Wanneer je een boekingssysteem zoals KWHotel, Mews, IdoBooking, Beds24, Hostfully, Hotres of Previo koppelt, laadt ChatLab je kamers in de kamercatalogus van de chatbot en traint hierop de AI-kamerzoekfunctie. Vanaf dat moment kan een gast vragen naar "een rustig appartement voor vier personen met een keuken" en antwoordt de chatbot met passende kamerkaarten.
Het addertje onder het gras zit in de gegevens zelf. Een boekingssysteem weet wat het nodig heeft voor een reservering: de kamernaam, hoeveel gasten erin passen, de bedconfiguratie en eventueel een lijst met voorzieningen. Het weet zelden wat gasten aan een receptionist vragen: hoe ver het appartement van het centrale plein ligt, of er parkeergelegenheid is, op welke verdieping het ligt en of er een lift is, hoe het uitzicht is, hoe het inchecken verloopt. Dit artikel laat zien hoe je die informatie aanvult, zodat de chatbot hier antwoord op kan geven.
Als je nog geen boekingssysteem hebt gekoppeld, begin dan met het artikel voor jouw systeem, bijvoorbeeld Integratie met KWHotel, Integratie met Mews of Integratie met IdoBooking. De kamercatalogus maakt deel uit van de Hospitality-functionaliteit - het tabblad Hotel verschijnt op de chatbot wanneer jouw abonnement dit bevat.
Waar je dit vindt
Selecteer je chatbot en open het tabblad Hotel, en klik vervolgens op Rooms (Kamers) in de linkerkolom.
Hetzelfde onderdeel is ook beschikbaar als Training > Hospitality catalog (Hospitality-catalogus). De koppelingsbanner bovenaan toont welk boekingssysteem de catalogus voedt.
Wat er automatisch wordt geladen
Direct nadat je een boekingssysteem koppelt, haalt ChatLab elk kamertype op dat het systeem deelt, slaat het op in de catalogus en indexeert het voor de AI-kamerzoekfunctie. Je hoeft hiervoor niets te doen - de lijst in Rooms vult zich binnen een minuut of twee.
Elke rij toont de kamerfoto, de naam, de bron van de kamer (bijvoorbeeld kwhotel), de status en de capaciteit. Een waarschuwingsdriehoek voor de naam betekent dat deze kamer moet worden aangevuld - beweeg de muis erover om te zien wat er ontbreekt. In het onderstaande voorbeeld werd elke kamer binnengehaald zonder beschrijving en zonder link naar een pagina op de website, wat typisch is voor gegevens die uit een boekingssysteem komen.
Twee knoppen bovenaan de lijst beheren de catalogus als geheel:
- Train rooms (Kamers trainen) - haalt de kamers opnieuw op uit het boekingssysteem en herindexeert wat er is gewijzigd. Gebruik dit nadat je kamertypes hebt toegevoegd of hernoemd in het boekingssysteem.
- Add room (Kamer toevoegen) - voegt een kamer toe die niet in het boekingssysteem staat (zie hieronder).
De schakelaar Enabled (Ingeschakeld) op elke rij bepaalt of de kamer meedoet in de AI-kamerzoekfunctie. Een uitgeschakelde kamer verdwijnt direct uit de zoekresultaten en telt niet meer mee voor je kamercapaciteit. Je kunt deze op elk gewenst moment weer inschakelen.
Een kamer handmatig aanvullen
Dit is de dagelijkse praktijk: de kamer bestaat in het boekingssysteem, maar de chatbot moet er meer over weten.
- Klik in Hotel > Rooms op het potloodicoon (Edit room (Kamer bewerken)) bij de kamer.
- Het formulier opent met de gegevens uit het boekingssysteem al ingevuld. Een opmerking bovenaan herinnert je eraan dat je wijzigingen behouden blijven bij toekomstige synchronisaties.
- Vul aan wat het boekingssysteem leeg heeft gelaten. In het voorbeeld schrijft de eigenaar een beschrijving van een studio in de oude binnenstad, voegt de prijs toe en een link naar de kamerpagina.
