Integración con Hostfully

Hostfully es una plataforma de gestión de propiedades para alquileres vacacionales y agencias de alquiler a corto plazo. Conectarla a ChatLab permite que tu chatbot responda preguntas sobre tus alojamientos, fechas y precios usando tus datos en tiempo real de Hostfully, consulte la reserva de un huésped y transfiera las solicitudes de reserva a tu equipo, en lugar de responder a partir de texto estático que debes mantener actualizado.

Nota: Hostfully requiere la función de integración correspondiente. Si tu plan no la incluye, al abrir el recuadro de Hostfully verás una breve nota con un enlace para contactarnos en lugar del formulario de conexión.

Ejemplo de conversación

El ejemplo muestra la experiencia del huésped. Las acciones disponibles y la información devuelta dependen de esta integración y de tu configuración.

Qué ofrece la integración

Una vez conectado, el chatbot obtiene cinco acciones de Hostfully. La acción independiente AI room search (búsqueda de habitaciones con IA) está disponible cuando el chatbot cuenta con la capacidad de búsqueda de habitaciones correspondiente.

Hostfully - get properties - enumera las propiedades de tu agencia. Para cada una, el chatbot puede mostrar el nombre, la descripción, la foto, el número máximo de huéspedes y el enlace a la página de la propiedad en Hostfully. Las descripciones se obtienen en el idioma de contenido que elijas al conectar.

Hostfully - find available properties - el huésped indica un rango de fechas y el número de huéspedes, y el chatbot devuelve las propiedades disponibles para esas fechas, con el precio de la estancia y un enlace de reserva por cada propiedad.

Hostfully - check availability - el huésped pregunta por un alojamiento específico. El chatbot consulta el calendario de la propiedad para las fechas solicitadas y devuelve si está libre, qué fechas están ocupadas en caso contrario y el precio para el número indicado de personas, además de un enlace de reserva.

Hostfully - get reservation status - un huésped que ya ha reservado proporciona el localizador de la reserva, y el chatbot consulta en Hostfully el estado, la propiedad, el nombre del huésped y las fechas de entrada y salida.

Hostfully - create booking request - el chatbot recopila la propiedad, las fechas, el número de adultos y niños, así como el nombre, correo electrónico y teléfono del huésped, le pide confirmación y crea un nuevo lead en tu cuenta de Hostfully. El huésped recibe un número de referencia y tu equipo continúa la gestión desde Hostfully.

Las fechas se interpretan a partir del lenguaje natural, por lo que el huésped puede escribir "el próximo fin de semana" o "12-15 de junio" en lugar de utilizar un formato de fecha estricto.

Antes de empezar

Necesitas un chatbot al que conectar la integración. Si aún no has creado ninguno, consulta primero Cómo crear tu primer chatbot en ChatLab.

A continuación, localiza dos valores en Hostfully. Ambos se encuentran en la misma página: inicia sesión en Hostfully, haz clic en el nombre de tu empresa en el menú principal y selecciona Agency Settings (Ajustes de la agencia).

1. API Key - en la sección API Key de la página Agency Settings. El acceso a la API es una función de la cuenta de Hostfully; si la sección no aparece en tu cuenta, solicita al soporte de Hostfully que la active. Consulta Hostfully API authentication.
2. Agency UID - en la parte inferior de la página Agency Settings.

Opcionalmente, prepara un tercer valor:

3. Booking URL format - la dirección de tu propia página de reservas, con marcadores que ChatLab completa en cada respuesta:

   • {web_link} - el enlace a la página de la propiedad en Hostfully
   • {property_uid} - el identificador de la propiedad en Hostfully
   • {date_from} - fecha de entrada
   • {date_to} - fecha de salida
   • {guests} - número de huéspedes

   Por ejemplo:

   {web_link}?checkIn={date_from}&checkOut={date_to}&guests={guests}
   

   Si dejas este campo vacío, el chatbot seguirá respondiendo sobre disponibilidad y precios, y utilizará el enlace a la página de la propiedad en Hostfully sin las fechas.

Paso 1: Conectar Hostfully

1. Selecciona tu chatbot y ve a la pestaña Connect (Conectar).
2. Haz clic en Connect (Conectar) dentro del recuadro de Hostfully.

3. Pega tu API Key y tu Agency UID, selecciona el Default content language (Idioma de contenido predeterminado) y, opcionalmente, rellena el campo Booking URL format (Formato de URL de reserva).

4. Haz clic en Connect (Conectar).

ChatLab guarda los ajustes y ejecuta de inmediato una llamada de prueba que lista las propiedades de tu agencia. Si la API key o el Agency UID son incorrectos, la integración se desactiva de nuevo y el error se muestra en el formulario, evitando que una conexión defectuosa quede a medio activar. Si la prueba tiene éxito, ChatLab carga tus propiedades con sus descripciones y fotos en su propia memoria caché para que las respuestas posteriores sean rápidas.

Default content language determina en qué idioma lee ChatLab los nombres y las descripciones de las propiedades cuando Hostfully los tiene en varios idiomas. Están disponibles inglés, polaco, alemán, español, francés e italiano; el idioma predeterminado es el inglés.

Paso 2: Revisar las acciones de Hostfully

Al conectar se activan cuatro acciones de forma automática: consultar propiedades, comprobar disponibilidad, buscar propiedades disponibles y consultar el estado de una reserva. Create booking request permanece desactivada, ya que crea un nuevo lead en tu cuenta de Hostfully; actívala cuando quieras que los huéspedes puedan enviar solicitudes de reserva desde el chat.

