Kun yhdistät varausjärjestelmän, kuten KWHotel, Mews, IdoBooking, Beds24, Hostfully, Hotres tai Previo, ChatLab lataa huoneesi chatbotin huonekatalogiin ja kouluttaa niihin perustuvan tekoälypohjaisen huonehaun. Siitä hetkestä lähtien vieras voi kysyä esimerkiksi "rauhallista huoneistoa neljälle keittiöllä", ja chatbot vastaa näyttämällä sopivat huonekortit.
Haasteena ovat kuitenkin itse tiedot. Varausjärjestelmä tietää vain sen, mitä se tarvitsee varauksen tekemiseen: huoneen nimen, montako vierasta sinne mahtuu, vuodejärjestelyn ja kenties luettelon varusteista. Se tietää harvoin asioita, joita vieraat kysyvät vastaanottovirkailijalta: kuinka kaukana huoneisto on pääaukiolta, onko siellä pysäköintimahdollisuutta, missä kerroksessa se sijaitsee ja onko talossa hissiä, millainen näköala sieltä avautuu tai miten sisäänkirjautuminen toimii. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten täydennät nämä tiedot, jotta chatbot osaa vastata niiden perusteella.
Jos et ole vielä yhdistänyt varausjärjestelmää, aloita järjestelmääsi käsittelevästä artikkelista, kuten Integration with KWHotel, Integration with Mews tai Integration with IdoBooking. Huonekatalogi on osa Hospitality-toiminnallisuutta - Hotel-välilehti (hotelli) ilmestyy chatbotille, kun tilauksesi sisältää sen.
Mistä se löytyy
Valitse chatbotisi ja avaa Hotel-välilehti, ja napsauta sitten vasemmassa sarakkeessa olevaa Rooms (huoneet) -kohtaa.
Sama osio löytyy myös kohdasta Training > Hospitality catalog (Koulutus > Hospitality-katalogi). Yläreunan yhteyspalkki näyttää, mikä varausjärjestelmä syöttää tietoja katalogiin.
Mitä ladataan automaattisesti
Heti kun olet yhdistänyt varausjärjestelmän, ChatLab hakee jokaisen sen tarjoaman huonetyypin, tallentaa ne katalogiin ja indeksoi ne tekoälypohjaista huonehakua varten. Sinun ei tarvitse tehdä mitään tämän eteen - Rooms-luettelo täyttyy minuutin tai parin kuluessa.
Jokainen rivi näyttää huoneen valokuvan, nimen, huoneen lähteen (esimerkiksi kwhotel), sen tilan ja kapasiteetin. Nimen edessä oleva varoituskolmio tarkoittaa, että tämä huone vaatii täydentämistä - vie hiiri sen päälle nähdäksesi, mitä puuttuu. Alla olevassa esimerkissä jokainen huone tuotiin ilman kuvausta ja ilman linkkiä verkkosivuston sivulle, mikä on tyypillistä varausjärjestelmästä tulevalle datalle.
Luettelon yläosassa olevat kaksi painiketta hallitsevat koko katalogia:
- Train rooms (kouluta huoneet) - hakee huoneet uudelleen varausjärjestelmästä ja indeksoi muuttuneet tiedot. Käytä tätä, kun olet lisännyt tai nimennyt uudelleen huonetyyppejä varausjärjestelmässä.
- Add room (lisää huone) - lisää huoneen, jota ei ole varausjärjestelmässä (katso jäljempänä).
Jokaisen rivin Enabled (käytössä) -kytkin määrittää, osallistuuko huone tekoälypohjaiseen huonehakuun. Poistettu huone häviää hakutuloksista välittömästi eikä sitä enää lasketa mukaan huonekapasiteettiisi. Voit ottaa sen uudelleen käyttöön milloin tahansa.
Huoneen täydentäminen manuaalisesti
Tämä on yleisin käyttötilanne: huone on olemassa varausjärjestelmässä, mutta chatbotin täytyy tietää siitä enemmän.
- Siirry kohtaan Hotel > Rooms ja napsauta huoneen kohdalla olevaa kynäkuvaketta (Edit room - muokkaa huonetta).
- Lomake aukeaa varausjärjestelmästä valmiiksi täytetyillä tiedoilla. Yläreunassa oleva huomautus muistuttaa, että tekemäsi muutokset säilytetään tulevissa synkronoinneissa.
- Täytä tiedot, jotka varausjärjestelmä jätti tyhjiksi. Esimerkissä omistaja kirjoittaa kuvauksen vanhassakaupungissa sijaitsevasta yksiöstä, lisää hinnan sekä linkin huoneen sivulle.
