Cuando conectas un sistema de reservas como KWHotel, Mews, IdoBooking, Beds24, Hostfully, Hotres o Previo, ChatLab carga tus habitaciones en el catálogo de habitaciones del chatbot y entrena la búsqueda de habitaciones con IA con ellas. A partir de ese momento, un huésped puede pedir "un apartamento tranquilo para cuatro personas con cocina" y el chatbot responderá con las tarjetas de habitación correspondientes.
El detalle está en los propios datos. Un sistema de reservas sabe lo que necesita para gestionar una reserva: el nombre de la habitación, cuántos huéspedes caben, la configuración de las camas y quizás una lista de equipamiento. Rara vez sabe lo que los huéspedes suelen preguntar a un recepcionista: a qué distancia está el apartamento de la plaza principal, si hay aparcamiento, en qué planta se encuentra y si hay ascensor, cómo son las vistas o cómo funciona el check-in. Este artículo muestra cómo completar esa información para que el chatbot pueda responder a partir de ella.
Si aún no has conectado un sistema de reservas, empieza con el artículo correspondiente a tu sistema, por ejemplo Integración con KWHotel, Integración con Mews o Integración con IdoBooking. El catálogo de habitaciones forma parte de la funcionalidad Hospitality; la pestaña Hotel aparece en el chatbot cuando tu plan la incluye.
Dónde encontrarlo
Selecciona tu chatbot y abre la pestaña Hotel, luego haz clic en Rooms (Habitaciones) en la columna izquierda.
La misma sección también está disponible como Training (Entrenamiento) > Hospitality catalog (Catálogo de hostelería). El banner de conexión en la parte superior muestra qué sistema de reservas alimenta el catálogo.
Qué se carga automáticamente
Justo después de conectar un sistema de reservas, ChatLab obtiene todos los tipos de habitación que este expone, los guarda en el catálogo y los indexa para la búsqueda de habitaciones con IA. No necesitas hacer nada para que esto ocurra: la lista en Rooms se completa en uno o dos minutos.
Cada fila muestra la foto de la habitación, el nombre, el origen de la habitación (por ejemplo, kwhotel), su estado y la capacidad. Un triángulo de advertencia delante del nombre significa que esta habitación necesita completarse; pasa el cursor por encima para ver qué falta. En el siguiente ejemplo, todas las habitaciones llegaron sin descripción y sin enlace a una página del sitio web, lo cual es habitual en los datos que proceden de un sistema de reservas.
Dos botones en la parte superior de la lista gestionan el catálogo en su conjunto:
- Train rooms (Entrenar habitaciones) - vuelve a obtener las habitaciones del sistema de reservas y reindexa los cambios. Utilízalo después de añadir o cambiar el nombre a los tipos de habitación en el sistema de reservas.
- Add room (Añadir habitación) - añade una habitación que no está en el sistema de reservas (ver más abajo).
El interruptor Enabled (Activado) en cada fila controla si la habitación participa en la búsqueda de habitaciones con IA. Una habitación desactivada desaparece de los resultados de búsqueda de inmediato y deja de contar para el límite de capacidad de habitaciones de tu plan. Puedes volver a activarla en cualquier momento.
Completar una habitación a mano
Este es el caso habitual: la habitación existe en el sistema de reservas, pero el chatbot necesita saber más sobre ella.
- En Hotel > Rooms, haz clic en el icono del lápiz (Edit room [Editar habitación]) de la habitación.
- Se abre el formulario con los datos del sistema de reservas ya completados. Una nota en la parte superior te recuerda que los cambios se mantendrán en las futuras sincronizaciones.
- Rellena lo que el sistema de reservas haya dejado vacío. En el ejemplo, el propietario escribe la descripción de un estudio en el casco antiguo, añade el precio y un enlace a la página de la habitación.
