Pour utiliser Email Copilot, vous devez d'abord connecter votre compte de messagerie. Utilisez une boîte de réception dédiée avec un accès compatible IMAP ou POP3 pour les e-mails entrants et SMTP pour les e-mails sortants. Créez d'abord un chatbot. Votre abonnement ou vos modules complémentaires doivent inclure une allocation de compte de messagerie disponible, et vous devez disposer d'un accès complet au bot pour configurer la connexion.
Connecter votre compte e-mail
La connexion d'un compte s'effectue depuis l'onglet Connect (Connecter). L'onglet Email Copilot lui-même affiche votre boîte de réception une fois le compte connecté - avant cela, il affiche un bouton Set up in Connect tab (Configurer dans l'onglet Connecter) qui vous redirige vers le même endroit.
- Sélectionnez votre chatbot et ouvrez l'onglet Connect (Connecter)
- Recherchez l'intégration Email et cliquez sur Connect (Connecter) - une boîte de dialogue avec les conditions d'utilisation apparaît
- Lisez et acceptez les conditions d'utilisation Email Copilot terms of use (qui couvrent le traitement par l'IA, la conservation des données, l'obligation d'utiliser une boîte de messagerie dédiée, ainsi que vos responsabilités en tant que responsable du traitement des données)
- Saisissez votre adresse e-mail - le système détecte automatiquement votre fournisseur et préremplit les paramètres du serveur
- Si votre fournisseur n'est pas détecté automatiquement, sélectionnez-le dans la liste des fournisseurs ou cliquez sur Other / Custom (Autre / Personnalisé) pour saisir les paramètres manuellement
- Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe (pour Gmail, utilisez un mot de passe d'application)
- Cliquez sur Test Connection (Tester la connexion) pour vérifier que les paramètres fonctionnent
- Activez l'option Enable email fetching (Activer la récupération des e-mails) si vous souhaitez que les nouveaux messages soient téléchargés automatiquement, puis cliquez sur Save (Enregistrer). L'enregistrement vérifie à la fois les connexions entrantes et sortantes ; corrigez les éventuelles erreurs signalées avant de continuer.
- Ouvrez Email Copilot. Utilisez Refresh (Actualiser) pour récupérer les messages, puis ouvrez un message et confirmez que l'expéditeur et le corps du texte s'affichent correctement. Consultez Lire et gérer les e-mails et Rédiger et envoyer des réponses pour finaliser votre première réponse.
La boîte de dialogue du compte regroupe ses champs dans les onglets IMAP (Incoming) (IMAP (Entrant)), SMTP (Outgoing) (SMTP (Sortant)) et Other (Autre). La capture d'écran ci-dessous montre la boîte de dialogue avec ces champs renseignés.
Compatibilité des fournisseurs
Le sélecteur contient des préréglages pour plusieurs fournisseurs, mais un préréglage ne garantit pas que le fournisseur accepte cette méthode de connexion.
- Gmail : les mots de passe d'application nécessitent la validation en 2 étapes (2-Step Verification) et peuvent être indisponibles en fonction des règles de sécurité ou des règles d'organisation de votre compte. Suivez les instructions de Google concernant les mots de passe d'application.
- Outlook.com : Microsoft exige l'authentification moderne (Modern Authentication). Ce formulaire ChatLab utilise un nom d'utilisateur et un mot de passe et ne propose pas la connexion OAuth de Microsoft ; le préréglage Outlook seul n'établit donc pas de connexion prise en charge. Consultez les exigences d'authentification de Microsoft.
- Proton Mail : l'accès IMAP sur ordinateur de bureau utilise Proton Mail Bridge. Une application Bridge exécutée sur votre ordinateur n'est pas accessible en tant que serveur local depuis la solution hébergée ChatLab ; n'utilisez donc pas le préréglage d'adresse de bouclage comme une configuration hébergée fonctionnelle. Consultez les recommandations de Proton pour IMAP et SMTP.
- Autres fournisseurs : confirmez à la fois l'accès entrant et l'authentification SMTP auprès de votre fournisseur, puis utilisez Test Connection (Tester la connexion). Votre fournisseur peut appliquer des limites en plus de celles de ChatLab.
Paramètres du courrier entrant
Dans l'onglet IMAP (Incoming) (courrier entrant) :
- IMAP / POP3 - choisissez le protocole. IMAP est recommandé pour la plupart des fournisseurs
- Host and Port (hôte et port) - renseignés automatiquement lorsque vous sélectionnez un fournisseur
- Use SSL (utiliser SSL) - un bouton d'activation qui permet d'établir une connexion chiffrée avec le serveur de messagerie entrant. Utilisez les paramètres de chiffrement et de port fournis par votre prestataire
- Enable email fetching (activer la récupération des e-mails) - activez cette option pour que ChatLab vérifie automatiquement les nouveaux e-mails toutes les 30 minutes
- Delete from server after fetch (supprimer du serveur après récupération) - à n'activer que s'il s'agit d'une boîte de messagerie dédiée à ChatLab. Cela supprime les e-mails du serveur de messagerie après les avoir récupérés
Paramètres du courrier sortant
Dans l'onglet SMTP (Outgoing) (SMTP sortant), configurez le serveur SMTP, le port et les identifiants pour l'envoi des réponses. Des préréglages peuvent remplir ces champs, et le formulaire affiche un bouton bascule Use SSL/TLS (Utiliser SSL/TLS). Le service d'envoi actuel nécessite STARTTLS ; utilisez un point de terminaison SMTP qui le prend en charge et vérifiez les deux tests de connexion avant d'enregistrer.
Limite d'envoi quotidien
Dans l'onglet Other, définissez le nombre maximal d'e-mails que vous pouvez envoyer par jour (1-300, 100 par défaut). Cela évite les envois massifs accidentels.