- Vieritä alas kohtaan Amenities (mukavuudet). Mukavuudet ovat lyhyiden arvojen ryhmiä - varausjärjestelmästä tulleet ryhmät (tyyppi, pinta-ala, vuoteet, varustelu) ovat jo valmiina. Napsauta Add amenity group (lisää mukavuusryhmä) lisätäksesi oman ryhmäsi, esimerkiksi Location (sijainti) sellaisilla arvoilla kuin "Vanhakaupunki, 300 m pääaukiolta, 10 min kävelymatka Wawelin linnalle, yksityinen pysäköinti, 2. kerros, ei hissiä".
- Napsauta Save (tallenna).
Tallentamisen jälkeen huone indeksoidaan uudelleen taustalla, mikä kestää muutaman sekunnin. Luettelossa huoneessa näkyy nyt Edited (muokattu) -tunniste, ja kynän viereen ilmestyy kaksi uutta kuvaketta: Fetch content from the room page (hae sisältö huoneen sivulta, kun huoneella on linkki) ja Restore data from the booking system (palauta tiedot varausjärjestelmästä).
Mitä kuvaukseen kannattaa kirjoittaa
Kirjoita se samalla tavalla kuin vastaisit vieraalle puhelimessa. Hyviä asioita, joita vieraat kysyvät ja joita varausjärjestelmät eivät lähes koskaan sisällä:
- Sijainti - etäisyys ja kävelyaika pääaukiolle, asemalle, rannalle, hiihtohissille; katu; mihin ikkunat avautuvat.
- Saavutettavuus ja kulku - kerros, hissi, portaat, pysäköinti (yksityinen, kadunvarsi, maksullinen pysäköintihalli), sisäänpääsy (vastaanotto, avainboksi, itsepalvelusisäänkirjautuminen).
- Säännöt ja kellonajat - sisään- ja uloskirjautumisajat, hiljaisuusajat, lemmikit, tupakointi, lapset ja lisävuoteet.
- Mikä tekee huoneesta erityisen - näköala, parveke, keittiö, kylpyamme vai suihku, ilmastointi, esteettömyys.
Kaikki kirjoittamasi muuttuu haettavaksi. Jos vieras kysyy "jotain pääaukion läheltä pysäköinnillä", hakua verrataan kuvaukseen ja mukavuusryhmiin, ei pelkästään huoneen nimeen.
Lomakkeen kentät
- Room name (huoneen nimi) - näytetään huonekortissa chatissa. Pakollinen.
- Description (kuvaus) - vapaa teksti, tekoälypohjaisen huonehaun ja huonekortin tekstin ensisijainen lähde.
- Capacity (persons) (kapasiteetti, henkilöä) - vieraiden enimmäismäärä. Käytetään, kun vieras ilmoittaa matkustajien määrän.
- Price from (alkaen-hinta) ja Currency (valuutta) - kortissa näkyvä alkaen-hinta. Reaaliaikaiset hinnat tietyille päiville tulevat edelleen varausjärjestelmästä.
- Link (linkki) - sivu, jonka huonekortti avaa vieraan napsauttaessa sitä. Myös sivu, jota toiminto Fetch content from URL käyttää.
- Image URL (kuvan URL-osoite) - huonekortin kuva. Esikatselu ilmestyy kentän alle, kun osoite on kelvollinen.
- Amenities (mukavuudet) - pilkuilla erotettujen arvojen ryhmät, esimerkiksi "Kylpyhuone / suihku, hiustenkuivaaja, pyyhkeet".
Alkuperäisten tietojen palauttaminen
Jos haluat varausjärjestelmän version takaisin, napsauta huoneen kohdalla olevaa palautuskuvaketta (pyöreä nuoli) ja vahvista valinta. Muokkauksesi hylätään, huone haetaan uudelleen varausjärjestelmästä ja Edited-tunniste katoaa.
Lomakkeen täyttäminen verkkosivustosi sivulta
Jos jokaisella huoneella on jo oma sivu verkkosivustollasi, sinun ei tarvitse kirjoittaa mitään uudelleen. Sekä muokkauslomake että lisäyslomake osaavat lukea sivun puolestasi.
- Avaa huone (kynäkuvake) ja napsauta Fetch content from URL (hae sisältö URL-osoitteesta).
- Liitä kyseistä huonetta kuvaavan sivun osoite ja napsauta Fetch (hae).
