KWHotel, Mews, IdoBooking, Beds24, Hostfully, Hotres veya Previo gibi bir rezervasyon sistemi bağladığınızda, ChatLab odalarınızı chatbot'un room catalog (oda kataloğu) bölümüne yükler ve bunlar üzerinde AI room search (AI oda araması) özelliğini eğitir. O andan itibaren bir konuk "dört kişilik, mutfaklı ve sessiz bir daire" isteyebilir ve chatbot eşleşen oda kartlarıyla yanıt verir.
Buradaki püf noktası verinin kendisidir. Bir rezervasyon sistemi yalnızca rezervasyon için ne gerekiyorsa onu bilir: oda adı, kaç konuğun sığabileceği, yatak düzeni ve belki bir donanım listesi. Konukların bir resepsiyoniste sorduğu şeyleri ise nadiren bilir: dairenin ana meydana ne kadar uzaklıkta olduğu, otopark olup olmadığı, hangi katta bulunduğu ve asansör olup olmadığı, manzaranın nasıl olduğu, giriş işlemlerinin nasıl işlediği. Bu makale, chatbot'un bunlara göre yanıt verebilmesi için bu bilgileri nasıl tamamlayacağınızı gösterir.
Henüz bir rezervasyon sistemi bağlamadıysanız sisteminize özel makaleyle başlayın; örneğin KWHotel ile Entegrasyon, Mews ile Entegrasyon veya IdoBooking ile Entegrasyon. Oda kataloğu Hospitality yeteneğinin bir parçasıdır - planınız bunu içerdiğinde chatbot üzerinde Hotel (Otel) sekmesi görünür.
Nerede bulunur
Chatbot'unuzu seçin ve Hotel (Otel) sekmesini açın, ardından sol sütundaki Rooms (Odalar) seçeneğine tıklayın.
Aynı bölüme Training > Hospitality catalog (Eğitim > Hospitality kataloğu) yoluyla da ulaşılabilir. Üstteki bağlantı başlığı, kataloğu hangi rezervasyon sisteminin beslediğini gösterir.
Otomatik olarak neler yüklenir
Bir rezervasyon sistemi bağladığınız anda ChatLab sunduğu her oda tipini alır, kataloğa kaydeder ve AI oda araması için dizine ekler. Bunun gerçekleşmesi için hiçbir şey yapmanıza gerek yoktur - Rooms (Odalar) listesi bir iki dakika içinde dolar.
Her satır oda fotoğrafını, adını, odanın kaynağını (örneğin kwhotel), durumunu ve kapasitesini gösterir. Adın önündeki uyarı üçgeni bu odanın tamamlanması gerektiği anlamına gelir - neyin eksik olduğunu görmek için imleci üzerine getirin. Aşağıdaki örnekte her oda, bir açıklama olmadan ve web sitesindeki bir sayfanın bağlantısı olmadan gelmiştir; bu da bir rezervasyon sisteminden gelen veriler için tipik bir durumdur.
Listenin üstündeki iki buton kataloğu bir bütün olarak yönetir:
- Train rooms (Odaları eğit) - odaları rezervasyon sisteminden tekrar alır ve değişenleri yeniden dizine ekler. Rezervasyon sisteminde oda tipleri ekledikten veya yeniden adlandırdıktan sonra bu butonu kullanın.
- Add room (Oda ekle) - rezervasyon sisteminde bulunmayan bir odayı ekler (aşağıya bakın).
Her satırdaki Enabled (Etkin) anahtarı, odanın AI oda aramasına katılıp katılmayacağını kontrol eder. Devre dışı bırakılan bir oda arama sonuçlarından hemen kaybolur ve oda kapasitenize dahil edilmeyi durdurur. İstediğiniz zaman yeniden etkinleştirebilirsiniz.
Bir odayı manuel olarak tamamlama
Bu durum günlük kullanım senaryosudur: oda rezervasyon sisteminde mevcuttur ancak chatbot'un onun hakkında daha fazla bilgiye ihtiyacı vardır.
- Hotel > Rooms (Otel > Odalar) bölümünde, odanın üzerindeki kalem simgesine (Edit room / Odayı düzenle) tıklayın.
- Form, rezervasyon sisteminden gelen veriler zaten doldurulmuş olarak açılır. Üstteki bir not, değişikliklerinizin gelecekteki senkronizasyonlarda da korunacağını hatırlatır.
- Rezervasyon sisteminin boş bıraktığı kısımları doldurun. Örnekte tesis sahibi Eski Şehir'deki bir stüdyo için açıklama yazmakta, fiyatı ve oda sayfasının bağlantısını eklemektedir.
