Integration mit Hostfully

Hostfully ist eine Plattform für die Verwaltung von Ferienunterkünften und Kurzzeitvermietungsagenturen. Wenn Sie Hostfully mit ChatLab verbinden, kann Ihr Chatbot Fragen zu Ihren Unterkünften, Daten und Preisen anhand Ihrer Live-Daten aus Hostfully beantworten, Reservierungen von Gästen abrufen und Buchungsanfragen an Ihr Team weiterleiten - anstatt auf statische Texte zurückzugreifen, die Sie manuell aktuell halten müssen.

Hinweis: Hostfully erfordert die entsprechende Integrationsfunktion. Wenn Ihr Plan diese nicht enthält, sehen Sie beim Öffnen der Hostfully-Kachel einen kurzen Hinweis mit einem Link zur Kontaktaufnahme statt des Verbindungsformulars.

Beispielunterhaltung

Das Beispiel veranschaulicht das Gästeerlebnis. Die verfügbaren Aktionen und zurückgegebenen Informationen hängen von dieser Integration und Ihrer Konfiguration ab.

Was die Integration bietet

Sobald die Verbindung hergestellt ist, erhält der Chatbot fünf Hostfully-Aktionen. Eine separate Aktion namens AI room search steht zur Verfügung, wenn der Chatbot über die entsprechende Zimmer-Suchkapazität verfügt.

Hostfully - get properties - listet die Unterkünfte Ihrer Agentur auf. Zu jeder Unterkunft kann der Chatbot den Namen, die Beschreibung, ein Foto, die maximale Gästeanzahl und den Link zur Hostfully-Seite der Unterkunft anzeigen. Beschreibungen werden in der Inhaltssprache abgerufen, die Sie beim Verbinden auswählen.

Hostfully - find available properties - der Gast nennt einen Zeitraum und die Personenanzahl, und der Chatbot gibt die für diese Daten verfügbaren Unterkünfte mit dem Gesamtpreis für den Aufenthalt und einem Buchungslink pro Unterkunft zurück.

Hostfully - check availability - der Gast fragt nach einer bestimmten Unterkunft. Der Chatbot prüft den Kalender der Unterkunft für die gewünschten Daten und teilt mit, ob sie verfügbar ist, welche Daten andernfalls belegt sind, den Preis für die angegebene Gästeanzahl sowie einen Buchungslink.

Hostfully - get reservation status - ein Gast, der bereits gebucht hat, gibt die Buchungsnummer an, und der Chatbot liest Status, Unterkunft, Gastname sowie Check-in- und Check-out-Daten direkt aus Hostfully ab.

Hostfully - create booking request - der Chatbot erfragt Unterkunft, Reisedaten, Anzahl der Erwachsenen und Kinder sowie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Gastes, lässt sich die Angaben bestätigen und legt einen neuen Lead in Ihrem Hostfully-Konto an. Der Gast erhält eine Referenznummer und Ihr Team übernimmt die Bearbeitung direkt in Hostfully.

Datumsangaben werden in natürlicher Sprache verstanden. Gäste können daher Ausdrücke wie "nächstes Wochenende" oder "12-15 Juni" anstelle eines strengen Datumsformats verwenden.

Bevor Sie beginnen

Sie benötigen einen Chatbot, mit dem Sie die Integration verknüpfen. Wenn Sie noch keinen erstellt haben, folgen Sie zuerst der Anleitung Wie Sie Ihren ersten ChatLab-Chatbot erstellen.

Besorgen Sie sich anschließend zwei Werte aus Hostfully. Beide befinden sich auf derselben Seite: Melden Sie sich bei Hostfully an, klicken Sie in der Hauptnavigation auf Ihren Firmennamen und wählen Sie Agency Settings (Agentur-Einstellungen).

1. API Key (API-Schlüssel) - im Bereich API Key auf der Seite "Agency Settings". Der API-Zugriff ist eine Funktion Ihres Hostfully-Kontos; falls der Abschnitt in Ihrem Konto fehlt, bitten Sie den Hostfully-Support um die Freischaltung. Siehe Hostfully API authentication.
2. Agency UID (Agentur-UID) - ganz unten auf der Seite "Agency Settings".

