Wenn Sie ein Buchungssystem wie KWHotel, Mews, IdoBooking, Beds24, Hostfully, Hotres oder Previo anbinden, lädt ChatLab Ihre Zimmer in den Zimmerkatalog des Chatbots und trainiert die KI-Zimmersuche darauf. Ab diesem Moment kann ein Gast nach „einem ruhigen Apartment für vier Personen mit Küche“ fragen, und der Chatbot antwortet mit passenden Zimmerkarten.
Der Haken liegt in den Daten selbst. Ein Buchungssystem weiß, was es für eine Reservierung benötigt: den Zimmernamen, wie viele Gäste hineinpassen, die Bettenkonfiguration und vielleicht eine Liste der Ausstattung. Es weiß selten, wonach Gäste an der Rezeption fragen: wie weit das Apartment vom Hauptplatz entfernt ist, ob es Parkplätze gibt, in welchem Stockwerk es liegt und ob ein Aufzug vorhanden ist, wie die Aussicht ist oder wie der Check-in abläuft. Dieser Artikel zeigt, wie Sie diese Informationen ergänzen, damit der Chatbot daraus Antworten liefern kann.
Wenn Sie noch kein Buchungssystem angebunden haben, beginnen Sie mit dem Artikel für Ihr System, zum Beispiel Integration mit KWHotel, Integration mit Mews oder Integration mit IdoBooking. Der Zimmerkatalog ist Teil der Hospitality-Funktionen - der Tab Hotel erscheint beim Chatbot, sobald Ihr Plan diesen Bereich enthält.
Wo Sie den Bereich finden
Wählen Sie Ihren Chatbot aus, öffnen Sie den Tab Hotel und klicken Sie in der linken Spalte auf Rooms (Zimmer).
Derselbe Bereich ist auch unter Training > Hospitality catalog (Hospitality-Katalog) verfügbar. Das Verbindungsbanner oben zeigt an, welches Buchungssystem den Katalog speist.
Was automatisch geladen wird
Direkt nach dem Anbinden eines Buchungssystems ruft ChatLab jeden dort freigegebenen Zimmertyp ab, speichert ihn im Katalog und indexiert ihn für die KI-Zimmersuche. Sie müssen dafür nichts weiter tun - die Liste unter Rooms füllt sich innerhalb von ein bis zwei Minuten.
Jede Zeile zeigt das Zimmerfoto, den Namen, die Quelle des Zimmers (zum Beispiel kwhotel), den Status und die Kapazität. Ein Warndreieck vor dem Namen bedeutet: Dieses Zimmer muss vervollständigt werden - fahren Sie mit der Maus darüber, um zu sehen, was fehlt. Im folgenden Beispiel wurden alle Zimmer ohne Beschreibung und ohne Link zu einer Seite auf der Website übertragen, was für Daten aus einem Buchungssystem typisch ist.
Zwei Buttons am oberen Rand der Liste verwalten den gesamten Katalog:
- Train rooms (Zimmer trainieren) - ruft die Zimmer erneut aus dem Buchungssystem ab und indexiert die Änderungen neu. Verwenden Sie diesen Button, nachdem Sie im Buchungssystem Zimmertypen hinzugefügt oder umbenannt haben.
- Add room (Zimmer hinzufügen) - fügt ein Zimmer hinzu, das nicht im Buchungssystem vorhanden ist (siehe unten).
Der Schalter Enabled (Aktiviert) in jeder Zeile steuert, ob das Zimmer an der KI-Zimmersuche teilnimmt. Ein deaktiviertes Zimmer verschwindet sofort aus den Suchergebnissen und wird nicht mehr auf Ihre Zimmerkapazität angerechnet. Sie können es jederzeit wieder aktivieren.
Ein Zimmer manuell vervollständigen
Das ist der Regelfall: Das Zimmer existiert im Buchungssystem, aber der Chatbot benötigt mehr Informationen darüber.
- Klicken Sie unter Hotel > Rooms beim jeweiligen Zimmer auf das Stiftsymbol (Edit room (Zimmer bearbeiten)).
- Das Formular öffnet sich mit den bereits ausgefüllten Daten aus dem Buchungssystem. Ein Hinweis am oberen Rand erinnert Sie daran, dass Ihre Änderungen auch bei künftigen Synchronisierungen erhalten bleiben.
- Ergänzen Sie die Angaben, die das Buchungssystem freigelassen hat. Im Beispiel verfasst der Eigentümer eine Beschreibung eines Studios in der Altstadt, fügt den Preis und einen Link zur Zimmerseite hinzu.