- Aşağı kaydırarak Amenities (Olanaklar) bölümüne gelin. Olanaklar kısa değer gruplarıdır - rezervasyon sisteminden gelen gruplar (tür, alan, yataklar, donanım) zaten oradadır. Kendi grubunuzu eklemek için Add amenity group (Olanak grubu ekle) butonuna tıklayın; örneğin "Eski Şehir, Ana Pazar Meydanı'na 300 m, Wawel Kalesi'ne yürüyerek 10 dk, özel otopark, 2. kat, asansör yok" gibi değerlere sahip bir Location (Konum) grubu oluşturabilirsiniz.
- Save (Kaydet) butonuna tıklayın.
Kaydettikten sonra oda arka planda yeniden dizine eklenir; bu işlem birkaç saniye sürer. Listede oda artık Edited (Düzenlendi) rozeti taşır ve kalem simgesinin yanında iki ekstra simge görünür: Fetch content from the room page (Oda sayfasından içerik çek - odanın bir bağlantısı olduğunda) ve Restore data from the booking system (Rezervasyon sistemindeki verileri geri yükle).
Açıklamaya neler yazılmalı
Telefonda bir konuğa yanıt verir gibi yazın. Konukların sıklıkla sorduğu ve rezervasyon sistemlerinde neredeyse hiçbir zaman yer almayan şu unsurlar iyi birer adaydır:
- Konum - ana meydana, istasyona, plaja, kayak merkezine olan mesafe ve yürüme süresi; cadde; pencerelerin nereye baktığı.
- Erişim - kat, asansör, merdivenler, otopark (özel, cadde üstü, ücretli kapalı otopark), içeri nasıl girileceği (resepsiyon, şifreli anahtar kutusu, self check-in).
- Kurallar ve saatler - giriş ve çıkış saatleri, sessizlik saatleri, evcil hayvanlar, sigara kullanımı, çocuklar ve ilave yataklar.
- Odayı farklı kılan özellikler - manzara, balkon, mutfak, küvet veya duş, klima, erişilebilirlik.
Yazdığınız her şey aranabilir hale gelir. "Ana meydana yakın ve otoparkı olan bir yer" arayan bir konuk, yalnızca oda adına göre değil, açıklamaya ve olanak gruplarına göre de eşleştirilir.
Formdaki alanlar
- Room name (Oda adı) - sohbetteki oda kartında gösterilir. Zorunludur.
- Description (Açıklama) - serbest metin alanı; AI oda araması ve oda kartındaki metin için ana kaynaktır.
- Capacity (persons) (Kapasite (kişi)) - maksimum konuk sayısı. Bir konuk kaç kişi seyahat ettiğini belirttiğinde kullanılır.
- Price from (Başlangıç fiyatı) ve Currency (Para birimi) - kartta gösterilen "başlangıç" fiyatı. Belirli tarihler için canlı fiyatlar yine rezervasyon sisteminden gelir.
- Link (Bağlantı) - bir konuk tıkladığında oda kartının açtığı sayfa. Ayrıca Fetch content from URL (URL'den içerik çek) tarafından kullanılan sayfadır.
- Image URL (Görsel URL'si) - oda kartındaki fotoğraf. Adres geçerli olduğunda alanın altında bir önizleme görünür.
- Amenities (Olanaklar) - virgülle ayrılmış değer grupları; örneğin "Banyo / duş, saç kurutma makinesi, havlular".
Orijinal verileri geri yükleme
Rezervasyon sistemindeki versiyona geri dönmek isterseniz, odadaki geri yükleme simgesine (dairesel ok) tıklayın ve onaylayın. Düzenlemeleriniz silinir, oda rezervasyon sisteminden tekrar çekilir ve Edited (Düzenlendi) rozeti kaybolur.
Formu web sitenizdeki bir sayfadan doldurma
Her odanın web sitenizde zaten kendi sayfası varsa hiçbir şeyi yeniden yazmanıza gerek yoktur. Hem düzenleme formu hem de ekleme formu sayfayı sizin için okuyabilir.
- Odayı açın (kalem simgesi) ve Fetch content from URL (URL'den içerik çek) seçeneğine tıklayın.
- Bu odayı tanıtan sayfanın adresini yapıştırın ve Fetch (Çek) butonuna tıklayın.
ChatLab, sayfayı chatbot'ları web siteleri üzerinde eğiten motorun aynısıyla çeker; bu sayede JavaScript ile oluşturulan sayfalar da çalışır. Oda adını, konuklara yönelik kısa bir açıklamayı, kapasiteyi, fiyatı, para birimini, olanakları ve ana fotoğrafı okuyup forma doldurur. Sayfadaki açıklama mevcut olanın yerine geçer; diğer alanlar yalnızca boş oldukları yerlerde doldurulur, böylece kendi yazdığınız değerler korunur. Metin, sayfanın dilinde gelir.
