Når du kobler til et bookingsystem som KWHotel, Mews, IdoBooking, Beds24, Hostfully, Hotres eller Previo, laster ChatLab rommene dine inn i chatbotens room catalog (romkatalog) og trener AI room search (AI-romsøk) på dem. Fra det øyeblikket kan en gjest spørre etter «en rolig leilighet for fire med kjøkken», og chatboten svarer med passende romkort.
Utfordringen ligger i selve dataene. Et bookingsystem vet hva det trenger for en reservasjon: romnavnet, hvor mange gjester det har plass til, sengekonfigurasjonen og kanskje en liste over fasiliteter. Det vet sjelden hva gjester spør en resepsjonist om: hvor langt det er fra leiligheten til torget, om det finnes parkering, hvilken etasje den ligger i og om det er heis, hvordan utsikten er, eller hvordan innsjekking fungerer. Denne artikkelen viser hvordan du fyller ut denne informasjonen slik at chatboten kan svare ut fra den.
Hvis du ikke har koblet til et bookingsystem ennå, kan du starte med artikkelen for ditt system, for eksempel Integrasjon med KWHotel, Integrasjon med Mews eller Integrasjon med IdoBooking. Romkatalogen er en del av Hospitality-funksjonaliteten - fanen Hotel (Hotell) vises på chatboten når abonnementet ditt inkluderer dette.
Hvor du finner det
Velg chatboten din og åpne fanen Hotel (Hotell), og klikk deretter på Rooms (Rom) i venstre kolonne.
Den samme seksjonen er også tilgjengelig som Training (Trening) > Hospitality catalog (Hospitality-katalog). Tilkoblingsbanneret øverst viser hvilket bookingsystem som mater katalogen.
Hva som lastes inn automatisk
Rett etter at du har koblet til et bookingsystem, henter ChatLab alle romtyper det tilbyr, lagrer dem i katalogen og indekserer dem for AI-romsøk. Du trenger ikke å gjøre noe for at dette skal skje - listen i Rooms fylles opp i løpet av et minutt eller to.
Hver rad viser bilde av rommet, navnet, kilden til rommet (for eksempel kwhotel), status og kapasitet. En advarselstrekant foran navnet betyr dette rommet må kompletteres - hold musepekeren over den for å se hva som mangler. I eksempelet nedenfor kom alle rom inn uten beskrivelse og uten lenke til en side på nettstedet, noe som er typisk for data fra et bookingsystem.
To knapper øverst i listen administrerer katalogen som helhet:
- Train rooms (Tren rom) - henter rommene fra bookingsystemet på nytt og reindekserer det som er endret. Bruk denne etter at du har lagt til eller endret navn på romtyper i bookingsystemet.
- Add room (Legg til rom) - legger til et rom som ikke finnes i bookingsystemet (se nedenfor).
Bryteren Enabled (Aktivert) på hver rad styrer om rommet skal være med i AI-romsøket. Et deaktivert rom forsvinner fra søkeresultatene umiddelbart og slutter å telle mot romkapasiteten din. Du kan aktivere det igjen når som helst.
Komplettere et rom manuelt
Dette er standardsituasjonen: Rommet finnes i bookingsystemet, men chatboten trenger mer informasjon om det.
- I Hotel > Rooms klikker du på blyantikonet (Edit room (Rediger rom)) på det aktuelle rommet.
- Skjemaet åpnes med dataene fra bookingsystemet allerede utfylt. Et notat øverst minner deg på at endringene dine beholdes gjennom fremtidige synkroniseringer.
- Fyll ut det bookingsystemet har latt stå tomt. I eksempelet skriver eieren en beskrivelse av en ettromsleilighet i gamlebyen, legger til pris og en lenke til romsiden.
- Rull ned til Amenities (Fasiliteter). Fasiliteter er grupper med korte verdier - gruppene som kom fra bookingsystemet (type, areal, senger, utstyr), ligger der allerede. Klikk på Add amenity group (Legg til fasilitetsgruppe) for å legge til en egen gruppe, for eksempel Location (Beliggenhet) med verdier som «Gamlebyen, 300 m fra torget, 10 min gange til Wawel-slottet, privat parkering, 2. etasje, ingen heis».
- Klikk på Save (Lagre).
Etter lagring reindekseres rommet i bakgrunnen, noe som tar noen sekunder. I listen får rommet nå merket Edited (Redigert), og to ekstra ikoner vises ved siden av blyanten: Fetch content from the room page (Hent innhold fra romsiden - når rommet har en lenke) og Restore data from the booking system (Gjenopprett data fra bookingsystemet).
Hva du bør skrive i beskrivelsen
Skriv det slik du ville svart en gjest på telefonen. Gode alternativer, fordi gjester spør om dem og bookingsystemer nesten aldri har dem med:
- Beliggenhet - avstand og gangtid til torget, stasjonen, stranden, skiheisen; gaten; hva vinduene vender mot.
- Tilgang - etasje, heis, trapper, parkering (privat, gateparkering, betalt parkeringshus), hvordan man kommer seg inn (resepsjon, nøkkelboks, selvbetjent innsjekking).
- Regler og tider - tider for innsjekking og utsjekking, rolige timer, kjæledyr, røyking, barn og ekstrasenger.
- Hva som gjør rommet spesielt - utsikt, balkong, kjøkken, badekar kontra dusj, klimaanlegg, universell utforming.
Alt du skriver blir søkbart. En gjest som spør etter «noe nær torget med parkering», blir matchet mot beskrivelsen og fasilitetsgruppene, ikke bare mot romnavnet.
Feltene i skjemaet
- Room name (Romnavn) - vises på romkortet i chatten. Obligatorisk.
