Pourquoi mon chatbot en sait-il si peu sur mes chambres après avoir connecté le système de réservation ?

La plupart des systèmes de réservation n'exportent que le nom de la chambre, sa capacité et une liste d'équipements. Les détails que les clients demandent réellement - distance par rapport à la place principale, parking, étage, règles d'arrivée, vue - n'y figurent généralement pas. Ouvrez Hotel > Rooms (Chambres), cliquez sur l'icône de crayon d'une chambre et ajoutez ces informations vous-même, ou importez-les depuis la page de la chambre sur votre site web.

Mes modifications manuelles seront-elles écrasées lors de la prochaine synchronisation des chambres avec le système de réservation ?

Non. Une chambre modifiée porte la mention Edited (Modifié) et conserve votre version lors de chaque synchronisation ultérieure. Le système de réservation contrôle toujours l'existence de la chambre. Si vous souhaitez récupérer les données d'origine, cliquez sur l'icône de restauration de la chambre et confirmez.

Que lit la fonction Import from URL (Importer depuis une URL) sur la page ?

ChatLab récupère la page, lit le nom de la chambre, une courte description, la capacité, le prix, la devise, les équipements ainsi que la photo principale, puis les insère dans le formulaire de la chambre dans la langue de la page. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas vérifié le formulaire et cliqué sur Save (Enregistrer).

Puis-je ajouter des chambres qui ne figurent pas du tout dans mon système de réservation ?

Oui. Cliquez sur Add room (Ajouter une chambre) dans Hotel > Rooms (Chambres) et remplissez le formulaire ou importez la chambre depuis une page. Les chambres manuelles participent à la recherche de chambres par IA au même titre que les chambres synchronisées, portent le badge Manual (Manuel) et peuvent être supprimées à tout moment. Chaque chambre est prise en compte dans la limite de capacité de chambres de votre forfait.

Configurer votre catalogue de chambres d'hôtel

Lorsque vous connectez un système de réservation tel que KWHotel, Mews, IdoBooking, Beds24, Hostfully, Hotres ou Previo, ChatLab charge vos chambres dans le catalogue de chambres du chatbot et entraîne la fonction AI room search sur celles-ci. Dès cet instant, un client peut demander « un appartement calme pour quatre personnes avec cuisine » et le chatbot répond avec les fiches des chambres correspondantes.

Le point délicat réside dans les données elles-mêmes. Un système de réservation sait ce dont il a besoin pour une réservation : le nom de la chambre, le nombre de personnes qu'elle peut accueillir, la configuration des lits et éventuellement une liste d'équipements. Il sait rarement ce que les clients demandent à un réceptionniste : à quelle distance l'appartement se trouve de la place principale, s'il y a un parking, à quel étage il se situe, s'il y a un ascenseur, quelle est la vue ou comment fonctionne l'enregistrement. Cet article montre comment compléter ces informations afin que le chatbot puisse les utiliser pour répondre.

Si vous n'avez pas encore connecté de système de réservation, commencez par l'article correspondant à votre système, par exemple Integration with KWHotel (Intégration avec KWHotel), Integration with Mews (Intégration avec Mews) ou Integration with IdoBooking (Intégration avec IdoBooking). Le catalogue de chambres fait partie de la fonctionnalité Hospitality - l'onglet Hotel (Hôtel) apparaît sur le chatbot lorsque votre forfait l'inclut.

Où le trouver

Sélectionnez votre chatbot et ouvrez l'onglet Hotel (Hôtel), puis cliquez sur Rooms (Chambres) dans la colonne de gauche.

La même section est également accessible via Training > Hospitality catalog (Entraînement > Catalogue Hospitality). La bannière de connexion en haut indique quel système de réservation alimente le catalogue.

Ce qui est chargé automatiquement

Dès que vous connectez un système de réservation, ChatLab récupère chaque type de chambre qu'il propose, l'enregistre dans le catalogue et l'indexe pour la recherche AI room search. Vous n'avez rien à faire pour que cela se produise - la liste dans Rooms se remplit en une minute ou deux.

Chaque ligne affiche la photo de la chambre, son nom, la source de la chambre (par exemple kwhotel), son statut et sa capacité. Un triangle d'avertissement devant le nom signifie que cette chambre doit être complétée - survolez-le pour voir ce qui manque. Dans l'exemple ci-dessous, chaque chambre est arrivée sans description et sans lien vers une page du site web, ce qui est courant pour les données issues d'un système de réservation.

