Inbox

Το Inbox μετατρέπει κάθε αίτημα που χρειάζεται ανθρώπινη διαχείριση σε δελτίο (ticket): e-mail που φτάνουν στο γραμματοκιβώτιό σας, υποβολές φορμών επικοινωνίας, leads που έχουν συλλεχθεί, συνομιλίες ζωντανής συνομιλίας που δεν ανέλαβε κανείς, συνομιλίες που βρίσκονται σε εξέλιξη αυτή τη στιγμή και συνομιλίες για τις οποίες η ομάδα σας αποφασίζει να επανέλθει. Κάθε δελτίο έχει έναν κωδικό, μια κατάσταση, έναν υπεύθυνο ανάθεσης και το πλήρες ιστορικό του, ώστε ένα αίτημα να μην μπορεί να χαθεί αθόρυβα στο προσωπικό γραμματοκιβώτιο κάποιου.

Το Inbox, τα προσχέδια AI και τα εργαλεία κειμένου AI είναι διαθέσιμα σε κάθε πλάνο, συμπεριλαμβανομένου του δωρεάν πλάνου. Το μόνο μέρος που εξαρτάται από το πλάνο σας είναι ο αριθμός των γραμματοκιβωτίων που μπορείτε να συνδέσετε.

Πού θα βρείτε το Inbox

Επιλέξτε το chatbot σας και ανοίξτε την καρτέλα Inbox, δίπλα στο Chatlogs. Ο αριθμός στην καρτέλα μετρά τα δελτία που απαιτούν την προσοχή σας: νέα δελτία συν δελτία που περιμένουν απάντηση και έχουν ανατεθεί σε εσάς.

Η οθόνη περιλαμβάνει τρεις στήλες:

• Αριστερά - ενεργές ζωντανές συνομιλίες, οι προβολές, τα φίλτρα και η λίστα δελτίων
• Κέντρο - το επιλεγμένο δελτίο: η κεφαλίδα του, το ιστορικό του και το πλαίσιο απάντησης
• Δεξιά - ποιος είναι ο πελάτης, τα στοιχεία του δελτίου (συμπεριλαμβανομένου του Customer language [Γλώσσα πελάτη]), τα e-mail σχετικά με το δελτίο, τα προηγούμενα δελτία του πελάτη και οι εσωτερικές σας σημειώσεις. Σε δελτία που προήλθαν από το widget συνομιλίας, η καρτέλα Conversation (Συνομιλία) εμφανίζει το αντίγραφο της συνομιλίας

Κάθε δελτίο έχει έναν κωδικό όπως TES-12: ένα πρόθεμα συν έναν αριθμό. Το πρόθεμα αποτελείται από τα πρώτα γράμματα του ονόματος του chatbot σας και μπορεί να τροποποιηθεί στις Inbox settings (Ρυθμίσεις Inbox). Ο κωδικός εμφανίζεται στη λίστα, στις ειδοποιήσεις και στο θέμα των e-mail που στέλνετε, έτσι ώστε όταν ένας πελάτης απαντά σε ένα e-mail δελτίου, η απάντηση να καταλήγει στο ίδιο δελτίο.

Από πού προέρχονται τα δελτία

Στις περισσότερες περιπτώσεις δεν δημιουργείτε δελτία χειροκίνητα. Ένα δελτίο ανοίγει αυτόματα όταν:

1. Φτάνει ένα e-mail στο συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιό σας. Δείτε Connect your mailbox (Σύνδεση του γραμματοκιβωτίου σας).
2. Ένας επισκέπτης στέλνει τη φόρμα επικοινωνίας στο widget συνομιλίας. Δείτε Φόρμα επικοινωνίας με ανθρώπινη υποστήριξη (Φόρμα επικοινωνίας για ανθρώπινη υποστήριξη). Μπορείτε να το απενεργοποιήσετε στο Settings > Human Contact Form με την επιλογή Create a ticket in the Inbox for every contact form.
3. Συλλέγεται ένα lead, εάν ο διακόπτης που περιγράφεται στην ενότητα Open a ticket for every lead είναι ενεργοποιημένος.
4. Χάνεται μια ζωντανή συνομιλία - ο επισκέπτης ζήτησε εκπρόσωπο και κανένας χειριστής δεν συνδέθηκε εγκαίρως.
5. Μια ζωντανή συνομιλία βρίσκεται σε εξέλιξη - εμφανίζεται στην ενότητα Live now (Ζωντανά τώρα) και γίνεται ξεχωριστό δελτίο. Δείτε Live chats in the Inbox.
6. Η ομάδα σας το ξεκινά από το Chat Logs - με τα Create ticket, Join conversation ή Write to the visitor. Δείτε Start a ticket from Chat Logs.

Μία συνομιλία αντιστοιχεί σε ένα δελτίο. Όταν συμβαίνει κάτι νέο σε μια συνομιλία που έχει ήδη δελτίο, προστίθεται σε αυτό το δελτίο και ένα κλειστό δελτίο ανοίγει ξανά. Για το e-mail, μια απάντηση στην ίδια σειρά μηνυμάτων ή ένα e-mail με τον κωδικό του δελτίου στο θέμα καταλήγει πάντα στο αντίστοιχο δελτίο του. Ένα νέο e-mail από έναν αποστολέα που έχει ήδη ανοιχτό δελτίο προστίθεται σε αυτό το δελτίο - διαφορετικά ανοίγει νέο. Οι αυτόματες απαντήσεις, όπως τα μηνύματα εκτός γραφείου, δεν ανοίγουν δελτία.

Τίτλοι δελτίων. Για τα δελτία από το widget συνομιλίας, το ChatLab γράφει έναν τίτλο μίας πρότασης που συνοψίζει τη συνομιλία, με την επισήμανση μιας μικρής ετικέτας AI, και τον ενημερώνει καθώς η συνομιλία εξελίσσεται. Οι τίτλοι συντάσσονται στη γλώσσα της ομάδας σας. Ένας τίτλος που πληκτρολογείτε εσείς οι ίδιοι και το θέμα ενός e-mail δεν αντικαθίστανται ποτέ. Οι τίτλοι AI δεν καταναλώνουν message credits.

Γλώσσα πελάτη. Το ChatLab αναγνωρίζει επίσης τη γλώσσα στην οποία γράφει ο πελάτης - αυτή που χρησιμοποιεί κατά κύριο λόγο ή τη νέα γλώσσα αν άλλαξε εμφανώς. Εμφανίζεται στα στοιχεία του δελτίου με μια σημαία, στα αγγλικά και στο αυτόχθονο όνομα της γλώσσας (για παράδειγμα Polish · Polski), και το πλαίσιο απάντησης τη χρησιμοποιεί για να προτείνει τη μετάφραση της απάντησής σας. Ο εντοπισμός της δεν καταναλώνει message credits.