Bereiten Sie optional einen dritten Wert vor:

3. Booking URL format (Buchungs-URL-Format) - die Adresse Ihrer eigenen Buchungsseite mit Platzhaltern, die ChatLab bei jeder Antwort automatisch ausfüllt:

   • {web_link} - der Hostfully-Link der Unterkunft
   • {property_uid} - die Hostfully-Unterkunfts-ID
   • {date_from} - Check-in-Datum
   • {date_to} - Check-out-Datum
   • {guests} - Anzahl der Gäste

   Zum Beispiel:

   {web_link}?checkIn={date_from}&checkOut={date_to}&guests={guests}
   

   Wenn Sie dieses Feld leer lassen, antwortet der Chatbot trotzdem zu Verfügbarkeiten und Preisen und verwendet den Link zur Hostfully-Seite der Unterkunft ohne Reisedaten.

Schritt 1: Hostfully verbinden

1. Wählen Sie Ihren Chatbot aus und wechseln Sie zum Tab Connect (Verbinden).
2. Klicken Sie auf der Kachel Hostfully auf Connect (Verbinden).

3. Fügen Sie Ihren API Key und Ihre Agency UID ein, wählen Sie die Default content language (Standard-Inhaltssprache) und tragen Sie optional das Booking URL format ein.

4. Klicken Sie auf Connect.

ChatLab speichert die Einstellungen und führt sofort einen Testabruf durch, der die Unterkünfte Ihrer Agentur auflistet. Wenn der API-Schlüssel oder die Agency UID falsch ist, wird die Integration wieder deaktiviert und der Fehler im Formular angezeigt - so bleibt eine fehlerhafte Verbindung nie halb aktiv. Bei Erfolg lädt ChatLab Ihre Unterkünfte mit Beschreibungen und Fotos in den eigenen Cache, damit spätere Antworten blitzschnell erfolgen.

Default content language bestimmt, in welcher Sprache ChatLab Namen und Beschreibungen der Unterkünfte abruft, wenn diese in Hostfully mehrsprachig hinterlegt sind. Englisch, Polnisch, Deutsch, Spanisch, Französisch und Italienisch stehen zur Auswahl; die Standardeinstellung ist Englisch.

Schritt 2: Hostfully-Aktionen überprüfen

Durch das Verbinden werden vier Aktionen automatisch für Sie aktiviert: "get properties", "check availability", "find available properties" und "get reservation status". Create booking request bleibt standardmäßig deaktiviert, da hierbei ein neuer Lead in Ihrem Hostfully-Konto angelegt wird. Aktivieren Sie diese Aktion, sobald Gäste Buchungsanfragen direkt über den Chat senden können sollen.

Um die Aktionen zu überprüfen oder anzupassen, navigieren Sie zu Settings > Actions (Einstellungen > Aktionen) und prüfen Sie die Gruppe Hostfully Actions (Hostfully-Aktionen). Sie können auch im Bereich Filter by Platform (Nach Plattform filtern) rechts auf Hostfully klicken, um nur diese Gruppe anzuzeigen:

• Hostfully - get properties - Standardbezeichnung der Aktion: "Getting properties..."
• Hostfully - check availability - Standardbezeichnung der Aktion: "Checking availability..."
• Hostfully - find available properties - Standardbezeichnung der Aktion: "Searching available properties..."
• Hostfully - get reservation status - Standardbezeichnung der Aktion: "Checking reservation..."
• Hostfully - create booking request - Standardbezeichnung der Aktion: "Submitting request..."

Der obige Screenshot zeigt die Gruppe vor der Verbindung der Integration: Die Aktionen und die optionale AI-Zimmersuche sind aufgeführt, aber als Not connected (Nicht verbunden) markiert und für den Chatbot nicht verfügbar. Die AI-Zimmersuche setzt Zimmerkapazitäten und eine automatische Katalogindexierung voraus; sie wird nicht zwingend bei jeder Verbindung aktiviert. Wenn die AI-Zimmersuche aktiv ist, übernimmt sie die Suche nach Unterkünften, und die einfache Aktion get properties tritt in den Hintergrund.

Für jede Aktion können Sie folgende Angaben anpassen:

• Action Label (Aktionsbezeichnung) - die kurze Meldung, die der Gast im Chat sieht, während die Aktion ausgeführt wird.
• Instructions (Anweisungen) - die Funktionsbeschreibung der Aktion, anhand derer die KI entscheidet, wann sie aufgerufen wird.
• User Instructions (Benutzeranweisungen) - Ihre eigenen ergänzenden Vorgaben, zum Beispiel die Pflicht, vor der Suche nach der Gästeanzahl zu fragen, oder der Hinweis auf Mindestaufenthalte.

Sie können einzelne Aktionen auch abschalten, falls Sie diese nicht benötigen. So können Sie beispielsweise Verfügbarkeit und Preise aktiv lassen, aber die Statusabfrage für Reservierungen deaktivieren.

