Verbind je ChatLab-chatbot met je KWHotel-reserveringssysteem (PMS) om je websitebezoekers realtime kamerbeschikbaarheid, boekingen en het opzoeken van reserveringen te bieden. De integratie gebruikt de GuestSage booking engine voor kamer- en beschikbaarheidsgegevens, en de KWHotel Integrations API voor het opzoeken van reserveringen.
Wat de integratie biedt
Wanneer de KWHotel-integratie is ingeschakeld, kan je chatbot:
- Kamertypes tonen met beschrijvingen, capaciteit, oppervlakte en foto's
- Beschikbare kamers zoeken voor een bepaalde periode met bijbehorende prijzen
- Beschikbaarheid controleren voor een specifieke kamer en periode
- Nieuwe reserveringen aanmaken met gastgegevens
- Bestaande reserveringen opzoeken
Vereisten
Zorg ervoor dat je het volgende hebt voordat je de integratie instelt:
- Een KWHotel-account waarop de GuestSage booking engine is ingeschakeld
- Je Hotel ID (UUID) uit de GuestSage booking engine
- Je Integrations Hotel ID (numeriek) en Integrations API Key verstrekt door KWHotel
- Een ChatLab-account met een STANDARD- of PREMIUM-plan, of met de add-on Travel Integrations
Je Hotel ID (UUID) vinden
De Hotel ID is een UUID die aan je accommodatie is toegewezen in de GuestSage booking engine.
- Log in op cloud.kwhotel.com
- Ga naar Modules > Booking Engine
- Zoek op het tabblad General (Algemeen) het veld Booking engine link
- Kopieer de UUID uit de URL
In de link https://be.guestsage.com/en/82b0085d-da1b-4443-8fde-d5d569a859e6 is de Hotel ID bijvoorbeeld 82b0085d-da1b-4443-8fde-d5d569a859e6.
Je API-gegevens voor Integrations vinden
De KWHotel Integrations API gebruikt een andere identificatie dan de GuestSage UUID:
- Integrations Hotel ID - een numeriek ID (bijvoorbeeld
292) - Integrations API Key - een geheime sleutel die je aanmaakt in KWHotel
Numerieke Hotel ID
Je vindt de numerieke Hotel ID in de rechterbovenhoek van het KWHotel-beheerderspaneel.
De API-sleutel genereren
Je genereert de API-sleutel zelf binnen KWHotel:
- Log in op KWHotel en open de module Synchronization (Synchronisatie)
- Klik op de knop Reset API key (API-sleutel opnieuw instellen)
- Kopieer de gegenereerde sleutel en plak deze in het verbindingsformulier van ChatLab
Als je op Reset API key klikt, wordt de vorige sleutel verwijderd (als er al een was aangemaakt) en wordt er een nieuwe gemaakt. Elk ander systeem dat de vorige sleutel gebruikt, stopt met werken totdat je het bijwerkt met de nieuwe waarde.
De integratie instellen in ChatLab
Stap 1: Ga naar het tabblad Connect
- Log in op je ChatLab-beheerderspaneel
- Selecteer de bot die je wilt configureren
- Ga naar het tabblad Connect (Verbinden)
- Zoek en klik op KWHotel in de lijst met integraties
Stap 2: Voer de verbindingsgegevens in
Vul het verbindingsformulier in:
- Hotel ID (UUID) - je KWHotel hotel-GUID uit de configuratie van de GuestSage booking engine
- Default Currency (Standaardvaluta) - de valuta die wordt gebruikt voor prijzen die aan chatgebruikers worden getoond (standaard ingesteld op PLN)
- Default Language (Standaardtaal) - de taal die wordt gebruikt voor kamerbeschrijvingen en aanbiedingsteksten (standaard ingesteld op Pools)
- Integrations Hotel ID - het numerieke hotel-ID voor de KWHotel Integrations API (verschilt van de bovenstaande UUID)
- Integrations API Key - de geheime API-sleutel verstrekt door KWHotel
- Discount bot channel (Kortingskanaal voor bot) - optioneel. Wanneer dit is ingesteld, worden aanbiedingen opgehaald voor dit KWHotel-kortingskanaal en gesorteerd door de AI. Laat dit leeg om het standaardkanaal te gebruiken.