Προτεραιότητα και ετικέτες για νέα e-mail. Κάθε νέο e-mail λαμβάνει μια προτεραιότητα AI (Urgent [Επείγουσα], High [Υψηλή], Normal [Κανονική] ή Low [Χαμηλή], με μια αιτιολόγηση μίας γραμμής στη συνομιλία) και τις ετικέτες των οποίων η περιγραφή ταιριάζει σε αυτό, δείτε Labels (Ετικέτες). Τα προφανή ανεπιθύμητα μηνύματα (spam) μπορούν να κλείνουν αυτόματα, δείτε Inbox settings. Ούτε αυτό καταναλώνει message credits.

Ζωντανές συνομιλίες στο Inbox

Όταν ένας επισκέπτης ζητά εκπρόσωπο, η ζωντανή συνομιλία εμφανίζεται στην ενότητα Live now στην κορυφή της αριστερής στήλης. Κάθε κάρτα εμφανίζει την ερώτηση του επισκέπτη, πόση ώρα βρίσκεται σε εξέλιξη η συνομιλία και, όσο κανείς δεν έχει απαντήσει ακόμα, μια γραμμή που γεμίζει πλησιάζοντας τη στιγμή που η συνομιλία θα θεωρηθεί αναπάντητη. Η επιλογή Pick up (Ανάληψη) σας εισάγει στη συνομιλία, και μόλις απαντήσει κάποιος η κάρτα εμφανίζει την ένδειξη With (Με) και το όνομα του χειριστή. Όταν δεν υπάρχει συνομιλία σε εξέλιξη, η ενότητα συρρικνώνεται σε μία γραμμή με τον αριθμό των επισκεπτών στον ιστότοπό σας αυτή τη στιγμή.

Η απάντηση σε μια ζωντανή συνομιλία πραγματοποιείται μέσα στο νήμα του δελτίου: ό,τι πληκτρολογείτε εμφανίζεται απευθείας στο παράθυρο συνομιλίας του επισκέπτη και η επιλογή End live chat (Τερματισμός live chat) στην κεφαλίδα του δελτίου την τερματίζει. Ο αναλυτικός οδηγός για τους χειριστές βρίσκεται στο Διαχείριση εισερχόμενων συνομιλιών Live Chat, ενώ ο τρόπος ενεργοποίησης και διαμόρφωσης του live chat βρίσκεται στο Live Chat.

Βρείτε το δελτίο που χρειάζεστε

Η αριστερή στήλη ξεκινά με πέντε προβολές, καθεμία με τον δικό της μετρητή:

• All (Όλα) - κάθε ανοιχτό δελτίο αυτού του chatbot
• Unassigned (Χωρίς ανάθεση) - ανοιχτά δελτία που δεν έχει αναλάβει κανείς ακόμα
• Mine (Δικά μου) - ανοιχτά δελτία που έχουν ανατεθεί σε εσάς
• Snoozed (Σε αναβολή) - δελτία που τέθηκαν στην άκρη μέχρι μια ώρα που επιλέξατε, δείτε Snooze a ticket
• Closed (Κλειστά) - δελτία που έχουν ολοκληρωθεί

Κάτω από τις προβολές βρίσκονται το πλαίσιο αναζήτησης, το οποίο αντιστοιχεί στον τίτλο του δελτίου και στο τελευταίο μήνυμα, και τρία στρογγυλά κουμπιά: το χωνί εμφανίζει περισσότερα φίλτρα, τα βέλη ανανεώνουν τη λίστα και το γρανάζι ανοίγει τις Inbox settings. Η ανανέωση ελέγχει επίσης το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιό σας για νέα e-mail, ώστε να μην χρειάζεται να περιμένετε τον επόμενο αυτόματο έλεγχο.

Κάθε γραμμή εμφανίζει τον κωδικό του δελτίου, τον αιτούντα, ένα εικονίδιο για το κανάλι από το οποίο προήλθε το δελτίο (φάκελος για τη φόρμα επικοινωνίας, @ για e-mail, ακουστικά για live chat, κάρτα για lead, μολύβι για δελτίο που άνοιξε η ομάδα σας), τον τίτλο, το τελευταίο μήνυμα, πόσος χρόνος πέρασε από την τελευταία δραστηριότητα, τον υπεύθυνο ανάθεσης και την κατάσταση. Ένα μικρό μολύβι δίπλα στο εικονίδιο καναλιού σημαίνει ότι κάποιος έχει ένα μη απεσταλμένο προσχέδιο απάντησης σε αυτό το δελτίο.

Κάντε κλικ στο χωνί για να φιλτράρετε κατά ημερομηνία τελευταίας δραστηριότητας, κατά κατάσταση, κατά κανάλι, κατά υπεύθυνο ανάθεσης, κατά προτεραιότητα και κατά ετικέτα. Κάνοντας κλικ σε μια ετικέτα σε οποιοδήποτε δελτίο, η λίστα φιλτράρεται επίσης βάσει αυτής της ετικέτας.

Μαζική επεξεργασία πολλών δελτίων ταυτόχρονα. Τοποθετήστε τον δείκτη σε μια γραμμή και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου της. Μόλις επιλεγεί μία γραμμή, εμφανίζεται πλαίσιο ελέγχου σε κάθε γραμμή. Η γραμμή Selected: N (Επιλεγμένα: N) πάνω από τη λίστα σάς επιτρέπει να επιλέξετε Close (Κλείσιμο) για τα επιλεγμένα δελτία, Assign to... (Ανάθεση σε...) σε ένα μέλος της ομάδας, επισήμανση ως Spam ή Clear (Εκκαθάριση) της επιλογής.

Πληκτρολόγιο. Πατήστε j ή το κάτω βέλος για το επόμενο δελτίο και k ή το επάνω βέλος για το προηγούμενο, εφόσον δεν πληκτρολογείτε σε κάποιο πεδίο κειμένου. Το πλήκτρο Escape καταργεί την επιλογή.

Εργασία σε ένα δελτίο

Κάντε κλικ σε ένα δελτίο για να το ανοίξετε. Η επάνω γραμμή της κεφαλίδας εμφανίζει τον κωδικό του δελτίου, την κατάσταση, το κανάλι, τις ετικέτες και την επιλογή + Add label (+ Προσθήκη ετικέτας) (+ Label μόλις το δελτίο αποκτήσει μία). Κάτω από αυτήν βρίσκονται ο τίτλος και η γραμμή στοιχείων ελέγχου.