Bu aşamada hiçbir şey kaydedilmez - sonucu inceleyebilmeniz, düzeltebilmeniz ve Save (Kaydet) butonuna tıklayabilmeniz için form tekrar Edit fields (Alanları düzenle) moduna döner. Aynı işlem listeden de çalışır: zaten bir bağlantısı olan bir odadaki indirme simgesi sayfayı çeker ve sonucu içeren formu açar.
Rezervasyon sisteminde olmayan bir odayı ekleme
Bazı odalar rezervasyon sistemine hiçbir zaman girmez: ayrı kiralanan bir tatil evi, yalnızca telefonla satılan bir daire, uzun süreli konaklama teklifi. Bunları kataloğa kendiniz ekleyebilirsiniz.
- Hotel > Rooms (Otel > Odalar) bölümünde Add room (Oda ekle) butonuna tıklayın.
- Fill in manually (Manuel doldur) seçeneğini belirleyip yukarıda açıklanan formu doldurun ya da Import from URL (URL'den içe aktar) seçeneğini belirleyip oda sayfasının adresini yapıştırın ve Fetch (Çek) butonuna tıklayın.
İçe aktarma işlemiyle form doldurulmuş olarak gelir - ad, açıklama, kapasite, fiyat, fotoğraf ve sayfadan okunan olanak grupları. İnceleyin ve Save (Kaydet) butonuna tıklayın.
Bu şekilde eklenen odalar listede bir Manual (Manuel) rozeti ve onları tamamen silen kırmızı bir çöp kutusu simgesi taşır. Tıpkı senkronize edilen odalar gibi AI oda aramasına katılırlar. Arkalarında bir rezervasyon sistemi bulunmadığından chatbot bunlar için anlık müsaitlik kontrolü yapamaz; onları tanıtır ve konukları girdiğiniz bağlantıya yönlendirir.
Katalogdaki senkronize edilmiş veya manuel her oda, planınızın oda kapasitesine dahil edilir. Mevcut kullanım, Training (Eğitim) altında Limits (Limitler) kutusunda Rooms (Odalar) olarak gösterilir. Katalog dolduğunda, bir odayı devre dışı bırakana, silene veya AI Rooms Pack ile kapasiteyi genişletene kadar Add room (Oda ekle) butonu grileşir.
AI oda aramasının açık olduğunu kontrol etme
Katalog, AI room search (AI oda araması) eylemi tarafından kullanılır. ChatLab, bir rezervasyon sistemi bağlandığında bunu otomatik olarak etkinleştirir; bu nedenle normalde yapacak bir şey yoktur. Doğrulamak için Settings > Actions (Ayarlar > Eylemler) bölümünü açın ve rezervasyon sisteminizin adını taşıyan kartı bulun (örneğin KWHotel - AI room search); bu kart Active (Aktif) olarak işaretlenmiş olmalıdır. Karttaki kalem simgesi, tek bir aramanın kaç oda döndüreceğini (1-10 arası, varsayılan 5) ve arama çalışırken konuğa gösterilen etiketi değiştirmenize olanak tanır.
AI oda araması, odaları özelliklerine ve niteliklerine göre bulur. Bir odanın belirli tarihlerde müsait olup olmadığını kontrol etmek, rezervasyon sistemi entegrasyonunun ayrı bir eylemidir ve sisteminize ait makalede açıklanmıştır. Bir odaya eklediğiniz açıklama ve fotoğraf, her iki eylemin kartlarında da kullanılır.
Ziyaretçiye nasıl görünür
Overview (Genel Bakış) sekmesini açın ve chatbot'a konuklarınızın sorduğu türden sorular sorun. Örnekteki stüdyo tamamlandığında, "Ana Pazar Meydanı'na yakın, tercihen otoparkı olan 4 kişilik bir daireniz var mı?" sorusu stüdyoyu kartıyla ve yazdığınız açıklamadan oluşturulan bir yanıtla döndürür - meydana olan mesafe, avludaki otopark, asansörsüz ikinci kat ve fiyat.
Bir oda beklendiği gibi görünmüyorsa odayı açın ve sorduğunuz ayrıntının açıklamada veya bir olanak grubunda gerçekten yazılı olup olmadığını kontrol edin; ardından kaydettikten sonra yeniden dizine ekleme işleminin tamamlanması için birkaç saniye bekleyin.