- Scrol omlaag naar Amenities (Voorzieningen). Voorzieningen zijn groepen met korte waarden - de groepen die uit het boekingssysteem kwamen (type, oppervlakte, bedden, uitrusting) staan er al. Klik op Add amenity group (Voorzieningengroep toevoegen) om je eigen groep toe te voegen, bijvoorbeeld Location (Locatie) met waarden zoals "Oude binnenstad, 300 m van de Grote Markt, 10 min lopen naar kasteel Wawel, privéparkeerplaats, 2e verdieping, geen lift".
- Klik op Save (Opslaan).
Na het opslaan wordt de kamer op de achtergrond opnieuw geïndexeerd, wat een paar seconden duurt. In de lijst heeft de kamer nu een label Edited (Bewerkt), en er verschijnen twee extra iconen naast het potlood: Fetch content from the room page (Inhoud ophalen van de kamerpagina) (wanneer de kamer een link heeft) en Restore data from the booking system (Gegevens herstellen uit het boekingssysteem).
Wat je in de beschrijving zet
Schrijf het zoals je een gast aan de telefoon te woord zou staan. Goede kandidaten, omdat gasten ernaar vragen en boekingssystemen ze vrijwel nooit bevatten:
- Locatie - afstand en wandeltijd naar het centrale plein, het station, het strand, de skilift; de straat; waar de ramen op uitkijken.
- Toegang - verdieping, lift, trappen, parkeren (privé, op straat, betaalde parkeergarage), hoe je binnenkomt (receptie, sleutelkastje, zelf inchecken).
- Regels en tijden - incheck- en uitchecktijden, stilte-uren, huisdieren, roken, kinderen en extra bedden.
- Wat de kamer bijzonder maakt - uitzicht, balkon, keuken, ligbad versus douche, airconditioning, toegankelijkheid.
Alles wat je schrijft wordt doorzoekbaar. Een gast die vraagt om "iets dicht bij het centrale plein met parkeergelegenheid" wordt gematcht op basis van de beschrijving en de voorzieningengroepen, niet alleen op basis van de kamernaam.
Velden in het formulier
- Room name (Kamernaam) - wordt getoond op de kamerkaart in de chat. Verplicht.
- Description (Beschrijving) - vrije tekst, de belangrijkste bron voor de AI-kamerzoekfunctie en voor de tekst op de kamerkaart.
- Capacity (persons) (Capaciteit (personen)) - maximaal aantal gasten. Wordt gebruikt wanneer een gast aangeeft met hoeveel personen ze reizen.
- Price from (Prijs vanaf) en Currency (Valuta) - de "vanaf"-prijs die op de kaart wordt getoond. Actuele prijzen voor specifieke data komen nog steeds uit het boekingssysteem.
- Link - de pagina die de kamerkaart opent wanneer een gast erop klikt. Ook de pagina die wordt gebruikt door Fetch content from URL (Inhoud ophalen via URL).
- Image URL (Afbeeldings-URL) - de foto op de kamerkaart. Zodra het adres geldig is, verschijnt er een voorvertoning onder het veld.
- Amenities (Voorzieningen) - groepen waarden gescheiden door komma's, bijvoorbeeld "Badkamer / douche, föhn, handdoeken".
De oorspronkelijke gegevens herstellen
Als je de versie van het boekingssysteem terug wilt, klik je op het herstelicoon (ronde pijl) bij de kamer en bevestig je dit. Je bewerkingen worden gewist, de kamer wordt opnieuw opgehaald uit het boekingssysteem en het label Edited verdwijnt.
Het formulier invullen vanaf een pagina op je website
Als elke kamer al een eigen pagina op je website heeft, hoef je niets opnieuw te typen. Zowel het bewerkingsformulier als het toevoegformulier kan de pagina voor je uitlezen.
- Open de kamer (potloodicoon) en klik op Fetch content from URL.
- Plak het adres van de pagina die deze kamer beschrijft en klik op Fetch (Ophalen).
ChatLab haalt de pagina op met dezelfde engine die chatbots traint op websites, dus pagina's die met JavaScript worden opgebouwd werken ook. Het leest de kamernaam, een korte beschrijving gericht op de gast, capaciteit, prijs, valuta, de voorzieningen en de hoofdfoto uit, en vult deze in het formulier in. De beschrijving van de pagina vervangt de huidige; andere velden worden alleen ingevuld waar ze leeg waren, dus waarden die je zelf hebt getypt blijven behouden. De tekst wordt overgenomen in de taal van de pagina.
