Integratie met Beds24

Beds24 is een cloudgebaseerd property management system (PMS), channelmanager en boekingssysteem dat wordt gebruikt door hotels, pensions en vakantiewoningen. Door het te koppelen aan ChatLab kan je chatbot vragen over kamers, data en prijzen beantwoorden op basis van je actuele Beds24-gegevens, in plaats van statische tekst die je steeds handmatig moet bijwerken.

Let op: Beds24 is een premium-integratie en maakt deel uit van de hotel- en reisintegraties. Als je abonnement deze niet bevat, toont de Beds24-tegel een korte opmerking met een link om contact met ons op te nemen in plaats van het koppelingsformulier.

Wat de integratie biedt

Zodra de koppeling actief is, krijgt de chatbot drie AI-acties.

Beds24 - get properties - toont elke kamer en elk kamertype in je accommodatie. Voor elke optie kan de chatbot de kamernaam, beschrijving, foto, het maximale aantal volwassenen en kinderen en de vanafprijs laten zien.

Beds24 - find available rooms - de bezoeker geeft een datumperiode en het aantal gasten op, en de chatbot toont de kamers die voor die data beschikbaar zijn, inclusief prijzen en, indien geconfigureerd, een boekingslink per kamer.

Beds24 - check room availability - de bezoeker vraagt naar één specifieke kamer. De chatbot koppelt de kamer op basis van het Beds24-kamer-ID of de naam, en toont vervolgens de beschikbaarheid en prijzen voor de gewenste data, plus een boekingslink.

Datums worden begrepen vanuit natuurlijke taal, zodat een bezoeker "volgend weekend" of "12-15 juni" kan typen in plaats van een strikt datumformaat te moeten gebruiken.

Voordat je begint

Je hebt een chatbot nodig om de integratie aan te koppelen. Als je er nog geen hebt gemaakt, volg dan eerst Je eerste ChatLab-chatbot maken.

Verzamel vervolgens twee waarden uit Beds24:

1. Invite code - ga in je Beds24-beheerderspaneel naar Settings > API (Instellingen > API), genereer een invite code en selecteer de scopes read:properties en read:inventory. Deze twee scopes zijn alles wat ChatLab nodig heeft; de integratie leest alleen gegevens en schrijft nooit naar Beds24.
2. Property ID - de identifier van de accommodatie waarvoor de chatbot vragen moet beantwoorden.

Optioneel kun je een derde waarde voorbereiden:

3. Booking URL format - het adres van je eigen boekingspagina, met placeholders die ChatLab bij elk antwoord invult:

   • {roomId} - het Beds24-kamer-ID
   • {arrival} - incheckdatum
   • {departure} - uitcheckdatum

   Bijvoorbeeld:

   https://yourdomain.com/book?room={roomId}&arrival={arrival}&departure={departure}
   

   Als je dit veld leeg laat, beantwoordt de chatbot nog steeds vragen over beschikbaarheid en prijzen, maar wordt er simpelweg geen boekingslink toegevoegd.

Stap 1: Beds24 koppelen

1. Selecteer je chatbot en ga naar het tabblad Connect (Koppelen).
2. Klik op de tegel Beds24.

3. Plak je Invite Code, voer je Property ID in en eventueel het Booking URL format.

4. Klik op Connect (Koppelen).

ChatLab wisselt de uitnodigingscode uit voor een access token en een refresh token, slaat deze op bij de bot en voert vervolgens een testaanroep uit naar je Beds24-accommodatie. Als de uitnodigingscode ongeldig of verlopen is, of als de accommodatie niet kan worden gelezen, wordt de integratie weer uitgeschakeld en wordt de fout in het formulier getoond, zodat een mislukte verbinding nooit half actief blijft.

De uitnodigingscode wordt alleen tijdens deze stap gebruikt. Zodra de integratie is gekoppeld, verdwijnt het veld uit het formulier en blijven alleen Property ID en Booking URL format bewerkbaar. ChatLab vernieuwt het access token zelfstandig met behulp van het refresh token, zodat de integratie blijft werken zonder dat je er naar om hoeft te kijken.