• Priority (Προτεραιότητα) - Urgent, High, Normal ή Low. Τα νέα e-mail τη λαμβάνουν από το AI, με την επισήμανση AI. Επιλέξτε μια άλλη για να την παρακάμψετε.
• Status (Κατάσταση) - αλλάξτε χειροκίνητα την κατάσταση του δελτίου μεταξύ New (Νέο), Waiting for us (Αναμονή από εμάς), Waiting for customer (Αναμονή από πελάτη) και Closed (Κλειστό). Σπάνια θα χρειαστεί: η αποστολή απάντησης ορίζει την κατάσταση Waiting for customer και ένα μήνυμα από τον πελάτη ορίζει την κατάσταση Waiting for us.
• Assignee (Υπεύθυνος ανάθεσης) - επιλέξτε οποιοδήποτε μέλος της ομάδας με πρόσβαση σε αυτό το chatbot ή κάντε κλικ στο Assign to me (Ανάθεση σε εμένα) για να αναλάβετε εσείς το δελτίο. Ο νέος υπεύθυνος ανάθεσης ειδοποιείται.
• Snooze (Αναβολή) - βάλτε το δελτίο στην άκρη μέχρι μια προκαθορισμένη ώρα ή μια ημερομηνία που θα επιλέξετε. Μεταφέρεται στην προβολή Snoozed και επιστρέφει αυτόματα στο Inbox τη συγκεκριμένη ώρα, ή νωρίτερα εάν γράψει ο πελάτης. Η επιλογή Back to the Inbox now (Επιστροφή στο Inbox τώρα) το επαναφέρει χειροκίνητα.
• Close (Κλείσιμο) - σημειώστε το δελτίο ως ολοκληρωμένο και ανοίξτε το επόμενο δελτίο στη λίστα, ώστε να εργάζεστε στη σειρά αναμονής χωρίς να χρειάζεται να επιστρέφετε σε αυτήν. Το κλειστό δελτίο αποκτά την επιλογή Reopen (Επαναφορά) και ανοίγει επίσης αυτόματα ξανά όταν ο πελάτης γράψει ξανά ή όταν στείλετε άλλη μια απάντηση.

Στα δεξιά της κεφαλίδας του δελτίου βλέπετε αν ο πελάτης βρίσκεται στον ιστότοπό σας αυτή τη στιγμή (Online in the chat widget [Συνδεδεμένος στο widget συνομιλίας]) ή πότε εμφανίστηκε για τελευταία φορά. Αυτό σας ενημερώνει εάν μια απάντηση θα φτάσει σε αυτόν στο παράθυρο συνομιλίας ή μέσω e-mail.

Το κουμπί ... ανοίγει το μενού του δελτίου:

• Add customer message (Προσθήκη μηνύματος πελάτη) - επικολλήστε κάτι που σας έστειλε ο πελάτης εκτός του Inbox, για παράδειγμα μια απάντηση που έφτασε σε ένα προσωπικό γραμματοκιβώτιο. Αποθηκεύεται ως μήνυμα του πελάτη και επισημαίνεται ως προστιθέμενο με μη αυτόματο τρόπο.
• Merge into... (Συγχώνευση σε...) - όταν ο ίδιος πελάτης άνοιξε δύο δελτία για το ίδιο θέμα. Το παράθυρο διαλόγου προτείνει άλλα δελτία από τον ίδιο αιτούντα ή μπορείτε να εισαγάγετε έναν αριθμό δελτίου (τα ψηφία μετά την παύλα) και να κάνετε κλικ στο Find (Εύρεση). Μετά τη Merge (Συγχώνευση), τα μηνύματα και τα e-mail αυτού του δελτίου μεταφέρονται στο άλλο δελτίο, στο οποίο συνεχίζετε να εργάζεστε και το οποίο λαμβάνει την καταχώριση Merged from (Συγχωνεύτηκε από). Αυτό το δελτίο κλείνει με την καταχώριση Merged into (Συγχωνεύτηκε σε).
• Spam - κλείνει το δελτίο και αποκλείει τη διεύθυνση e-mail του αποστολέα, έτσι ώστε τα μελλοντικά του μηνύματα να μην δημιουργούν ούτε να ανοίγουν ξανά δελτία.
• Blocked senders (Αποκλεισμένοι αποστολείς) - η λίστα των αποκλεισμένων διευθύνσεων, καθεμία με την επιλογή Unblock (Κατάργηση αποκλεισμού).
• Delete ticket (Διαγραφή δελτίου) - αφαιρεί το δελτίο μαζί με όλα τα μηνύματα, τις σημειώσεις και τα συνημμένα του έπειτα από επιβεβαίωση. Μόνο ο ιδιοκτήτης του chatbot μπορεί να διαγράψει δελτία. Τα ίδια τα e-mail παραμένουν στο γραμματοκιβώτιό σας.

Διαβάστε το ιστορικό του δελτίου

Η κεντρική στήλη εμφανίζει όλα όσα συνέβησαν στο δελτίο, ξεκινώντας από το παλαιότερο:

• Customer messages (Μηνύματα πελάτη) στα αριστερά, οι απαντήσεις σας στα δεξιά με το όνομα του ατόμου που τις έστειλε και μια επισήμανση που δείχνει πώς παραδόθηκαν (για παράδειγμα Sent by e-mail [Απεστάλη μέσω e-mail]).
• Τα e-mail εμφανίζονται όπως τα έστειλε ο πελάτης, με τη μορφοποίησή τους και τις εικόνες τους. Η επιλογή Show as text (Εμφάνιση ως κείμενο) αλλάζει ένα μήνυμα σε απλό κείμενο και το Cc (Κοιν.) κάτω από τον αποστολέα αναφέρει ποιος άλλος το έλαβε. Τα συνημμένα εμφανίζονται ως πλακίδια κάτω από το μήνυμα. Κάντε κλικ σε ένα για να το κατεβάσετε. Τα e-mail σε ένα δελτίο παρατίθενται επίσης στο δεξιό πλαίσιο μαζί με τα συνημμένα τους.
• Η επιλογή Translate (Μετάφραση) κάτω από ένα μήνυμα πελάτη το μεταφράζει στη γλώσσα της ομάδας σας, δείτε Read messages in your language.
• Internal notes (Εσωτερικές σημειώσεις) σε κεχριμπαρένιο φόντο. Ο πελάτης δεν τις βλέπει ποτέ.
• Events (Συμβάντα) ως γκρίζες γραμμές: αλλαγές κατάστασης, αναθέσεις, ζωντανές συνομιλίες που ξεκίνησαν και ολοκληρώθηκαν, συγχωνεύσεις και προωθήσεις.
• Conversation with the chatbot before this ticket (Συνομιλία με το chatbot πριν από αυτό το δελτίο) - για δελτία από το widget συνομιλίας, ένα συμπτυγμένο μπλοκ στην κορυφή με όσα συζήτησε ο επισκέπτης με το chatbot πριν ζητήσει βοήθεια. Κάντε κλικ σε αυτό για να το αναπτύξετε.
• Chatbot answered meanwhile (Το chatbot απάντησε στο μεταξύ) - όταν ο πελάτης συνεχίζει να ρωτά το chatbot ενώ το δελτίο περιμένει εσάς, οι απαντήσεις του chatbot προστίθενται στη συνομιλία, ώστε να μην απαντήσετε δύο φορές στην ίδια ερώτηση.

Προώθηση μηνύματος. Κάντε κλικ στο Forward (Προώθηση) κάτω από οποιοδήποτε μήνυμα, συμπληρώστε το To (Προς), προαιρετικά το Cc και μια σημείωση για τον παραλήπτη, και κάντε κλικ στο Forward. Το μήνυμα αποστέλλεται από το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιό σας μαζί με το αρχικό κείμενο και τα συνημμένα του, και το συμβάν Forwarded to (Προωθήθηκε σε) εμφανίζεται στη συνομιλία. Η προώθηση απαιτεί συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο.