Er wordt op dit moment nog niets opgeslagen - het formulier schakelt terug naar Edit fields (Velden bewerken), zodat je het resultaat kunt controleren, aanpassen en op Save kunt klikken. Hetzelfde werkt vanuit de lijst: het downloadicoon bij een kamer die al een link heeft, haalt de pagina op en opent het formulier met het resultaat.
Een kamer toevoegen die niet in het boekingssysteem staat
Sommige kamers komen nooit in het boekingssysteem terecht: een vakantiehuis dat apart wordt verhuurd, een appartement dat alleen telefonisch wordt verkocht, een aanbieding voor een lang verblijf. Je kunt deze zelf aan de catalogus toevoegen.
- Klik in Hotel > Rooms op Add room.
- Kies Fill in manually (Handmatig invullen) en vul het hierboven beschreven formulier in, of kies Import from URL (Importeren via URL), plak het adres van de kamerpagina en klik op Fetch.
Bij het importeren komt het formulier ingevuld terug - naam, beschrijving, capaciteit, prijs, foto en voorzieningengroepen uitgelezen van de pagina. Controleer dit en klik op Save.
Kamers die op deze manier zijn toegevoegd, hebben een label Manual (Handmatig) in de lijst en een rood prullenbakicoon waarmee je ze definitief verwijdert. Ze doen op precies dezelfde manier mee aan de AI-kamerzoekfunctie als gesynchroniseerde kamers. Omdat er geen boekingssysteem achter zit, kan de chatbot hiervoor geen actuele beschikbaarheid controleren - hij beschrijft ze en verwijst gasten naar de link die je hebt ingevoerd.
Elke kamer in de catalogus, gesynchroniseerd of handmatig, telt mee voor de kamercapaciteit van je abonnement. Het huidige verbruik wordt weergegeven onder Training in het kader Limits (Limieten) als Rooms. Wanneer de catalogus vol is, wordt Add room grijs weergegeven totdat je een kamer uitschakelt of verwijdert, of de capaciteit uitbreidt met een AI Rooms Pack.
Controleren of de AI-kamerzoekfunctie actief is
De catalogus wordt gebruikt door de actie AI room search. ChatLab schakelt deze automatisch in wanneer een boekingssysteem wordt gekoppeld, dus normaal gesproken hoef je niets te doen. Om dit te verifiëren, open je Settings > Actions (Instellingen > Acties) en zoek je de kaart die is vernoemd naar jouw boekingssysteem, bijvoorbeeld KWHotel - AI room search - deze moet zijn gemarkeerd als Active (Actief). Met het potlood op de kaart kun je wijzigen hoeveel kamers een enkele zoekopdracht oplevert (1 tot 10, standaard 5) en het label aanpassen dat aan de gast wordt getoond terwijl het zoeken bezig is.
De AI-kamerzoekfunctie zoekt kamers op basis van hun kenmerken. Controleren of een kamer vrij is op specifieke data is een aparte actie van de koppeling met het boekingssysteem, beschreven in het artikel voor jouw systeem. De beschrijving en foto die je aan een kamer toevoegt, worden op de kaarten van beide acties gebruikt.
Hoe het eruitziet voor de bezoeker
Open Overview (Overzicht) en stel de chatbot het soort vraag dat je gasten ook stellen. Met de voltooide studio uit het voorbeeld levert de vraag "Hebben jullie een appartement voor 4 personen dicht bij de Grote Markt, idealiter met parkeerplaats?" de studio op met bijbehorende kaart en een antwoord opgebouwd uit de beschrijving die je hebt geschreven - de afstand tot het plein, het parkeren op de binnenplaats, de tweede verdieping zonder lift en de prijs.
Als een kamer niet verschijnt zoals verwacht, open deze dan en controleer of het detail waarnaar je vraagt daadwerkelijk in de beschrijving of een voorzieningengroep staat vermeld. Wacht na het opslaan een paar seconden totdat de herindexering is voltooid.