Integratie met Hostfully

Hostfully is een platform voor vastgoedbeheer gericht op vakantiewoningen en verhuurorganisaties voor kort verblijf. Door het te koppelen aan ChatLab kan je chatbot vragen over je accommodaties, data en prijzen beantwoorden op basis van je actuele Hostfully-gegevens, reserveringen van gasten opzoeken en boekingsaanvragen doorsturen naar je team, in plaats van te antwoorden met statische tekst die je handmatig moet bijhouden.

Opmerking: Hostfully vereist de bijbehorende integratiefunctie. Als je abonnement dit niet bevat, toont de tegel van Hostfully een korte opmerking met een link om contact met ons op te nemen in plaats van het koppelingsformulier.

Voorbeeldgesprek

Het voorbeeld illustreert de ervaring van de gast. De beschikbare acties en getoonde informatie zijn afhankelijk van deze integratie en jouw configuratie.

Wat de integratie biedt

Zodra de koppeling actief is, krijgt de chatbot vijf acties voor Hostfully. Een afzonderlijke AI room search-actie is beschikbaar wanneer de chatbot beschikt over de bijbehorende capaciteit voor kamerzoekopdrachten.

Hostfully - get properties - toont een lijst met de accommodaties van je organisatie. Voor elke accommodatie kan de chatbot de naam, beschrijving, foto, het maximale aantal gasten en de link naar de Hostfully-pagina van de accommodatie tonen. Beschrijvingen worden opgehaald in de inhoudstaal die je kiest tijdens het koppelen.

Hostfully - find available properties - de gast geeft een datumperiode en het aantal gasten op, waarna de chatbot de beschikbare accommodaties voor die data toont, inclusief de prijs voor het verblijf en een boekingslink per accommodatie.

Hostfully - check availability - de gast vraagt naar één specifieke accommodatie. De chatbot controleert de kalender van de accommodatie voor de gewenste data en geeft aan of deze beschikbaar is, welke data eventueel bezet zijn, de prijs voor het opgegeven aantal gasten en een boekingslink.

Hostfully - get reservation status - een gast die al geboekt heeft geeft het reserveringsnummer op, waarna de chatbot de status, de accommodatie, de naam van de gast en de incheck- en uitcheckdata ophaalt uit Hostfully.

Hostfully - create booking request - de chatbot verzamelt de gewenste accommodatie, data, het aantal volwassenen en kinderen evenals de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de gast, bevestigt deze gegevens bij de gast en maakt een nieuwe lead aan in je Hostfully-account. De gast ontvangt een referentienummer en je team handelt de aanvraag verder af in Hostfully.

Data worden begrepen via natuurlijke taal, zodat een gast bijvoorbeeld "volgend weekend" of "12-15 juni" kan schrijven in plaats van een strikt datumformaat te moeten gebruiken.

Voordat je begint

Je hebt een chatbot nodig om de integratie aan te koppelen. Volg eerst Hoe je jouw eerste ChatLab-chatbot aanmaakt als je dit nog niet hebt gedaan.

Verzamel vervolgens twee waarden uit Hostfully. Beide staan op dezelfde pagina: meld je aan bij Hostfully, klik op je bedrijfsnaam in het hoofdmenu en kies Agency Settings (Bureau-instellingen).

1. API Key (API-sleutel) - in het gedeelte API Key van de pagina Agency Settings. API-toegang is een functie van je Hostfully-account; als dit onderdeel ontbreekt in je account, vraag dan Hostfully-support om dit in te schakelen. Zie Hostfully API authentication.
2. Agency UID (Bureau-UID) - helemaal onderaan de pagina Agency Settings.

Bereid optioneel een derde waarde voor:

3. Booking URL format (Indeling boekings-URL) - het adres van je eigen boekingspagina, met plaatshouders die ChatLab invult bij elk antwoord:

   • {web_link} - de link naar de Hostfully-pagina van de accommodatie
   • {property_uid} - de Hostfully-accommodatie-ID
   • {date_from} - incheckdatum
   • {date_to} - uitcheckdatum
   • {guests} - aantal gasten

   Bijvoorbeeld:

   {web_link}?checkIn={date_from}&checkOut={date_to}&guests={guests}
   

   Als je dit veld leeg laat, antwoordt de chatbot nog steeds over beschikbaarheid en prijzen, waarbij de link naar de Hostfully-pagina van de accommodatie zonder data wordt gebruikt.

