Integratie met IdoBooking

Koppel je ChatLab-chatbot aan je IdoBooking-reserveringssysteem om realtime beschikbaarheidsinformatie en boekingshulp te bieden aan je websitebezoekers.

Voorbeeldgesprek

Het voorbeeld illustreert de klantervaring. De beschikbare acties en getoonde informatie zijn afhankelijk van deze integratie en jouw configuratie.

Voordat je begint

Maak of selecteer eerst een chatbot. Je hebt toestemming nodig om de bijbehorende integraties te beheren en toegang tot de verbindingsinstellingen van het externe account. Als de tegel Connect (Verbinden) een upgrade- of contactmelding toont, controleer dan of je abonnement deze integratie bevat. Houd API-inloggegevens geheim; plak ze nooit in de insluitcode van een website.

Wat de integratie biedt

Met de IdoBooking-integratie ingeschakeld kan je chatbot:

• Beschikbare appartementen en accommodaties tonen met beschrijvingen en foto's
• Beschikbaarheid controleren voor specifieke datums
• Beschikbare appartementen voor een bepaalde periode vinden met prijzen
• Bestaande reserveringen opzoeken op ID, status of datumbereik
• Nieuwe reserveringen aanmaken met gastgegevens

Er zijn twee manieren om deze integratie in te stellen - via de IdoBooking Marketplace (aanbevolen) of handmatig via het ChatLab-beheerderspaneel.

---

Optie A: Installatie via de IdoBooking Marketplace (aanbevolen)

De snelste manier om ChatLab met IdoBooking te verbinden is via de IdoBooking Marketplace. Deze methode verwerkt API-inloggegevens automatisch en schakelt de leesacties voor je chatbot in.

Stap 1: ChatLab installeren vanuit de IdoBooking Marketplace

1. Log in op je IdoBooking-beheerderspaneel
2. Ga naar het onderdeel Marketplace
3. Zoek ChatLab en klik op Install (Installeren)

IdoBooking stuurt je API-inloggegevens automatisch naar ChatLab - je hoeft geen aparte API-gebruiker aan te maken of inloggegevens handmatig te kopiëren.

Stap 2: Je ChatLab-account aanmaken of erop inloggen

Na het activeren van ChatLab in de marketplace word je doorgestuurd naar een begeleide installatiewizard. Als je al een ChatLab-account hebt, log dan in. Maak anders een nieuw account aan.

Stap 3: Een abonnementsplan kiezen

Selecteer een abonnementsplan dat past bij je behoeften. De IdoBooking-boekingsfuncties (appartementen zoeken, beschikbaarheid controleren, reserveringen) vereisen de IdoBooking-integratiefunctie. Als je abonnement deze niet bevat, volg dan de melding om te upgraden of contact op te nemen.

Stap 4: Een chatbot selecteren

Kies een bestaande chatbot om te verbinden met IdoBooking, of maak een nieuwe aan. De wizard kan automatisch een nieuwe bot voor je aanmaken.

Stap 5: De installatie voltooien

De wizard zorgt automatisch voor het volgende:

• Koppelt je IdoBooking-inloggegevens aan de geselecteerde chatbot
• Schakelt het zoeken naar appartementen, beschikbaarheidscontroles en het opzoeken van reserveringen in. Het aanmaken van reserveringen wordt niet automatisch ingeschakeld.
• Stuurt je terug naar IdoBooking of naar het ChatLab-beheerderspaneel

Na het afronden van de wizard is je chatbot klaar om vragen over boekingen te beantwoorden. Je kunt individuele AI-acties verfijnen in Settings > Actions (Instellingen > Acties).

---

Optie B: Handmatige installatie

Als je de integratie liever handmatig configureert, volg dan deze stappen.

Deel 1: Een API-gebruiker aanmaken in IdoBooking

Voordat je ChatLab met je IdoBooking-systeem verbindt, moet je een specifieke gebruiker met API-toegang aanmaken in je IdoBooking-paneel.