ChatLab hakee sivun samalla moottorilla, jolla chatbotteja koulutetaan verkkosivustoilla, joten myös JavaScriptillä muodostetut sivut toimivat. Se lukee huoneen nimen, lyhyen vieraille suunnatun kuvauksen, kapasiteetin, hinnan, valuutan, mukavuudet sekä pääkuvan ja täyttää ne lomakkeeseen. Sivulta haettu kuvaus korvaa nykyisen; muut kentät täytetään vain siltä osin kuin ne olivat tyhjiä, joten itse kirjoittamasi arvot säilyvät. Teksti tuodaan sivun kielellä.
Tässä vaiheessa mitään ei vielä tallenneta - lomake palaa takaisin tilaan Edit fields (muokkaa kenttiä), jotta voit tarkistaa tuloksen, korjata sitä ja napsauttaa Save. Sama toimii luettelosta: latauskuvake huoneessa, jolla on jo linkki, hakee sivun ja avaa lomakkeen valmiilla tuloksella.
Varausjärjestelmän ulkopuolisen huoneen lisääminen
Kaikki huoneet eivät koskaan päädy varausjärjestelmään: erikseen vuokrattava loma-asunto, vain puhelimitse myytävä huoneisto tai pitkäaikaismajoitustarjous. Voit lisätä ne katalogiin itse.
- Siirry kohtaan Hotel > Rooms ja napsauta Add room.
- Valitse Fill in manually (täytä manuaalisesti) ja täytä edellä kuvattu lomake tai valitse Import from URL (tuo URL-osoitteesta), liitä huonesivun osoite ja napsauta Fetch.
Tuonnin myötä lomake palautuu täytettynä - sivulta luettuina ovat nimi, kuvaus, kapasiteetti, hinta, kuva ja mukavuusryhmät. Tarkista tiedot ja napsauta Save.
Tällä tavalla lisätyissä huoneissa on luettelossa Manual (manuaalinen) -tunniste sekä punainen roskakorikuvake, jolla ne voi poistaa pysyvästi. Ne osallistuvat tekoälypohjaiseen huonehakuun täsmälleen samalla tavalla kuin synkronoidut huoneet. Koska niiden taustalla ei ole varausjärjestelmää, chatbot ei voi tarkistaa niille reaaliaikaista saatavuutta - se kuvailee niitä ja ohjaa vieraat syöttämääsi linkkiin.
Jokainen katalogin huone, oli se synkronoitu tai manuaalinen, lasketaan mukaan tilauksesi huonekapasiteettiin. Nykyinen käyttö näkyy kohdassa Training ruudussa Limits (rajat) nimellä Rooms. Kun katalogi on täynnä, Add room -painike on harmaana, kunnes poistat jonkin huoneen käytöstä, poistat sen kokonaan tai laajennat kapasiteettia AI Rooms Pack -lisäosalla.
Tekoälypohjaisen huonehaun toiminnan tarkistaminen
Katalogia käyttää AI room search -toiminto. ChatLab ottaa sen käyttöön automaattisesti, kun varausjärjestelmä yhdistetään, joten yleensä mitään toimenpiteitä ei tarvita. Voit varmistaa asian avaamalla kohdan Settings > Actions (Asetukset > Toiminnot) ja etsimällä varausjärjestelmäsi mukaan nimetyn kortin, esimerkiksi KWHotel - AI room search - sen tilana tulisi olla Active (aktiivinen). Kortissa olevan kynän avulla voit muuttaa sitä, kuinka monta huonetta yksittäinen haku palauttaa (1-10, oletus 5), sekä vieraille haun aikana näytettävää tekstiä.
Tekoälypohjainen huonehaku etsii huoneita niiden ominaisuuksien perusteella. Huoneen saatavuuden tarkistaminen tietyille päivämäärille on erillinen varausjärjestelmäintegraation toiminto, jota käsitellään järjestelmäkohtaisessa artikkelissa. Huoneeseen lisäämääsi kuvausta ja kuvaa käytetään molempien toiminnoissa luoduissa korteissa.
Miltä se näyttää vierailijalle
Avaa Overview (yleisnäkymä) ja kysy chatbotilta sellainen kysymys, jota vieraasi tavallisesti kysyvät. Kun esimerkin yksiö on täydennetty, kysymys "Löytyykö teiltä 4 hengen huoneistoa pääaukion läheltä, mieluiten pysäköinnillä?" palauttaa kyseisen yksiön kortteineen ja vastauksen, joka on koottu kirjoittamasi kuvauksen pohjalta - etäisyys aukiolle, sisäpihan pysäköinti, toinen kerros ilman hissiä sekä hinta.
Jos huonetta ei löydy odotetulla tavalla, avaa se ja varmista, että kysymäsi yksityiskohta on todella kirjoitettu kuvaukseen tai mukavuusryhmään, ja odota tallentamisen jälkeen muutama sekunti uudelleenindeksoinnin valmistumista.