Stap 1: Hostfully koppelen

1. Selecteer je chatbot en ga naar het tabblad Connect (Koppelen).
2. Klik op Connect (Koppelen) op de tegel Hostfully.

3. Plak je API Key en Agency UID, kies de Default content language (Standaard inhoudstaal) en vul eventueel het Booking URL format in.

4. Klik op Connect.

ChatLab slaat de instellingen op en voert meteen een testaanroep uit om de accommodaties van je organisatie op te halen. Als de API-sleutel of Agency UID onjuist is, wordt de integratie weer uitgeschakeld en verschijnt de foutmelding in het formulier, zodat een niet-werkende koppeling nooit half ingeschakeld blijft. Bij succes laadt ChatLab je accommodaties met beschrijvingen en foto's in zijn eigen cache, zodat latere antwoorden snel worden gegeven.

Default content language bepaalt in welke taal ChatLab de namen en beschrijvingen van accommodaties inleest wanneer Hostfully deze in meerdere talen aanbiedt. Engels, Pools, Duits, Spaans, Frans en Italiaans zijn beschikbaar; de standaardtaal is Engels.

Stap 2: De Hostfully-acties controleren

Na het koppelen worden er automatisch vier acties voor je ingeschakeld: accommodaties ophalen, beschikbaarheid controleren, beschikbare accommodaties zoeken en de reserveringsstatus opvragen. Create booking request blijft uitgeschakeld, omdat dit een nieuwe lead aanmaakt in je Hostfully-account; schakel deze optie in zodra je wilt dat gasten boekingsaanvragen kunnen versturen vanuit de chat.

Om de acties te controleren of aan te passen, ga je naar Settings > Actions (Instellingen > Acties) en kijk je naar de groep Hostfully Actions (Hostfully-acties). Je kunt ook op Hostfully klikken in het paneel Filter by Platform (Filteren op platform) aan de rechterkant om alleen deze groep te tonen:

• Hostfully - get properties - standaard actielabel "Getting properties..."
• Hostfully - check availability - standaard actielabel "Checking availability..."
• Hostfully - find available properties - standaard actielabel "Searching available properties..."
• Hostfully - get reservation status - standaard actielabel "Checking reservation..."
• Hostfully - create booking request - standaard actielabel "Submitting request..."

De bovenstaande schermafbeelding toont de groep voordat de integratie is gekoppeld: de acties en de optionele AI room search worden weergegeven, maar zijn gemarkeerd als Not connected (Niet gekoppeld) en niet beschikbaar voor de chatbot. AI room search is afhankelijk van de kamercapaciteit en automatische catalogusindexering; activering bij elke koppeling is niet gegarandeerd. Wanneer AI room search actief is, neemt dit het ontdekken van accommodaties over en treedt de standaardactie get properties naar de achtergrond.

Voor elke actie kun je het volgende bewerken:

• Action Label (Actielabel) - het korte bericht dat de gast in de chat ziet terwijl de actie wordt uitgevoerd.
• Instructions (Instructies) - wat de actie doet, wat de AI gebruikt om te bepalen wanneer deze moet worden aangeroepen.
• User Instructions (Gebruikersinstructies) - je eigen aanvullende regels, zoals het vragen naar het aantal gasten voordat er wordt gezocht, of het vermelden van een minimaal verblijf.

Je kunt een individuele actie ook uitschakelen als je deze niet nodig hebt. Zo kun je bijvoorbeeld beschikbaarheid en prijzen ingeschakeld laten, maar het opzoeken van reserveringen uitschakelen.

