Quando colleghi un sistema di prenotazione come KWHotel, Mews, IdoBooking, Beds24, Hostfully, Hotres o Previo, ChatLab carica le tue camere nel catalogo camere del chatbot e addestra su di esse la ricerca camere AI. Da quel momento, un ospite può chiedere "un appartamento tranquillo per quattro persone con cucina" e il chatbot risponderà con le schede delle camere corrispondenti.
Il problema risiede nei dati stessi. Un sistema di prenotazione conosce ciò che serve per una prenotazione: il nome della camera, quanti ospiti può ospitare, la configurazione dei letti ed eventualmente un elenco di dotazioni. Raramente sa cosa chiedono gli ospiti a un receptionist: quanto dista l'appartamento dalla piazza principale, se c'è parcheggio, a quale piano si trova e se è presente un ascensore, com'è la vista, come funziona il check-in. Questo articolo spiega come completare tali informazioni in modo che il chatbot possa usarle per rispondere.
Se non hai ancora collegato un sistema di prenotazione, inizia con l'articolo relativo al tuo sistema, ad esempio Integrazione con KWHotel, Integrazione con Mews o Integrazione con IdoBooking. Il catalogo camere fa parte delle funzionalità Hospitality - la scheda Hotel appare sul chatbot quando il tuo piano la include.
Dove trovarlo
Seleziona il tuo chatbot e apri la scheda Hotel, quindi fai clic su Rooms (Camere) nella colonna di sinistra.
La stessa sezione è accessibile anche tramite Training > Hospitality catalog (Addestramento > Catalogo Hospitality). Il banner di connessione in alto mostra quale sistema di prenotazione alimenta il catalogo.
Cosa viene caricato automaticamente
Subito dopo aver collegato un sistema di prenotazione, ChatLab recupera ogni tipologia di camera esposta, la salva nel catalogo e la indicizza per la ricerca camere AI. Non devi fare nulla: l'elenco in Rooms si popola nel giro di uno o due minuti.
Ogni riga mostra la foto della camera, il nome, la sorgente della camera (ad esempio kwhotel), il suo stato e la capienza. Un triangolo di avviso davanti al nome significa che questa camera richiede il completamento dei dati - posiziona il cursore su di esso per vedere cosa manca. Nell'esempio sottostante ogni camera è arrivata senza descrizione e senza un link a una pagina del sito web, il che è tipico per i dati provenienti da un sistema di prenotazione.
Due pulsanti in cima all'elenco consentono di gestire il catalogo nel suo insieme:
- Train rooms (Addestra camere) - recupera nuovamente le camere dal sistema di prenotazione e reindicizza le modifiche. Usalo dopo aver aggiunto o rinominato tipologie di camera nel sistema di prenotazione.
- Add room (Aggiungi camera) - aggiunge una camera che non è presente nel sistema di prenotazione (vedi sotto).
L'interruttore Enabled (Abilitato) su ciascuna riga controlla se la camera partecipa alla ricerca camere AI. Una camera disabilitata scompare immediatamente dai risultati di ricerca e smette di essere conteggiata nel limite di capienza delle camere. Puoi riabilitarla in qualsiasi momento.
Completare una camera manualmente
Questo è il caso più comune: la camera esiste nel sistema di prenotazione, ma il chatbot ha bisogno di maggiori dettagli.
- In Hotel > Rooms fai clic sull'icona della matita (Edit room / Modifica camera) accanto alla camera.
- Il modulo si apre con i dati già compilati dal sistema di prenotazione. Una nota in alto ti ricorda che le tue modifiche verranno mantenute anche durante le sincronizzazioni future.
- Compila ciò che il sistema di prenotazione ha lasciato vuoto. Nell'esempio, il proprietario scrive la descrizione di un monolocale nel centro storico, aggiunge il prezzo e un link alla pagina della camera.