- Desplázate hacia abajo hasta Amenities (Servicios y equipamiento). Los servicios son grupos de valores cortos; los grupos que vinieron del sistema de reservas (tipo, superficie, camas, equipamiento) ya están allí. Haz clic en Add amenity group (Añadir grupo de servicios) para crear tu propio grupo, por ejemplo Location (Ubicación) con valores como "Casco antiguo, a 300 m de la Plaza Mayor, a 10 min a pie del Castillo de Wawel, aparcamiento privado, 2.ª planta, sin ascensor".
- Haz clic en Save (Guardar).
Tras guardar, la habitación se reindexa en segundo plano, lo que tarda unos segundos. En la lista, la habitación muestra ahora una etiqueta de Edited (Editado), y aparecen dos iconos adicionales junto al lápiz: Fetch content from the room page (Obtener contenido de la página de la habitación, cuando la habitación tiene un enlace) y Restore data from the booking system (Restaurar datos del sistema de reservas).
Qué incluir en la descripción
Redáctala de la misma forma en que responderías a un huésped por teléfono. Buenos aspectos a incluir, ya que los huéspedes preguntan por ellos y los sistemas de reservas casi nunca los contienen:
- Ubicación - distancia y tiempo a pie hasta la plaza principal, la estación, la playa o el remonte de esquí; la calle; hacia dónde dan las ventanas.
- Acceso - planta, ascensor, escaleras, aparcamiento (privado, en la calle, garaje de pago), cómo acceder (recepción, caja de llaves, check-in automático).
- Normas y horarios - horas de entrada y salida, horas de silencio, mascotas, política de fumadores, niños y camas supletorias.
- Qué hace diferente a la habitación - vistas, balcón, cocina, bañera o ducha, aire acondicionado, accesibilidad.
Todo lo que escribas se vuelve localizable mediante la búsqueda. Si un huésped pide "algo cerca de la plaza principal con aparcamiento", la búsqueda contrastará su consulta con la descripción y los grupos de servicios, no solo con el nombre de la habitación.
Campos del formulario
- Room name (Nombre de la habitación) - se muestra en la tarjeta de la habitación en el chat. Obligatorio.
- Description (Descripción) - texto libre, la fuente principal para la búsqueda de habitaciones con IA y para el texto de la tarjeta de la habitación.
- Capacity (persons) (Capacidad [personas]) - número máximo de huéspedes. Se utiliza cuando un huésped indica cuántas personas viajan.
- Price from (Precio desde) y Currency (Moneda) - el precio "desde" que se muestra en la tarjeta. Los precios en tiempo real para fechas específicas siguen procediendo del sistema de reservas.
- Link (Enlace) - la página que abre la tarjeta de la habitación cuando un huésped hace clic en ella. También es la página utilizada por Fetch content from URL.
- Image URL (URL de la imagen) - la foto en la tarjeta de la habitación. Aparece una vista previa debajo del campo una vez que la dirección es válida.
- Amenities (Servicios y equipamiento) - grupos de valores separados por comas, por ejemplo "Baño / ducha, secador de pelo, toallas".
Restaurar los datos originales
Si deseas recuperar la versión del sistema de reservas, haz clic en el icono de restauración (flecha circular) de la habitación y confirma la acción. Tus modificaciones se descartarán, la habitación se volverá a obtener del sistema de reservas y la etiqueta Edited desaparecerá.
Completar el formulario desde una página de tu sitio web
Si cada habitación ya tiene su propia página en tu sitio web, no tienes que volver a escribir nada. Tanto el formulario de edición como el de adición pueden leer la página por ti.
- Abre la habitación (icono del lápiz) y haz clic en Fetch content from URL (Obtener contenido desde URL).
- Pega la dirección de la página que describe esta habitación y haz clic en Fetch (Obtener).
