Når du forbinder et bookingsystem som f.eks. KWHotel, Mews, IdoBooking, Beds24, Hostfully, Hotres eller Previo, indlæser ChatLab dine værelser i chatbotten under room catalog (værelseskatalog) og træner AI room search (AI-værelsessøgning) på dem. Fra det øjeblik kan en gæst spørge efter "en rolig lejlighed til fire personer med køkken", og chatbotten svarer med matchende værelseskort.
Udfordringen ligger i selve dataene. Et bookingsystem ved, hvad det skal bruge til en reservation: værelsesnavnet, hvor mange gæster der er plads til, sengekonfigurationen og måske en liste over faciliteter. Det ved sjældent, hvad gæster spørger en receptionist om: hvor langt lejligheden ligger fra torvet, om der er parkering, hvilken etage den ligger på, og om der er elevator, hvordan udsigten er, og hvordan indtjekning fungerer. Denne artikel viser, hvordan du udfylder disse oplysninger, så chatbotten kan svare ud fra dem.
Hvis du ikke har forbundet et bookingsystem endnu, kan du starte med artiklen for dit system, f.eks. Integration with KWHotel, Integration with Mews eller Integration with IdoBooking. Værelseskataloget er en del af Hospitality-funktionen - fanen Hotel vises på chatbotten, når din plan indeholder den.
Hvor du finder det
Vælg din chatbot, åbn fanen Hotel, og klik derefter på Rooms (Værelser) i venstre kolonne.
Samme sektion er også tilgængelig som Training > Hospitality catalog (Træning > Hospitality-katalog). Forbindelsesbanneret øverst viser, hvilket bookingsystem der leverer data til kataloget.
Hvad der indlæses automatisk
Lige efter du har forbundet et bookingsystem, henter ChatLab alle de værelsestyper, det stiller til rådighed, gemmer dem i kataloget og indekserer dem til AI-værelsessøgning. Du behøver ikke gøre noget for, at det sker - listen i Rooms udfyldes i løbet af et minut eller to.
Hver række viser værelsesfotoet, navnet, kilden til værelset (f.eks. kwhotel), dets status og kapaciteten. En advarselstrekant foran navnet betyder, at dette værelse skal udfyldes - hold musen over den for at se, hvad der mangler. I eksemplet nedenfor ankom hvert værelse uden en beskrivelse og uden et link til en side på hjemmesiden, hvilket er typisk for data fra et bookingsystem.
To knapper øverst på listen administrerer kataloget som helhed:
- Train rooms (Træn værelser) - henter værelserne fra bookingsystemet igen og genindekserer det, der er ændret. Brug den, når du har tilføjet eller omdøbt værelsestyper i bookingsystemet.
- Add room (Tilføj værelse) - tilføjer et værelse, der ikke findes i bookingsystemet (se nedenfor).
Kontakten Enabled (Aktiveret) på hver række styrer, om værelset indgår i AI-værelsessøgning. Et deaktiveret værelse forsvinder straks fra søgeresultaterne og tæller ikke længere med i din værelseskapacitet. Du kan aktivere det igen når som helst.
Manuel udfyldelse af et værelse
Dette er hverdagssituationen: Værelset findes i bookingsystemet, men chatbotten har brug for at vide mere om det.
- I Hotel > Rooms klikker du på blyantikonet (Edit room / Rediger værelse) ud for værelset.
- Formularen åbnes med data fra bookingsystemet allerede udfyldt. En bemærkning øverst minder dig om, at dine ændringer bevares gennem fremtidige synkroniseringer.
- Udfyld det, som bookingsystemet ikke indeholdt. I eksemplet skriver ejeren en beskrivelse af en studiolejlighed i den gamle bydel, tilføjer prisen og et link til værelsessiden.
- Rul ned til Amenities (Faciliteter). Faciliteter er grupper af korte værdier - de grupper, der kom fra bookingsystemet (type, areal, senge, udstyr), er der allerede. Klik på Add amenity group (Tilføj facilitetsgruppe) for at tilføje din egen gruppe, f.eks. Location (Beliggenhed) med værdier som "Den gamle bydel, 300 m fra torvet, 10 min. gang til Wawel-slottet, privat parkering, 2. sal, ingen elevator".
- Klik på Save (Gem).
Efter du har gemt, genindekseres værelset i baggrunden, hvilket tager et par sekunder. På listen har værelset nu et Edited-mærke (Redigeret), og to ekstra ikoner vises ved siden af blyanten: Fetch content from the room page (Hent indhold fra værelsessiden - når værelset har et link) og Restore data from the booking system (Gendan data fra bookingsystemet).
Hvad du bør skrive i beskrivelsen
Skriv det på samme måde, som du ville svare en gæst i telefonen. Gode emner, fordi gæster spørger om dem, og bookingsystemer næsten aldrig indeholder dem:
- Beliggenhed - afstand og gåtid til torvet, stationen, stranden, skiliften; gadenavnet; hvad vinduerne vender ud mod.
- Adgangsforhold - etage, elevator, trapper, parkering (privat, vejparkering, betalt parkeringshus), hvordan man kommer ind (reception, nøgleboks, selvindtjekning).
- Regler og tider - tidspunkter for ind- og udtjekning, rolige timer, kæledyr, rygning, børn og ekstra senge.
- Hvad der gør værelset særligt - udsigt, balkon, køkken, badekar kontra bruser, aircondition, tilgængelighed for gangbesværede.
Alt, hvad du skriver, bliver søgbart. Hvis en gæst spørger efter "noget tæt på torvet med parkering", matches der mod beskrivelsen og facilitetsgrupperne, ikke kun mod værelsesnavnet.