- Scorri verso il basso fino a Amenities (Servizi). I servizi sono gruppi di valori sintetici - i gruppi provenienti dal sistema di prenotazione (tipologia, superficie, letti, dotazioni) sono già presenti. Fai clic su Add amenity group (Aggiungi gruppo di servizi) per creare un tuo gruppo, ad esempio Location (Posizione) con valori come "Centro storico, a 300 m dalla Piazza del Mercato, 10 min a piedi dal Castello del Wawel, parcheggio privato, 2° piano, senza ascensore".
- Fai clic su Save (Salva).
Dopo il salvataggio, la camera viene reindicizzata in background, operazione che richiede pochi secondi. Nell'elenco la camera mostrerà ora il badge Edited (Modificato), e accanto alla matita appariranno due icone aggiuntive: Fetch content from the room page (Recupera contenuto dalla pagina della camera - visibile quando la camera ha un link) e Restore data from the booking system (Ripristina dati dal sistema di prenotazione).
Cosa inserire nella descrizione
Scrivila come se stessi rispondendo a un ospite al telefono. Informazioni ideali, poiché gli ospiti le chiedono spesso e i sistemi di prenotazione quasi non le contengono:
- Posizione - distanza e tempo a piedi dalla piazza principale, dalla stazione, dalla spiaggia, dagli impianti di risalita; la via; l'affaccio delle finestre.
- Accesso - piano, ascensore, scale, parcheggio (privato, in strada, garage a pagamento), modalità di accesso (reception, cassetta portachiavi, self check-in).
- Regole e orari - orari di check-in e check-out, orari di silenzio, animali domestici, fumo, bambini e letti supplementari.
- Cosa rende unica la camera - vista, balcone, cucina, vasca o doccia, aria condizionata, accessibilità.
Tutto ciò che scrivi diventa ricercabile. Un ospite che chiede "qualcosa vicino alla piazza principale con parcheggio" troverà riscontro sia nella descrizione che nei gruppi di servizi, non solo nel nome della camera.
Campi del modulo
- Room name (Nome camera) - mostrato sulla scheda della camera nella chat. Obbligatorio.
- Description (Descrizione) - testo libero, la fonte principale per la ricerca camere AI e per il testo sulla scheda della camera.
- Capacity (persons) (Capienza - persone) - numero massimo di ospiti. Utilizzato quando un ospite specifica in quanti viaggiano.
- Price from (Prezzo a partire da) e Currency (Valuta) - il prezzo "a partire da" mostrato sulla scheda. I prezzi aggiornati per date specifiche continueranno a provenire dal sistema di prenotazione.
- Link - la pagina che si apre quando un ospite fa clic sulla scheda della camera. È anche la pagina utilizzata da Fetch content from URL.
- Image URL (URL immagine) - la foto sulla scheda della camera. Un'anteprima appare sotto il campo non appena l'indirizzo è valido.
- Amenities (Servizi) - gruppi di valori separati da virgole, ad esempio "Bagno / doccia, asciugacapelli, asciugamani".
Ripristinare i dati originali
Se desideri ripristinare la versione del sistema di prenotazione, fai clic sull'icona di ripristino (freccia circolare) sulla camera e conferma. Le tue modifiche verranno rimosse, la camera verrà recuperata nuovamente dal sistema di prenotazione e il badge Edited scomparirà.
Compilare il modulo partendo da una pagina del tuo sito web
Se ogni camera ha già una propria pagina sul tuo sito web, non devi riscrivere nulla. Sia il modulo di modifica che quello di aggiunta possono leggere la pagina al posto tuo.
- Apri la camera (icona della matita) e fai clic su Fetch content from URL (Recupera contenuto da URL).
- Incolla l'indirizzo della pagina che descrive questa camera e fai clic su Fetch (Recupera).
