Quando liga um sistema de reservas como o KWHotel, Mews, IdoBooking, Beds24, Hostfully, Hotres ou Previo, o ChatLab carrega os seus quartos para o catálogo de quartos do chatbot e treina a pesquisa de quartos por IA com base neles. A partir desse momento, um hóspede pode pedir "um apartamento tranquilo para quatro pessoas com cozinha" e o chatbot responde com os cartões de quartos correspondentes.
A questão reside nos próprios dados. Um sistema de reservas sabe o que precisa para uma reserva: o nome do quarto, a capacidade de hóspedes, a configuração das camas e talvez uma lista de comodidades. Raramente sabe aquilo que os hóspedes perguntam a um rececionista: a que distância o apartamento fica da praça principal, se existe estacionamento, em que piso fica e se tem elevador, como é a vista ou como funciona o check-in. Este artigo mostra como preencher essas informações para que o chatbot possa responder com base nelas.
Se ainda não associou um sistema de reservas, comece pelo artigo específico do seu sistema, por exemplo Integration with KWHotel (Integração com o KWHotel), Integration with Mews (Integração com o Mews) ou Integration with IdoBooking (Integração com o IdoBooking). O catálogo de quartos faz parte do recurso Hospitality - o separador Hotel surge no chatbot quando o seu plano o inclui.
Onde encontrar
Selecione o seu chatbot e abra o separador Hotel, clicando depois em Rooms (Quartos) na coluna da esquerda.
A mesma secção também está disponível em Training > Hospitality catalog (Treino > Catálogo Hospitality). O banner de ligação no topo mostra que sistema de reservas está a alimentar o catálogo.
O que é carregado automaticamente
Assim que liga um sistema de reservas, o ChatLab obtém todas as tipologias de quarto que este disponibiliza, guarda-as no catálogo e indexa-as para a pesquisa de quartos por IA. Não precisa de fazer nada para que isso aconteça - a lista em Rooms fica preenchida dentro de um ou dois minutos.
Cada linha mostra a fotografia do quarto, o nome, a origem do quarto (por exemplo, kwhotel), o seu estado e a capacidade. Um triângulo de aviso à frente do nome significa este quarto precisa de ser completado - passe o cursor por cima para ver o que falta. No exemplo abaixo, todos os quartos foram importados sem descrição e sem ligação para uma página no website, o que é típico dos dados provenientes de um sistema de reservas.
Dois botões no topo da lista gerem o catálogo como um todo:
- Train rooms (Treinar quartos) - obtém novamente os quartos do sistema de reservas e reindexa o que foi alterado. Utilize-o após adicionar ou renomear tipologias de quartos no sistema de reservas.
- Add room (Adicionar quarto) - adiciona um quarto que não consta do sistema de reservas (ver abaixo).
O interruptor Enabled (Ativado) em cada linha controla se o quarto participa na pesquisa de quartos por IA. Um quarto desativado desaparece imediatamente dos resultados da pesquisa e deixa de contar para o limite de quartos do seu plano. Pode voltar a ativá-lo em qualquer altura.
Completar um quarto manualmente
Este é o caso do dia a dia: o quarto existe no sistema de reservas, mas o chatbot precisa de saber mais sobre ele.
- Em Hotel > Rooms, clique no ícone do lápis (Edit room / Editar quarto) na linha do quarto.
- O formulário abre com os dados do sistema de reservas já preenchidos. Uma nota no topo lembra que as suas alterações serão mantidas nas futuras sincronizações.
- Preencha o que o sistema de reservas deixou em branco. No exemplo, o proprietário escreve a descrição de um estúdio no centro histórico, adiciona o preço e uma ligação para a página do quarto.
- Desça até Amenities (Comodidades). As comodidades são grupos de valores curtos - os grupos vindos do sistema de reservas (tipo, área, camas, equipamento) já lá estão. Clique em Add amenity group (Adicionar grupo de comodidades) para adicionar o seu próprio grupo, por exemplo Location (Localização) com valores como "Centro histórico, a 300 m da Praça Principal, a 10 min a pé do Castelo de Wawel, estacionamento privado, 2.º andar, sem elevador".
- Clique em Save (Guardar).
Após guardar, o quarto é reindexado em segundo plano, o que demora alguns segundos. Na lista, o quarto passa a exibir a etiqueta Edited (Editado) e surgem dois ícones adicionais junto ao lápis: Fetch content from the room page (Obter conteúdo da página do quarto - quando o quarto tem um link) e Restore data from the booking system (Restaurar dados do sistema de reservas).
O que incluir na descrição
Escreva da mesma forma que responderia a um hóspede ao telefone. Bons tópicos, porque os hóspedes perguntam por eles e os sistemas de reservas quase nunca os incluem:
- Localização - distância e tempo a pé até à praça principal, à estação, à praia, ao teleférico; a rua; para onde estão viradas as janelas.
- Acesso - piso, elevador, escadas, estacionamento (privado, na rua, garagem paga), como entrar (receção, cofre de chaves, self check-in).
- Regras e horários - horários de check-in e check-out, horas de silêncio, animais de estimação, fumar, crianças e camas extra.
- O que torna o quarto único - vista, varanda, cozinha, banheira versus duche, ar condicionado, acessibilidade.
Tudo o que escrever torna-se pesquisável. Um hóspede que pergunte por "algo perto da praça principal com estacionamento" é cruzado com a descrição e com os grupos de comodidades, e não apenas com o nome do quarto.
Campos no formulário
- Room name (Nome do quarto) - apresentado no cartão do quarto no chat. Obrigatório.