Stap 1: Naar Gebruikersbeheer gaan

1. Log in op je IdoBooking-beheerderspaneel
2. Ga naar Settings > Users (Instellingen > Gebruikers)
3. Klik op Add new user (Nieuwe gebruiker toevoegen)

Stap 2: Gebruikersaccount aanmaken

1. Voer een login name (inlognaam) in voor de nieuwe gebruiker (bijv. "chatlab-api")
2. Vul de overige vereiste informatie in
3. Stel een veilig password (wachtwoord) in voor dit account

Stap 3: API-toegang configureren

Configureer de volgende toegangsinstellingen voor de nieuwe gebruiker:

1. Schakel in: "Active API access" (Actieve API-toegang) - dit is vereist om de integratie te laten werken
2. Schakel uit: "Active panel access" (Actieve paneeltoegang) - de gebruiker heeft geen toegang tot het beheerderspaneel nodig

Stap 4: Gebruikersrol en rechten instellen

Je hebt twee opties voor het configureren van de gebruikersrol:

Optie A: Beheerdersrol (eenvoudiger)

• Selecteer Administrator (Beheerder) als rol
• Dit verleent brede API-rechten, zelfs wanneer paneeltoegang is uitgeschakeld. Gebruik een aangepaste rol als de integratie alleen bepaalde leesbewerkingen nodig heeft.

Optie B: Aangepaste gebruikersrol (gedetailleerder)

Als je de voorkeur geeft aan meer gedetailleerde controle, selecteer dan Custom user (Aangepaste gebruiker) en configureer de volgende modulerechten:

• Reservations (Reserveringen) - Read-only (alleen-lezen, als de chatbot alleen reserveringsinformatie hoeft op te halen) of Full access (volledige toegang, als de chatbot reserveringen gaat aanmaken)
• Customers (Klanten) - Read-only (alleen-lezen)
• Offers (Aanbiedingen) - Read-only (alleen-lezen)

Voor aangepaste gebruikers moet je ook locatierechten configureren:

1. Scrol naar het onderdeel Location and accommodation permissions (Locatie- en accommodatierechten)
2. Selecteer de accommodaties die deze chatbot moet behandelen; geef alleen toegang tot alle accommodaties als dat je bedoeling is.

Stap 5: Onnodige meldingen uitschakelen

Om te voorkomen dat de API-gebruiker operationele meldingen ontvangt, schakel je de volgende opties uit:

• Notifications for property staff (Meldingen voor personeel van de accommodatie) - Uitschakelen
• Automatic email notifications (Automatische e-mailmeldingen) - Uitschakelen

Stap 6: Opslaan en verbindingsgegevens verzamelen

1. Klik op Save (Opslaan) om het gebruikersaccount aan te maken
2. Noteer de volgende gegevens - je hebt ze nodig voor de ChatLab-configuratie:

• Login - De gebruikersnaam die je hebt aangemaakt (bijv. chatlab-api)
• Password - Het wachtwoord dat je hebt ingesteld
• Subdomain - Je IdoBooking-subdomein (bijv. client3760)

Je subdomein vinden: Kijk naar de URL van je IdoBooking-paneel. Als je URL bijvoorbeeld https://client3760.idosell.com is, dan is je subdomein client3760.

Deel 2: De integratie instellen in ChatLab

Stap 1: Naar het tabblad Connect gaan

1. Log in op je ChatLab-beheerderspaneel
2. Selecteer de bot die je wilt configureren
3. Ga naar het tabblad Connect
4. Zoek en klik op IdoBooking in de lijst met integraties

Stap 2: Verbindingsgegevens invoeren

Vul het verbindingsformulier in met de gegevens uit IdoBooking:

• Client Subdomain - Voer je IdoBooking-subdomein in (zonder de volledige URL). Voorbeeld: client3760 (niet https://client3760.idosell.com)
• System Login - Voer de gebruikersnaam in van de API-gebruiker die je in IdoBooking hebt aangemaakt
• System Password - Voer het wachtwoord van de API-gebruiker in
• Default Currency - Selecteer de valuta voor prijsinformatie
• Default Language - Selecteer de taal voor accommodatiebeschrijvingen