Stap 3: Verbinden
- Zodra de velden zijn ingevuld, wordt de knop Connect actief
- Klik op Connect om de configuratie op te slaan. ChatLab test de verbinding met GuestSage en de Integrations API.
- Bij succes zie je een bevestigingsmelding.
Na een geslaagde verbinding verandert de knop Connect in Update Chatbot (Chatbot bijwerken) en verschijnt er een knop Disconnect (Verbinding verbreken), zodat je de integratie later kunt uitschakelen.
Als de controle van de Integrations API mislukt bij het opslaan, wordt de actie Get reservation automatisch uitgeschakeld. Voer de juiste gegevens opnieuw in en klik op Update Chatbot om deze in te schakelen.
AI-acties configureren
Zodra je KWHotel-integratie is verbonden, kun je configureren welke AI-acties je chatbot kan uitvoeren.
Beschikbare AI-acties
- KWHotel - get rooms - Toont kamertypes met beschrijvingen, bedconfiguratie, oppervlakte, capaciteit en foto's
- KWHotel - find available rooms - Zoekt naar beschikbare kamers voor een bepaalde periode en toont aanbiedingen met prijzen
- KWHotel - check room availability - Controleert de beschikbaarheid voor een specifiek kamertype en een bepaalde periode
- KWHotel - create reservation - Maakt een nieuwe reservering aan met gastgegevens en boekingsinformatie
- KWHotel - get reservation - Zoekt bestaande reserveringen op
Acties inschakelen en aanpassen
- Klik na het verbinden op Configure AI Actions (AI-acties configureren) in het bevestigingsvenster, of ga naar Bot Settings > Actions (Botinstellingen > Acties) en zoek de categorie KWHotel
- Schakel de acties in die je wilt gebruiken
- Pas het actielabel aan (de tekst die aan gebruikers wordt getoond terwijl de actie wordt uitgevoerd) en wijzig de instructies van de prompt indien nodig
- Klik op Save (Opslaan) om de wijzigingen toe te passen
Best practices
Reacties van de chatbot optimaliseren
- Train je bot met accommodatie-informatie - Voeg beschrijvingen van je kamers en hotelfaciliteiten toe aan de kennisbank, inclusief voorzieningen, locatie, bezienswaardigheden in de buurt en het in- en uitcheckbeleid
- Stel duidelijke gespreksstromen in - Configureer welkomstberichten die gasten aanmoedigen om naar beschikbaarheid te vragen, en gebruik voorgestelde vragen zoals "Kamerbeschikbaarheid controleren" of "Kamers bekijken"
- Voeg kamerspecifieke pagina's toe - Maak speciale pagina's aan voor elk kamertype op je website en train de chatbot met de bijbehorende URL's voor uitgebreidere antwoorden
Integratie met de Booking Engine
- De KWHotel-integratie werkt via de GuestSage booking engine voor voorraad en prijzen
- Om reserveringen rechtstreeks buiten de chat af te ronden, kun je de GuestSage-boekingswidget naast de ChatLab-chatbot op je website insluiten - de chatbot kan gasten naar de boekingspagina leiden wanneer ze klaar zijn om te reserveren
Problemen oplossen
- Verbinding mislukt - Controleer of je Hotel ID de GuestSage UUID is (niet het numerieke Integrations ID) en of je accommodatie actief is in de GuestSage booking engine
- De actie Get reservation blijft uitgeschakeld - Als de verbindingstest van de Integrations API mislukt bij het opslaan, wordt de actie automatisch uitgeschakeld. Voer de Integrations Hotel ID en Integrations API Key opnieuw in en klik op Update Chatbot.
- Geen kamergegevens geretourneerd - Controleer of je kamertypes correct zijn geconfigureerd in KWHotel met beschrijvingen en of de beschikbaarheid is gepubliceerd in GuestSage
- Onjuiste prijzen of geen aanbiedingen - Prijzen zijn afkomstig uit GuestSage. Werk tarieven en aanbiedingsinstellingen bij in KWHotel om de actuele prijzen weer te geven. Als je een Discount bot channel hebt ingesteld, controleer dan of deze actieve aanbiedingen bevat.
- Integratie niet beschikbaar in het beheerderspaneel - De KWHotel-integratie vereist een ChatLab-plan op het niveau STANDARD of PREMIUM, of een add-on Travel Integrations