ChatLab obtiene la página con el mismo motor con el que entrena chatbots en sitios web, por lo que las páginas procesadas con JavaScript también funcionan. Lee el nombre de la habitación, una breve descripción orientada al huésped, la capacidad, el precio, la moneda, los servicios y la foto principal, y los introduce en el formulario. La descripción de la página sustituye a la actual; los demás campos solo se rellenan si estaban vacíos, por lo que los valores que hayas escrito manualmente se conservan. El texto se importa en el idioma de la página.
En este punto no se guarda nada: el formulario vuelve a cambiar a Edit fields (Editar campos) para que puedas revisar el resultado, corregirlo y hacer clic en Save. Lo mismo funciona desde la lista: el icono de descarga en una habitación que ya tiene un enlace obtiene la página y abre el formulario con el resultado.
Añadir una habitación que no está en el sistema de reservas
Algunas habitaciones nunca se registran en el sistema de reservas: una casa de vacaciones alquilada por separado, un apartamento gestionado solo por teléfono o una oferta para estancias prolongadas. Puedes añadirlas al catálogo manualmente.
- En Hotel > Rooms, haz clic en Add room.
- Elige Fill in manually (Rellenar manualmente) y completa el formulario descrito anteriormente, o elige Import from URL (Importar desde URL), pega la dirección de la página de la habitación y haz clic en Fetch.
Con la importación, el formulario vuelve con los datos completados: nombre, descripción, capacidad, precio, foto y grupos de servicios leídos directamente de la página. Revísalo y haz clic en Save.
Las habitaciones añadidas de esta manera llevan una etiqueta Manual en la lista y un icono de papelera roja que las elimina de forma definitiva. Participan en la búsqueda de habitaciones con IA exactamente igual que las habitaciones sincronizadas. Dado que no tienen un sistema de reservas detrás, el chatbot no puede comprobar la disponibilidad en tiempo real para ellas: las describe y dirige a los huéspedes al enlace que hayas introducido.
Cada habitación del catálogo, ya sea sincronizada o manual, cuenta para el límite de habitaciones de tu plan. El uso actual se muestra en Training dentro del cuadro Limits (Límites) como Rooms. Cuando el catálogo está lleno, la opción Add room aparece atenuada hasta que desactives o elimines una habitación, o bien amplíes la capacidad con un AI Rooms Pack.
Comprobar que la búsqueda de habitaciones con IA está activada
El catálogo es utilizado por la acción AI room search (Búsqueda de habitaciones con IA). ChatLab la activa automáticamente cuando se conecta un sistema de reservas, por lo que normalmente no hay nada que hacer. Para verificarlo, abre Settings (Ajustes) > Actions (Acciones) y localiza la tarjeta que lleva el nombre de tu sistema de reservas, por ejemplo KWHotel - AI room search; debe estar marcada como Active (Activa). El lápiz de la tarjeta te permite cambiar el número de habitaciones que devuelve una sola búsqueda (de 1 a 10, por defecto 5) y el mensaje visible para el huésped mientras se ejecuta la búsqueda.
La búsqueda de habitaciones con IA encuentra estancias según sus características. Comprobar si una habitación está libre en fechas concretas es una acción independiente de la integración con el sistema de reservas, explicada en el artículo correspondiente a tu sistema. La descripción y la foto que añades a una habitación se utilizan en las tarjetas de ambas acciones.
Cómo lo ve el visitante
Abre Overview (Resumen) y hazle al chatbot el tipo de preguntas que hacen tus huéspedes. Con el estudio del ejemplo ya completado, preguntar "¿Tienes un apartamento para 4 personas cerca de la Plaza Mayor, preferiblemente con aparcamiento?" devolverá el estudio con su tarjeta y una respuesta creada a partir de la descripción que escribiste: la distancia a la plaza, el aparcamiento en el patio, la segunda planta sin ascensor y el precio.
Si una habitación no aparece como esperabas, ábrela y comprueba que el detalle por el que estás preguntando esté escrito realmente en la descripción o en un grupo de servicios; luego, espera unos segundos tras guardar para que finalice la reindexación.