- Description (Beskrivelse) - fritekst, hovedkilden for AI-romsøk og for teksten på romkortet.
- Capacity (persons) (Kapasitet (personer)) - maksimalt antall gjester. Brukes når en gjest oppgir hvor mange som reiser.
- Price from (Pris fra) og Currency (Valuta) - «fra»-prisen som vises på kortet. Faktiske priser for spesifikke datoer hentes fortsatt fra bookingsystemet.
- Link (Lenke) - siden som romkortet åpner når en gjest klikker på det. Også siden som brukes av Fetch content from URL.
- Image URL (Bildeadresse) - bildet på romkortet. En forhåndsvisning vises under feltet så snart adressen er gyldig.
- Amenities (Fasiliteter) - grupper av verdier adskilt med komma, for eksempel «Bad / dusj, hårføner, håndklær».
Gjenopprette de opprinnelige dataene
Hvis du vil ha tilbake versjonen fra bookingsystemet, klikker du på gjenopprettingsikonet (sirkelpil) på rommet og bekrefter. Endringene dine forkastes, rommet hentes fra bookingsystemet på nytt, og merket Edited forsvinner.
Fylle ut skjemaet fra en side på nettstedet ditt
Hvis hvert rom allerede har en egen side på nettstedet ditt, trenger du ikke å skrive inn alt på nytt. Både redigeringsskjemaet og opprettingsskjemaet kan lese siden for deg.
- Åpne rommet (blyantikonet) og klikk på Fetch content from URL (Hent innhold fra nettadresse).
- Lim inn adressen til siden som beskriver dette rommet, og klikk på Fetch (Hent).
ChatLab henter siden med den samme motoren som trener chatboter på nettsteder, så sider som genereres med JavaScript fungerer også. Den leser romnavnet, en kort gjesterettet beskrivelse, kapasitet, pris, valuta, fasiliteter og hovedbildet, og fyller dette inn i skjemaet. Beskrivelsen fra siden erstatter den gjeldende; andre felt fylles bare ut der de var tomme, slik at verdier du har lagt inn manuelt beholdes. Teksten hentes på samme språk som siden har.
Ingenting lagres på dette tidspunktet - skjemaet går tilbake til Edit fields (Rediger felt) slik at du kan gå over resultatet, korrigere det og klikke på Save. Det samme fungerer fra listen: Nedlastingsikonet på et rom som allerede har en lenke, henter siden og åpner skjemaet med resultatet.
Legge til et rom som ikke finnes i bookingsystemet
Noen rom blir aldri registrert i bookingsystemet: et feriehus som leies ut separat, en leilighet som kun leies ut via telefon, et tilbud om langtidsopphold. Du kan legge dem til i katalogen selv.
- I Hotel > Rooms klikker du på Add room.
- Velg Fill in manually (Fyll ut manuelt) og fyll ut skjemaet som beskrevet ovenfor, eller velg Import from URL (Importer fra nettadresse), lim inn adressen til romsiden og klikk på Fetch.
Ved import vises skjemaet ferdig utfylt - navn, beskrivelse, kapasitet, pris, bilde og fasilitetsgrupper lest fra siden. Gå gjennom det og klikk på Save.
Rom som legges til på denne måten, får merket Manual (Manuell) i listen og et rødt søppelbøtteikon som fjerner dem permanent. De inngår i AI-romsøket på nøyaktig samme måte som synkroniserte rom. Fordi de ikke har et bookingsystem i ryggen, kan ikke chatboten sjekke tilgjengelighet i sanntid for dem - den beskriver dem og henviser gjestene til lenken du har lagt inn.
Hvert rom i katalogen, synkronisert eller manuelt, teller mot romkapasiteten i abonnementet ditt. Gjeldende forbruk vises under Training i boksen Limits (Grenser) som Rooms (Rom). Når katalogen er full, blir Add room nedtonet frem til du deaktiverer eller fjerner et rom, eller utvider kapasiteten med en AI Rooms Pack.
Sjekke at AI-romsøk er slått på
Katalogen brukes av handlingen AI room search. ChatLab aktiverer denne automatisk når et bookingsystem er tilkoblet, så normalt trenger du ikke å gjøre noe. For å kontrollere åpner du Settings (Innstillinger) > Actions (Handlinger) og finner kortet som er oppkalt etter bookingsystemet ditt, for eksempel KWHotel - AI room search - det skal være merket med Active (Aktiv). Med blyanten på kortet kan du endre hvor mange rom et enkelt søk skal returnere (1-10, standard er 5) og teksten som vises for gjesten mens søket pågår.
AI-romsøk finner rom basert på egenskapene deres. Å sjekke om et rom er ledig på bestemte datoer er en egen handling i bookingsystemintegrasjonen, beskrevet i artikkelen for ditt system. Beskrivelsen og bildet du legger til på et rom, brukes på kortene i begge tilfeller.
Hvordan det ser ut for den besøkende
Åpne Overview (Oversikt) og still chatboten den typen spørsmål gjestene dine pleier å stille. Med studioleiligheten fra eksempelet ferdig utfylt, vil «Har dere en leilighet for 4 personer i nærheten av torget, helst med parkering?» returnere leiligheten med tilhørende kort og et svar basert på beskrivelsen du skrev - avstanden til torget, parkeringen i bakgården, andre etasje uten heis og prisen.
Dersom et rom ikke dukker opp som forventet, kan du åpne det og sjekke at detaljen du spør om faktisk er nevnt i beskrivelsen eller i en fasilitetsgruppe. Vent deretter noen sekunder etter at du har lagret, slik at reindekseringen rekker å fullføres.