Um Email Copilot zu nutzen, müssen Sie zuerst Ihr E-Mail-Konto verbinden. Verwenden Sie ein dediziertes Postfach mit kompatiblem IMAP- oder POP3-Zugriff für eingehende E-Mails und SMTP für ausgehende E-Mails. Erstellen Sie zuerst einen Chatbot. Ihr Abonnement oder Ihre Add-ons müssen ein verfügbares Kontingent für E-Mail-Konten enthalten, und Sie benötigen vollen Zugriff auf den Bot, um die Verbindung zu konfigurieren.
E-Mail-Konto verbinden
Das Verbinden eines Kontos erfolgt über den Tab Connect (Verbinden). Der Tab Email Copilot selbst zeigt Ihren Posteingang an, sobald ein Konto verbunden ist - davor wird dort die Schaltfläche Set up in Connect tab (Im Tab Verbinden einrichten) angezeigt, die Sie an dieselbe Stelle führt.
- Wählen Sie Ihren Chatbot aus und öffnen Sie den Tab Connect
- Suchen Sie die Integration Email und klicken Sie auf Connect (Verbinden) - ein Dialogfeld mit Nutzungsbedingungen wird angezeigt
- Lesen und akzeptieren Sie die Email Copilot terms of use (Nutzungsbedingungen für Email Copilot; diese umfassen die KI-Verarbeitung, Datenspeicherung, die Anforderung eines dedizierten Postfachs sowie Ihre Pflichten als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung)
- Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein - das System erkennt Ihren Anbieter automatisch und füllt die Servereinstellungen vorab aus
- Falls Ihr Anbieter nicht automatisch erkannt wird, wählen Sie ihn aus der Anbieterauswahl aus oder klicken Sie auf Other / Custom (Andere / Benutzerdefiniert), um die Einstellungen manuell einzugeben
- Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein (verwenden Sie für Gmail ein App-Passwort)
- Klicken Sie auf Test Connection (Verbindung testen), um zu prüfen, ob die Einstellungen funktionieren
- Aktivieren Sie Enable email fetching (E-Mail-Abruf aktivieren), wenn neue Nachrichten automatisch heruntergeladen werden sollen, und klicken Sie dann auf Save (Speichern). Beim Speichern werden sowohl die eingehende als auch die ausgehende Verbindung überprüft; beheben Sie etwaige gemeldete Fehler, bevor Sie fortfahren.
- Öffnen Sie Email Copilot. Verwenden Sie Refresh (Aktualisieren), um Nachrichten abzurufen, öffnen Sie dann eine Nachricht und vergewissern Sie sich, dass Absender und Textinhalt korrekt angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mails lesen und verwalten und Antworten verfassen und senden, um Ihre erste Antwort fertigzustellen.
Das Kontodialogfeld unterteilt seine Felder in die Tabs IMAP (Incoming) (Eingehend), SMTP (Outgoing) (Ausgehend) und Other (Sonstiges). Der folgende Screenshot zeigt das Dialogfeld mit ausgefüllten Feldern.
Anbieterkompatibilität
Die Auswahl enthält Voreinstellungen für mehrere Anbieter, eine Voreinstellung ist jedoch keine Garantie dafür, dass der Anbieter diese Verbindungsmethode akzeptiert.
- Gmail: App-Passwörter erfordern die 2-Faktor-Authentifizierung (2-Step Verification) und sind unter den Sicherheits- oder Organisationsrichtlinien Ihres Kontos möglicherweise nicht verfügbar. Befolgen Sie Googles Anleitung für App-Passwörter.
- Outlook.com: Microsoft erfordert die moderne Authentifizierung (Modern Authentication). Dieses ChatLab-Formular verwendet Benutzername und Passwort und bietet keine OAuth-Anmeldung von Microsoft an, sodass die Outlook-Voreinstellung allein keine unterstützte Verbindung herstellt. Siehe Microsofts Authentifizierungsanforderungen.
- Proton Mail: Der IMAP-Zugriff auf dem Desktop nutzt Proton Mail Bridge. Eine Bridge, die auf Ihrem Computer ausgeführt wird, ist für das gehostete ChatLab nicht als lokaler Server erreichbar. Verwenden Sie daher die Loopback-Adress-Voreinstellung nicht als funktionierende gehostete Konfiguration. Siehe Protons Hinweise zu IMAP und SMTP.
- Andere Anbieter: Lassen Sie sich sowohl den Zugriff auf eingehende E-Mails als auch die SMTP-Authentifizierung von Ihrem Anbieter bestätigen und nutzen Sie anschließend Verbindung testen (Test Connection). Ihr Anbieter kann zusätzlich zu den Limits von ChatLab eigene Einschränkungen festlegen.
Einstellungen für eingehende E-Mails
Auf der Registerkarte IMAP (Incoming):
- IMAP / POP3 - wählen Sie das Protokoll. IMAP wird für die meisten Anbieter empfohlen
- Host and Port (Host und Port) - wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie einen Anbieter auswählen
- Use SSL (SSL verwenden) - ein Umschalter, der eine verschlüsselte Verbindung zum Posteingangsserver aktiviert. Verwenden Sie die von Ihrem Anbieter bereitgestellten Verschlüsselungs- und Porteinstellungen
- Enable email fetching (E-Mail-Abruf aktivieren) - aktivieren Sie diese Option, damit ChatLab alle 30 Minuten automatisch nach neuen E-Mails sucht
- Delete from server after fetch (Nach dem Abrufen vom Server löschen) - aktivieren Sie diese Option nur, wenn es sich um ein dediziertes ChatLab-Postfach handelt. Dadurch werden E-Mails nach dem Abrufen vom Mailserver gelöscht
Einstellungen für ausgehende E-Mails
Konfigurieren Sie auf der Registerkarte SMTP (Outgoing) (Ausgehend) den SMTP-Server, den Port sowie die Anmeldedaten für das Senden von Antworten. Über Vorlagen lassen sich diese Felder automatisch ausfüllen, und das Formular enthält den Umschalter Use SSL/TLS (SSL/TLS verwenden). Der aktuelle Versanddienst erfordert STARTTLS; verwenden Sie einen SMTP-Endpunkt, der dies unterstützt, und prüfen Sie vor dem Speichern beide Verbindungstests.
Tägliches Sendelimit
Legen Sie im Tab Other die maximale Anzahl von E-Mails fest, die Sie pro Tag senden können (1-300, Standardwert ist 100). Dies verhindert einen versehentlichen Massenversand.