Διαβάστε μηνύματα στη γλώσσα σας

Κάντε κλικ στο Translate κάτω από ένα μήνυμα πελάτη (εμφανίζεται ένας μικρός δείκτης φόρτωσης όσο διαρκεί η διαδικασία). Η μετάφραση αντικαθιστά το μήνυμα στην ίδια θέση: ένα e-mail διατηρεί τη διάταξη, τις εικόνες και τους συνδέσμους του, αλλάζει μόνο το κείμενο, ενώ ένα απλό μήνυμα διατηρεί τους συνδέσμους με δυνατότητα κλικ και τις διευθύνσεις e-mail, με τις μεγάλες διευθύνσεις να εμφανίζονται συντομευμένες. Μια γραμμή πάνω από το μήνυμα αναφέρει Translated into (Μεταφράστηκε στα) τη γλώσσα της ομάδας σας, με το Show original (Εμφάνιση πρωτοτύπου) για επιστροφή στο αρχικό και το Show translation (Εμφάνιση μετάφρασης) για επιστροφή στη μετάφραση.

Ένα μήνυμα που μεταφράσατε μία φορά παραμένει μεταφρασμένο για ολόκληρη την ομάδα, και την επόμενη φορά που οποιοσδήποτε ανοίξει το δελτίο εμφανίζεται αμέσως στη γλώσσα σας. Η γλώσσα είναι η επιλογή Language of your team (Γλώσσα της ομάδας σας) από τις Inbox settings. Κάθε μετάφραση καταναλώνει message credits μία φορά, όπως μία απάντηση chatbot στο μοντέλο μετάφρασης. Ένα μεγάλο e-mail μεταφράζεται σε τμήματα, καθένα από τα οποία κοστίζει μία χρήση.

Απαντήστε στον πελάτη

Το πλαίσιο απάντησης στο κάτω μέρος του δελτίου έχει δύο καρτέλες, Reply (Απάντηση) και Note (Σημείωση).

1. Παραμείνετε στην καρτέλα Reply και πληκτρολογήστε την απάντησή σας. Κάντε κλικ στο Aa για να εμφανίσετε τα κουμπιά μορφοποίησης: έντονη γραφή, πλάγια γραφή, λίστες με κουκκίδες και αρίθμηση, σύνδεσμο και εκκαθάριση μορφοποίησης (τα Ctrl/Cmd + B, I και K λειτουργούν σε κάθε περίπτωση). Τα κουμπιά παραμένουν ορατά ή κρυμμένα όπως τα αφήσατε. Το επικολλημένο κείμενο φτάνει πάντα ως απλό κείμενο.
2. Ελέγξτε πού πηγαίνει η απάντηση. Τα πλακίδια στο κάτω μέρος εμφανίζουν το κανάλι: το E-mail τη στέλνει στη διεύθυνση του αιτούντος, το Chat message (Μήνυμα συνομιλίας) τη στέλνει στο παράθυρο συνομιλίας του. Τα δελτία από το widget συνομιλίας με γνωστή διεύθυνση e-mail προσφέρουν και τις δύο επιλογές. Η γραμμή κάτω από το κείμενο εξηγεί την κατάσταση με λόγια, για παράδειγμα ότι ο πελάτης έχει ανοιχτό το παράθυρο συνομιλίας ή ότι αποχώρησε πριν από μία ώρα.
3. Προαιρετικά, κάντε κλικ στο Cc για να κοινοποιήσετε σε άλλες διευθύνσεις (έως 10, διαχωρισμένες με κόμματα). Συμπληρώνεται αυτόματα από το τελευταίο e-mail του πελάτη και λειτουργεί μόνο με συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο.
4. Προαιρετικά, κάντε κλικ στον συνδετήρα για να επισυνάψετε αρχεία. Ένα δελτίο μπορεί να περιλαμβάνει έως 10 MB συνημμένων, και η αποστολή αρχείων μέσω e-mail απαιτεί συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο.
5. Κάντε κλικ στο Send to customer (Αποστολή στον πελάτη) ή πατήστε Ctrl/Cmd + Enter.

Πώς αποστέλλεται η απάντηση:

• Μέσω e-mail - από το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιό σας, στην ίδια σειρά e-mail. Χωρίς συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο, το ChatLab τη στέλνει από μια διεύθυνση no-reply, και η απάντηση του πελάτη μεταφέρεται στη διεύθυνση που έχει οριστεί ως Customer replies go to (Οι απαντήσεις πελατών πηγαίνουν σε) στις ρυθμίσεις του Inbox αντί να επιστρέψει στο Inbox.
• Στο παράθυρο συνομιλίας, όταν ο πελάτης βρίσκεται στον ιστότοπό σας - η απάντηση εμφανίζεται αμέσως και ανοίγει μια ζωντανή συνομιλία: το chatbot σταματά να αποκρίνεται και συνομιλείτε απευθείας. Αυτό λειτουργεί ακόμη και αν το live chat είναι απενεργοποιημένο για τους επισκέπτες στο Settings > Live Chat - αυτή η ρύθμιση ελέγχει μόνο το αν οι επισκέπτες μπορούν να ζητήσουν εκπρόσωπο. Τα μηνύματά σας στο παράθυρο συνομιλίας φέρουν το όνομά σας, ώστε ο πελάτης να γνωρίζει πάντα ότι γράφει άνθρωπος. Όσο διαρκεί η ζωντανή συνομιλία, κάθε απάντηση που στέλνετε τη διατηρεί ανοιχτή. Τερματίζεται έπειτα από 10 λεπτά χωρίς κανένα μήνυμα από καμία πλευρά.
• Στο παράθυρο συνομιλίας, όταν ο πελάτης έχει αποχωρήσει - όταν ο πελάτης αποχώρησε χωρίς διεύθυνση e-mail ή τηλέφωνο, το κουμπί αποστολής γίνεται Leave message (Αφήστε μήνυμα). Το μήνυμα περιμένει στο παράθυρο συνομιλίας του, επισημασμένο με το όνομά σας, και εμφανίζεται αν επιστρέψει πριν λήξει η συνομιλία. Στη συνέχεια, η συνομιλία σάς ενημερώνει για την κατάστασή του: Waiting in the chat window, not shown yet (Αναμονή στο παράθυρο συνομιλίας, δεν εμφανίστηκε ακόμα), Shown in the chat window (Εμφανίστηκε στο παράθυρο συνομιλίας) με την ώρα, ή The conversation expired before the customer came back, not shown (Η συνομιλία έληξε πριν επιστρέψει ο πελάτης, δεν εμφανίστηκε).

Εάν ο πελάτης δεν άφησε διεύθυνση e-mail και η συνομιλία του έχει λήξει, το πλαίσιο απάντησης σάς ενημερώνει ότι δεν υπάρχει τρόπος επικοινωνίας μαζί του, αντί να σας επιτρέψει να στείλετε μήνυμα στο κενό.

