Atunci când conectați un sistem de rezervări precum KWHotel, Mews, IdoBooking, Beds24, Hostfully, Hotres sau Previo, ChatLab încarcă camerele dumneavoastră în catalogul de camere al chatbotului și antrenează funcția de căutare a camerelor cu AI pe baza acestora. Din acel moment, un oaspete poate cere „un apartament liniștit pentru patru persoane, cu bucătărie”, iar chatbotul va răspunde afișând cardurile camerelor potrivite.
Problema o reprezintă datele în sine. Un sistem de rezervări știe ce este necesar pentru o rezervare: numele camerei, câți oaspeți pot fi cazați, configurația paturilor și eventual o listă de facilități. Rareori știe ce anume întreabă oaspeții un recepționer: la ce distanță se află apartamentul de piața centrală, dacă există parcare, la ce etaj este situat și dacă există lift, cum este vederea, cum se face check-in-ul. Acest articol vă arată cum să completați aceste informații, astfel încât chatbotul să poată răspunde pe baza lor.
Dacă nu ați conectat încă un sistem de rezervări, începeți cu articolul dedicat sistemului dumneavoastră, de exemplu Integrarea cu KWHotel, Integrarea cu Mews sau Integrarea cu IdoBooking. Catalogul de camere face parte din capabilitatea Hospitality - fila Hotel apare în setările chatbotului atunci când planul dumneavoastră o include.
Unde se găsește
Selectați chatbotul dumneavoastră și deschideți fila Hotel, apoi faceți clic pe Rooms (Camere) în coloana din stânga.
Aceeași secțiune este disponibilă și ca Training > Hospitality catalog (Antrenare > Catalog Hospitality). Notificarea de conectare din partea de sus arată ce sistem de rezervări alimentează catalogul.
Ce se încarcă automat
Imediat după ce conectați un sistem de rezervări, ChatLab preia fiecare tip de cameră expus de acesta, îl stochează în catalog și îl indexează pentru căutarea camerelor cu AI. Nu trebuie să faceți nimic pentru ca acest lucru să se întâmple - lista din Rooms se populează într-un minut sau două.
Fiecare rând afișează fotografia camerei, numele, sursa camerei (de exemplu kwhotel), starea acesteia și capacitatea. Un triunghi de avertizare în fața numelui înseamnă că această cameră necesită completare - treceți cursorul peste el pentru a vedea ce lipsește. În exemplul de mai jos, fiecare cameră a fost importată fără descriere și fără un link către o pagină de pe site-ul web, ceea ce este tipic pentru datele care provin dintr-un sistem de rezervări.
Două butoane din partea de sus a listei gestionează catalogul în ansamblu:
- Train rooms (Antrenează camerele) - preia din nou camerele din sistemul de rezervări și reindexează modificările. Utilizați-l după ce adăugați sau redenumiți tipuri de camere în sistemul de rezervări.
- Add room (Adaugă cameră) - adaugă o cameră care nu se află în sistemul de rezervări (vedeți mai jos).
Comutatorul Enabled (Activat) de pe fiecare rând controlează dacă respectiva cameră participă la căutarea camerelor cu AI. O cameră dezactivată dispare imediat din rezultatele căutării și nu mai este luată în calcul la limita de capacitate a camerelor. O puteți reactiva în orice moment.
Completarea manuală a unei camere
Acesta este cazul uzual: camera există în sistemul de rezervări, dar chatbotul are nevoie de mai multe informații despre ea.
- În Hotel > Rooms, faceți clic pe pictograma creion (Edit room - Editează camera) de pe rândul camerei.
- Formularul se deschide cu datele din sistemul de rezervări deja completate. O notă din partea de sus vă amintește că modificările dumneavoastră vor fi păstrate la sincronizările viitoare.
- Completați ceea ce sistemul de rezervări a lăsat necompletat. În exemplu, proprietarul scrie descrierea unei garsoniere din Centrul Vechi, adaugă prețul și un link către pagina camerei.
