Yhdistä ChatLab-chatbotisi Freshdesk-helpdeskiin, jotta asiakkaat voivat luoda tukipyyntöjä, tarkistaa lippujen tilan ja lisätä muistiinpanoja olemassa oleviin lippuihin suoraan chatissa.
Mitä integraatio tarjoaa
Get Tickets - Asiakkaat voivat tarkistaa viimeisimmät tukipyyntönsä antamalla sähköpostiosoitteensa. Chatbot hakee 5 viimeisintä lippua ja näyttää seuraavat tiedot:
- Lipun tunniste (ID), aihe ja tila
- Luonti- ja viimeisin päivityspäivämäärä
Create Ticket - Asiakkaat voivat lähettää uusia tukipyyntöjä chatin kautta. Chatbot kerää tarvittavat tiedot ja luo lipun Freshdeskiin seuraavin tiedoin:
- Asiakkaan sähköpostiosoite ja nimi (yhteystieto luodaan tai linkitetään automaattisesti)
- Määritettävät mukautetut kentät (aihe, kuvaus, prioriteetti, kategoria ja mahdolliset Freshdesk-kohtaiset kentät)
- Onnistuneen luonnin jälkeen chatbot vahvistaa tapahtuman ja palauttaa uuden lipun tunnisteen viitteeksi
- Jos asiakkaan antama arvo ei vastaa täsmällisesti Freshdeskin vaihtoehtoja, järjestelmä ehdottaa lähinnä vastaavia arvoja
Add Ticket Note - Asiakkaat voivat lisätä seurantakommentteja olemassa oleviin lippuihin antamalla sähköpostiosoitteensa, lipun tunnisteen ja muistiinpanon sisällön. Järjestelmä varmistaa, että lippu kuuluu pyynnön esittäneelle asiakkaalle, ennen muistiinpanon lisäämistä. Jos annettu lipun tunniste on virheellinen, chatbot näyttää asiakkaan viimeisimmät avoimet liput, jotta hän voi valita oikean.
Vaihe 1: Hae Freshdesk-API-avaimesi
- Kirjaudu sisään Freshdesk-tilillesi
- Napsauta profiilikuvaasi oikeassa yläkulmassa
- Siirry kohtaan Profile Settings (Profiiliasetukset)
- API-avaimesi näkyy asetussivun oikeassa reunassa
- Kopioi API-avain käytettäväksi ChatLabissa
Lisätietoja Freshdeskin API-todennuksesta löydät Freshdeskin API-dokumentaatiosta.
Vaihe 2: Yhdistä Freshdesk ChatLabiin
- Kirjaudu sisään ChatLabiin ja valitse bottisi
- Siirry Connect-välilehdelle (Yhdistä)
- Napsauta Freshdesk-ruudussa olevaa Connect-painiketta (Yhdistä)
- Syötä Freshdesk URL (esim.
https://yourcompany.freshdesk.com) - Syötä API Key (API-avain)
- Napsauta Connect
Onnistuneen yhdistämisen jälkeen näkyviin tulee vahvistusikkuna, jossa on mahdollisuus valita Configure AI Actions (Määritä tekoälytoiminnot).
Vaihe 3: Määritä Freshdesk-toiminnot
Siirry yhdistämisen jälkeen kohtaan Settings > Actions (Asetukset > Toiminnot) ja suodata näkymää oikean sivupalkin avulla alustan Freshdesk mukaan.
Käytettävissä on kolme toimintoa:
- Freshdesk - Create Ticket - antaa chatbotille mahdollisuuden luoda uusia tukipyyntöjä
- Freshdesk - Add Ticket Note - antaa chatbotille mahdollisuuden lisätä muistiinpanoja olemassa oleviin lippuihin
- Freshdesk - Get Tickets - antaa chatbotille mahdollisuuden hakea asiakkaan viimeisimmät liput
Aktivoi kukin toiminto napsauttamalla sen aktivointipainiketta. Voit mukauttaa toiminnon otsikkoa (viesti, joka näytetään käyttäjille toiminnon suorittamisen aikana) sekä ohjeita, jotka ohjaavat tekoälyä kunkin toiminnon käytössä.
Create Ticket -kenttien määrittäminen
Create Ticket -toiminto tukee joustavaa kenttien määritystä Freshdeskin lippurakenteen mukaiseksi. Kun aktivoit tämän toiminnon, näkyviin tulee Ticket Fields Configuration -välilehti (Lippukenttien määritys), jossa voit ottaa käyttöön ja määrittää yksittäisiä kenttiä.
Valitse kullekin kentälle tapa, jolla arvo annetaan:
Static Value (Staattinen arvo) - Kenttään täytetään automaattisesti ennalta määritetty arvo. Asiakas ei koskaan näe tätä kenttää tai ole vuorovaikutuksessa sen kanssa. Käytä tätä sisäiseen luokitteluun, oletusprioriteetteihin tai lähteen seurantaan (esim. aseta lähteeksi aina "Chatbot").