ChatLab analizza la pagina con lo stesso motore con cui addestra i chatbot sui siti web, quindi supporta anche pagine generate tramite JavaScript. Legge il nome della camera, una breve descrizione destinata agli ospiti, capienza, prezzo, valuta, servizi e foto principale, inserendoli nel modulo. La descrizione della pagina sostituisce quella attuale; gli altri campi vengono compilati solo se erano vuoti, quindi i valori inseriti manualmente non andranno persi. Il testo viene importato nella lingua della pagina.
In questa fase non viene salvato nulla - il modulo torna a Edit fields (Modifica campi) per consentirti di controllare il risultato, correggerlo e fare clic su Save. La stessa procedura funziona dall'elenco: l'icona di download su una camera che ha già un link recupera la pagina e apre il modulo con il risultato pronto.
Aggiungere una camera non presente nel sistema di prenotazione
Alcune camere non vengono mai inserite nel sistema di prenotazione: una casa vacanze affittata separatamente, un appartamento proposto solo telefonicamente, un'offerta per soggiorni lunghi. Puoi aggiungerli al catalogo manualmente.
- In Hotel > Rooms fai clic su Add room.
- Scegli Fill in manually (Compila manualmente) e completa il modulo descritto sopra, oppure scegli Import from URL (Importa da URL), incolla l'indirizzo della pagina della camera e fai clic su Fetch.
Con l'importazione, il modulo viene restituito già compilato: nome, descrizione, capienza, prezzo, foto e gruppi di servizi estratti dalla pagina. Controlla i dati e fai clic su Save.
Le camere aggiunte in questo modo mostrano il badge Manual (Manuale) nell'elenco e un'icona del cestino rossa che permette di eliminarle definitivamente. Partecipano alla ricerca camere AI esattamente come le camere sincronizzate. Poiché non sono collegate a un sistema di prenotazione, il chatbot non può verificarne la disponibilità in tempo reale - le descriverà e reindirizzerà gli ospiti al link inserito.
Ogni camera nel catalogo, sia sincronizzata che manuale, viene conteggiata nel limite di camere del tuo piano. L'utilizzo corrente è visibile in Training nel riquadro Limits (Limiti) alla voce Rooms. Quando il catalogo è pieno, il pulsante Add room rimane disattivato finché non disabiliti o rimuovi una camera oppure non estendi la capienza con un AI Rooms Pack.
Verificare che la ricerca camere AI sia attiva
Il catalogo viene utilizzato dall'azione AI room search. ChatLab la abilita automaticamente quando un sistema di prenotazione viene collegato, quindi normalmente non occorre fare nulla. Per verificare, apri Settings > Actions (Impostazioni > Azioni) e individua la scheda con il nome del tuo sistema di prenotazione, ad esempio KWHotel - AI room search - deve risultare Active (Attivo). L'icona della matita sulla scheda ti permette di modificare quante camere restituire in una singola ricerca (da 1 a 10, predefinito 5) e l'etichetta mostrata all'ospite durante l'elaborazione della ricerca.
La ricerca camere AI trova le camere in base alle loro caratteristiche. La verifica della disponibilità effettiva di una camera per date specifiche è un'azione separata dell'integrazione del sistema di prenotazione, descritta nell'articolo relativo al tuo sistema. La descrizione e la foto aggiunte a una camera vengono utilizzate nelle schede di entrambe le funzioni.
Come appare all'ospite
Apri Overview (Panoramica) e poni al chatbot le domande tipiche dei tuoi ospiti. Dopo aver completato il monolocale dell'esempio, chiedendo "Avete un appartamento per 4 persone vicino alla Piazza del Mercato, possibilmente con parcheggio?", il chatbot mostrerà il monolocale con la relativa scheda e una risposta basata sulla descrizione che hai inserito - la distanza dalla piazza, il parcheggio nel cortile, il secondo piano senza ascensore e il prezzo.
Se una camera non appare nei risultati come previsto, aprila e controlla che il dettaglio richiesto sia effettivamente presente nella descrizione o in un gruppo di servizi, quindi attendi qualche secondo dopo il salvataggio affinché la reindicizzazione sia completata.