Para revisar o ajustar las acciones, ve a Settings > Actions (Ajustes > Acciones) y consulta el grupo Hostfully Actions (Acciones de Hostfully). También puedes hacer clic en Hostfully en el panel Filter by Platform (Filtrar por plataforma) situado a la derecha para mostrar únicamente este grupo:

• Hostfully - get properties - etiqueta de acción predeterminada "Getting properties..."
• Hostfully - check availability - etiqueta de acción predeterminada "Checking availability..."
• Hostfully - find available properties - etiqueta de acción predeterminada "Searching available properties..."
• Hostfully - get reservation status - etiqueta de acción predeterminada "Checking reservation..."
• Hostfully - create booking request - etiqueta de acción predeterminada "Submitting request..."

La captura de pantalla anterior muestra el grupo antes de que se conecte la integración: las acciones y la función opcional de AI room search aparecen en la lista, pero marcadas como Not connected (No conectado) y no disponibles para el chatbot. AI room search depende de la capacidad asignada y de la indexación automática del catálogo; no está garantizado que se active en todas las conexiones. Cuando AI room search está activo, se encarga de la localización de alojamientos y la acción básica get properties queda en segundo plano.

Para cada acción puedes editar:

• Action Label (Etiqueta de la acción) - el mensaje breve que ve el huésped en el chat mientras se ejecuta la acción.
• Instructions (Instrucciones) - qué hace la acción, información que la IA utiliza para decidir cuándo llamarla.
• User Instructions (Instrucciones del usuario) - tus propias reglas añadidas a las anteriores, como solicitar el número de huéspedes antes de buscar o indicar tu estancia mínima.

También puedes desactivar cualquier acción individual si no la necesitas. Por ejemplo, puedes mantener activas la disponibilidad y los precios, pero desactivar la consulta de reservas.

La acción find available properties también incluye un ajuste para el número de resultados: de 1 a 10 propiedades, con un valor predeterminado de 5. Este ajuste limita la lista devuelta, por lo que la respuesta no es necesariamente una lista exhaustiva de todos los alojamientos libres.

Paso 3: Probar la integración

Abre Overview (Información general), inicia una nueva conversación de prueba y haz preguntas que correspondan a cada acción:

• "¿Qué apartamentos tenéis?" - activa Hostfully - get properties
• "¿Qué tenéis libre del 12 al 15 de junio del año que viene para 2 adultos?" - activa Hostfully - find available properties
• "¿Está libre el Seaside Loft el próximo fin de semana?" - activa Hostfully - check availability
• "¿Cuál es el estado de mi reserva ABC123?" - activa Hostfully - get reservation status
• "Quiero reservar el Seaside Loft para esas fechas" - activa Hostfully - create booking request, si la has activado

Comprueba que los nombres de las propiedades y los precios coincidan con tus datos de Hostfully, que los enlaces de reserva abran tu página con las fechas ya completadas y que una solicitud de reserva de prueba aparezca como un nuevo lead en Hostfully.

Gestión de la integración

Actualizar la configuración - abre el recuadro de Hostfully en la pestaña Connect, modifica la API key, el Agency UID, el idioma del contenido o el Booking URL format y haz clic en Update Chatbot (Actualizar chatbot). ChatLab volverá a ejecutar la llamada de prueba y actualizará la caché de propiedades.

Desconectar - abre el recuadro de Hostfully y haz clic en Disconnect (Desconectar). Las acciones de Hostfully dejarán de estar disponibles para el chatbot y los datos de las propiedades en caché se eliminarán. Los ajustes se conservarán en el formulario, por lo que podrás volver a conectar más adelante con un solo clic.

Consejos

• Sigue entrenando a tu bot con el contenido de tu sitio web. Las acciones de Hostfully cubren propiedades, fechas y precios; todo lo demás que pueda preguntar un huésped (horarios de check-in, aparcamiento, normas de la casa, mascotas) procede de tu base de conocimiento. Consulta Cómo entrenar a tu chatbot: conceptos básicos y límites.
• Incluye las normas de reserva, como la estancia mínima o la política de fianza, en las instrucciones de usuario de la acción para que el chatbot las mencione junto con la disponibilidad, en lugar de que el huésped tenga que enterarse después.
• Añade preguntas sugeridas como "Comprobar disponibilidad" o "Ver apartamentos" para que los huéspedes descubran lo que el chatbot puede hacer.
• Una solicitud de reserva solo se crea en Hostfully después de que el chatbot haya obtenido el nombre, el correo electrónico y el teléfono del huésped y este haya confirmado los datos. Si también utilizas un formulario de captación de leads, asegúrate de mantener ambos alineados para que no se pidan los mismos datos dos veces. Consulta Captación de leads.
• Cada respuesta que ejecuta una acción de Hostfully consume créditos de mensajes al igual que cualquier otra respuesta del chatbot. Consulta Qué es un crédito de mensaje.

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Catálogo de habitaciones y Hotel Overview

Si tu cuenta muestra la pestaña Hotel, entra en Hotel > Rooms (Hotel > Habitaciones) para revisar el catálogo de alojamientos y el estado del entrenamiento. AI room search es independiente de las comprobaciones de disponibilidad por fechas: busca coincidencias en las descripciones de los alojamientos, mientras que las acciones de disponibilidad comprueban una estancia solicitada. La indexación automática de propiedades depende de la autoindexación del catálogo y de la capacidad de habitaciones asignada; de lo contrario, utiliza Train rooms (Entrenar habitaciones) cuando esté disponible. Revisa las acciones habilitadas y espera a que finalice el entrenamiento antes de confiar en AI room search.