Deux boutons en haut de la liste permettent de gérer le catalogue dans son ensemble :

Train rooms (Entraîner les chambres) - récupère à nouveau les chambres depuis le système de réservation et réindexe ce qui a changé. Utilisez-le après avoir ajouté ou renommé des types de chambres dans le système de réservation.
Add room (Ajouter une chambre) - ajoute une chambre qui ne figure pas dans le système de réservation (voir plus bas).

L'interrupteur Enabled (Activé) sur chaque ligne contrôle si la chambre participe à la recherche AI room search. Une chambre désactivée disparaît immédiatement des résultats de recherche et ne compte plus dans votre capacité de chambres. Vous pouvez la réactiver à tout moment.

Compléter une chambre manuellement

C'est le cas le plus courant : la chambre existe dans le système de réservation, mais le chatbot a besoin d'en savoir plus à son sujet.

Dans Hotel > Rooms, cliquez sur l'icône de crayon (Edit room [Modifier la chambre]) sur la ligne de la chambre.
Le formulaire s'ouvre avec les données du système de réservation déjà préremplies. Une note en haut vous rappelle que vos modifications seront conservées lors des prochaines synchronisations.
Remplissez ce que le système de réservation a laissé vide. Dans l'exemple, le propriétaire rédige une description d'un studio dans la vieille ville, ajoute le prix et un lien vers la page de la chambre.

Faites défiler vers le bas jusqu'à Amenities (Équipements). Les équipements sont des groupes de valeurs courtes - les groupes provenant du système de réservation (type, superficie, lits, équipements) sont déjà présents. Cliquez sur Add amenity group (Ajouter un groupe d'équipements) pour ajouter votre propre groupe, par exemple Location (Emplacement) avec des valeurs telles que « Vieille ville, à 300 m de la Grand-Place, 10 min à pied du château du Wawel, parking privé, 2e étage, sans ascenseur ».
Cliquez sur Save (Enregistrer).

Après l'enregistrement, la chambre est réindexée en arrière-plan, ce qui prend quelques secondes. Dans la liste, la chambre porte désormais un badge Edited (Modifié), et deux icônes supplémentaires apparaissent à côté du crayon : Fetch content from the room page (Récupérer le contenu de la page de la chambre - lorsque la chambre possède un lien) et Restore data from the booking system (Restaurer les données du système de réservation).

Que mettre dans la description

Rédigez-la comme si vous répondiez à un client au téléphone. Voici de bonnes pistes, car les clients posent souvent ces questions alors que les systèmes de réservation n'en font presque jamais mention :

Emplacement - distance et temps de marche jusqu'à la place principale, la gare, la plage, les remontées mécaniques ; le nom de la rue ; ce sur quoi donnent les fenêtres.
Accès - étage, ascenseur, escaliers, stationnement (privé, dans la rue, parking souterrain payant), modalités d'accès (réception, boîte à clés, enregistrement autonome).
Règles et horaires - heures d'arrivée et de départ, heures de silence, animaux de compagnie, tabac, enfants et lits supplémentaires.
Ce qui rend la chambre unique - vue, balcon, cuisine, baignoire par rapport à une douche, climatisation, accessibilité.

Tout ce que vous écrivez devient consultable par recherche. Lorsqu'un client demande « un logement près de la place principale avec parking », le système compare sa demande avec la description et les groupes d'équipements, et non pas uniquement avec le nom de la chambre.

Champs du formulaire

Room name (Nom de la chambre) - affiché sur la fiche de la chambre dans le chat. Requis.
Description - texte libre, source principale pour la recherche AI room search et pour le texte affiché sur la fiche de la chambre.
Capacity (persons) (Capacité [personnes]) - nombre maximum de personnes. Utilisé lorsqu'un client précise le nombre de voyageurs.
Price from (Prix à partir de) et Currency (Devise) - le prix d'appel « à partir de » affiché sur la fiche. Les prix en temps réel pour des dates précises proviennent toujours du système de réservation.
Link (Lien) - la page que la fiche de la chambre ouvre lorsqu'un client clique dessus. Il s'agit également de la page utilisée par Fetch content from URL.
Image URL (URL de l'image) - la photo sur la fiche de la chambre. Un aperçu apparaît sous le champ une fois que l'adresse est valide.
Amenities (Équipements) - groupes de valeurs séparées par des virgules, par exemple « Salle de bain / douche, sèche-cheveux, serviettes ».

Restaurer les données d'origine

Si vous souhaitez revenir à la version issue du système de réservation, cliquez sur l'icône de restauration (flèche circulaire) sur la chambre et confirmez. Vos modifications sont annulées, la chambre est à nouveau récupérée depuis le système de réservation et le badge Edited disparaît.