Stap 3: Verbinden

1. Na het invullen van alle verplichte velden wordt de knop Connect actief
2. Klik op Connect om de verbinding tot stand te brengen
3. Wacht op het bevestigingsbericht
4. Zodra de verbinding tot stand is gebracht, zie je een succesmelding

Na een succesvolle verbinding verandert de knop van "Connect" naar "Update Chatbot", en verschijnt er een knop "Disconnect" voor het geval je de integratie later wilt uitschakelen.

---

AI-acties configureren

Zodra je IdoBooking-integratie is verbonden (via een van beide methoden), kun je configureren welke AI-acties je chatbot kan uitvoeren. Controleer na beide installatiemethoden de actieve acties. Het aanmaken van reserveringen wordt niet automatisch ingeschakeld.

Beschikbare AI-acties

• Get Apartments - Geeft een overzicht van beschikbare appartementen en accommodaties met beschrijvingen, bedconfiguraties en foto's
• Find Available Apartments - Zoekt naar beschikbare appartementen voor een bepaalde periode met prijsinformatie
• Check Apartment Availability - Controleert de beschikbaarheid voor een specifiek appartement en een bepaalde periode
• Get Reservations - Zoekt bestaande reserveringen op op ID, status of datumbereik
• Create Reservation - Maakt nieuwe reserveringen aan met gastgegevens en boekingsinformatie
• AI room search - Vergelijkt de beschrijving van wat een gast zoekt met je kamerbeschrijvingen, in plaats van datums te controleren

AI room search en Get Apartments zijn alternatieven voor elkaar, geen toevoegingen. Wanneer AI room search is ingeschakeld, vervangt dit de standaardoverzichtstool en wordt Get Apartments ingetrokken voor de chatbot, zodat er altijd maar één overzichtstool voor kamers actief is. De op datum gebaseerde acties blijven ongewijzigd.

Acties inschakelen en aanpassen

1. Klik na het verbinden op Configure AI Actions (AI-acties configureren) in het succesvenster, of ga naar Settings > Actions en zoek de categorie IdoBooking
2. Schakel de acties in die je wilt activeren
3. Pas het actielabel (de tekst die aan gebruikers wordt getoond terwijl de actie wordt uitgevoerd) en de instructies naar wens aan
4. Klik in het actiedialoogvenster op Enable (Inschakelen) voor een nieuwe actie of op Update (Bijwerken) voor een bestaande actie.

"Find available apartments" configureren

De actie Find available apartments heeft twee extra instellingen die bepalen hoeveel appartementen de chatbot toont wanneer een gast naar beschikbaarheid vraagt, en welke appartementen worden geselecteerd. Open de actie via Settings > Actions > IdoBooking - find available apartments om ze te openen.

Number of offers to show (Aantal te tonen aanbiedingen)

Een schuifregelaar van 3 tot 10 (standaard 6). Deze bepaalt hoeveel appartementen de chatbot in één enkel antwoord aan de gebruiker toont.

• Lagere waarden (3-4) houden het antwoord kort en doelgericht, handig wanneer de meeste gasten kiezen tussen een paar favorieten.
• Hogere waarden (8-10) bieden gasten meer variatie om te vergelijken, nuttig voor accommodaties met een uitgebreider aanbod.

