrutan, plus Improve och översättning. Dina instruktioner för Copilot samt hälsning och avslutning finns på fliken AI drafts i Inbox settings.
• Gamla Copilot-länkar öppnar Inbox.
• Lagrade e-postmeddelanden: e-postmeddelanden som ingår i ett ärende stannar kvar i ärendet. E-postmeddelanden som aldrig blev ett ärende raderas fortfarande efter lagringsperioden som angetts i Danger Zone.
• Oskickade Copilot-utkast flyttades inte över. Om du hade ett svar under arbete skriver du det på nytt i ärendet.

Relaterade artiklar

• Hantera inkommande livechatt-konversationer - svara på livechattar från Inbox
• Live Chat - aktivera livechatt och vad som händer när ingen ansluter
• Chatlogs - konversationshistoriken som ärenden länkar tillbaka till
• Konversationstaggar - taggar på konversationer och ärendena de öppnar
• Kontaktformulär för mänsklig support - formuläret vars inskickade svar öppnar ärenden
• Lead-insamling - samla in kontaktuppgifter i chatten
• Bjud in administratörer - ge kolleger åtkomst till Inbox
• Ta bort dina uppgifter - lagringstid för e-post och andra datainställningar
• Vad är en meddelandekredit - vad AI-utkast och textverktyg kostar