Τα μη απεσταλμένα προσχέδια διατηρούνται. Ό,τι πληκτρολογείτε αποθηκεύεται αυτόματα κάθε λίγα δευτερόλεπτα, επομένως μπορείτε να κλείσετε το δελτίο, να επαναφορτώσετε τη σελίδα ή να αλλάξετε συσκευή και να συνεχίσετε αργότερα. Η λίστα δελτίων επισημαίνει τα δελτία με μη απεσταλμένο προσχέδιο με ένα μολύβι, και τα μέλη της ομάδας που ανοίγουν το δελτίο βλέπουν την ένδειξη Draft by (Προσχέδιο από) με το όνομά σας. Η επιλογή Discard (Απόρριψη) διαγράφει το προσχέδιο μαζί με τα εκκρεμή συνημμένα του.

Ημερήσιο όριο αποστολής. Με ένα συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο, στο τέλος της γραμμής εργαλείων εμφανίζεται η ένδειξη Sent today N of M (Απεστάλησαν σήμερα N από M): πόσα e-mail έχει στείλει το γραμματοκιβώτιο σήμερα από το ημερήσιο όριό του. Όταν συμπληρωθεί το όριο, η αποστολή μέσω e-mail διακόπτεται μέχρι την επόμενη ημέρα.

Δημιουργία προσχεδίου απάντησης με AI

1. Προαιρετικά, πληκτρολογήστε μια σύντομη οδηγία στο πεδίο πάνω από την απάντηση, για παράδειγμα «επιβεβαίωσε την αλλαγή ημερομηνίας και ανάφερε το κόστος». Αφήστε το κενό για μια απλή απάντηση.
2. Επιλέξτε τη γλώσσα του προσχεδίου δίπλα στο in (σε). Ξεκινά με τη γλώσσα στην οποία γράφει ο πελάτης.
3. Κάντε κλικ στο Draft reply (Δημιουργία προσχεδίου απάντησης). Το προσχέδιο εμφανίζεται στο πλαίσιο απάντησης, με την επισήμανση AI draft, edit before sending (Προσχέδιο AI, επεξεργαστείτε πριν από την αποστολή). Δημιουργείται από το αίτημα, τη συνομιλία και τις γνώσεις του chatbot σας.
4. Επεξεργαστείτε το και στείλτε το εσείς οι ίδιοι. Η επιλογή Draft again (Νέο προσχέδιο) γράφει μια νέα έκδοση.

Τίποτα από όσα γράφει το AI δεν αποστέλλεται ποτέ αυτόματα. Κάθε προσχέδιο χρησιμοποιεί credits μηνυμάτων, όπως ακριβώς και μία απάντηση του chatbot με το μοντέλο που έχει επιλεγεί στις ρυθμίσεις του Inbox, δείτε Τι είναι το credit μηνύματος.

Η επιλογή Improve (Βελτίωση) επαναδιατυπώνει το κείμενο που έχετε ήδη: Rephrase (Αναδιατύπωση), More formal (Πιο επίσημο), More friendly (Πιο φιλικό) ή Fix spelling (Διόρθωση ορθογραφίας). Η επιλογή Undo (Αναίρεση) επαναφέρει τη δική σας διατύπωση μετά από μια αλλαγή.

Μετάφραση της απάντησής σας. Κάντε κλικ στο Translate (Μετάφραση) στη γραμμή εργαλείων για να ανοίξετε τη γραμμή μετάφρασης, στη συνέχεια επιλέξτε τη γλώσσα δίπλα στο Translate into (Μετάφραση σε) και κάντε κλικ στο Translate. Όταν το ChatLab γνωρίζει ότι ο πελάτης γράφει σε διαφορετική γλώσσα από εσάς, η γραμμή ανοίγει αυτόματα με την ένδειξη The customer writes in (Ο πελάτης γράφει σε) και τη γλώσσα του ήδη επιλεγμένη. Γράφετε στη δική σας γλώσσα, ελέγχετε τη μετάφραση και τη στέλνετε στη δική του.

Αυτόματα προσχέδια. Στο Inbox settings > General (Ρυθμίσεις Inbox > Γενικά) μπορείτε να ενεργοποιήσετε την επιλογή Draft a reply automatically when I open a ticket that waits for us (Αυτόματη δημιουργία προσχεδίου απάντησης κατά το άνοιγμα αιτήματος που περιμένει από εμάς). Η ρύθμιση ισχύει μόνο για τη συσκευή που χρησιμοποιείτε και κάθε αυτόματο προσχέδιο καταναλώνει credits.

Ετικέτες

Οι ετικέτες ταξινομούν τα αιτήματα με τον δικό σας τρόπο: ομαδοποίηση ερωτημάτων, τιμολόγια, παράπονα. Η ίδια λίστα χρησιμοποιείται για τις ετικέτες (tags) σε συνομιλίες στο Chat Logs, δείτε Ετικέτες συνομιλιών.

• Προσθήκη ετικέτας - κάντε κλικ στο + Add label (+ Προσθήκη ετικέτας) στην κεφαλίδα του αιτήματος, πληκτρολογήστε για αναζήτηση και επιλέξτε μία, ή πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα και κάντε κλικ στο Create (Δημιουργία). Η λίστα περιλαμβάνει δύο ομάδες: Your labels (Οι ετικέτες σας) και Ready-made tags (Έτοιμες ετικέτες), όπως The chatbot did not know (Το chatbot δεν γνώριζε).
• Αφαίρεση ετικέτας - κάντε κλικ στο μικρό x πάνω στην ετικέτα.
• Ετικέτες που ορίζονται από το AI - μια ετικέτα με περιγραφή μπορεί να προστεθεί σε νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το AI - επισημαίνεται με AI. Μια ετικέτα που ανοίγει ένα αίτημα από μια συνομιλία προστίθεται επίσης ως ετικέτα σε αυτό το αίτημα.

Δημιουργήστε, περιγράψτε και διαγράψτε ετικέτες στο Inbox settings > Labels (Ρυθμίσεις Inbox > Ετικέτες).

Σύνταξη εσωτερικής σημείωσης

Κάντε κλικ στην καρτέλα Note (Σημείωση). Το πλαίσιο απάντησης γίνεται πορτοκαλί, ώστε να μην μπερδευτεί ποτέ μια σημείωση με μια απάντηση. Πληκτρολογήστε @ για να αναφέρετε ένα μέλος της ομάδας και επιλέξτε το από τη λίστα: θα λάβει σχετική ειδοποίηση. Κάντε κλικ στο Save note (Αποθήκευση σημείωσης). Οι σημειώσεις είναι ορατές μόνο στην ομάδα σας και συγκεντρώνονται επίσης στην ενότητα Notes (Σημειώσεις) του δεξιού πίνακα.

Έναρξη αιτήματος από το Chat Logs

Μερικές φορές εντοπίζετε μια συνομιλία στο Chatlogs στην οποία κάποιος θα έπρεπε να δώσει συνέχεια, παρόλο που ο επισκέπτης δεν ζήτησε ποτέ βοήθεια. Επιλέξτε το chatbot σας, ανοίξτε το Chatlogs και επιλέξτε τη συνομιλία. Ανάλογα με την κατάσταση, έχετε τρεις επιλογές.