- Derulați în jos până la Amenities (Facilități). Facilitățile sunt grupuri de valori scurte - grupurile preluate din sistemul de rezervări (tip, suprafață, paturi, dotări) sunt deja prezente. Faceți clic pe Add amenity group (Adaugă grup de facilități) pentru a adăuga propriul grup, de exemplu Location (Locație) cu valori precum „Centrul Vechi, la 300 m de Piața Mare, 10 min de mers pe jos până la Castelul Wawel, parcare privată, etajul 2, fără lift”.
- Faceți clic pe Save (Salvează).
După salvare, camera este reindexată în fundal, ceea ce durează câteva secunde. În listă, camera poartă acum o etichetă Edited (Editat), iar lângă creion apar două pictograme suplimentare: Fetch content from the room page (Preluare conținut de pe pagina camerei - când camera are un link) și Restore data from the booking system (Restaurare date din sistemul de rezervări).
Ce să includeți în descriere
Scrieți așa cum i-ați răspunde unui oaspete la telefon. Câteva exemple utile, deoarece oaspeții întreabă adesea despre ele, iar sistemele de rezervări aproape niciodată nu le includ:
- Locație - distanța și timpul de mers pe jos până la piața centrală, gară, plajă, teleschi; strada; înspre ce au vedere ferestrele.
- Acces - etaj, lift, scări, parcare (privată, pe stradă, garaj cu plată), modalitatea de acces (recepție, cutie pentru chei, self check-in).
- Reguli și program - orele de check-in și check-out, orele de liniște, animale de companie, fumat, copii și paturi suplimentare.
- Ce diferențiază camera - vedere, balcon, bucătărie, cadă versus duș, aer condiționat, accesibilitate.
Tot ceea ce scrieți devine căutabil. Când un oaspete solicită „ceva aproape de piața centrală, cu parcare”, căutarea se face atât în descriere, cât și în grupurile de facilități, nu doar în numele camerei.
Câmpurile din formular
- Room name (Nume cameră) - afișat pe cardul camerei în chat. Obligatoriu.
- Description (Descriere) - text liber, sursa principală pentru căutarea camerelor cu AI și pentru textul de pe cardul camerei.
- Capacity (persons) (Capacitate - persoane) - numărul maxim de oaspeți. Utilizat atunci când un oaspete precizează câte persoane călătoresc.
- Price from (Preț de la) și Currency (Monedă) - prețul de pornire afișat pe card. Prețurile actualizate pentru date specifice provin în continuare din sistemul de rezervări.
- Link - pagina pe care o deschide cardul camerei atunci când un oaspete face clic pe el. De asemenea, pagina utilizată de Fetch content from URL.
- Image URL (URL imagine) - fotografia de pe cardul camerei. O previzualizare apare sub câmp odată ce adresa este validă.
- Amenities (Facilități) - grupuri de valori separate prin virgulă, de exemplu „Baie / duș, uscător de păr, prosoape”.
Restaurarea datelor originale
Dacă doriți să reveniți la versiunea din sistemul de rezervări, faceți clic pe pictograma de restaurare (săgeată circulară) de pe rândul camerei și confirmați. Modificările dumneavoastră sunt anulate, camera este preluată din nou din sistemul de rezervări, iar eticheta Edited dispare.
Completarea formularului de pe o pagină a site-ului dumneavoastră
Dacă fiecare cameră are deja propria pagină pe site-ul dumneavoastră web, nu este nevoie să tastați totul din nou. Atât formularul de editare, cât și cel de adăugare pot citi pagina în locul dumneavoastră.
- Deschideți camera (pictograma creion) și faceți clic pe Fetch content from URL (Preia conținut din URL).
- Lipiți adresa paginii care descrie această cameră și faceți clic pe Fetch (Preia).
ChatLab preia pagina folosind același motor care antrenează chatboturile pe baza site-urilor web, astfel încât funcționează și paginile randate prin JavaScript. Acesta citește numele camerei, o scurtă descriere destinată oaspeților, capacitatea, prețul, moneda, facilitățile și fotografia principală, completându-le în formular. Descrierea de pe pagină o înlocuiește pe cea curentă; celelalte câmpuri sunt completate doar dacă erau goale, astfel încât valorile introduse manual de dumneavoastră sunt păstrate. Textul este preluat în limba paginii respective.
