När du ansluter ett bokningssystem som KWHotel, Mews, IdoBooking, Beds24, Hostfully, Hotres eller Previo läser ChatLab in dina rum i chattbottens rumskatalog och tränar AI room search (AI-rumssökning) på dem. Från det ögonblicket kan en gäst fråga efter "en lugn lägenhet för fyra med kök" och chattbotten svarar med matchande rumskort.
Haken är själva datan. Ett bokningssystem vet vad som behövs för en bokning: rumsnamnet, hur många gäster som får plats, sängkonfigurationen och kanske en lista över bekvämligheter. Det vet sällan vad gäster frågar en receptionist om: hur långt det är från lägenheten till torget, om det finns parkering, vilken våning den ligger på och om det finns hiss, hur utsikten är, hur incheckningen fungerar. Den här artikeln visar hur du kompletterar den informationen så att chattbotten kan svara utifrån den.
Om du inte har anslutit ett bokningssystem ännu, börja med artikeln för ditt system, till exempel Integration with KWHotel, Integration with Mews eller Integration with IdoBooking. Rumskatalogen är en del av Hospitality-funktionen - fliken Hotel (Hotell) visas på chattbotten när din plan inkluderar den.
Var du hittar den
Välj din chattbot och öppna fliken Hotel (Hotell), klicka sedan på Rooms (Rum) i den vänstra kolumnen.
Samma sektion finns även under Training > Hospitality catalog (Träning > Hospitality-katalog). Anslutningsbannern högst upp visar vilket bokningssystem som matar katalogen.
Vad som läses in automatiskt
Direkt efter att du ansluter ett bokningssystem hämtar ChatLab varje rumstyp det visar, sparar den i katalogen och indexerar den för AI-rumssökning. Du behöver inte göra någonting för att det ska ske - listan i Rooms (Rum) fylls på inom en minut eller två.
Varje rad visar rumsfotot, namnet, rummets källa (till exempel kwhotel), dess status och kapaciteten. En varningstriangel framför namnet betyder det här rummet behöver kompletteras - håll muspekaren över den för att se vad som saknas. I exemplet nedan kom alla rum in utan beskrivning och utan länk till en sida på webbplatsen, vilket är typiskt för data som kommer från ett bokningssystem.
Två knappar högst upp i listan hanterar katalogen som helhet:
- Train rooms (Träna rum) - hämtar rummen från bokningssystemet igen och återindexerar det som ändrats. Använd den när du har lagt till eller bytt namn på rumstyper i bokningssystemet.
- Add room (Lägg till rum) - lägger till ett rum som inte finns i bokningssystemet (se nedan).
Brytaren Enabled (Aktiverad) på varje rad styr om rummet ingår i AI-rumssökningen. Ett inaktiverat rum försvinner från sökresultaten omedelbart och slutar räknas mot din rumskapacitet. Du kan aktivera det igen när som helst.
Komplettera ett rum manuellt
Detta är standardfallet: rummet finns i bokningssystemet, men chattbotten behöver veta mer om det.
- I Hotel > Rooms klickar du på pennikonen (Edit room / Redigera rum) på rummet.
- Formuläret öppnas med datan från bokningssystemet redan ifylld. En notis högst upp påminner dig om att dina ändringar sparas genom framtida synkroniseringar.
- Fyll i det som bokningssystemet lämnade tomt. I exemplet skriver ägaren en beskrivning av en studiolägenhet i Gamla stan, lägger till priset och en länk till rumssidan.
- Rulla ned till Amenities (Bekvämligheter). Bekvämligheter är grupper av korta värden - de grupper som kom från bokningssystemet (typ, yta, sängar, utrustning) finns redan där. Klicka på Add amenity group (Lägg till bekvämlighetsgrupp) för att lägga till en egen grupp, till exempel Location (Plats) med värden som "Gamla stan, 300 m från Stora torget, 10 minuters promenad till slottet Wawel, privat parkering, våning 2, ingen hiss".
- Klicka på Save (Spara).
Efter att du sparat indexeras rummet om i bakgrunden, vilket tar några sekunder. I listan har rummet nu en Edited-bricka (Redigerad), och två extra ikoner visas bredvid pennan: Fetch content from the room page (Hämta innehåll från rumssidan - när rummet har en länk) och Restore data from the booking system (Återställ data från bokningssystemet).
Vad du ska skriva i beskrivningen
Skriv som du skulle svara en gäst i telefon. Bra kandidater, eftersom gäster frågar om dem och bokningssystem nästan aldrig innehåller dem:
- Plats - avstånd och promenadtid till torget, stationen, stranden, skidliften; gatan; vad fönstren vetter mot.
- Tillgänglighet och åtkomst - våningsplan, hiss, trappor, parkering (privat, gata, avgiftsbelagt garage), hur man tar sig in (reception, nyckelbox, självutcheckning/självincheckning).
- Regler och tider - in- och utcheckningstider, tysta timmar, husdjur, rökning, barn och extrasängar.
- Vad som gör rummet unikt - utsikt, balkong, kök, badkar kontra dusch, luftkonditionering, tillgänglighetsanpassning.
Allt du skriver blir sökbart. En gäst som frågar efter "något nära torget med parkering" matchas mot beskrivningen och bekvämlighetsgrupperna, inte bara mot rumsnamnet.
Fält i formuläret
- Room name (Rumsnamn) - visas på rumskortet i chatten. Obligatoriskt.