- Scrollen Sie nach unten zu Amenities (Ausstattung). Ausstattungsmerkmale sind Gruppen kurzer Werte - die Gruppen aus dem Buchungssystem (Typ, Fläche, Betten, Ausstattung) sind bereits vorhanden. Klicken Sie auf Add amenity group (Ausstattungsgruppe hinzufügen), um eine eigene Gruppe hinzuzufügen, zum Beispiel Location (Lage) mit Werten wie „Altstadt, 300 m vom Hauptmarkt entfernt, 10 Gehminuten zur Wawel-Burg, privater Parkplatz, 2. Stock, kein Aufzug“.
- Klicken Sie auf Save (Speichern).
Nach dem Speichern wird das Zimmer im Hintergrund neu indexiert, was einige Sekunden dauert. In der Liste trägt das Zimmer nun den Vermerk Edited (Bearbeitet), und neben dem Stift erscheinen zwei zusätzliche Symbole: Fetch content from the room page (Inhalt von der Zimmerseite abrufen) (sofern das Zimmer über einen Link verfügt) und Restore data from the booking system (Daten aus dem Buchungssystem wiederherstellen).
Was in die Beschreibung gehört
Schreiben Sie den Text so, wie Sie einem Gast am Telefon antworten würden. Gute Anhaltspunkte, nach denen Gäste häufig fragen und die in Buchungssystemen fast nie enthalten sind:
- Lage - Entfernung und Gehzeit zum Hauptplatz, Bahnhof, Strand oder Skilift; die Straße; Ausrichtung der Fenster.
- Zugang - Stockwerk, Aufzug, Treppen, Parkmöglichkeiten (privat, an der Straße, kostenpflichtige Garage), Ablauf des Zugangs (Rezeption, Schlüsselbox, Self-Check-in).
- Regeln und Zeiten - Check-in- und Check-out-Zeiten, Ruhezeiten, Haustiere, Rauchen, Kinder und Zustellbetten.
- Besonderheiten des Zimmers - Aussicht, Balkon, Küche, Badewanne statt Dusche, Klimaanlage, Barrierefreiheit.
Alles, was Sie eintragen, wird durchsuchbar. Wenn ein Gast nach „etwas in der Nähe des Hauptplatzes mit Parkplatz“ fragt, wird dieser Wunsch mit der Beschreibung und den Ausstattungsgruppen abgeglichen - nicht nur mit dem Zimmernamen.
Felder im Formular
- Room name (Zimmername) - wird auf der Zimmerkarte im Chat angezeigt. Pflichtfeld.
- Description (Beschreibung) - Freitext, die Hauptquelle für die KI-Zimmersuche und für den Text auf der Zimmerkarte.
- Capacity (persons) (Kapazität (Personen)) - maximale Anzahl der Gäste. Wird verwendet, wenn ein Gast angibt, mit wie vielen Personen er reist.
- Price from (Preis ab) und Currency (Währung) - der auf der Karte angezeigte Ab-Preis. Tagesaktuelle Preise für bestimmte Daten stammen weiterhin aus dem Buchungssystem.
- Link - die Seite, die sich öffnet, wenn ein Gast auf die Zimmerkarte klickt. Wird auch von Fetch content from URL (Inhalt von URL abrufen) genutzt.
- Image URL (Bild-URL) - das Foto auf der Zimmerkarte. Eine Vorschau erscheint unter dem Feld, sobald die Adresse gültig ist.
- Amenities (Ausstattung) - durch Kommas getrennte Wertegruppen, zum Beispiel „Badezimmer / Dusche, Föhn, Handtücher“.
Die Originaldaten wiederherstellen
Wenn Sie die Version aus dem Buchungssystem wiederherstellen möchten, klicken Sie beim Zimmer auf das Wiederherstellungssymbol (kreisförmiger Pfeil) und bestätigen Sie die Auswahl. Ihre Bearbeitungen werden verworfen, das Zimmer wird erneut aus dem Buchungssystem geladen und die Kennzeichnung Edited verschwindet.
Das Formular über eine Seite Ihrer Website ausfüllen
Wenn jedes Zimmer bereits über eine eigene Seite auf Ihrer Website verfügt, müssen Sie nichts manuell abtippen. Sowohl das Bearbeitungs- als auch das Hinzufügen-Formular können die Seite für Sie auslesen.
- Öffnen Sie das Zimmer (Stiftsymbol) und klicken Sie auf Fetch content from URL.
- Fügen Sie die Adresse der Seite ein, die dieses Zimmer beschreibt, und klicken Sie auf Fetch (Abrufen).
ChatLab ruft die Seite mit derselben Engine ab, die Chatbots auf Websites trainiert - dadurch funktionieren auch per JavaScript gerenderte Seiten. Das System liest den Zimmernamen, eine kurze Beschreibung für Gäste, Kapazität, Preis, Währung, die Ausstattungsmerkmale sowie das Hauptfoto aus und trägt sie in das Formular ein. Die Beschreibung von der Seite ersetzt die bisherige; andere Felder werden nur dort ausgefüllt, wo sie zuvor leer waren, sodass selbst eingegebene Werte erhalten bleiben. Der Text wird in der Sprache der Website übernommen.