De actie find available properties heeft ook een instelling voor het aantal resultaten: 1-10 accommodaties, met een standaardwaarde van 5. Hiermee wordt de getoonde lijst beperkt, zodat een antwoord niet per definitie een volledige lijst van elke vrije accommodatie is.

Stap 3: Testen

Open Overview (Overzicht), start een nieuw testgesprek en probeer vragen uit die aansluiten bij elke actie:

• "Welke appartementen hebben jullie?" - activeert Hostfully - get properties
• "Wat is er vrij van 12 tot 15 juni volgend jaar voor 2 volwassenen?" - activeert Hostfully - find available properties
• "Is de Seaside Loft volgend weekend vrij?" - activeert Hostfully - check availability
• "Wat is de status van mijn reservering ABC123?" - activeert Hostfully - get reservation status
• "Ik wil de Seaside Loft boeken voor die data" - activeert Hostfully - create booking request, mits je dit hebt ingeschakeld

Controleer of de namen van de accommodaties en prijzen overeenkomen met je Hostfully-gegevens, of boekingslinks je boekingspagina openen met de data al ingevuld, en of een testaanvraag verschijnt als een nieuwe lead in Hostfully.

De integratie beheren

Instellingen bijwerken - open de tegel Hostfully op het tabblad Connect, wijzig de API-sleutel, Agency UID, inhoudstaal of Booking URL format en klik op Update Chatbot (Chatbot bijwerken). ChatLab voert de testaanroep opnieuw uit en ververst de accommodatiecache.

Ontkoppelen - open de tegel Hostfully en klik op Disconnect (Ontkoppelen). De Hostfully-acties zijn dan niet meer beschikbaar voor de chatbot en de gecachte accommodatiegegevens worden verwijderd. Je instellingen blijven bewaard in het formulier, zodat je later met één klik weer kunt koppelen.

Tips

• Blijf je bot trainen op de content van je website. De Hostfully-acties verzorgen accommodaties, data en prijzen; alle overige vragen van gasten (inchecktijden, parkeren, huisregels, huisdieren) komen uit je kennisbank. Zie Je chatbot trainen - basisprincipes en limieten.
• Voeg boekingsregels zoals een minimumverblijf of aanbetalingsbeleid toe aan de gebruikersinstructies van de actie, zodat de chatbot deze direct samen met de beschikbaarheid noemt in plaats van dat de gast dit later pas ontdekt.
• Voeg suggestievragen toe zoals "Beschikbaarheid controleren" of "Appartementen tonen", zodat gasten ontdekken wat de chatbot kan doen.
• Een boekingsaanvraag wordt pas in Hostfully aangemaakt nadat de chatbot over de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de gast beschikt en de gast de gegevens heeft bevestigd. Als je ook een formulier voor leadverzameling gebruikt, stem deze dan goed op elkaar af zodat gasten niet tweemaal om dezelfde gegevens wordt gevraagd. Zie Leadverzameling.
• Elk antwoord dat een Hostfully-actie aanroept, verbruikt berichtcredits net als elk ander antwoord van de chatbot. Zie Wat is een berichtcredit.

Gerelateerde artikelen

• Integratie met Beds24
• Integratie met Hotres
• Integratie met IdoBooking
• Integratie met KWHotel
• Integratie met Mews
• Je chatbot trainen - basisprincipes en limieten
• Wat is een berichtcredit

Kamercatalogus en hoteloverzicht

Als je account het tabblad Hotel toont, gebruik dan Hotel > Rooms (Hotel > Kamers) om de kamercatalogus en trainingsstatus te bekijken. AI room search staat los van datumgebaseerde beschikbaarheidscontroles: het zoekt overeenkomsten op basis van accommodatiebeschrijvingen, terwijl beschikbaarheidsacties een specifiek aangevraagd verblijf controleren. Automatische accommodatie-indexering is afhankelijk van automatische catalogusindexering en de toegewezen kamercapaciteit; gebruik anders Train rooms (Kamers trainen) wanneer dit beschikbaar is. Controleer de ingeschakelde acties en wacht tot het trainen is voltooid voordat je vertrouwt op AI room search.