Δημιουργία αιτήματος. Κάντε κλικ στο Create ticket (Δημιουργία αιτήματος) στη γραμμή πάνω από τη συνομιλία.

Το θέμα και το μήνυμα προσυμπληρώνονται από τη συνομιλία, και η διεύθυνση e-mail από τα στοιχεία του πελάτη, εάν είχαν καταγραφεί. Διορθώστε τα εάν χρειάζεται και κάντε κλικ στο Create ticket - μεταφέρεστε στο νέο αίτημα στο Inbox.

Μόλις μια συνομιλία αποκτήσει αίτημα, το κουμπί αντικαθίσταται από ένα στοιχείο με τον κωδικό του αιτήματος, το οποίο σας μεταφέρει απευθείας σε αυτό.

Συμμετοχή στη συνομιλία. Όταν ο επισκέπτης βρίσκεται στον ιστότοπό σας αυτήν τη στιγμή, μια γραμμή κάτω από τη συνομιλία αναφέρει The visitor is on the site now (Ο επισκέπτης βρίσκεται στον ιστότοπο τώρα) (το ερωτηματικό εξηγεί τι κάνει η συμμετοχή). Κάντε κλικ στο Join conversation (Συμμετοχή στη συνομιλία). Αυτό ανοίγει ένα live chat σε αυτήν τη συνομιλία και ένα αίτημα στο Inbox που ανατίθεται σε εσάς - το chatbot σταματά να απαντά μέχρι να τερματίσετε τη συνομιλία. Μπορείτε να συμμετάσχετε ακόμα και αν το live chat είναι απενεργοποιημένο στις ρυθμίσεις του chatbot σας. Το γρανάζι δίπλα στο κουμπί οδηγεί στο Operator profile (Προφίλ χειριστή), όπου ορίζετε το όνομα που βλέπουν οι πελάτες, και στις Notifications (Ειδοποιήσεις), ώστε να ακούτε πότε απαντά ο πελάτης.

Αφήστε μήνυμα. Όταν ο επισκέπτης έχει αποχωρήσει, η γραμμή αναφέρει πότε έφυγε. Κάντε κλικ στο Leave a message (Αφήστε μήνυμα), πληκτρολογήστε το και κάντε κλικ στο Leave message (Αποστολή μηνύματος). Το μήνυμα περιμένει στο παράθυρο συνομιλίας του και εμφανίζεται εάν επιστρέψει πριν λήξει η συνομιλία. Ανοίγει ένα αίτημα γι' αυτό, ώστε να βλέπετε στο Inbox πότε προβλήθηκε το μήνυμα. Μόλις λήξει το παράθυρο συνομιλίας, η γραμμή εμφανίζει σχετική ενημέρωση: ένας επισκέπτης που άφησε διεύθυνση e-mail λαμβάνει απάντηση από το Inbox μέσω e-mail.

Σύνδεση του γραμματοκιβωτίου σας

Με ένα συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο, τα e-mail που στέλνουν οι πελάτες σε αυτήν τη διεύθυνση μετατρέπονται σε αιτήματα και οι απαντήσεις σας αποστέλλονται από αυτήν τη διεύθυνση στο ίδιο νήμα e-mail. Χωρίς αυτό, το Inbox εξακολουθεί να λειτουργεί για συνομιλίες, φόρμες και leads, ενώ οι απαντήσεις μέσω e-mail αποστέλλονται από μια διεύθυνση no-reply. Ο αριθμός των γραμματοκιβωτίων που μπορείτε να συνδέσετε εξαρτάται από το πρόγραμμά σας - ένα chatbot διαθέτει ένα γραμματοκιβώτιο.

Χρησιμοποιήστε μια ειδική διεύθυνση υποστήριξης για αυτό, όπως support@yourcompany.com, και όχι ένα προσωπικό γραμματοκιβώτιο: κάθε e-mail που φτάνει εκεί μετατρέπεται σε αίτημα.

1. Επιλέξτε το chatbot σας και ανοίξτε την καρτέλα Connect (Σύνδεση). Κάντε κλικ στο πλακίδιο E-mail inbox (Γραμματοκιβώτιο e-mail). Φτάνετε στο ίδιο σημείο από το εικονίδιο γραναζιού στο Inbox, στην καρτέλα E-mail account (Λογαριασμός e-mail).

2. Κάντε κλικ στο Connect (Σύνδεση), διαβάστε και αποδεχτείτε τους όρους του γραμματοκιβωτίου την πρώτη φορά και επιλέξτε τον πάροχο e-mail σας. Το ChatLab συμπληρώνει τις ρυθμίσεις διακομιστή για τους συνηθισμένους παρόχους - για οποιοδήποτε άλλο γραμματοκιβώτιο επιλέξτε Other / Custom (Άλλο / Προσαρμοσμένο) και εισαγάγετε τα στοιχεία IMAP (ή POP3) και SMTP. Πολλοί πάροχοι απαιτούν κωδικό πρόσβασης εφαρμογής αντί για τον κανονικό σας κωδικό πρόσβασης.
3. Κάντε κλικ στο Test Connection (Δοκιμή σύνδεσης) και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε. Το γραμματοκιβώτιο ελέγχεται τακτικά για νέα e-mail, ενώ το Check now (Έλεγχος τώρα) ή το κουμπί ανανέωσης στο Inbox το ελέγχει αμέσως.

Στην καρτέλα E-mail account θα βρείτε επίσης:

• Enable email fetching (Ενεργοποίηση ανάκτησης e-mail) - απενεργοποιήστε το για να σταματήσουν τα νέα e-mail να μετατρέπονται σε αιτήματα, χωρίς να αποσυνδέσετε το γραμματοκιβώτιο.
• Delete from server after fetch (Διαγραφή από τον διακομιστή μετά την ανάκτηση) - αφαιρεί τα e-mail από τον διακομιστή αλληλογραφίας σας μόλις τα λάβει το ChatLab. Συνιστάται μόνο για γραμματοκιβώτια που χρησιμοποιούνται αποκλειστικά από το ChatLab, επειδή άλλες εφαρμογές e-mail δεν θα βλέπουν πλέον αυτά τα μηνύματα.
• Daily Send Limit (Ημερήσιο όριο αποστολής) - πόσα e-mail μπορεί να στείλει το γραμματοκιβώτιο ανά ημέρα (έως 300) και πόσα έχει στείλει σήμερα. Αλλάξτε το με το Edit (Επεξεργασία).
• Edit (Επεξεργασία) - αλλάξτε τη διεύθυνση, τις ρυθμίσεις διακομιστή ή τον κωδικό πρόσβασης.
• Disconnect (Αποσύνδεση) - αφαιρεί το γραμματοκιβώτιο μετά από επιβεβαίωση. Τα αποθηκευμένα αντίγραφα των e-mail και των συνημμένων τους διαγράφονται - τα μηνύματα των αιτημάτων διατηρούν το κείμενό τους.