Felter i formularen
- Room name (Værelsesnavn) - vises på værelseskortet i chatten. Påkrævet.
- Description (Beskrivelse) - fritekst, den primære kilde til AI-værelsessøgning og teksten på værelseskortet.
- Capacity (persons) (Kapacitet (personer)) - maksimalt antal gæster. Bruges, når en gæst angiver, hvor mange personer der rejser.
- Price from (Pris fra) og Currency (Valuta) - fra-prisen, der vises på kortet. Aktuelle priser for specifikke datoer hentes stadig direkte fra bookingsystemet.
- Link - siden, som værelseskortet åbner, når en gæst klikker på det. Også den side, der bruges af Fetch content from URL.
- Image URL (Billed-URL) - billedet på værelseskortet. En forhåndsvisning vises under feltet, så snart adressen er gyldig.
- Amenities (Faciliteter) - grupper af værdier adskilt af kommaer, f.eks. "Badeværelse / bruser, hårtørrer, håndklæder".
Gendannelse af de oprindelige data
Hvis du vil have bookingsystemets version tilbage, skal du klikke på gendannelsesikonet (den runde pil) på værelset og bekræfte. Dine ændringer kasseres, værelset hentes fra bookingsystemet igen, og mærket Edited forsvinder.
Udfyld formularen fra en side på din hjemmeside
Hvis hvert værelse allerede har sin egen side på din hjemmeside, behøver du ikke indtaste noget igen. Både redigeringsformularen og tilføjelsesformularen kan læse siden for dig.
- Åbn værelset (blyantikonet), og klik på Fetch content from URL (Hent indhold fra URL).
- Indsæt adressen på den side, der beskriver værelset, og klik på Fetch (Hent).
ChatLab henter siden med den samme motor, som træner chatbotter på hjemmesider, så sider gengivet med JavaScript fungerer også. Den læser værelsesnavnet, en kort gæstevendt beskrivelse, kapacitet, pris, valuta, faciliteterne og det primære billede og udfylder dem i formularen. Beskrivelsen fra siden erstatter den nuværende; andre felter udfyldes kun, hvor de var tomme, så værdier, du selv har indtastet, bliver stående. Teksten indlæses på sidens sprog.
Intet gemmes på dette tidspunkt - formularen skifter tilbage til Edit fields (Rediger felter), så du kan gennemgå resultatet, rette det og klikke på Save. Det samme fungerer fra listen: Downloadikonet på et værelse, der allerede har et link, henter siden og åbner formularen med resultatet.
Tilføjelse af et værelse, der ikke findes i bookingsystemet
Nogle værelser kommer aldrig ind i bookingsystemet: et feriehus udlejet separat, en lejlighed der kun sælges telefonisk, et tilbud om længerevarende ophold. Du kan selv tilføje dem til kataloget.
- I Hotel > Rooms klikker du på Add room.
- Vælg Fill in manually (Udfyld manuelt), og udfyld formularen beskrevet ovenfor, eller vælg Import from URL (Importer fra URL), indsæt adressen på værelsessiden, og klik på Fetch.
Ved import vender formularen tilbage udfyldt - navn, beskrivelse, kapacitet, pris, foto og facilitetsgrupper læst fra siden. Gennemgå oplysningerne, og klik på Save.
Værelser tilføjet på denne måde får et Manual-mærke (Manuelt) på listen og et rødt skraldespandsikon, som fjerner dem permanent. De indgår i AI-værelsessøgning på præcis samme måde som synkroniserede værelser. Da de ikke har noget bookingsystem bag sig, kan chatbotten ikke tjekke ledighed i realtid for dem - den beskriver dem og henviser gæsterne til det link, du har indtastet.
Hvert værelse i kataloget, uanset om det er synkroniseret eller manuelt, tæller med i værelseskapaciteten for din plan. Det aktuelle forbrug vises under Training i boksen Limits (Grænser) som Rooms. Når kataloget er fyldt op, er Add room nedtonet, indtil du deaktiverer eller fjerner et værelse eller udvider kapaciteten med en AI Rooms Pack.
Kontrollér, at AI-værelsessøgning er slået til
Kataloget bruges af handlingen AI room search. ChatLab aktiverer den automatisk, når et bookingsystem forbindes, så normalt behøver du ikke gøre noget. For at kontrollere det åbner du Settings > Actions (Indstillinger > Handlinger) og finder kortet opkaldt efter dit bookingsystem, f.eks. KWHotel - AI room search - det skal være markeret som Active (Aktiv). Med blyanten på kortet kan du ændre, hvor mange værelser en enkelt søgning returnerer (1-10, standard er 5), og den tekst, der vises for gæsten, mens søgningen kører.
AI-værelsessøgning finder værelser ud fra, hvordan de er. At tjekke, om et værelse er ledigt på bestemte datoer, er en separat handling i bookingsystemintegrationen, som er beskrevet i artiklen for dit system. Den beskrivelse og det foto, du føjer til et værelse, bruges på kortene i begge tilfælde.
Sådan ser det ud for den besøgende
Åbn Overview (Oversigt), og stil chatbotten den type spørgsmål, dine gæster stiller. Med studiolejligheden fra eksemplet udfyldt vil spørgsmålet "Har I en lejlighed til 4 personer tæt på torvet, gerne med parkering?" returnere lejligheden med dens kort og et svar opbygget ud fra den beskrivelse, du har skrevet - afstanden til torvet, parkeringen i gården, anden sal uden elevator og prisen.
Hvis et værelse ikke dukker op som forventet, kan du åbne det og kontrollere, at den detalje, der spørges om, rent faktisk fremgår af beskrivelsen eller en facilitetsgruppe. Vent derefter et par sekunder efter at have gemt, så genindekseringen kan blive færdig.