Die Aktion find available properties bietet zudem eine Einstellung für die Anzahl der Ergebnisse: 1 bis 10 Unterkünfte, standardmäßig 5. Dies begrenzt die zurückgegebene Liste, sodass eine Antwort nicht zwingend jede einzelne freie Unterkunft enthalten muss.

Schritt 3: Testen

Öffnen Sie Overview (Übersicht), starten Sie eine neue Testunterhaltung und probieren Sie Fragen aus, die den einzelnen Aktionen entsprechen:

• "Welche Apartments gibt es?" - löst Hostfully - get properties aus
• "Was ist vom 12. bis 15. Juni nächsten Jahres für 2 Erwachsene frei?" - löst Hostfully - find available properties aus
• "Ist das Seaside Loft nächstes Wochenende noch frei?" - löst Hostfully - check availability aus
• "Wie ist der Status meiner Reservierung ABC123?" - löst Hostfully - get reservation status aus
• "Ich möchte das Seaside Loft für diese Reisedaten anfragen" - löst Hostfully - create booking request aus, sofern Sie die Aktion aktiviert haben

Prüfen Sie, ob Namen und Preise der Unterkünfte mit Ihren Daten in Hostfully übereinstimmen, ob die Buchungslinks Ihre Buchungsseite mit bereits eingetragenen Daten öffnen und ob eine Testbuchungsanfrage als neuer Lead in Hostfully eingeht.

Verwaltung der Integration

Einstellungen aktualisieren - öffnen Sie die Kachel Hostfully im Tab Connect, ändern Sie den API-Schlüssel, die Agency UID, die Inhaltssprache oder das Format der Buchungs-URL und klicken Sie auf Update Chatbot (Chatbot aktualisieren). ChatLab führt den Testabruf erneut aus und aktualisiert den Zwischenspeicher der Unterkünfte.

Verbindung trennen - öffnen Sie die Kachel Hostfully und klicken Sie auf Disconnect (Trennen). Die Hostfully-Aktionen stehen dem Chatbot danach nicht mehr zur Verfügung und die zwischengespeicherten Daten der Unterkünfte werden gelöscht. Ihre Einstellungen bleiben im Formular erhalten, sodass eine erneute Verbindung später mit einem Klick möglich ist.

Tipps

• Trainieren Sie Ihren Bot weiterhin mit den Inhalten Ihrer Website. Die Hostfully-Aktionen decken Unterkünfte, Termine und Preise ab; alles andere, wonach Gäste fragen (Check-in-Zeiten, Parkplätze, Hausregeln, Haustiere), stammt aus Ihrer Wissensdatenbank. Siehe Ihren Chatbot trainieren - Grundlagen und Grenzen.
• Hinterlegen Sie Buchungsregeln wie Mindestaufenthalte oder Kautionsrichtlinien in den Benutzeranweisungen der jeweiligen Aktion. So erwähnt der Chatbot diese direkt zusammen mit den Verfügbarkeiten, anstatt den Gast dies erst später feststellen zu lassen.
• Fügen Sie Antwortvorschläge wie "Verfügbarkeit prüfen" oder "Apartments anzeigen" hinzu, damit Gäste die Fähigkeiten des Chatbots direkt entdecken.
• Eine Buchungsanfrage wird erst in Hostfully angelegt, wenn der Chatbot Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Gastes erhalten hat und die Angaben bestätigt wurden. Wenn Sie zusätzlich ein Formular zur Lead-Erfassung nutzen, stimmen Sie beides aufeinander ab, damit Gäste nicht doppelt nach denselben Daten gefragt werden. Siehe Lead-Erfassung.
• Jede Antwort, die eine Hostfully-Aktion aufruft, verbraucht wie jede andere Antwort des Chatbots Credits. Siehe Was ist ein Credit für Nachrichten.

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Zimmerkatalog und Hotel-Übersicht

Wenn Ihr Konto den Tab Hotel enthält, können Sie unter Hotel > Rooms (Hotel > Zimmer) den Zimmerkatalog und den Trainingsstatus einsehen. Die AI room search funktioniert unabhängig von datumsbasierten Verfügbarkeitsprüfungen: Sie gleicht Objektbeschreibungen ab, während Verfügbarkeitsaktionen gezielt einen angefragten Reisezeitraum prüfen. Die automatische Indexierung von Unterkünften hängt von der automatischen Katalogindexierung und den zugewiesenen Zimmerkapazitäten ab; nutzen Sie andernfalls die Option Train rooms (Zimmer trainieren), sobald diese verfügbar ist. Überprüfen Sie die aktivierten Aktionen und warten Sie das Ende des Trainings ab, bevor Sie sich auf die AI-Zimmersuche verlassen.