Εάν το πρόγραμμά σας πάψει να καλύπτει το γραμματοκιβώτιο, αυτό τίθεται σε παύση και μια σημείωση σε αυτήν την καρτέλα εξηγεί πώς να το συνεχίσετε.

Διατήρηση δεδομένων. Τα e-mail που έγιναν μέρος ενός αιτήματος παραμένουν μαζί με το αίτημα. Τα e-mail που δεν έγιναν ποτέ αίτημα διαγράφονται αυτόματα μετά την περίοδο διατήρησης που ορίζετε στο Danger Zone (Επικίνδυνη ζώνη), δείτε Διαγραφή των δεδομένων σας.

Ρυθμίσεις Inbox

Κάντε κλικ στο κουμπί με το γρανάζι δίπλα στο πλαίσιο αναζήτησης στο Inbox (ή στο Inbox settings [Ρυθμίσεις Inbox] στο κάτω μέρος του δεξιού πίνακα). Οι ρυθμίσεις περιλαμβάνουν πέντε καρτέλες.

General (Γενικά)

• Ticket code (Κωδικός αιτήματος) - το Prefix (Πρόθεμα) των κωδικών αιτημάτων, 2 έως 8 γράμματα ή ψηφία. Αφήστε το κενό για να χρησιμοποιηθούν τα πρώτα γράμματα του ονόματος του chatbot. Η αλλαγή ισχύει μόνο για νέα αιτήματα.
• Language of your team (Γλώσσα της ομάδας σας) - η γλώσσα στην οποία διαβάζει η ομάδα σας: τίτλοι αιτημάτων, προτεραιότητες AI, μεταφράσεις ιστορικού συνομιλιών και μηνυμάτων πελατών, αναφορές και AI insights. Είναι μία ενιαία ρύθμιση για ολόκληρο το chatbot, ίδια με το Team language (Γλώσσα ομάδας) στο Settings > Languages (Ρυθμίσεις > Γλώσσες) - το chatbot εξακολουθεί να απαντά στους πελάτες στη δική τους γλώσσα.
• E-mail - με συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο, είναι η διεύθυνση από την οποία αποστέλλονται οι απαντήσεις. Χωρίς αυτό, η επιλογή Customer replies go to (Οι απαντήσεις των πελατών πηγαίνουν στο) ορίζει πού καταλήγουν οι απαντήσεις των πελατών στα no-reply e-mail σας - αφήστε το κενό για να χρησιμοποιηθεί η διεύθυνση που εμφανίζεται κάτω από το πεδίο.
• Sender and signature (Αποστολέας και υπογραφή) - το Sender name (Όνομα αποστολέα) που βλέπουν οι πελάτες στο πεδίο «Από» και μια Signature (Υπογραφή) που προστίθεται κάτω από κάθε απάντηση μέσω e-mail - το {operator} αντικαθίσταται από το όνομα του ατόμου που απαντά. Όταν έχει οριστεί υπογραφή, τα προσχέδια AI ολοκληρώνονται χωρίς δικό τους κλείσιμο.
• AI in replies (AI στις απαντήσεις) - Model for drafts and text tools (Μοντέλο για προσχέδια και εργαλεία κειμένου) και Model for translation (Μοντέλο για μετάφραση), τα οποία επιλέγονται ξεχωριστά από το μοντέλο του chatbot. Αυτά τα μοντέλα χρησιμοποιούνται μόνο από τα εργαλεία AI που εκκινείτε εσείς οι ίδιοι, και κάθε λίστα εμφανίζει τα credits ανά χρήση: ένα ισχυρότερο μοντέλο γράφει καλύτερα προσχέδια και κοστίζει περισσότερα credits, ενώ ένα οικονομικό μοντέλο είναι συνήθως αρκετό για τη μετάφραση. Οι εργασίες που εκτελούνται στο παρασκήνιο (τίτλοι, αυτόματες ετικέτες, προτεραιότητα AI, γλώσσα πελάτη) δεν κοστίζουν credits.
• Draft a reply automatically when I open a ticket that waits for us (Αυτόματη δημιουργία προσχεδίου απάντησης κατά το άνοιγμα αιτήματος που περιμένει από εμάς) - αποθηκεύεται άμεσα μόνο για αυτήν τη συσκευή.

Κάντε κλικ στο Save changes (Αποθήκευση αλλαγών) μετά την επεξεργασία.

E-mail account (Λογαριασμός e-mail) - το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο, όπως περιγράφεται στην ενότητα Σύνδεση του γραμματοκιβωτίου σας.

AI drafts (Προσχέδια AI) - Assistant instructions (Οδηγίες βοηθού) που προστίθενται στις οδηγίες του chatbot σας κάθε φορά που το AI συντάσσει ένα προσχέδιο απάντησης (το Reset to Default [Επαναφορά στις προεπιλογές] επαναφέρει το αρχικό κείμενο), καθώς και ο Greeting (Χαιρετισμός) και το Sign-off (Κλείσιμο) που τοποθετούνται στην αρχή και στο τέλος των προσχεδίων AI για αιτήματα μέσω e-mail. Χρησιμοποιήστε το [name] στον χαιρετισμό για το όνομα του παραλήπτη. Αυτά αποθηκεύονται μαζί με το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο, επομένως συνδέστε πρώτα ένα.

Labels (Ετικέτες) - Close spam automatically (Αυτόματο κλείσιμο ανεπιθύμητων): το AI ελέγχει κάθε νέο e-mail και αποδίδει στα ανεπιθύμητα την ετικέτα Spam or abuse (Ανεπιθύμητο περιεχόμενο ή κατάχρηση) - με τον διακόπτη ενεργοποιημένο, ένα τέτοιο αίτημα κλείνει αμέσως. Παραμένει στην προβολή Closed (Κλειστά) και ανοίγει ξανά εάν ο αποστολέας απαντήσει, ενώ ο αποστολέας δεν αποκλείεται ποτέ αυτόματα. Παρακάτω μπορείτε να δημιουργήσετε ετικέτες με όνομα, χρώμα και προαιρετική περιγραφή σχετικά με το πότε πρέπει το AI να προσθέτει την ετικέτα, καθώς και να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε τις υπάρχουσες.

Tickets from conversations (Αιτήματα από συνομιλίες) - ενεργοποιήστε την επιλογή Open a ticket (Άνοιγμα αιτήματος) για οποιαδήποτε ετικέτα συνομιλίας. Μια συνομιλία που λαμβάνει αυτήν την ετικέτα μετατρέπεται σε αίτημα, με την αντίστοιχη ετικέτα - εάν έχει ήδη ένα ανοιχτό αίτημα, η ετικέτα προστίθεται σε αυτό. Δείτε Ετικέτες συνομιλιών.

Το αν οι πελάτες μπορούν να στέλνουν αρχεία στο live chat ορίζεται ξεχωριστά, στο Settings > Live Chat (Ρυθμίσεις > Live Chat).