- Description (Descrição) - texto livre, a fonte principal para a pesquisa de quartos por IA e para o texto do cartão do quarto.
- Capacity (persons) (Capacidade - pessoas) - número máximo de hóspedes. Utilizado quando um hóspede indica quantas pessoas vão viajar.
- Price from (Preço a partir de) e Currency (Moeda) - o preço base apresentado no cartão. Os preços em tempo real para datas específicas continuam a vir do sistema de reservas.
- Link (Ligação) - a página que o cartão do quarto abre quando um hóspede clica nele. É também a página utilizada pelo botão Fetch content from URL.
- Image URL (URL da imagem) - a fotografia no cartão do quarto. É apresentada uma pré-visualização abaixo do campo assim que o endereço for válido.
- Amenities (Comodidades) - grupos de valores separados por vírgulas, por exemplo "Casa de banho / duche, secador de cabelo, toalhas".
Restaurar os dados originais
Se quiser repor a versão do sistema de reservas, clique no ícone de restauro (seta circular) no quarto e confirme. As suas edições serão eliminadas, o quarto é obtido novamente a partir do sistema de reservas e a etiqueta Edited desaparece.
Preencher o formulário a partir de uma página no seu website
Se cada quarto já tiver a sua própria página no seu website, não precisa de digitar nada de novo. Tanto o formulário de edição como o de adição podem ler a página por si.
- Abra o quarto (ícone do lápis) e clique em Fetch content from URL (Obter conteúdo a partir de URL).
- Cole o endereço da página que descreve este quarto e clique em Fetch (Obter).
O ChatLab obtém a página com o mesmo motor que treina os chatbots em websites, pelo que as páginas geradas por JavaScript também funcionam. Lê o nome do quarto, uma breve descrição orientada ao hóspede, a capacidade, o preço, a moeda, as comodidades e a fotografia principal, preenchendo-os no formulário. A descrição obtida da página substitui a atual; os outros campos só são preenchidos onde estavam vazios, pelo que os valores que introduziu manualmente se mantêm. O texto é importado no idioma da página.
Nada é guardado neste momento - o formulário regressa a Edit fields (Editar campos) para que possa rever o resultado, corrigi-lo e clicar em Save. O mesmo processo funciona a partir da lista: o ícone de transferência num quarto que já tenha uma ligação obtém os dados da página e abre o formulário com o resultado.
Adicionar um quarto que não está no sistema de reservas
Alguns quartos nunca chegam a estar no sistema de reservas: uma casa de férias alugada separadamente, um apartamento vendido apenas por telefone ou uma oferta de estadia prolongada. Pode adicioná-los ao catálogo por sua conta.
- Em Hotel > Rooms, clique em Add room.
- Escolha Fill in manually (Preencher manualmente) e complete o formulário descrito acima, ou escolha Import from URL (Importar a partir de URL), cole o endereço da página do quarto e clique em Fetch.
Com a importação, o formulário surge logo preenchido - nome, descrição, capacidade, preço, fotografia e grupos de comodidades lidos a partir da página. Reveja a informação e clique em Save.
Os quartos adicionados desta forma apresentam a etiqueta Manual na lista e um ícone de caixote do lixo vermelho que os remove permanentemente. Participam na pesquisa de quartos por IA exatamente como os quartos sincronizados. Como não têm um sistema de reservas por trás, o chatbot não consegue verificar a disponibilidade em tempo real para eles - descreve-os e direciona os hóspedes para o link que indicou.
Cada quarto no catálogo, quer seja sincronizado ou manual, conta para o limite de quartos do seu plano. A utilização atual é apresentada em Training no bloco Limits (Limites) como Rooms. Quando o catálogo estiver cheio, o botão Add room fica a cinzento até desativar ou remover um quarto, ou expandir a capacidade com um AI Rooms Pack.
Verificar se a pesquisa de quartos por IA está ativa
O catálogo é utilizado pela ação AI room search. O ChatLab ativa-a automaticamente quando um sistema de reservas é ligado, pelo que normalmente não é necessário fazer nada. Para confirmar, abra Settings > Actions (Definições > Ações) e localize o cartão com o nome do seu sistema de reservas, por exemplo KWHotel - AI room search - deve estar marcado como Active (Ativo). O lápis no cartão permite alterar o número de quartos devolvidos numa única pesquisa (de 1 a 10, por defeito 5) e a mensagem apresentada ao hóspede enquanto a pesquisa decorre.
A pesquisa de quartos por IA encontra quartos de acordo com as suas características. A verificação sobre se um quarto está livre em datas específicas é uma ação separada da integração do sistema de reservas, descrita no artigo do seu sistema. A descrição e a fotografia que adiciona a um quarto são utilizadas nos cartões de ambas as ações.
Como aparece ao visitante
Abra a secção Overview (Visão geral) e faça ao chatbot o tipo de perguntas que os seus hóspedes costumam fazer. Com o estúdio do exemplo preenchido, a pergunta "Têm um apartamento para 4 pessoas perto da Praça Principal, de preferência com estacionamento?" apresenta o estúdio com o respetivo cartão e uma resposta elaborada a partir da descrição que introduziu - a distância até à praça, o estacionamento no pátio, o segundo andar sem elevador e o preço.
Se um quarto não surgir como esperado, abra-o e confirme se o pormenor pelo qual está a perguntar se encontra de facto redigido na descrição ou num grupo de comodidades. De seguida, aguarde alguns segundos após guardar para que a reindexação termine.