Stap 2: De Beds24-acties bekijken

Door de koppeling worden alle drie de Beds24-acties automatisch ingeschakeld, zodat de chatbot direct klaar is om vragen te beantwoorden. Om ze te bekijken of aan te passen, ga je naar Settings > Actions (Instellingen > Acties) en kijk je naar de groep Beds24 Actions. Je kunt ook op Beds24 klikken in het paneel Filter by Platform (Filteren op platform) aan de rechterkant om alleen deze groep te tonen:

• Beds24 - get properties - standaard actielabel "Loading rooms..."
• Beds24 - find available rooms - standaard actielabel "Checking availability..."
• Beds24 - check room availability - standaard actielabel "Checking room..."

De bovenstaande schermafbeelding toont de groep voordat de integratie is gekoppeld: de drie acties worden al vermeld, maar zijn gemarkeerd als Not connected (Niet verbonden) en niet beschikbaar voor de chatbot. Ze worden automatisch ingeschakeld zodra de verbinding tot stand is gebracht.

Voor elke actie kun je het volgende bewerken:

• Action Label - het korte bericht dat de bezoeker in de chat ziet terwijl de actie wordt uitgevoerd.
• Instructions - wat de actie doet, wat de AI gebruikt om te bepalen wanneer deze moet worden aangeroepen.
• User Instructions - je eigen aanvullende regels, bijvoorbeeld vragen naar het aantal gasten voordat er wordt gezocht, of het vermelden van een minimumverblijf.

Je kunt een individuele actie ook uitschakelen als je deze niet wilt gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld het kameroverzicht en het zoeken naar beschikbaarheid ingeschakeld laten, maar de controle van individuele kamers uitzetten.

Stap 3: Test het

Open je chatbot en probeer vragen uit die bij elke actie horen:

• "Welke kamers hebben jullie?" - activeert Beds24 - get properties
• "Wat is er vrij van 12 tot 15 juni voor 2 volwassenen?" - activeert Beds24 - find available rooms
• "Is de Deluxe Suite volgend weekend vrij?" - activeert Beds24 - check room availability

Controleer of de kamernamen en prijzen overeenkomen met je Beds24-gegevens en of eventuele boekingslinks je boekingspagina openen met de datums al ingevuld.

De integratie beheren

Instellingen bijwerken - open de tegel Beds24 in het tabblad Connect, wijzig het Property ID of het Booking URL format en sla op. Hiervoor heb je geen nieuwe invite code nodig.

Loskoppelen - open de tegel Beds24 en verbreek de verbinding. De drie Beds24-acties zijn dan niet meer beschikbaar voor de chatbot. Om later opnieuw te verbinden, genereer je een nieuwe invite code in Beds24, omdat de oorspronkelijke al is gebruikt.

Tips

• Blijf je bot trainen op de inhoud van je website. De Beds24-acties behandelen kamers, data en prijzen; alles wat een gast verder vraagt (ontbijt, parkeren, inchecktijden, huisdieren) komt uit je kennisbank. Zie Je chatbot trainen - basisprincipes en limieten.
• Plaats boekingsregels zoals een minimumverblijf of een aanbetalingsbeleid in de user instructions van de actie, zodat de chatbot deze direct samen met de beschikbaarheid vermeldt, in plaats van dat de gast hier pas bij het afrekenen achter komt.
• Voeg suggestievragen toe zoals "Beschikbaarheid controleren" of "Kamers bekijken", zodat bezoekers ontdekken wat de chatbot kan doen.
• Elk antwoord dat een Beds24-actie aanroept, verbruikt berichtcredits, net als elk ander chatbotantwoord. Zie Wat is een berichtcredit.

Gerelateerde artikelen

• Integratie met Hotres
• Integratie met IdoBooking
• Integratie met KWHotel
• Je chatbot trainen - basisprincipes en limieten
• Wat is een berichtcredit