- Description (Beskrivning) - fritext, huvudkällan för AI-rumssökning och för texten på rumskortet.
- Capacity (persons) (Kapacitet (personer)) - maximalt antal gäster. Används när en gäst anger hur många som reser.
- Price from (Pris från) och Currency (Valuta) - "från"-priset som visas på kortet. Realtidspriser för specifika datum kommer fortfarande från bokningssystemet.
- Link (Länk) - sidan som rumskortet öppnar när en gäst klickar på det. Även sidan som används av Fetch content from URL.
- Image URL (Bild-URL) - fotot på rumskortet. En förhandsgranskning visas under fältet så snart adressen är giltig.
- Amenities (Bekvämligheter) - grupper av värden separerade med kommatecken, till exempel "Badrum / dusch, hårtork, handdukar".
Återställa originaldata
Om du vill ha tillbaka bokningssystemets version klickar du på återställningsikonen (cirkelpil) på rummet och bekräftar. Dina ändringar raderas, rummet hämtas från bokningssystemet igen och Edited-brickan försvinner.
Fylla i formuläret från en sida på din webbplats
Om varje rum redan har en egen sida på din webbplats behöver du inte skriva in något på nytt. Både redigeringsformuläret och lägg till-formuläret kan läsa av sidan åt dig.
- Öppna rummet (pennikonen) och klicka på Fetch content from URL (Hämta innehåll från URL).
- Klistra in adressen till sidan som beskriver rummet och klicka på Fetch (Hämta).
ChatLab hämtar sidan med samma motor som tränar chattbottar på webbplatser, så sidor som renderas med JavaScript fungerar också. Den läser av rumsnamnet, en kort gästinriktad beskrivning, kapacitet, pris, valuta, bekvämligheterna och huvudfotot, och fyller i dem i formuläret. Beskrivningen från sidan ersätter den befintliga; andra fält fylls bara i där de var tomma, så värden du skrivit själv behålls. Texten hämtas på sidans språk.
Ingenting sparas i detta skede - formuläret växlar tillbaka till Edit fields (Redigera fält) så att du kan granska resultatet, korrigera det och klicka på Save (Spara). Samma sak fungerar från listan: nedladdningsikonen på ett rum som redan har en länk hämtar sidan och öppnar formuläret med resultatet.
Lägga till ett rum som inte finns i bokningssystemet
Vissa rum når aldrig bokningssystemet: ett semesterhus som hyrs ut separat, en lägenhet som endast säljs via telefon, ett erbjudande för långtidsvistelse. Du kan lägga till dem i katalogen själv.
- I Hotel > Rooms klickar du på Add room (Lägg till rum).
- Välj Fill in manually (Fyll i manuellt) och fyll i formuläret som beskrivs ovan, eller välj Import from URL (Importera från URL), klistra in adressen till rumssidan och klicka på Fetch (Hämta).
Vid import visas formuläret ifyllt - namn, beskrivning, kapacitet, pris, foto och bekvämlighetsgrupper avlästa från sidan. Granska det och klicka på Save (Spara).
Rum som lagts till på detta sätt har en Manual-bricka (Manuell) i listan och en röd papperskorgsikon som tar bort dem permanent. De ingår i AI-rumssökningen på exakt samma sätt som synkroniserade rum. Eftersom de inte har något bokningssystem bakom sig kan chattbotten inte kontrollera realtidstillgänglighet för dem - den beskriver dem och hänvisar gäster till länken du angav.
Varje rum i katalogen, synkroniserat eller manuellt, räknas mot rumsgränsen i din plan. Den aktuella användningen visas under Training (Träning) i rutan Limits (Gränser) som Rooms (Rum). När katalogen är full är Add room nedtonat tills du inaktiverar eller tar bort ett rum, eller utökar kapaciteten med ett AI Rooms Pack.
Kontrollera att AI-rumssökning är aktiverat
Katalogen används av åtgärden AI room search (AI-rumssökning). ChatLab aktiverar den automatiskt när ett bokningssystem ansluts, så normalt behöver du inte göra någonting. För att kontrollera öppnar du Settings > Actions (Inställningar > Åtgärder) och letar upp kortet som är uppkallat efter ditt bokningssystem, till exempel KWHotel - AI room search - det ska vara markerat som Active (Aktiv). Med pennan på kortet kan du ändra hur många rum en enskild sökning returnerar (1-10, standard 5) och etiketten som visas för gästen medan sökningen körs.
AI-rumssökning hittar rum utifrån hur de är utformade och vad de erbjuder. Att kontrollera om ett rum är ledigt vissa datum är en separat åtgärd i bokningssystemsintegrationen och beskrivs i artikeln för ditt system. Beskrivningen och fotot du lägger till för ett rum används på korten för båda.
Hur det ser ut för besökaren
Öppna Overview (Översikt) och ställ samma typ av frågor till chattbotten som dina gäster brukar ställa. När studiolägenheten från exemplet är ifylld ger frågan "Har ni en lägenhet för 4 personer nära Stora torget, helst med parkering?" studiolägenheten som svar tillsammans med dess kort och ett svar baserat på beskrivningen du skrev - avståndet till torget, parkeringen på innergården, andra våningen utan hiss samt priset.
Om ett rum inte dyker upp som förväntat, öppna det och kontrollera att detaljen du frågar om faktiskt finns med i beskrivningen eller i en bekvämlighetsgrupp, och vänta sedan några sekunder efter att du sparat så att omindexeringen hinner bli klar.