În acest stadiu nu este salvat nimic - formularul revine la Edit fields (Editează câmpurile), astfel încât să puteți verifica rezultatul, să îl corectați și să faceți clic pe Save. Același lucru funcționează direct din listă: pictograma de descărcare a unei camere care are deja un link preia pagina și deschide formularul completat cu rezultatele.
Adăugarea unei camere care nu există în sistemul de rezervări
Unele spații de cazare nu ajung niciodată în sistemul de rezervări: o casă de vacanță închiriată separat, un apartament oferit doar prin telefon, o ofertă pentru sejururi prelungite. Le puteți adăuga manual în catalog.
- În Hotel > Rooms, faceți clic pe Add room.
- Alegeți Fill in manually (Completează manual) și completați formularul descris mai sus, sau alegeți Import from URL (Importă din URL), lipiți adresa paginii camerei și faceți clic pe Fetch.
În cazul importului, formularul va conține deja datele preluate de pe pagină: nume, descriere, capacitate, preț, fotografie și grupuri de facilități. Verificați informațiile și faceți clic pe Save.
Camerele adăugate în acest mod poartă o etichetă Manual în listă și au o pictogramă roșie în formă de coș de gunoi care permite ștergerea lor definitivă. Acestea participă la căutarea camerelor cu AI exact ca și camerele sincronizate. Deoarece nu au un sistem de rezervări în spate, chatbotul nu poate verifica disponibilitatea în timp real pentru ele - le descrie și îndrumă oaspeții către linkul pe care l-ați introdus.
Fiecare cameră din catalog, sincronizată sau manuală, se contorizează la capacitatea de camere a planului dumneavoastră. Utilizarea curentă este afișată în secțiunea Training, în caseta Limits (Limite), ca Rooms. Când catalogul este plin, butonul Add room este inactiv până când dezactivați sau ștergeți o cameră ori extindeți capacitatea achiziționând un pachet AI Rooms Pack.
Verificarea activării căutării camerelor cu AI
Catalogul este utilizat de acțiunea AI room search. ChatLab o activează automat atunci când este conectat un sistem de rezervări, astfel că în mod normal nu trebuie să faceți nimic. Pentru a verifica, deschideți Settings > Actions (Setări > Acțiuni) și căutați cardul denumit după sistemul dumneavoastră de rezervări, de exemplu KWHotel - AI room search - acesta ar trebui să fie marcat ca Active (Activ). Pictograma creion de pe card vă permite să modificați câte camere returnează o singură căutare (între 1 și 10, valoarea implicită fiind 5) și eticheta afișată oaspetelui în timp ce căutarea rulează.
Căutarea camerelor cu AI găsește camerele în funcție de caracteristicile acestora. Verificarea disponibilității unei camere pentru anumite date reprezintă o acțiune separată a integrării cu sistemul de rezervări, descrisă în articolul dedicat sistemului dumneavoastră. Descrierea și fotografia pe care le adăugați la o cameră sunt utilizate pe cardurile ambelor funcționalități.
Cum arată pentru vizitator
Deschideți Overview (Prezentare generală) și adresați-i chatbotului genul de întrebare pe care l-ar adresa oaspeții dumneavoastră. Cu garsoniera din exemplu completată, întrebarea „Aveți un apartament pentru 4 persoane aproape de Piața Mare, ideal cu parcare?” returnează garsoniera împreună cu cardul acesteia și un răspuns formulat pe baza descrierii scrise de dumneavoastră - distanța până la piață, parcarea din curte, etajul al doilea fără lift și prețul.
Dacă o cameră nu este afișată conform așteptărilor, deschideți-o și verificați dacă detaliul despre care întrebați este menționat efectiv în descriere sau într-un grup de facilități, apoi așteptați câteva secunde după salvare pentru finalizarea reindexării.