Άνοιγμα αιτήματος για κάθε lead

Τα leads συλλέγονται εύκολα και ξεχνιούνται εξίσου εύκολα. Επιλέξτε το chatbot σας, μεταβείτε στο Settings > Lead Collection (Ρυθμίσεις > Συλλογή lead) και μετακινηθείτε στην ενότητα Notification (Ειδοποίηση). Ο διακόπτης Create a ticket in the Inbox for every lead (Δημιουργία αιτήματος στο Inbox για κάθε lead) είναι ενεργοποιημένος από προεπιλογή, οπότε κάθε σύνολο στοιχείων επικοινωνίας που αφήνει ένας επισκέπτης ανοίγει ένα αίτημα το οποίο κάποιος πρέπει να απαντήσει και να κλείσει.

Απενεργοποιήστε το εάν προτιμάτε να διαχειρίζεστε τα leads μόνο από την καρτέλα Leads. Δείτε Συλλογή lead.

Ειδοποιήσεις

Ειδοποιείστε όταν δημιουργείται ένα αίτημα, όταν ένας πελάτης απαντά στο αίτημά σας, όταν ένα αίτημα ανατίθεται σε εσάς και όταν κάποιος σας αναφέρει σε μια σημείωση. Οι ειδοποιήσεις φτάνουν ως ήχος και ειδοποίηση προγράμματος περιήγησης, ως μετρητής μη αναγνωσμένων στον τίτλο της καρτέλας του προγράμματος περιήγησης και στην καρτέλα Inbox, στο καμπανάκι στην επάνω γραμμή, καθώς και ως μήνυμα push εάν έχετε ενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις push.

Οι ειδοποιήσεις ελέγχονται ανά chatbot στο Account Settings > Live Chat Notifications (Ρυθμίσεις λογαριασμού > Ειδοποιήσεις Live Chat), στην ενότητα Individual Chatbot Notifications (Μεμονωμένες ειδοποιήσεις chatbot). Ο διακόπτης Live chat and inbox notifications (Ειδοποιήσεις live chat και inbox) καλύπτει τόσο τις ειδοποιήσεις live chat όσο και τα αιτήματα του Inbox για το συγκεκριμένο chatbot. Κάντε κλικ στο Save notification preferences (Αποθήκευση προτιμήσεων ειδοποιήσεων) μετά από οποιαδήποτε αλλαγή.

Οι ειδοποιήσεις προγράμματος περιήγησης και τα push ενεργοποιούνται στην ίδια σελίδα με τα Enable browser notifications (Ενεργοποίηση ειδοποιήσεων προγράμματος περιήγησης) και Enable push on this device (Ενεργοποίηση push σε αυτήν τη συσκευή) - το άρθρο Live Chat εξηγεί και τα δύο.

Ποιος μπορεί να εργαστεί στο Inbox

Τα μέλη της ομάδας που προσκαλείτε στην ενότητα Team (Ομάδα) στο chatbot ή στο Account Settings > Team (Ρυθμίσεις λογαριασμού > Ομάδα) για ολόκληρο τον λογαριασμό, αποκτούν ένα από τα τρία επίπεδα πρόσβασης:

• Full (Πλήρης) - τα πάντα εκτός από τη χρέωση
• Limited (Περιορισμένη) - τα πάντα εκτός από ρυθμίσεις, ενσωματώσεις και την επικίνδυνη ζώνη
• Operator (Χειριστής) - μόνο συνομιλίες, Inbox, leads και live chat, χωρίς πρόσβαση σε ρυθμίσεις, εκπαίδευση, ενσωματώσεις ή το γραμματοκιβώτιο

Το επίπεδο Operator προορίζεται για άτομα που απαντούν μόνο σε πελάτες. Μια πρόσκληση μπορεί να καλύπτει όλα τα chatbot σας ή μόνο αυτά που επιλέγετε. Δείτε Πρόσκληση διαχειριστών.

Μετάβαση από το Email Copilot

Το Email Copilot, η ξεχωριστή καρτέλα γραμματοκιβωτίου με προτάσεις απαντήσεων AI, έχει αντικατασταθεί από το Inbox. Δεν χρειάζεται να ρυθμίσετε τίποτα ξανά. Δείτε πού μεταφέρθηκε κάθε στοιχείο:

• Το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο είναι πλέον το γραμματοκιβώτιο του Inbox, με την ίδια διεύθυνση και τις ίδιες ρυθμίσεις. Διαχειριστείτε το στο Inbox settings > E-mail account (Ρυθμίσεις Inbox > Λογαριασμός e-mail) ή από το πλακίδιο E-mail inbox (Γραμματοκιβώτιο e-mail) στην καρτέλα Connect (Σύνδεση).
• Τα εισερχόμενα e-mail γίνονται αιτήματα στο Inbox, με κατάσταση, ανάθεση, εσωτερικές σημειώσεις και αναζήτηση, αντί για μια απλή λίστα μηνυμάτων.
• Οι απαντήσεις αποστέλλονται από το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο όπως και πριν, από το πλαίσιο απάντησης του αιτήματος, στο ίδιο νήμα e-mail.
• Οι προτάσεις AI είναι πλέον προσχέδια AI: Draft reply (Δημιουργία προσχεδίου απάντησης) στο πλαίσιο απάντησης, καθώς και Improve (Βελτίωση) και μετάφραση. Οι οδηγίες, ο χαιρετισμός και το κλείσιμο του Copilot βρίσκονται στην καρτέλα AI drafts των ρυθμίσεων Inbox.
• Οι παλαιοί σύνδεσμοι του Copilot ανοίγουν το Inbox.
• Αποθηκευμένα e-mail: τα e-mail που αποτελούν μέρος ενός αιτήματος παραμένουν μαζί με το αίτημα. Τα e-mail που δεν έγιναν ποτέ αίτημα εξακολουθούν να διαγράφονται μετά την περίοδο διατήρησης που έχει οριστεί στο Danger Zone (Επικίνδυνη ζώνη).
• Τα μη απεσταλμένα προσχέδια του Copilot δεν μεταφέρθηκαν. Εάν είχατε μια απάντηση σε εξέλιξη, συντάξτε την ξανά στο αίτημα.

Σχετικά άρθρα

• Διαχείριση εισερχόμενων συνομιλιών live chat - απάντηση σε live chat από το Inbox
• Live Chat - ενεργοποίηση του live chat και τι συμβαίνει όταν δεν συμμετέχει κανείς
• Chatlogs - το ιστορικό συνομιλιών με το οποίο συνδέονται τα αιτήματα
• Ετικέτες συνομιλιών - ετικέτες σε συνομιλίες και τα αιτήματα που ανοίγουν
• Φόρμα επικοινωνίας ανθρώπινης υποστήριξης - η φόρμα της οποίας οι υποβολές ανοίγουν αιτήματα
• Συλλογή lead - συλλογή στοιχείων επικοινωνίας στη συνομιλία
• Πρόσκληση διαχειριστών - παροχή πρόσβασης στο Inbox σε μέλη της ομάδας
• Διαγραφή των δεδομένων σας - διατήρηση e-mail και άλλες ρυθμίσεις δεδομένων
• Τι είναι το credit μηνύματος - ποιο είναι το κόστος των προσχεδίων AI και των εργαλείων κειμένου