Remplir le formulaire depuis une page de votre site web

Si chaque chambre dispose déjà de sa propre page sur votre site web, vous n'avez pas besoin de tout retaper. Le formulaire de modification et le formulaire d'ajout peuvent tous deux lire la page pour vous.

Ouvrez la chambre (icône de crayon) et cliquez sur Fetch content from URL (Récupérer le contenu depuis l'URL).
Collez l'adresse de la page décrivant cette chambre et cliquez sur Fetch (Récupérer).

ChatLab récupère la page avec le même moteur que celui utilisé pour entraîner les chatbots sur les sites web ; les pages générées avec JavaScript fonctionnent donc également. Il extrait le nom de la chambre, une courte description destinée aux clients, la capacité, le prix, la devise, les équipements ainsi que la photo principale, et les insère dans le formulaire. La description issue de la page remplace la précédente ; les autres champs ne sont renseignés que s'ils étaient vides, ce qui permet de conserver les valeurs que vous aviez saisies vous-même. Le texte est importé dans la langue de la page.

Rien n'est enregistré à ce stade - le formulaire revient sur Edit fields (Modifier les champs) afin que vous puissiez vérifier le résultat, le corriger et cliquer sur Save. La même procédure fonctionne depuis la liste : l'icône de téléchargement sur une chambre qui possède déjà un lien récupère la page et ouvre le formulaire avec le résultat.

Ajouter une chambre qui ne figure pas dans le système de réservation

Certaines chambres n'apparaissent jamais dans le système de réservation : une maison de vacances louée séparément, un appartement proposé uniquement par téléphone, une offre pour longs séjours. Vous pouvez les ajouter vous-même au catalogue.

Dans Hotel > Rooms, cliquez sur Add room.
Choisissez Fill in manually (Remplir manuellement) et complétez le formulaire décrit ci-dessus, ou choisissez Import from URL (Importer depuis une URL), collez l'adresse de la page de la chambre et cliquez sur Fetch.

Avec l'importation, le formulaire réapparaît déjà rempli - nom, description, capacité, prix, photo et groupes d'équipements extraits de la page. Relisez les informations et cliquez sur Save.

Les chambres ajoutées de cette manière portent un badge Manual (Manuel) dans la liste ainsi qu'une icône de corbeille rouge qui permet de les supprimer définitivement. Elles participent à la recherche AI room search exactement comme les chambres synchronisées. Comme aucun système de réservation ne leur est associé en arrière-plan, le chatbot ne peut pas vérifier les disponibilités en temps réel pour elles - il les décrit et redirige les clients vers le lien que vous avez indiqué.

Chaque chambre présente dans le catalogue, qu'elle soit synchronisée ou ajoutée manuellement, compte dans la capacité de chambres de votre forfait. L'utilisation actuelle est indiquée sous Training dans l'encadré Limits (Limites) sous l'intitulé Rooms. Lorsque le catalogue est plein, le bouton Add room est grisé jusqu'à ce que vous désactiviez ou supprimiez une chambre, ou que vous augmentiez la capacité avec un AI Rooms Pack.

Vérifier que la recherche AI room search est activée

Le catalogue est utilisé par l'action AI room search. ChatLab l'active automatiquement lorsqu'un système de réservation est connecté ; il n'y a donc normalement rien à faire. Pour le vérifier, ouvrez Settings > Actions (Paramètres > Actions) et repérez la carte qui porte le nom de votre système de réservation, par exemple KWHotel - AI room search - elle doit être marquée Active. Le crayon sur la carte vous permet de modifier le nombre de chambres qu'une recherche renvoie (1 à 10, 5 par défaut) ainsi que le texte affiché au client pendant l'exécution de la recherche.

La fonction AI room search recherche des chambres en fonction de leurs caractéristiques. La vérification de la disponibilité d'une chambre à des dates spécifiques est une action distincte de l'intégration avec le système de réservation, décrite dans l'article dédié à votre système. La description et la photo que vous ajoutez à une chambre sont utilisées sur les fiches de ces deux actions.

Ce que voit le visiteur

Ouvrez Overview (Vue d'ensemble) et posez au chatbot le type de question que posent vos clients. Avec le studio de l'exemple complété, la question « Avez-vous un appartement pour 4 personnes près de la Grand-Place, idéalement avec un parking ? » renvoie le studio avec sa fiche et une réponse formulée à partir de la description que vous avez rédigée - la distance jusqu'à la place, le parking dans la cour, le deuxième étage sans ascenseur et le prix.

Si une chambre n'apparaît pas comme prévu, ouvrez-la et vérifiez que le détail demandé figure bien dans la description ou dans un groupe d'équipements, puis attendez quelques secondes après l'enregistrement pour que la réindexation se termine.