Zu diesem Zeitpunkt wird noch nichts gespeichert - das Formular wechselt zurück zu Edit fields (Felder bearbeiten), damit Sie das Ergebnis prüfen, korrigieren und auf Save klicken können. Dasselbe funktioniert aus der Liste heraus: Das Download-Symbol bei einem Zimmer, das bereits einen Link enthält, ruft die Seite ab und öffnet das Formular mit dem Ergebnis.
Ein Zimmer hinzufügen, das nicht im Buchungssystem existiert
Manche Unterkünfte werden nicht über das Buchungssystem verwaltet: ein separat vermietetes Ferienhaus, ein Apartment, das nur telefonisch angeboten wird, oder ein Langzeitangebot. Sie können diese Unterkünfte manuell zum Katalog hinzufügen.
- Klicken Sie unter Hotel > Rooms auf Add room.
- Wählen Sie Fill in manually (Manuell ausfüllen) und füllen Sie das oben beschriebene Formular aus, oder wählen Sie Import from URL (Aus URL importieren), fügen Sie die Adresse der Zimmerseite ein und klicken Sie auf Fetch.
Beim Importieren wird das Formular bereits ausgefüllt zurückgegeben - Name, Beschreibung, Kapazität, Preis, Foto und Ausstattungsgruppen wurden direkt von der Seite ausgelesen. Überprüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf Save.
Auf diese Weise hinzugefügte Zimmer tragen in der Liste den Vermerk Manual (Manuell) und ein rotes Papierkorbsymbol, über das sie endgültig entfernt werden können. Sie nehmen exakt wie synchronisierte Zimmer an der KI-Zimmersuche teil. Da hinter ihnen kein Buchungssystem hinterlegt ist, kann der Chatbot für sie keine Live-Verfügbarkeit prüfen - er beschreibt sie und leitet die Gäste zu dem von Ihnen hinterlegten Link weiter.
Jedes Zimmer im Katalog, ob synchronisiert oder manuell angelegt, zählt zur Zimmerkapazität Ihres Plans. Die aktuelle Auslastung wird unter Training im Kasten Limits (Grenzwerte) als Rooms angezeigt. Wenn der Katalog voll ist, wird Add room ausgegraut, bis Sie ein Zimmer deaktivieren, entfernen oder die Kapazität über ein AI Rooms Pack erweitern.
Prüfen, ob die KI-Zimmersuche aktiviert ist
Der Katalog wird von der Aktion AI room search verwendet. ChatLab aktiviert diese automatisch, sobald ein Buchungssystem angebunden ist - in der Regel müssen Sie also nichts weiter tun. Um dies zu überprüfen, öffnen Sie Settings > Actions (Einstellungen > Aktionen) und suchen Sie die Karte, die nach Ihrem Buchungssystem benannt ist, zum Beispiel KWHotel - AI room search - sie sollte als Active (Aktiv) markiert sein. Über den Stift auf der Karte können Sie anpassen, wie viele Zimmer eine einzelne Suche zurückgibt (1-10, Standardwert 5) und welche Bezeichnung dem Gast angezeigt wird, während die Suche läuft.
Die KI-Zimmersuche findet Zimmer anhand ihrer Merkmale. Die Prüfung, ob ein Zimmer an bestimmten Reisedaten frei ist, ist eine separate Aktion der Buchungssystem-Integration, die im jeweiligen Artikel zu Ihrem System beschrieben wird. Die Beschreibung und das Foto, die Sie einem Zimmer hinzufügen, werden auf den Karten beider Aktionen verwendet.
Wie es für Website-Besucher aussieht
Öffnen Sie die Overview (Übersicht) und stellen Sie dem Chatbot die Art von Fragen, die auch Ihre Gäste stellen. Wenn das Studio aus dem Beispiel vervollständigt wurde, liefert die Frage „Haben Sie ein Apartment für 4 Personen in der Nähe des Hauptmarkts, idealerweise mit Parkplatz?“ das Studio mit seiner Karte sowie eine Antwort, die auf der hinterlegten Beschreibung basiert - inklusive Entfernung zum Platz, Parkplatz im Innenhof, 2. Stock ohne Aufzug und dem Preis.
Falls ein Zimmer nicht wie erwartet angezeigt wird, öffnen Sie es und überprüfen Sie, ob das gesuchte Detail tatsächlich in der Beschreibung oder einer Ausstattungsgruppe aufgeführt ist. Warten Sie nach dem Speichern einige Sekunden, bis die Neuindexierung abgeschlossen ist.