Offer selection strategy (Selectiestrategie voor aanbiedingen)

Een vervolgkeuzemenu dat bepaalt welke appartementen worden gekozen uit de volledige lijst met beschikbare resultaten nadat deze zijn gefilterd op datum en aantal gasten. Er zijn vier opties beschikbaar:

• Cheapest offers (standaard) - toont de appartementen met de laagste minimumprijs, gesorteerd van goedkoop naar duur. Prettig wanneer gasten prijsgevoelig zijn of wanneer je wilt beginnen met de meest toegankelijke opties.
• Evenly distributed by price - kiest appartementen die gelijkmatig over de prijsklasse zijn verdeeld. Bij bijvoorbeeld 9 aanbiedingen levert dit ongeveer 3 goedkoopste, 3 middelste en 3 duurste op. Handig wanneer je gasten het volledige spectrum wilt laten zien van wat er beschikbaar is, in plaats van alleen het budgetsegment.
• Most expensive offers - toont de duurste appartementen, gesorteerd van duur naar goedkoop. Goed voor premium accommodaties of wanneer je de nadruk wilt leggen op je exclusievere aanbod.
• Random selection - kiest willekeurige appartementen uit de gefilterde resultaten. Nuttig wanneer je de uitgelichte appartementen per gesprek wilt variëren en wilt voorkomen dat altijd dezelfde worden aanbevolen.

Beide instellingen worden per bot opgeslagen, samen met de bestaande aangepaste prompt en het actielabel.

---

De voltooide configuratie testen

Open Overview (Overzicht) en start een nieuw testgesprek. Vraag naar kamers voor een toekomstige periode en een specifiek aantal gasten, open vervolgens de ontvangen boekingslink en vergelijk de datums, valuta en prijs met IdoBooking. Test het opzoeken van reserveringen met een reservering die je mag inzien. Schakel Create Reservation alleen in en test deze actie alleen wanneer je daadwerkelijk een echte boeking wilt aanmaken; een test via de chat kan wijzigingen wegschrijven naar je boekingssysteem.

Best practices

Beveiligingsaanbevelingen (handmatige installatie)

• Gebruik een specifieke API-gebruiker - Maak een aparte gebruiker aan speciaal voor de ChatLab-integratie in plaats van je persoonlijke beheerdersaccount te gebruiken
• Minimale rechten - Verleen alleen de rechten die nodig zijn voor jouw situatie. Gebruik alleen-lezentoegang als de chatbot alleen informatie hoeft op te halen
• Inloggegevens regelmatig wijzigen - Werk het wachtwoord van de API-gebruiker periodiek bij en werk daarna de inloggegevens bij in ChatLab

Reacties van de chatbot optimaliseren

• Train je bot met accommodatie-informatie - Voeg beschrijvingen van je accommodaties toe aan de kennisbank, inclusief voorzieningen, kamerkenmerken en locatiegegevens
• Stel duidelijke gespreksstromen in - Configureer welkomstberichten die gebruikers stimuleren om naar beschikbaarheid te vragen, en gebruik voorgestelde vragen zoals "Beschikbaarheid controleren" of "Kamers bekijken"

---

Probleemoplossing

• Verbinding mislukt - Controleer of "Active API access" is ingeschakeld voor de gebruiker in IdoBooking
• Foutmeldingen met "Toegang geweigerd" - Controleer of de gebruiker de juiste modulerechten heeft
• Geen gegevens geretourneerd - Zorg ervoor dat de gebruiker toegang heeft tot de relevante locaties en accommodaties
• Onjuist subdomein - Controleer je IdoBooking-URL en haal alleen het subdomeingedeelte eruit (bijv. client3760 uit https://client3760.idosell.com)

---

Kameroverzicht en hoteloverzicht

Als je account het tabblad Hotel toont, gebruik dan Hotel > Rooms (Hotel > Kamers) om het kameroverzicht en de trainingsstatus te bekijken. AI room search staat los van op datum gebaseerde beschikbaarheidscontroles: het zoekt overeenkomsten met kamerbeschrijvingen, terwijl beschikbaarheidsacties een aangevraagd verblijf controleren. Automatische kamerindexering is afhankelijk van automatische catalogusindexering en toegewezen kamercapaciteit; gebruik anders Train rooms (Kamers trainen) wanneer dit beschikbaar is. Controleer de ingeschakelde acties en wacht tot de training is voltooid voordat je vertrouwt op AI room search.

Gerelateerde artikelen

• Chatbot toevoegen aan je website
• Je chatbot trainen
• Een link naar je chatbot verzenden