Provided by User from Predefined Options (Käyttäjän antama ennalta määritetyistä vaihtoehdoista) - Asiakas valitsee määrittelemästäsi rajatusta vaihtoehtoluettelosta. Käytä tätä kentissä, joissa on pieni määrä selkeitä valintoja (2-10 vaihtoehtoa), kuten ongelmatyyppi tai prioriteettitaso.
Provided by User (Freeform with AI Evaluation) (Käyttäjän antama (Vapaamuotoinen tekoälyarvioinnilla)) - Asiakas antaa vapaamuotoisen tekstisyötteen, ja tekoäly tulkitsee ja muuntaa sen oikeaan muotoon antamiesi ohjeiden perusteella. Käytä tätä kentissä, joissa on useita mahdollisia arvoja (kuten maakenttä kymmenillä vaihtoehdoilla) tai joissa tekoäly voi normalisoida syötteen älykkäästi.
Tehokkaiden kenttäohjeiden kirjoittaminen
Kun käytät vapaamuotoista tekoälyarviointia, anna tekoälylle selkeät ohjeet:
- Määritä odotettu muoto - Miltä lopullisen arvon tulisi näyttää?
- Anna muuntoesimerkkejä - Näytä, miten yleiset syötteet tulisi muuntaa
- Käsittele erikoistapaukset - Mainitse mahdolliset erityissäännöt tai poikkeukset
Esimerkki Country-maakentälle:
Country name in ISO 3166-1 format - short English country name.
Always validate and convert user input to this format.
Examples:
- "USA", "US", "America" → "United States"
- "UK", "Britain", "England" → "United Kingdom"
- "Deutschland" → "Germany"
Näiden ohjeiden avulla tekoäly hyväksyy erilaisia käyttäjän syötteitä ja muuntaa ne automaattisesti Freshdeskin odottamaan oikeaan muotoon.
Integraation testaaminen
Toimintojen aktivoinnin jälkeen avaa chatbot-widgetisi ja kokeile:
- "Show me my support tickets" (testaa Get Tickets -toimintoa)
- "I need to create a support ticket" (testaa Create Ticket -toimintoa)
- "I want to add a note to ticket #12345" (testaa Add Ticket Note -toimintoa)
Varmista, että liput luodaan Freshdeskiin oikein ja että palautetut tiedot vastaavat Freshdesk-tietojasi.
Yleisiä käyttötapauksia
Lipun tilan tarkistaminen - Asiakas kysyy: "Mikä on tukipyyntöjeni tila?" Chatbot kysyy hänen sähköpostiosoitettaan, hakee 5 viimeisintä lippua ja näyttää lippujen tunnisteet, aiheet ja nykyiset tilat.
Uuden tukipyynnön luominen - Asiakas sanoo: "Minulla on ongelma tilaukseni kanssa ja tarvitsen apua." Chatbot kerää hänen sähköpostiosoitteensa, nimensä ja ongelman tiedot määrittämiesi kenttien perusteella, luo lipun Freshdeskiin ja vahvistaa luonnin uudella lipun tunnisteella.
Olemassa olevan lipun seuranta - Asiakas haluaa lisätä lisätietoja lippuun #5678. Chatbot vahvistaa hänen sähköpostiosoitteensa, tarkistaa lipun kuuluvan hänelle, kerää lisätiedot ja lisää ne muistiinpanona.
Parhaat käytännöt
- Lisää usein kysyttyjä kysymyksiä bottisi tietopohjaan vähentääksesi tarpeetonta lippujen luomista - chatbot voi vastata yleisiin kysymyksiin suoraan
- Mukauta toimintojen ohjeita yrityskohtaisilla tukikäytännöilläsi (esim. "Pyydä aina asiakkaan tilausnumero, kun luot tukipyyntöjä")
- Määritä pakollisiksi vain ne kentät, jotka ovat tukitiimillesi välttämättömiä - vähemmän kenttiä tarkoittaa asiakkaalle nopeampaa lipun luomista
- Käytä staattisia arvoja kentille, joilla tulisi aina olla sama arvo (esim. lähteeksi asetettu "Chatbot")
Integraation hallinta
- Jos haluat päivittää API-tunnistetietosi, palaa Connect-välilehdelle, napsauta Freshdesk-ruutua, muokkaa kenttiä ja napsauta Update Chatbot (Päivitä chatbot)
- Jos haluat katkaista yhteyden, napsauta Disconnect-painiketta (Katkaise yhteys) Freshdesk-integraatioikkunassa - tämä poistaa kaikki Freshdeskin tekoälytoiminnot käytöstä